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記事更新日: 2021/10/26
スキャンするだけで名刺を取り込めるので、とても便利です。また社内で情報を共有できるので、規模の大きな会社には特にオススメです。アプローチしたい営業先があるとき、名刺のデータが社内で共有できていると商談率が上がると感じました。
最新情報で上書きされてしまうと、出向元の会社がどこかがわからなくなるので、追跡できなくて困りました。
法人で名刺管理を行うのであれば、サービスシェア83%、利用企業6,000社を誇るSansanが圧倒的におすすめです。データ化のみならず新規顧客開拓など営業ツールとして使うことで高い価値を発揮します。
コンセプトも使い勝手も文句なし、という好意的な口コミが多い中、一部からは専用のスキャンデバイスがないと読み込みができないことに対する不満が寄せられています。専用デバイスは1台あたりのレンタル料が発生するので、複数人・複数箇所での作業を検討している企業は、費用対効果に注意が必要です。
名刺のデータ化することで社内でのデータ共有が可能
他社の営業支援ツールとデータ連携することができ、営業効率の向上が望める
名刺情報や商談の記録をメッセージとともに送信し、社内のメンバーに共有することができる
企業内で名刺情報を有効に活用するための専用サービスで、営業効率の向上が期待できます。
名刺管理アプリのEightも手がけているだけに、操作性は良いです。
インストールの必要が一切ない為、導入のハードルは非常に低いです。
個人情報である名刺を管理をする為、暗号化技術を用いて安全なデータ保管がされています。
配送サービスやアドレス帳、CRM（顧客管理）の各種ツールとも連携をすることが可能です。
社内で誰が誰と名刺交換をしているか、どこのクライアント候補に過去営業に行ったことがあるのか。そうした情報を一元管理しておくことはとても重要です。
しかし実際のところ、それができていない企業がほとんどではないでしょうか。
記憶に残っていて、口頭で伝えられるものであれば担当者に確認すれば良いですが効率的な営業を行うには名刺データの一覧を作成しておくことは欠かせません。
今回は社内での名刺データ共有に最適なSansanをご紹介します。
このページの目次
基本的機能としては名刺交換を経て取得をした顧客・顧客候補先の名刺情報を社内で一元管理し、名簿化した上で営業の効率化を促すツールです。
名簿データを部署間に拘らずに横断検索できるようになることで潜在的な営業先リストのデータを見つけ出すことが可能になります。
詳しくはYouTubeのSansan紹介動画をご覧ください。
使用料金は４分類から成り立っており、この合計がSansanの料金となります。ライセンス利用料は見積もりによって金額が提示されます。ライセンス金額は最低5万円〜/月となっており、名刺の枚数によって金額が変動する仕組みが取られています。
その他、専用の名刺読み取りスキャナのレンタル代金などが請求されます。
Sansanはスキャナとスマートフォンアプリの2つの方法で名刺をスキャンすることができます。
スキャナは100枚の名刺をたった5分でスキャンすることができ、今まで名刺管理にかかっていた時間を大幅に削減することができます。
Sansan専用スキャナ
スキャナやアプリで登録した名刺は、AIが名刺を認識し、人力との共同入力によってほぼ100%の精度で名刺をデータ化することが可能です。
スキャンされた名刺は自社のSansan上で誰でも閲覧することが可能のため、部署間を超えて名刺を有効活用することができます。
Sansanの1番の魅力は「今まで個人で管理していた名刺を社内で共有することができる」ことです。
多くの会社では、社員が営業先やイベント・展示会などで交換してきた名刺データは各個人で管理してます。
しかし、Sansanを導入することで名刺データを一元管理することができ、過去顧客にならなかった営業先への再提案など、営業先・顧客の見える化が可能になります。
名刺の社内共有イメージ
また、スキャンした名刺データを紐づけて、商談内容を記録することができます。
このことにより、商談内容が社内で共有できるため、営業機会の損失を防ぐことができ、担当顧客の引き継ぎもスムーズに行うことができます。
