グループウェア市場で長年シェアNo.1を誇る「サイボウズガルーン」。
その実績と経験を活かしたグループウェアは使いやすいと好評です。
導入済み企業へのインタビューによれば、ユーザビリティという点では、改善要望を持つ企業が多いようですが、企業全体の情報共有を進めることで、現状より効率よく最大の「チーム力」を発揮する環境が整うでしょう。
グループウェア市場で長年シェアNo.1を誇る「サイボウズガルーン」。
その実績と経験を活かしたグループウェアは使いやすいと好評です。
導入済み企業へのインタビューによれば、ユーザビリティという点では、改善要望を持つ企業が多いようですが、企業全体の情報共有を進めることで、現状より効率よく最大の「チーム力」を発揮する環境が整うでしょう。
2021年6月～2022年7月現在も利用中
・UIが明確かつ適正なボタンサイズと配置である
・スキンやトップページのカスタマイズが、ブロック操作で行うことができるため容易にカスタマイズ可能
・ユーザーグループのカスタマイズが容易に可能
・特にスケジュール機能の登録や情報共有などが逸品
・各個人の休日について、登録方法や共有方法に多少の難があった。
・ワークフロー機能についてテンプレートを先に設定する方式のため、一時的に決裁ルートが変更された場合などの修正が厳しかった。
・共有ファイル格納について、各部署に上限を設定し難い構成だった。
ある程度の規模の法人に対しては、自社のみのインフラで賄うことができるためサイボウズガルーンをおすすめする。
事業所が他所に点在する場合や中小規模の法人に対しては、インターネットが接続されているだけで使用可能であるSaaSにあたるサイボウズOfficeを薦める。
以前は、受付担当の従業員に電話をかけて会議室予約を行なっていましたが、人的負担が多かったため導入したようです。
2016年4月から2022年8月現在も利用中です。
・以前は受付担当の方へ電話をして、来客人数や時間を伝えて予約を取っていましたが、ツールを導入してから会議室の空き状況がオンラインですぐに確認でき、電話予約の手間も省けました。結果、他の仕事に注力できるようになりました。
・会議室の利用人数に変更が生じた際も、以前は電話をかけて変更をお願いしていましたが、ツール上で修正が簡単にできる上に、受付担当も来客人数分のお茶を事前に準備できました。
・予約者以外も参加者を閲覧でき、他部署の予約状況も一目で確認できました。
Outlookの予定表に会議室予約の詳細を連携させておくと、部内でスケジュールを共有できて便利でした。
ある程度大きな規模の企業にとっては、人的な手間を省くために、役立つのではないかと思います。
特に来客が多い営業部門にとって、オンライン予約システムの導入は利便性が高く、効率が上がりました。
2016年春頃から2022年8月現在も利用中です。
・週や月をまたぐ予定を確認したい時、ページが少し見づらいです。
・スケジュール表が見にくいです。予約したい日程をピンポイントで探すのに時間がかかり、慣れるまで少し手間取りました。慣れてからは不便と感じることは無くなりましたが、もう少しスケジュール表のビジュアルを大きくしてくれたら、より使いやすくなると思います。
・会社の問題かもしれないのですが、会議室の予約システムが来客用と社内打合せ用で分かれており、使う時に混乱している人もいました。
2017年10月～2021年9月
責任者が別のマイクロソフト系ソフトに変更したため。
・全社員のスケジュールが簡単に把握できることだと思います。
・幹部から新入社員まで比較的簡単に操作ができて、だれでも他の社員のスケジュールが簡単にわかり、他の社員との会議も容易に招集できるところが素晴らしい。
・上記によって、会議開催案内が簡単に出せて、招集までの流れで効率化が図れるようになった。
・過去のロータスノーツではメール機能に特化していたため、他の部署の社員のスケジュール把握に苦労していましたがこのスケジューラーで解消できました。
・アクセスする際セキュリティ上の問題で、パスワードを忘れると、そのあと簡単にアクセスができない。思い出すまでに苦労する。
・ほかは、システムとの連携もせずスケジューラーや会議開催に使用を特化しているので、不便というほどのことは感じない。
素晴らしいスケジューラだと思う。ITの責任者が、このサイボウズガルーンからマイクロソフト系に変更したのは、マイクロソフト系のソフトに比べて高額だからなのかなと推定している。もう少しコスト競争力があれば使用継続できたかもしれない。
2019年4月〜2022年6月現在も利用中
・スケジュールの共有で、担当営業のスケジュールを確認することが出来る。
・ウェブ版とアプリ版があるが、アプリ版は少々使いにくい。
