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個人でも会社内でも、Google Drive（グーグルドライブ）はおすすめの情報共有ツールです。
Googleドキュメントやスプレッドシートなども使うことができ、WordやExcelを持っていない人でも、簡単に文書を作成・共有することが可能になります。
個人でも会社内でも、Google Drive（グーグルドライブ）はおすすめの情報共有ツールです。
Googleドキュメントやスプレッドシートなども使うことができ、WordやExcelを持っていない人でも、簡単に文書を作成・共有することが可能になります。
データをチームで共有利用したかったため。
2015年頃〜2022年8月現在も利用中。
・出先でWi-Fi電波が弱い場合、アップロードやダウンロードに時間がかかる。(カフェ作業には不向き)
・商談先の電波が弱く、大事な場面で提案画像が見せられずに大慌てした事がある。
・頻繁に数千〜数万単位の画像をアップロードするが、一気にアップロードするとすごく時間がかかる(数時間単位)。100〜200枚程度に分割してアップすれば時間は少し短縮できるが、かなり手間がかかるしアップ漏れが発生する。
・上記は急いでいる時や他のスタッフが画像の共有を待っている時などに不便を感じ、作業が全く進まない事もある。
・誰かが勝手にファイルや画像を移動したりフォルダ名を変更してしまうと、検索に引っかからずファイルが探せなくなってしまう。
・使用人数が多いと移動禁止・変更禁止と言ってもやってしまう人が出てくるので、変更や移動が出来ない機能をつけて欲しいといつも思う。
2TBプランで月額1,300円です。
200GBバイト以下の容量プランとの違いは、Android と iOS 向け VPNやGoogle Workspaceプレミアムといった機能があります。
業務がリモートワーク中心となる中、部署内の各個人が使用している様々な端末に対応したストレージサービスを必要としており、そのような観点からもっとも柔軟にアクセスできるオンラインストレージサービスを求めていたところ、Google ドライブが一番使いやすいと判断したためです。
2021年4月～2022年8月現在も利用中
・あらゆる端末、デバイスからアクセスできます。
・RPAとの連携がスムーズにでき、ファイルのアップロード作業の一部などが自動化できました。
・ファイルの形式を気にせず、社内で扱うファイルデータは一通りアップロードできました。
・ファイルをアップロードする際の操作が簡単でした。経理処理を行う上での証憑を共有する場合に、ファイルのアップロード先だけ認識していれば、直感的な操作でスムーズにアップロードする事ができるので、社内全体で業務が滞ることなく、すぐに導入、運用することができました。
・使用するブラウザによっては、社内ネットワークのセキュリティ関係でログインできないことがありました。
・ExcelやWordなどMicrosoft Office系のファイルもアップロードできますが、スマホやiPad等で閲覧する時に字ずれなどが生じる場合があります。
・上記の詳細として、経理処理を行う際に、GoogleドライブにアップロードされたExcelファイルをスマホで確認しようとした際、字ずれが生じてはっきりと内容を確認できない事があったため、PCで閲覧を行いました。
スプレッドシートを軸に、GASなどのプログラミング言語とRPAを組み合わせるなどしてプログラムを組めば、例えば誰かがファイルをアップロードした場合、関係者に自動通知を行うなどの設定が容易にできます。
WinActorなどのRPAソフトウェアとの連携はスムーズにできます。
あらゆる端末・デバイスからアクセスできるといった点が、自動化プログラムを容易に構築できる事に繋がっているかと思います。
ITに弱い会社や部署にお勧めです。
PCやスマホがあれば、難しい環境構築は必要なくすぐに使用できるからです。
直感的な操作でファイルのアップロード・共有ができるので、複雑な操作方法の理解は必要なく、運用もスムーズに行えると思います。
0円
2019年夏頃～2022年7月現在も利用中
・管理者ではない場合、社内管理フォルダの全体像が見えません。
・簡単に共有できる分、設定を間違えると情報漏洩に直結してしまうリスクがあります。
・Excelとスプレッドシート、Wordとドキュメントなどの、Microsoft製のサービスとの互換性がよくないです。