Sansanはオフィスだけではなく社外や営業先の外出時であっても、スマートフォンから情報を確認することができます。またスマホアプリはiOSでもAndroidでも対応することができるので、デバイスの心配はありません。
個人用の名刺管理とは異なり、他の人が管理している名刺情報をいつでもどこでも確認できるのは大きなメリットでしょう。
Sansan株式会社が提供している名刺管理サービスは「Sansan」ともう一つ「Eight」があります。
同じ会社が提供しているサービスですが、機能や使い方は異なります。
Eightは個人向けに提供しているサービスのため、無料で使うことができますが社内で共有することができません。
有料版のEight企業向けプレミアムにアップデートすれば、利用者数20名未満で法人利用が可能になります。
しかしSansanのような”営業支援機能”は搭載されておらず、あくまで社内での顧客情報の共有・顧客リスト管理を目的としています。
一方Sansanは名刺管理だけではなく、メール配信機能や案件管理機能など、営業力強化に特化した機能が搭載されています。その分料金は有料版Eightと比べても高額な設定です。
個人や部署内で名刺管理をしたい方はEightを。社内で名刺を共有し、営業力を強化したいという場合はSansanを使うと良いでしょう！
とりわけ法人用途で使用する場合、名刺データに漏れがあってはなりません。
漏れがない状態とは即ち、全部署全社員が営業などで交換した名刺データをデータ化させることであり、この場合社内の人間だれでもが名刺データを検索することが可能になっていることが必要です。
その為、Sansanを最大限活用するには社内でSansanの存在を周知し、その上で実際に横断検索を活用するなど、社内名刺データから検索を行い業務に繋げるということを社員が当たり前に行うように習慣付ける工夫が欠かせません。
お客様に再アプローチできる仕組みが構築されました。これまでは、失注したお客様の名刺をその後は活用できていなかったんですが、Sansanをマーケティングオートメーションツールと繋げることで、そういったお客様の情報もすべて可視化することに成功しました。
まだ運用を始めて半年足らずではありますが、受注に結びついたケースも出ています。新規のお客様よりも、過去に接点を持ったお客様のほうが、アポイントメント獲得や受注確率が高いというデータが出ています。
Webサービス
51〜100人
管理本部長
コピー機やスマートフォンで名刺をスキャンするだけで名刺データを取り込むことができる機能は、便利に感じています。
在宅ワークが常識化した現在は、特に効率の良さを感じます。
ほかにも、取り込んだ名刺データを取引先の会社や部署ごとに自動的に分別することがあります。
人事異動があったときは、その情報を追加することも可能なので利便性が高いと思います。
人物そのものについては閲覧制限をかけることができるのですが、それに加えて人物情報のメモ部分の閲覧制限機能があると便利だと思います。
理由は、取引先の社員が左遷によって地方の支店に異動となるケースもあるためです。
デリケートな情報はできるだけ閲覧を制限としたいと感じています。
会社の規模が大きくて取引先が多い会社にはおすすめしたいです。
名刺管理業務は、営業部門のアシスタント的役割の社員や総務部の庶務担当の社員がおこなうことが多いと思いますが、Sansanの導入で名刺データの取り込み時間が短時間で済めば、名刺管理担当社員に新しい仕事を割り振ることができるためです。
IT
501〜1000人
エンジニア
特段の準備をしなくてもWebで利用できるところです。
これまで持っていた名刺を持ち続けなくてよくなった点や、相手の経歴が更新されればスムーズに反映されていく点もいいと思います。
強いて言えば、Webのクラウドサービスのため、ネットワークの問題等でレスポンスが悪くなる場合があるということです。
ただ、これも利便性を考えれば我慢できるレベルです。
他の企業の方々にも絶対におすすめです。
印刷・広告
251〜500人
営業
今まではエクセルで紙の名刺情報から手入力をして管理をしていましたが、Sansanはスキャンするだけで情報がすべて読み込まれるので便利です。
名刺情報の社内共有もできますので、他部署で名刺交換をしたお客様の情報も手軽に確認ができて、社内情報管理が楽になりました。
たまに、スキャンして取り込む作業が上手くいかないことです。
