国内80,000社以上が導入する国産老舗グループウェアがサイボウズ Officeです。
競合となるGoogle社のGoogle Workspaceやマイクロソフト社のMicrosoft 365よりも安い金額で導入が可能になります。
また、国産のグループウェアなので日本企業の商習慣にあった機能や手厚いサポートが期待できます。
初めて導入したグループウェアがサイボウズ Officeという企業も多く、編集部へ寄せられたコメントも、他ツールと比較してどうだったか、というものが少ないです。
使い勝手は問題ないものの、長年使われているためデザインがダサい、という声もあります。
国内80,000社以上が導入する国産老舗グループウェアがサイボウズ Officeです。
競合となるGoogle社のGoogle Workspaceやマイクロソフト社のMicrosoft 365よりも安い金額で導入が可能になります。
また、国産のグループウェアなので日本企業の商習慣にあった機能や手厚いサポートが期待できます。
初めて導入したグループウェアがサイボウズ Officeという企業も多く、編集部へ寄せられたコメントも、他ツールと比較してどうだったか、というものが少ないです。
使い勝手は問題ないものの、長年使われているためデザインがダサい、という声もあります。
主に以下の機能を評価して利用。
・メッセージ：社員同士のメールとして利用
・掲示板：社内周知用の他、体験記やイベントを記載した情報発信
・ワークフロー：社内申請用として利用
・スケジュール：社員、部署のスケジュール管理用
・ファイル管理：社内規定等のデータを掲載
2008年4月〜2021年9月まで
・サイボウズサーバのHDD容量の肥大化とサーバ老朽化
・ライセンス費用の削減
・サイボウズサーバ自体のハードウェア維持費やメンテナンス費用の削減
・他グループウェアの導入（切替）のため
・サイボウズの予定とOutlookの予定を連携させることができない
・サイボウズサーバの容量が肥大化した際のデータ削減方法が、一括がほとんどである点。例えば、特定ユーザーの特定期間のみ削除するといったことができない。
・管理者がサイボウズサーバにログインできることが前提となるが、他人のメールデータが閲覧できてしまう事は修正すべき問題であると考える。
・上記について具体的には、Windowsのサイボウズでは、メールデータが格納されているフォルダ内にユーザーIDのフォルダが作成されており、その中にメールの実データが格納されている。このメールデータは、テキスト（メモ帳）等で閲覧ができてしまっていた（添付ファイルの閲覧可否については未検証）。
1ユーザーあたりの単価が高いため、人数の多い企業にはおすすめすることができない。
2017年3月頃〜2018年3月頃
・大人数の従業員の情報が入っており、かつ、それが見やすく・使いやすく仕分けされていた
・ワークフローや掲示板情報がデジタルなのも当時の自分には革命的。
・グループ（組織）ごとのスケジュールがさっと確認できる。
・ワークフローのレイアウトが、もう少し自由だといいなと感じた。
・弊社の経費精算書（現在アナログ）は、一行で収まる「いつ、どこに、何用で、いくら支払った」という情報を記載するときと、「いつ、どこで、どこ社の誰さん（これが複数名に渡る）、いくらの食事をした」となる場合がある。後者は、とてもではないが一行では収まらない。
・「いつ、どこに、何用で、いくら支払った」という情報と、「いつ、どこで、どこ社の誰さん（これが複数名に渡る）、いくらの食事をした」という双方の情報を、一つの申請書式で収めようとすると、どちらかが不恰好なフォーマットしか作成できない。
・アプリでグループ単位のスケジュールが見られない。「誰たちがどこへ行ってる」という確認したいのだが、現状は1人ずつのスケジュールしか確認できない。
おすすめします。理由としては、非常に安価なのに多機能使い放題、というのが大きいです。
2018年12月～2020年2月まで
情報を全体共有、全員の予定を見える化するなどの目的のためサイボウズが導入されました。
・細かく記載できるスケジュール機能がある点。
・LINEのようにチャットでフランクにアクションを取れる点。