・ウェブ版もスケジュールの書き込みがしにくかったり、社内ワークフロー申請方法が複雑化している。
・更新されても通知が来ないので、見逃すことが多い。
・サイボウズOfficeを使用していたことがあるが、サイボウズガルーンの方が使いにくく感じる。
・更新されていない場合でもアプリ通知が来る
2015年4月～2019年3月（退職により利用終了)
・コミュニケーションを円滑に取ることができ、メールトップ画面の編集など使い勝手がよかった。
・添付資料なども制限なく添付することができ、話題ごとに宛先メンバーも編集できたので、話題が散らかることなく効率的に仕事をすることができた。
・スケジュール調節機能があったので、会議スケジュールなどを立てやすくなった。
・ログイン記録で勤務時間を把握することができる。
・昔やり取りしたメールの内容の話になった際もすぐに社内メール検索を使って簡単に検索できた。
連携は非常にしやすいと感じます。マイクロソフトのアウトルックとの連携もしやすかったように感じます。
人数が多く、勤務地が離れている会社におすすめのツールです。会社の中でのやり取りの記録、ログイン時間も管理できるので、労務管理をするにも使うことができます。
１アカウント当たり月500円程度
スケジュールや仕事の進捗確認、依頼事項なども自由に使用することができ、宛先追加なども自由に実施することができるので社内コミュニケーションを取りやすくする目的です。
2014年～2019年
・ランニングコストは社員が多くなればなるほどかかる仕組みである
・アカウント管理が大変
・社員が退職してアカウントを消すとそのアカウントが発信した情報は消えてしまう。重要な人物の退職があるとそのアカウントを維持しておかなければならない事態になり、余計なコストが必要になってしまうことがあった。
2018年7月〜2021年1月
退職したので利用をやめました
・入力項目が少なく、初心者でも簡単に操作ができた。
・社内全体の各部署の人たちの予定が調べられる。テレワークが主流になってからは特に連絡をとりたい人の出勤日やスケジュールが把握できたので、とても助かった。
・社内のzoom利用状況や利用予約ができて便利だった。
・具体的には、テレワークが主流になった時に、部署で契約しているzoomをチーム単位で予約する際に、ガルーンのスケジュール表に入力することで、在宅でもzoomの予約や確認ができる。
初心者でもわかりやすく操作も簡単なので、システム担当者は問合せが少なく済みそう。その点では社内のユーザー、システム担当部署の双方にメリットがありそうなので、おすすめはできると思う
2018年始め頃〜2021年8月
・テレワーク導入後に、在宅ワークの人が自宅パソコンやスマホからもアクセスできるGoogleスプレッドシートやカレンダーでのスケジュール管理が広まった。だがこれにはガルーンとの互換性がないので、二重に登録する必要が生じ、不便さを感じた。
・ガルーンは所内全体で利用ができるツールにも関わらず、社員の間ではあまり使用されていない。中には存在すら知らなかった人もいた。
・コロナ禍でテレワーク導入後に、研究者へガルーンへのスケジュール入力の呼びかけがあったが、結局あまり普及しなかった。
2019年4月から2022年2月現在も利用中
・設定されているグループメンバーや登録されている施設などのスケジュール管理ができる。状況が一目でわかることが使いやすかった。
・社内部メッセージと社外部メッセージを分けることができるため、メッセージが分からなくなりづらかった。
・社内部メッセージ社外部メッセージともに、それぞれのページに表示される件数が20件程度までしか表示されていない。もう少したくさんの件数を表示してほしい。
・削除する際に「削除しては次ページに行く」を数回繰り返さないといけない。もっとスムーズに削除できる仕組みにしてほしい。
編集部が選んだグループウェアのおすすめ22選を専門家への取材をふまえて比較紹介！機能やメリット、目的別の選び方もまとめたので比較検討の参考にしてください。
サイボウズ Office
Google Workspace
kintone
ORCA
J-MOTTOグループウェア
Chat&Messenger
Kizuku
ザ 社内報
Microsoft365
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NI Collabo 360
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SYNCDOT GroupWARE
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