グループウェア市場で長年シェアNo.1を誇る「サイボウズガルーン」。
その実績と経験を活かしたグループウェアは使いやすいと好評です。
導入済み企業へのインタビューによれば、ユーザビリティという点では、改善要望を持つ企業が多いようですが、企業全体の情報共有を進めることで、現状より効率よく最大の「チーム力」を発揮する環境が整うでしょう。
グループウェア市場で長年シェアNo.1を誇る「サイボウズガルーン」。
その実績と経験を活かしたグループウェアは使いやすいと好評です。
導入済み企業へのインタビューによれば、ユーザビリティという点では、改善要望を持つ企業が多いようですが、企業全体の情報共有を進めることで、現状より効率よく最大の「チーム力」を発揮する環境が整うでしょう。
2017年10月〜2020年11月
社内での電子化、情報共有化の推進
・業務報告やスケジュール共有の為に会社で利用していました。閲覧や送信する部署を選択出来たり、業務に必要な人間を集めてグループが組めたりなどできて助かりました。
・書類を提出しても、上司が忙しくて見てくれない、決裁がなかなかおりないといった事態は減りました。全体的に業務が速やかに進むようになったと感じます。
・スマートフォンやタブレットで使用しているラインのような、オンラインチャットの機能がありません（あるのかもしれませんが、自分は気付けていません）。
・オンラインで文字だけの連絡、またはライブ動画的な会話オンライン会議が出来ると、もっと仕事がはかどると思います（もしその方法があるなら、直感的に使えるように、わかりやすく案内表示してほしい）。
グループ会社若しくは協力会社間の連携を取る為には良いツールだと思うので、おすすめできます。
2021年4月～2022年2月現在も利用中
社内メール、社外メール、社員同士のスケジュール、マニュアル、そのほか社内広報などの連絡機能を一本化するため。
・業務で使う連絡機能が集約されているため、業務開始時にはサイボウズガルーンさえ開いていればよい。
・社内のスケジュールがすべて確認できるため、ほかの社員と連携がとりやすい。
・社内のマニュアルは膨大な量になるが、挙動が遅くなることなく動作している。
・デスクトップ表示とモバイル表示のレイアウトが全く違うため、社内携帯からアクセスしても希望のページにたどり着けず、社内携帯でもデスクトップ表示のまま使っている。
・スケジュール欄の表示が大きすぎる。
スケジュール表示だけで画面の左半分を使っている。それよりもメールや社内広報の表示スペースを拡張してほしい。
連絡機能が集約されるという点では、すべての会社にお勧めできるツールだと思います。ただ、デスクトップとモバイル表示のレイアウトが大きく異なるため、スマートフォンどちらからも頻繁にアクセスすることが多い企業にはあまりお勧めできません。
2011年4月〜2022年2月現在も利用中
・全国共通のツールを導入するため。
・会議室予約を紙で行っていたため。
・個人の予定把握だけでなく、会議室や社用車の予約が出来る。
・他人の予定を自由に入力、削除ができるため、予定の調整が容易になった。
・予定が重なっている場合は「！」で表現されるため、予定のバッティングが一目瞭然である。
・会議室予約も、時間が重なると予約できないシステムなので、使いやすい。
・社員検索において、顔写真が載せられないのが残念。顔と名前が一致しない人が多いので、顔写真で判別できる方が確認が早いと感じる。
・交通費の精算や勤怠入力など、一つのツールで出来ればよいが、現状はできない。各種ツールを導入して、各ツールに同じような内容を入力しないといけないので、とても煩わしい。
予定、施設予約、所用交通費の精算、勤怠管理が一つでできるツールはあるかと思うので、サイボウズガルーンはおすすめできない。
初期費用なし、月額10,000円程度（10ユーザー分）
2020年11月〜2021年12月
スケジュールの共有をメインに据え置き、経費申請や支払申請などをエビデンスとして残したかったのでグループウェア導入を検討していました。ガルーンに決めた決め手は、ワークフローの自由度です。承認者を細かく決めれるのはもちろん、申請フロー内の項目を細かく設定出来たので、自社にあった申請ツールができました。
・ワークフローの最初のフォーマット設定さえ出来てしまえば、従業員みんながすぐわかる申請ツールとなる点が使いやすかったです。
・スケジュールの画面も見やすく、【外出】や【会議】なども色分けできて視覚的にスケジュール把握できるのも良い点です。
・デスクネッツを試しに使いましたがスケジュールが見づらく利用は断念しました。
・スマホアプリで行える機能が少ないです。
・例えばワークフローの申請はスマホアプリからブラウザに飛んで行わなければならなかったり、クラウド上のファイル管理もブラウザに飛ばなければいけなかったりします。
・スマホ表示が非常に見づらいため、PC表示に変えて小さい文字を拡大しながら見ています。
ガルーンをおすすめします。サイボウズOfficeも有りますが、断然ガルーンの方が機能が多く会社として残さなければいけないデータなど網羅されているので導入をおすすめします。
2002年4月〜2021年12月