・スケジュールに会議の予定を組み込んだ場合、そのページをクリックすると使用する部屋タイプ、使用備品などが細かく設定でき、また、会議の参加者もそこで全員確認できる。
・スケジュール画面で居場所や用事を可視化でき、相手への報連相の優先事項を見極める手段として便利。
・チャット機能ではコメントに匿名機能がない。
したがって送られてきたチャットに対して気軽にアクション出来るのは利点な一方で、全員が見てる場所では同調圧力のようなものが発生する時もあった。
休日返上のイベントなどは、名前が残るチャット上では賛同せざるをえない状況が度々起こっていた。
社長や営業の外出率が高いような、普段の交流が希薄になりやすい仕事の会社であればお勧めしたいと思う。
会社では導入後、縦横のコミュニケーションの頻度が高くなり、また業務で起きた報連相の証拠が一括で残り、部下の仕事のタスク管理がしやすくなったから。
スタンダードプラン。
2018年4月～2019年2月
・スケジュールの機能が使いやすかったです。自分以外の社員スケジュールを共有できるのが便利だと感じました。
・チームのスケジュールが一目でわかるので、〇〇さんはどこだ？と上司に聞かれても、早急に返事ができました。
・自分の非公開にしたいスケジュールも「非公開」という文字のみで反映されるのが便利だと感じています。
・予定が入っていないから別社員に勝手に打ち合わせを入れられることもありません。やりたい業務ができなくなったといったトラブル防止になります。
・重宝していたスケジュール機能ですが、会議室以外にも、備品欄があるともっと使いやすいと思いました。
・私の会社は共有の備品が多く、会議室の欄に「カメラ」とか「PC１」と記載していて、いくつもある備品を一つ一つ選んでその時間借りるということをしていました。こういった状況を想定して、いくつかの項目を複数選択して予約告知できる機能があると、備品の不足で困ることがないと思います。
社員が多く、自分の部下や上司のスケジュールを把握できない方におすすめしたいです。スケジュール管理においては、もっとも使いやすいツールだと思います。
2013年頃から利用していて2022年2月現在も利用中
・社長のスケジュールを社員が把握できるようにし、連絡事項や伝言など速やかに伝えるため。
・各部署の状況を全員が把握できるようにするため。
・車両の空き状況を把握するため。
・外回りの社員の予定が把握できるようになり、電話対応をしている社員が相手に戻りの時間を伝えられるようになった。
・メッセージが送れるようになり、外からでもいろいろな対応ができるようになった。
・事務の社員も各部署の情報が把握できるようになり、事務作業の効率化に役立っている。
・メッセージ機能に不便さを感じます。メッセージにコメントが入れられるようになっていますが、分かりにくく感じます。
・チャットのような仕様になっていれば話の流れがわかりやすいと思うのですが、流れがわかるようにはなっていません。
・スマホ用アプリは使いにくいです。通知機能は、通知と確認のみで編集の機能がありません。編集機能はわかりにくいので使えません。アプリを一つにまとめて分かりやすくしてほしいです。
・編集や予定変更があった場合、今は通知アプリからスマホにパソコン画面を表示して、パソコン画面を拡大して入力しています。とても面倒です。
対象となっていたのでジョルテの連携機能を利用しようと思いましたが、セキュリティの問題か連携できませんでした。
システムはしっかりしているので、使いこなせるのであれば、外回りの業種にはおすすめです。年齢問わず全社員が使うとなった場合は、一般的に使い慣れているラインと同じように使えるラインワークスの方が良いでしょう。
2021年8月〜2022年2月現在も利用中
・検索をすれば社員の予定がわかる。
・ワークフロー申請も併せてできる。
・トップページに戻れば月表示、週表示など自分で選べる。月予定と週予定を両方見れるのは助かる。
・勤怠管理ができないのは使いにくい。毎日見る予定なので勤怠管理も併せてできれば使いやすいと感じる
・留守電のメモなどはほどんどがチャットワーク等でやり取りをするため、不要に感じる。
・タスク管理機能もあれば嬉しい。
・全体的に、デザインをもっとみやすくしてほしいし、不要な機能は減らしてほしい。