価格面も安いとは言えず、フルに機能を使いこなせてこそ真価を発揮するので、小さな企業の場合は導入した意味が薄れてしまう、または、導入できないということが起こり得るでしょう。
複数部署を抱えていたり、名刺交換の頻度が多かったりという会社向けのツールだと思います。
多数の営業マンを抱えている会社には特におすすめしたいです。
自分が名刺交換していなくても、共有されている名刺情報から思わぬ繋がりを見つけられると思うので、営業マンの強い味方となってくれるでしょう。
金属卸売
501〜1000人
営業
専用の名刺スキャン機でスキャンすると名刺データをクラウド上で一括管理でき、且つ、社内で共有化できるところが嬉しいです。
エクセルでも落とし込むことができるのが更に便利だと思いました。
最初から導入していれば楽ですが、過去から溜まっている名刺を最初からスキャンするのはかなり面倒な作業になってしまいます。
ある程度は諦めなければならないと思うと、導入するならできるだけ早い方が良いでしょう。
広告
1001人以上
同じ会社に社内では誰がアプローチしているかなどがわかるため、簡単に情報交換できるところがこのツールの良いところだと思います。
また、スマホからも見られるので使いやすいです。
会社で導入していれば他の人が交換した名刺もわかるので、組織として顧客にアプローチするときにはこのツールをぜひ使っていくべきだと思います。
半導体メーカー
501〜1000人
名刺を一括で管理しているので、他の人が貰った名刺も簡単に検索ができて非常に便利です。
わざわざ目星をつけて社内の担当者を探したり、連絡をしたりする手間を省けます。
管理システムの問題ではないと思うのですが、スキャン用の機械が広いオフィスにたったの1台しかないことです。
わざわざ遠くまで、しかも他部署と共同で使わなければならないので、不便で仕方ありません。
便利な点、不便な点を総合的に見て、他の企業の方にも自信を持っておすすめできるツールだと思います。
営業やテレワークなどで担当者と会えない機会が多いので、システムで管理するのは非常に便利です。
石油
251〜500人
事務職
スキャンで表と裏を同時に読み込むことができて、名刺管理も効率よくできます。
カテゴリー分けもしやすくて使いやすいです。
一度に大量に読み込むこともできるので、時間の短縮にもなります。
強いて言えば、エラー表示が出た際などは、Sansan担当者が近くにいる場合は対応しやすいのですが、担当者がいなくてもすぐに電話などで相談ができると助かります。
不便な点が少し気になるとしても、Sansanは他の会社にもおすすめします。
特に大規模な会社や、役員などとの名刺交換が多い部署などは、効率的に使えるのでおすすめです。
IT
1001人以上
営業
そもそも名刺管理ツールが社内になかったので導入しました。
2018年10月から2019年12月まで使用しています。
月額費用は１人6,500円×10人分です。初期導入サポートにかかる費用が100万円です。
プラスでスキャンのキットのレンタルが1ヶ月に1万円かかっていました。
名刺が束になっていたのですが、完全にデータ化できました。
誰が誰にいつ会ったかという情報も共有できたのでよかったです。
過去の人の動きも見えて更新もできるので、異動した先で重要なポジショニングにいると、新たな商談のきっかけにつながります。
導入して実際に商談数が上がりました。
Sansanの営業の人と連絡してサポートもしてくれるので、電話でのサポート体制も素晴らしいと思います。
セキュリティ対策をするときに、いろいろと入れなくてはいけない点が不便だと感じました。
スキャナ用のパソコンを使うのですが、その端末のタブレットの維持メンテナンスが大変でした。
セキュリティソフトを入れるスペックがないのにタブレットに入れないといけないので、タブレットが起動しないときもありました。
安いことや他の部署で使っているという理由でヤマトシステム開発を検討しましたが、こちらは名刺の情報をまとめる機能だけでした。
対してSansanはいつ名刺上の人が異動したのかや、日経の人事発表などが反映されるなどして便利だと思いました。
同じSansanが提供しているEightの名刺管理ツールとも連携しているので、この部署に異動するといった更新情報をオンタイムでもらえるのはとても良いです。
建設業
251〜500人
事務職
一度取り込んだ名刺について、後日別の人が同じ名刺を読み込んだ場合、最新の状態にしてくれるところです。