・スケジュール管理はグループ単位で展開できるので少人数の課の場合は確認しやすかった。
・役員など職責でスケジュール管理できるところは使いやすいと思った。
・背景をユーザー単位でカスタマイズでき、ユーザーの好みをある程度反映させられた。
・作り込み方が良くないせいで部署の人数が多い場合は全体20ページくらいとなり、大変見難かった。
・役員との会議のスケジュールが組まれた場合、閲覧制限がかからないはずの一般ユーザーのスケジュールにも制限がかかってしまうところが少し使いにくさを感じた。
外部ツールとの連携は比較的しやすいのではないかと感じました。人事システム、小口現金の精算システムやFAQサイトなど徐々に連携させていきました。
単純で使いやすいとは思うので、一部署の人数が少な目の企業であればとても使いやすいのではないかと思います。
2020年2月〜2022年2月
・メッセージ機能
個人情報漏洩を防ぐため、個人メールの使用が不可でしたが、この機能であればガルーン上で個人間の事務連絡ができるので便利でした。
・スペース機能
シフト制の職場だったので、口頭や書面ではなくスペースで情報共有を行うことが多かったです。
・掲示板機能
社員数が多いため、問合せの集中防止を兼ねて、各部署が掲示板に情報をまとめています。
・ファイル管理機能
法令遵守に厳しい業界のため、膨大なマニュアルがあり、ここで管理していました。
・タスク管理機能
帳票差替えや研修受講など、どの部署が・誰が未完了かを一目で管理できます。
・メモ機能
個人情報保護の観点から、デスクトップにファイルを保存しておけないため、編集中のファイルなどはここに一時保管していました。
・別のユーザーが同じ場所を同時に編集していると、片方の変更が反映され、もう片方の変更は全く反映されません。
・知らずに時間をかけて編集し、更新ボタンを押したら全部パーになってしまった、ということがたびたび起こります。
・別のユーザーが編集中であることが分かり、その際は編集不可となりページが保護されていれば防げるのですが、ファイル管理機能にはこういった仕様が既に適用されているようです。
外部の予約管理システム、予算管理システムとの連携がされており、スケジュール機能への連携がなされていました。把握している限りでは、不具合もありませんでした。
おすすめしたいと考えます。
・操作がシンプルであること
新入社員には、マニュアルを熟読してもらわなくても、口頭で操作を教えることができます。操作に少し迷うことがあっても、ある程度直感的に操作することができます。
・機能が豊富で、品揃えにも合理性があること
各機能に役割の重複があまりないため、このページはなんの機能？これをやるにはどれを使えばいい？などと迷うことがありません。情報も自然と整理されます。
・書式等を指定できること
掲示板やスペース、メッセージ機能において、文字やファイルの送受信だけでなく、リンクの貼付、文字の装飾、テーブルの作成などができます。そのため情報サイトのような社内掲示板を作成しやすく、効果的な情報発信・共有ができます。
・ユーザーごとに背景を変えられること
ささいなことですが、新入社員に愛着を持ってもらいやすい機能です。操作説明のオチに使っています。
2015年頃から2020年3月
・予定表、メッセージ、ファイル共有機能をすべてWebで一元的に利用できる点が使いやすいと思いました。
・グループ会社のお客様へシステムを導入する際、お客様のネットワークにある端末を借用して作業をしていたとこのことです。どうしても自社のファイルやOutlook予定表を見る必要があったものの、自社のファイルサーバやExchangeへアクセスすることはできません。
・一方、本ツールはグループ会社のネットワークに公開されていて、参照することができました。
予定はOutlookと本ツールの両方に同じものを登録していて、必要なファイルは本ツールのメッセージで社内のメンバーに依頼をし、本ツールのファイル共有領域へアップロードしてもらうことで事なきを得ました。
・当社での使い方がよくなかったのかもしれませんが、本ツールとOutlookの予定表が同期できず、手動で二重登録が必要だった点は不便です。
・会議開催通知はお客様を含めてメールでやりとりするため、Outlook予定表を使って管理していました。しかし本ツールとOutlook予定表が同期されていないため、Outlookで受信した会議開催予定を手動で都度本ツールへ入力する必要がありました。これは結構面倒でしかたありません。
既に当社で利用を終了したツールなので、他社へはお勧めできません。サイボウズ社のグループウェアとしてはクラウドのサービスもありますし、今から導入するのであればそちらを検討するのがよいと思います。
2020年5月～2022年3月現在も利用中
・以前はサイボウズOfficeを使用しており、よりカスタマイズ性の高い機能を持つガルーンへと変更したようです。
・当初からの目的としては、場所の違うオフィス間でも情報共有を一括で行うためです。
・サイボウズOfficeに比べればポータル画面も自分でカスタマイズ可能で、必要なスタッフの予定だけを表示することも可能なため重宝します。
