TOP > SaaS > 社内情報共有 > コラボレーション > オンラインストレージ > Google Drive
TOP > SaaS > 社内情報共有 > コラボレーション > オンラインストレージ > Google Drive
個人でも会社内でも、Google Drive（グーグルドライブ）はおすすめの情報共有ツールです。
Googleドキュメントやスプレッドシートなども使うことができ、WordやExcelを持っていない人でも、簡単に文書を作成・共有することが可能になります。
個人でも会社内でも、Google Drive（グーグルドライブ）はおすすめの情報共有ツールです。
Googleドキュメントやスプレッドシートなども使うことができ、WordやExcelを持っていない人でも、簡単に文書を作成・共有することが可能になります。
Googleさんは知名度もありクラウドサービス導入に当たり一番取っ掛かりやすいクラウドツールだった。
2017年4月頃～2021年6月頃
ファイルメーカー(顧客管理ソフト)の入れ替えがありクラウド化をした。その歳にセキュリティの向上とシステムの安全性を加味してamzonさんのクラウドサービスで一元管理することになった。
・データのアップロードが安易
・同じアカウントにログインしていればpc,携帯,タブレット関係なく共有ができる
・慣れていない初心者でも、安易に扱うことが出来る
・追加のアカウントを安易に作成できるので個人利用としても最適
・Googleさんの知名度が高いのでセキュリティに関しても信頼して利用できていた。
・アプリケーションをクラウドで動かすとなると利用が限られてしまう。
・少ない容量には向いているが、大容量になると他のクラウドサービスの方がシステムエラーが少ない印象。
・アカウントが増えるとアカウント個人管理も含め少し手間が増えるため、他社業務用クラウドサービスに劣る
・アプリケーション等のシステムとの互換性は良くない。
顧客管理ソフトや通信機器連携にはあまり向いていない。顧客管理ソフト等容量が増えるツールとの互換性は弱い。
複合機との互換もあまり良くなく、直接の保存・転送には向いてない。
NAS保存やUSB保存をしていて容量が少ない場合は是非Googleドライブ利用をおすすめ。しかし、アプリケーション連携や利用者が100名以上等になる場合には、業務用クラウドサービスでもっと使いやすいサービスがある。活用方法によって選ぶ必要がある。
無料プラン
悪い意味で昭和な会社で、各個人でデータ共有ができてなかったので、クラウドサービスの導入に至った。
2020年12月〜2022年8月現在も利用中
・初めてのクラウドサービスであったが、初心者にもわかりやすい画面作りであったので、混乱することなく使用できた
・無料プランでも十分活用できるほどの容量であった。動画が扱えるほどの容量があれば申し分なし
・配色が綺麗で、使っていてテンションが上がった
・Gメールと連携する際にも簡単にできるため、仕事でGメールを活用していた自分としてはありがたかった
・無料プランであっても叶うのであれば、もう少し容量をアップしていただきたい。動画などの容量を食うファイルをクラウドに移してしまうと、無料プランであればすぐに容量オーバーになってしまう
Gメールをメインで使っている企業様は特におすすめ。クラウドストレージを始めて導入する企業様もおすすめ！
無料
社内のデータ共有をクラウド化することとなり、費用がかからないGoogleドライブを使うこととなった。
2018年10月〜2020年5月
退社したため。
・無料で、アカウントさえ作ればすぐに使える。
・難しい専門知識がいらない。
・USBメモリーでPC間でデータの出し入れするより、遥かに効率的。
・データの修正や変更を全員で共有できる。ただし、事故防止のため連絡を取り合うことは必須。
・更新がリアルタイムに行われず手動更新が必要なため、修正データが反映されないまま一方で作業が進んでしまうことがあった。
・使用後のデータを手動で「使用ずみ」フォルダに移動するのが手間で、時に事故につながることがあった。専門のシステムがあって、「使用ずみデータは自動的にアクセス不可になる」などの仕組みがあれば、より効率的。
・一つのアカウントを複数人で運用するのが楽だが、セキュリティ上の不安が若干ある。
やや煩雑にはなるが、「使用ずみ」「制作予定」などフォルダを細分化すること。
無料なので、特に私がいた小規模な会社に向いておりおすすめである。動作はやや重いところがあり、階層構造など若干のクセもあるので、最初に全員で使い方を共有するなどしておいた方が良いと思う。
初期費用無料、のち個人有料アカウント取得
業務効率化、外部とのデータ共有のため。
2020年2月〜2022年7月現在も利用中
・初期費用がかからないため、会社単位でなくともチーム単位・プロジェクト単位での使用が容易で導入しやすかった。
・ファイルの共有が容易なため、慣れていない人にも説明が簡単で運用しやすかった。
・初心者でも直感的に利用できたため、継続して利用することができる。
・スプレッドシートやgoogleドキュメントとの相性ももちろん良いので重宝している。
しやすいと感じる。slackも導入しているが、リンクを貼ることで素早いやり取りが可能となった。
少人数の企業、チームで業務を行う企業、リモート対応している企業、コストを抑えたい中小企業、外注を抱える企業などにおすすめ。
初期コストもかなり抑えられ、業務を効率化することができるし、外部との連携の良さも魅力。また個人で使っている人も多いので業務との親和性もあると思う。
無料
費用をかけずに使えるオンラインストレージが必要だったため。
2017年6月～2022年7月現在も利用中