会社や部署が変わっていれば、所属が変更されていることを通知でお知らせしてくれる点は非常に便利だと思います。
出向などで「会社名が変わりました」とお知らせは来るのですが、出向なので、もともとの会社は残しておけるようにして欲しいです。
また戻る可能性があると思うので、前の会社のデータまで消されてしまうと、実際に戻ったときに、どこの会社に今は所属しているのかが簡単には追えなくなってしまいます。
IT
1001人以上
アポを取った取引先にいざ伺った際に、名刺を忘れてどなたを呼び出せば良いのかわからなかったときに、アプリ上ですぐ確認できたので助かりました。
紙の名刺を専用の機械でスキャンして読み込むのは必須なので、その機械が置いてある場所にまで行くのは面倒です。
多少は手間がかかるとは言え、導入後の作業効率化を考えるとメリットの方が大きいので、忙しい役職者の方には特におすすめします。
IT
51〜100人
専用のスキャナーとタブレットが設置されたので、非常に利用しやすかったです。タブレットには、常時ユーザー名のボタンが並んでいます。帰社時にそのまま新しく受け取った名刺をスキャンさせるだけで、ほぼ完ぺきなデータが入力済み状態になっていたので便利でした。
スキャン後に一度OCR（文字認識機能）を通しているので、ある程度のデータはスキャン後にほぼリアルタイムに利用できました。ただ、当時はOCR機能の精度が今一つで、リアルタイムに利用することができませんでした。入力内容を自身でデータチェックする必要もあったので、少々不便だったと記憶しています。
今のスキャンの精度に納得できるのであれば、おすすめします。まだまだ名刺のやりとりは続くと思うので、会社側の視点として、スキャンして管理するというのは重要なことだと思います。
小売
1001人以上
2020年10月～2021年9月現在も利用中
過去にエイトを使っていたが、カメラで読み込めないことがあった。sansanのスキャナーであれば確実に読み取れるため、すぐにデータ化できるところが良い。
名刺を交換した相手のこれまでの経歴や、交換後の活躍がわからないことが不便だと感じた。これまで利用していたエイトでは、過去の名刺も登録がされていることが多くあるため、どのような経験をその方がされてきたのか、その後どんな役職についたかが把握できるところが良かった。
大きな組織であるほど名刺管理が非常に大切になるので、おすすめしたい。自分が知らない方でも社内の名刺管理内から目的の名刺データを確認し、その方にアプローチができるので、組織として便利に使えると思う。
医療
1001人以上
月額¥6,000
2020年4月～2021年9月現在
グループ会社で関連する部署、担当者を知ることで人脈が広がりビジネスチャンスに繋がるキッカケのために導入
企業名で検索をすれば、登録している名刺が全部出てくるので誰が誰とコンタクトをしていたのかが把握でき、自身が人脈を広げたい・コンタクトを取りたいときに紹介をしてもらうことができました。
比較的使いやすく、不便であると感じた時は少ないです。ただ、名刺登録日を適当に入力されていると、登録日が新しいのが最新情報になってしまうので、同一人物の名刺が複数あるとどれが新しい名刺であるのかが分かりづらい時がありました。
iPhoneとの連携は良いと思います。登録しである名刺であれば、携帯に電話番号登録出来していなくても通知で電話番号から誰から電話がかかっていることが分かり、便利でした。
他部署との連携が必要であったり、グループ会社で連携が必要な会社であれば、名刺の一元化が便利なのでオススメします。特に様々な企業と取引があるリクルート企業は活用する価値はあると思います。
サービス
1001人以上
LITE Edition
2018年10月～2021年10月現在も利用中
名刺の営業個々人の管理により個人情報が流出するのを防止する一環として導入がスタートしました。
オフィスにスキャナーが設置されており、ある程度名刺を貯めてからまとめてスキャンすることができます。一気にデータを取りこめるので、手間が省けて労働時間の削減につながりました。
電話帳代わりに使っていますが、最後に連絡したのがいつかという記録が残るのもポイントです。疎遠になりがちな顧客にも漏らすことなくフォローの連絡を入れることができました。
また、担当企業に関するニュースを通知してくれるので、タイムリーに顧客とその話題について触れることができるようになりました。顧客からの信頼度も上がったと感じます。