・上記の詳細として、例えばExcelで作成した表をドライブにアップロードした場合、Googleスプレッドシートに変換されます。その際、Excelに最適化されたレイアウトが崩れてしまうケースがほとんどです。バックアップとして置いておく程度の用途のデータであれば良いのですが、共有してメンバーで使用するシートの場合、最初からExcelを使わない選択肢を取ることになります。他社とのやり取りで、Excelを使用する必要がある場合、互換性が悪い点はかなりネックになります。
Dropboxより安いとシステム担当者から言われて、決めました。
2020年1月〜2022年8月現在も利用中
・データ保存が簡単で、初心者でもすぐ使えました。外部の人と新たにやり取りをする際に、特段手間が掛からずにできました。
・上記の詳細として、外部の会計士や税理士、アウトソーシングの人など、様々な人とデータの共有をする際に、ほとんど説明する必要なく、すんなり連携できました。
・容量が大きく、過去の情報も全て保存できました。過去5期分の大量のデータを、すぐに移し替えて保存することができました。
・権限設定も難しくありません。共有先を選ぶことで誰に見せて誰に見せないかを簡単に設定できました。
・ドライブから作成できる表計算ツールのスプレッドシートは、非常に使いにくいです。OfficeのExcel形式で使いたい場合は、ダウンロードをしないといけない。加工して再度アップするのが手間です。
・原因があるのかもしれませんが、データの共有設定がいつの間にか外れていた事があります。共有しているはずのデータが先方に見えておらず、仕事に支障が出ました。共有しているつもりでいたものの、後から相手方には資料が見えていないことが判明し、非常に面倒なことになりました。
外部関係者と連携がしやすいので良いかとは思いますが、共有がちゃんとされているかは確認をしたほうが良いです。
しっかり使いこなせて、スプレッドシートも苦にならなければ、問題無いように思います。
2013年4月～2022年8月現在も利用中
・フォルダごとアップロードできる。
・ブラウザ上でプレビューが可能。
・スマホの場合、LINEで送られてきたファイルをそのままドライブに上げることができるので、スムーズにPCでダウンロード作業が可能。
・Gmailを使用している場合は、メールに資料を添付をした際、容量制限を超えると自動でドライブへアップし、その共有リンクを作成してくれる。そのため、いちいちアップしてから共有設定をしなくていいため、楽。
・ファイルをまとめてダウンロードする時に、Zipファイルになるのが若干面倒。
・PCが苦手な人に使用してもらう時に、「プレビュー」＝「ダウンロード」と勘違いされやすい。
・無料版の場合、Gmailの容量と共有になるので、容量が結構少ない。
・iPhoneのアプリを使用した際、「ダウンロード」の項目が無く、「コピーを送信」の表示しかない点が分かりにくく、どうにかしてほしい。
・上記の補足として、検証で必要なためiOSとAndroidを使用しているが、AndroidはGooglePixelを使用しているので、ドライブのファイル操作メニューに「ダウンロード」の項目がある。しかし、iPhoneの方はそれがないので、使用開始当初はどうしたらダウンロードができるのかとても悩んだ。デジタル関係が苦手な人は余計にわからなくなるのでは、と思う。
とても連携しやすい。
Google関係だけでなく、他ツールやアプリでも連携しやすい。
無料プラン
パソコン、スマホ、タブレットなど、どの端末からもアクセスが可能なこと。
同時に複数の作業者がアクセスでき、同時編集することもできる事。
自動保存ができ、保存し忘れによるデータ破棄がないこと。
2018年4月～2022年8月現在も利用中
・無料で使用できる容量が、十分に大きいこと。
・動画データを保存しない限り、無料プランの容量内での作業が十分にできてること。
・複数人で同時編集ができること。
・自動保存ができ、保存し忘れによるデータ破棄がないこと。
・複数の作業者が作業していても、更新履歴を確認すると誰が更新したのかが分かること。
・同時に作業する者が多いと、カーソルが重なり見にくくなる
おすすめします。
ネット環境さえあれば、アクセスする場所を問いません。
無料プランでも十分に容量を確保できるので、費用を掛けずに使用したい方には、オススメです。
Googleが提供しているツールのため、セキュリティ面も問題ないと思います。
法人プランではなく基本は個人で無料で使用し、容量を使うメンバーは都度課金という形を取っています。
社長がGoogleが好きなので、必然的にGoogleドライブの導入に至りました。
ただ、会社の根幹となるところですので、その会社の信頼性・安定感のあるかどうかというのはもちろん加味しているはずです。
2019年6月～2022年8月現在も利用中