おすすめはしない。困っていたら「こんなツールもあるよ」と雑談ベースで話はする程度に感じる。
2018年3月〜2020年6月まで
社内全員のスケジュール確認
・社内全員のスケジュールが確認でき、不必要な連絡がなくなりスムーズなやり取りができるようになった。
・情報の共有もできるので、誰がどこの企業を担当してるのかもわかり、今現在の進捗状況もわかるので、上司とのやり取りがスムーズにできる
・パソコンだけでなく、携帯とも連携できるのはよかったが、携帯での操作性が悪く不便だった。
・画面が小さいのもあると思うが、スマホだと一々画面を大きくしないといけないので不便だと思った。
・パソコンでの操作はすごくやりやすかったので、スマホでの操作性をあげてほしい。
どの会社でも使えると思うので、使用していない会社にはおすすめしたい。スケジュール、情報の共有ができるので社内でのロスがなくなると思う。導入していない会社は導入してみてはいかがでしょうか。
2021年6月～2022年2月現在
・発信する際の画面レイアウトや文字色などを変更出来るので、全体発信する際はとても使用しやすかった。
・チャットワークも利用していたことがあるが、チャットワークは個人連携が使用しやすいと感じる。
・人数体制や閲覧ツールや使用用途によって使い分けても良いかと思う。
・サイボウズ自体の全体レイアウトが使用しにくさを感じた。
・ツールを触りながら使用方法を覚える事は出来るが、操作を進めていく上で必要ボタンが隣にない等。
初めて触るユーザーの立場に立ったレイアウト改善が必要。
部署・店舗単位での情報発信用のツールとしてだったら、中小規模企業へおすすめする。小規模企業へはチャットワーク等で機能面は充分かと思うので、サイボウズまでは不要かと思う。
2018年4月～2021年11月
・一度に何人もの人に情報を共有することができる。
・掲示板・チャットのようなシステムなので気軽に情報を送れたり、意見を発信することができる。
・エクセルや写真などを添付することができるので、様々な種類の資料を送ることができるので、通常のメールよりも利便性が高い。
・届いた内容をすでに自分が確認したのか、確認してないのか判別するのが難しい。
特に多くのスレッドに更新情報がある場合は判別が難しい。
・情報を多くのアカウントに送信した際に、相手がその内容を確認したのか確認してないのか判別するのが難しい。
メールソフト・サンダーバード。どこでも確認できる点がとても便利だと感じた。
短期間で多くの人が情報共有するのであれば便利。飲食店やお店などで、工事や新店開店などが多く頻繁に情報交換する必要がある場合とても便利に感じる。
少数の人数でさほど頻繁に情報共有しない場合は利便性はそこまでないと感じる。
2021年12月1日〜2022年2月現在も利用中
・スケジュールが一目でわかるので、自分の管理がしやすいです
・なにより他の従業員や上司のスケジュールも分かるので、来客時の準備や誰がどこの部屋を使用するかなどの、調整もしやすく、とても重宝しています。
・テレワークが増えたこのご時世で連絡事項も増えましたので、掲示範囲を決められたり、既読未読機能のついた掲示板機能もよく使っています。
・掲示板の過去の内容検索を、もう少し簡単にできるようにして欲しいです。例えば、カタカナなどの文字が、半角でも全角でもどちらでもヒットするようになるだけでも、利便性が上がると思います
・結構頻繁に掲示板に連絡事項が更新されるので、過去のデータを拾いたい時に、検索するだけでもけっこう時間がかかってしまいます。
・最初に使い方をレクチャーしてもらわないとなかなかスムーズに使いこなせないところがあります。
ホームページとのリンク連携や、youtubeとの連携はスムーズでした。
編集部が選んだグループウェアのおすすめ22選を専門家への取材をふまえて比較紹介！機能やメリット、目的別の選び方もまとめたので比較検討の参考にしてください。
Google Workspace
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J-MOTTOグループウェア
Chat&Messenger
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