検索をかけると表示まで時間がかかったり、企業名の略称や自分の担当ではない顧客企業の名刺が検索トップに表示されたりすることがありました。アプリのバージョンアップデートの度にログインIDとパスワードを求められるのも、地味に面倒に感じていました。
また、関連する企業やグループ会社へのレコメンド機能も特になかったので、どの企業とどの企業がグループ企業か、というところまで表示してくれるとありがたいと思っています。
eightという個人向けの名刺管理アプリとの連携は、同じ会社が作っているのですぐに出来ます。会社でsansanが導入される以前からeightを利用していたので、過去の担当企業の名刺もすぐに連携が出来ました。
不動産
11〜30人
事務
事務
月額50000円程度 Liteプラン
2016年5月～2021年11月現在も利用中
社内でやりとりがある人の名刺を担当者が不在のときでもすぐにチェックできる点。一括管理してメルマガを送れる点。
名前、会社名などのトピックで検索できるので、会社名は分かるが名前は分からないなど、以前関わりがあった人を見つけるのに役立ちます。登録した人たちのメールアドレスに一括送信で情報を送ることもでき、関係性を維持するのにも役立っています。
名前のフリガナがフルネームでは入力されていないことが多く、旧字体が混ざっている人や名前を音でしか覚えていない人を見つけるときには不便なことがあります。同じ名刺を複数人がスキャンしていても自動で紐づけされるわけではなく、重複が放置されていることがあるのやや問題かなと感じました。
おすすめしたいです。営業がそれぞれバラバラに動き回っている会社の場合、他の社員がつながっている取引先を把握するのが難しいです。それらを包括的に管理できるツールは重要だと思います。
IT
251〜500人
財務
2019年より2021年11月現在も利用中
トライアルで始めました。それまで1枚1枚スキャンしてSalesforceに入力する人を不定期に雇っていましたが、その時間的コストが削減されるとのことで導入に至りました。
他の人が既に営業に行った先がわかるので、横の情報共有がしやすいのがよかったです。離職率の高い会社だったので、名刺情報の引き継ぎが容易にできたのも良かったです。また、機密保持の観点からも、顧客情報を退職者に持ち出されにくくなりました。
不便と感じたことは特にありませんが、やはり読み込みは手間がかかると感じました。読み込んだデータの錯誤をレビューするのにも手間を要しました。また名刺に限らず請求書送付先住所などもあわせて管理できるとよいです。
Salesforceに反映させてました。
コンサルティング
2〜10人
営業
２０１８年頃
名刺社内での共有化、アプローチ状況の共有化
スキャンするだけで情報が取り込めるのはすごく業務の効率化につながった。メルマガ配信などでも活用しやすく、営業ツールとしては色々汎用できた。各営業担当が情報共有できたので、社内での情報管理にも役立ったし、俗人化せずに営業ができた。
不便だと思ったことはなかったが、海外の名刺などの情報管理には使えなかった。国際番号や住所、言語対応ができるツールだと、海外との取引やビジネスにも活用できると思う。日本に限定しないシステムだとありがたかった。登録企業の周年記念などもリマインドしてくれるとありがたい。
当時は、あったら便利だと思ったが、お金をかけて使うべきかは不明。機械も買わないといけなかったのでコストがかかることは考えたほうがいいと思う。
Sansanは他の名刺管理ツールとは異なり、「法人単位での名刺管理」に徹底してフォーカスされた、かゆいところに手が届くようなツールです。
その本質は顧客の管理と、潜在顧客の認識、名刺データの再利用による営業効率化にあります。
それゆえ、社内の部署ごとに管理されていた顧客先の情報を一元管理できるというのはもちろんのこと、これらを利用することで今まで埋もれていた潜在顧客層の存在に営業を行うアプローチができるようになるでしょう。
画像出典元：「Sansan」公式HP
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起業LOG独自取材！
具体的な数字として、新規契約取引・取引商談数が、前年比+30%以上増進しました。Sansanを導入したことによって、全社員間の情報共有が円滑になり、個人の人脈を会社の社脈として活かした営業活動が行えるようになったことが最大の成果です。