・kintoneとの相互連携により、ワークフローを利用した書類管理が出来て効率的になりました。
・予定の登録はサイボウズOfficeの方が使いやすかった。
・一括で予定登録が出来ていたところが、ガルーンではできないようになっています。
・繰り返しの予定登録は可能ですが、定期的に行われるが日付に法則性の無い面談の日程登録などは面倒です
kintoneは直接アプリに飛べるので連携しやすいと感じます。連携してワークフローの開発などを容易に行うことも可能です。
・事務所が複数に分かれているような会社ではおすすめできると思います。
・カスタマイズ性も高く、自社で使いやすいように掲示板なども設定できます。
月額845円 初期費用なし
2018年1月~2022年3月現在も利用中
・サイボウズ商品でクラウドかつ大きな会社を対象としたグループウェアを選定するにあたり、ワークフローの帳票設計において非常に長けている。
・アクセス権の設定の細かさ。
・導入前にさまざまな帳票を抱えている状況であり、各部門単位で被っている帳票を一元化することができた。これが一番のメリットであり、運用がしやすかった。
・帳票設計時に細かな入力属性の配置を決めることができるため、色々な帳票を電子化することができた。
・細かな帳票設計、細かなアクセス権の設定が可能のため、運用パフォーマンスの向上を見込めるが、設計や管理の難しさが目立つ。
・例えば部門単位の帳票設計を行う際に、カテゴリーやワークフローの分類なども設定しないといけないため、あらかじめある程度できあがっている他のワークフローサービス（サイボウズOffice）に比べて、作りこみに時間と技術が必要。
・kintoneやX-pointとの連携ができるため、単なるグループウェア単一で完結することがないと思う。
・kintoneにおいては、シングルサインオンによりデータを連携することができるので、スケジュールの共有が非常に便利です。
Garoonは、大きな会社向けのグループウェアなため
・利用者の規模、人数
・扱っている帳票がどういうものか、電子化可能かどうかの精査が必要なことの理解
・スケジュール管理、タスク管理などワークフロー以外の他の機能を活用できるか
などの状況を見極めて検討するといいと思う。
2014年9月〜2021年9月
・組織内において、連絡範囲や内容によって、メッセージと掲示板、またメールの使い分けができる。それによって連絡手段の整理ができる点はとても良かった。
・使い分けを前提とするため、連絡内容の重要性や秘匿性など、文脈が伝わりやすこともメリット。
・マニュアルや規定などもファイル管理に一元管理したり、ワークフローによる決裁システムも備わっているため、事業にかかる機能が完結できる。
・組織規模による内情の問題であるが、着任時に具体的な各種使い分けのルール説明がない。というよりも、明確な運用ルールがあるわけではなかった。ふんわりとしたルールによって運用しているため、人によっては使い方が異なった。
・上記により、欲しい情報がどこにあるか、掲示板→メッセージ→メールと捜索しなければならないことが多々生じて、手間を感じた。
ガルーンスケジュールとGoogleカレンダーの連携がデフォルトで同期できず、自分で一定期間ごとにガルーンスケジュールをエクスポートしてGoogleの方へインポートしていた。この点は使いづらかった。
運用ルールをしっかりと定義できてアナウンスできる企業、その運用ルールを守れる利用ユーザーの組織であれば大変おすすめです。
編集部が選んだグループウェアのおすすめ22選を専門家への取材をふまえて比較紹介！機能やメリット、目的別の選び方もまとめたので比較検討の参考にしてください。
サイボウズ Office
Google Workspace
kintone
ORCA
J-MOTTOグループウェア
Chat&Messenger
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ザ 社内報
Microsoft365
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トラッキングジョブ
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eValue NS 2nd Edition
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社内報アプリ
WaWaOffice
Zoho Connect
NI Collabo 360
GroupSession
SYNCDOT GroupWARE
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desknet's NEO
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編集部が選んだグループウェアのおすすめ22選を専門家への取材をふまえて比較紹介！機能やメリット、目的別の選び方もまとめたので比較検討の参考にしてください。
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