・他のオンラインストレージツールと比べて無料であること。
・誰でも簡単に使用できる色味や使い勝手のUI,UX設計。
・会社がGoogleアカウントを使用していればGoogleドライブを使用するために新たにアカウントを作成する必要がない。
・どこからでもアクセス可能なため、リモートやテレワークでも使いやすい。
・ストレージ内の容量が膨大なため、検索に非常に時間がかかる。
・上記と同じ理由で、検索以外でも欲しいデータが容易に出せないことがある。
・データのアップは早いが削除に時間がかかり、整理が後回しになる。
・簡易表示されるデータが画面下位になったり、アップクローズが上手くいかないことが多々ある。
大手企業ではおすすめしない。
膨大な量のデータを管理しようとすると必要なデータが引き出しづらく、埋もれてしまう可能性があるから。
2020年4月〜2022年7月現在も利用中
・社内サーバに慣れていたためUIに慣れるのに少し時間がかかった。
・動画ファイルを格納すると再生できないなどのエラーが出ることがある。
・並行してDropboxも使っているがUIの相性が悪いと感じる。
・外部とのファイルのやり取りでファイルがコピーされてしまう設定が苦手。
0円
テレワークが浸透し、チーム内での共有が必要となったため。
2019年6月〜2022年7月現在も利用中
・設定は初心者でも容易に行え、浸透も早かった。
・直感的なUIで使いやすい。
・ドライブ内の検索機能が非常に便利。
・過去にドライブ内に上げていた資料も、検索によって容易に発見できた。
・情報漏洩などのセキュリティ面については、知識がないため少しだけ心配。
・ヘルプデスクの電話の問い合わせ先がないため、導入時に自分達で触りながら覚えていくしかなかった。
・自身で触ってみる、勉強してみるといった積極的なマインドがないと、導入・利用はしづらいのではと感じる。
officeソフトとの互換性もあり、満足できる。
現在すでに多くの企業で活用されているGoogleのツールなので、おすすめする。
0円
2019年3月〜2022年8月現在も利用中
・googleアカウントを持っており、許可をすれば他者と簡単に情報を共有できる点が使いやすい
・許可をしていれば、誰でもデータの追加や削除など編集できる
・ケータイでもパソコンでも、ログインさえすればいつでも確認することができる。外出時など、至急情報を見たい際にも、ケータイから確認することができるので、とても便利
・外出時に得た情報をその場で追加し、それを他者も共有・確認できる点も助かっている
・googleアカウントを持っていない人と共有する際には、アカウントを作ってもらわないといけない。少し手間をかけてしまう点には抵抗がある
・通信環境が悪いところだと、うまく反映されないことがあるのは難点
・誰かが間違えてデータを消してしまうと、共有している人も見られなくなってしまう
大人数と情報を共有することが多い会社におすすめできる。すぐに情報をアップロードでき、また誰がログインしているかもひと目でわかり、作業が効率よく進むと思う。
2020年から2022年8月現在も利用中
・操作性がとても簡単なため、インターネットに不慣れでパソコンが苦手な年齢層のスタッフにも受け入れられやすそうだった。
・ひとつのファイルを複数で閲覧したい場合もドライブにアクセスしてもらうだけで済む。スムーズなやりとりをすることができた。
・業務の確認をする際に、今までなら印刷して見せたい案件も、ドライブ上の画像を確認してもらうことができるようになった。これがペーパーレス化となり、コストダウンにつながった。特にカラー印刷は印刷代がかかるため、ありがたかった。
・動画の場合アップロードに時間がかかる。あまり重たい動画は、軽くしたり、最悪の場合は容量が重いを見なおす必要が出てくるのが、とても困る。
・急いで確認してもらいたいのにアップロードが遅く、待ち時間がかかってしまうことがある。
・具体的には、普段は持ち運びに便利なタブレットで打ち合わせをしているけれど、画像が重たくてアップロードに時間がかかるとなると、結局、かさばるパソコンを用意して見てもらう結果になってしまう。最終的には余計な手間がかかってしまった。
ペーパーレス化につながるの消耗品のコストを抑える面で、とても有益なツールだと思う。複数人で一つのものを同時に確認したい時などにも便利なので、おすすめできる。
無料
必要事項、データ管理のため
2012年から2022年8月現在も利用中
・過去のお客様の家屋情報(家の作り、屋根の商材、外壁の商材、顧客であれば契約内容など)データをまとめやすい。西は名古屋から北は北海道まで、1万件ほどの顧客様がいるので、その方々の家のデータ、契約内容などまとめられるのはありがたい。
・必要ツールを保存できる。以前使っていたツールを見返すのに便利。
・無料で、このクオリティを維持してまとめてくれている。
・複数アカウントを作れるため、必要に応じて使い分けることもできるため。
・ひとつのアカウントでまとめようとすると、いくら見やすくまとめてあっても遡るのが大変。
・アカウントの作成者の承認をもらわないと使えない場合もある。その連絡をいちいち取るのが面倒。(自分は普段現場で新規開拓のセールスをしているため、すぐの確認が難しい)
・たとえば、すぐに承認が必要な場合でも、アカウント作成者と連絡がつかず後回しになってしまい、営業のチャンスを逃してしまったこともあった。
グーグルなので、Google ChromeからExcel含めて様々なツールへと飛び回れる点はかなり便利で、社内でも活用している。
最先端をいっている会社であれば、会社にあった、もっと合理的なツールもあると思うので、そちらを検討したほうがいいと思う。不便点が気になるので、効率化を優先するなら他のツールがいいのでは、と思う。