・Googleアカウントを持っていれば誰でも始められ、他のGoogleのサービスとの連携がスムーズにできます。
・データの検索が簡単にできるため、いちいちフォルダを探す手間が省けます。
・フォルダごと、シートごとに権限を細かく設定できるため、セキュリティ面で安心です。
・上記の詳細として、閲覧と編集の権限を分けることによって、「誰でも触れるシート」＝「いつの間にか変更されている可能性があるシート」にならないように設定できる点がとても役立っています。弊社は人数が少ない中で回しているので、仕事があまり細分化されておらず、情報共有が大事になります。権限を分けることで、安全にシートの管理ができています。
Slackで使用していますが、連携しやすいです。
おすすめしたいです。
ストレージサービスの中で、恐らく一番利用されているサービスのため、ほとんどのサービスと外部連携できるというのが最大のメリットではないでしょうか。
外部連携が必要な機会が多い会社には、特におすすめです。
無料。
社用携帯がAndroidのため、社員全員にGoogleアカウントの設定がされていた。
導入の目的としては、社内資料・携帯のカメラ・マイクで入手した情報の共有のため。
また、無料というのも決め手の1つ。
2021年10月頃～2022年8月現在も利用中。
・無料なこと。
・Android携帯が社用スマホであれば、Googleアカウントを全員が持っているので導入が簡単。
・スマホからの共有の際に、共有ボタンを押すとGoogleドライブが候補に出てくるので操作がわかりやすい。
・Google側にドキュメント表示機能があるので、大体のファイルを自動で開ける。
・社用携帯、会社据え置きパソコンなどの端末間の共有が便利。例えば、それぞれが撮った写真や作成したエクセル・ワードファイル、 録音した音源などを持ち渡す際に、パソコン・スマホ共に操作が簡素で重宝している。
・会社で使う許可を総務から得た後、10人以上の上司から各々がファイル共有を使えるように設定してくれと言われたが、アプリをダウンロードしてもらうだけで解決できた。
・他サービスの場合、1人1人の使いたいアドレスを聞いてアカウント設定からとなるので、時間コストを大幅に削減できている。
少ない枚数の写真や画像の説明資料は、Lineでの共有のほうが分かりやすくそちらを使用している。
ワードやエクセルの書類、ファイルサイズの大きい動画や録音は、Googleドライブで共有している。
Googleアカウントという多くの人がすでに所有していて、作成コストのかからないもので導入できるのでおすすめできる。
また、スマホとの連携が容易な点。
無料。
元々、社員にGoogleアカウントの設定がされており、導入が簡単だったため。
2021年11月～2022年8月現在も利用中。
・ファイル共有があった時、アプリ側に共有通知がなくてわかりにくい。
・例えば、相手側のGoogleドライブのアプリやブラウザ画面に共有されたファイルの表示があっても、どのファイルが共有されたものかわからないと電話がかかってきて、結局対面での説明をさせられる。
・Office製品系のファイルを開く際に、Googleスプレッドシートやドキュメントで開かれてしまう。
・Google系でとりあえず表示するのか、Officeを使用して編集なのか、ファイルを開く際に聞いてほしい。
・複数アカウントを自身で管理していると、１つのブラウザで複数ログインしている際は共有の権限を相互に持たせてほしい。
・高齢な上司は使い勝手がいいという理由だけでは使ってくれない。Googleという企業ネームですら受け付けられないときは。少しストレスを感じる。
アカウントのログインでファイルが見えてしまうので、セキュリティに重きを置く企業であれば、使用しないほうがいいと思う。
全て無料プラン。
無料で使える。
Gmailのアドレスを全員がすでに使っていたから。
使用時期不明。使用歴は1年。
組織変更で使用しなくなった。
・使用メンバー全員が既にGmailのアドレスを使用していたため、すぐに登録できた。
・同時編集も可能であった。
・後からドキュメントを確認するときに、誰が、どんな内容の編集を、いつしたか確認しやすかった。
・スマホからもアクセスすることが出来るので、思いついたらすぐに編集できるのがよかった。
・無料がゆえ、セキュリティに関する不安はどうしてもあった。
・会社のメールアドレスではなく、担当者個人のGmailを登録したため、人によっては少し抵抗があった。
・いつでも編集可能でありいつでも確認可能だが、そのため夜中や早朝に編集する人もいて、営業時間内のみで使用する人は逆にプレッシャーに感じている。
個人事業主や従業員が少ない企業であれば、無料でスタートできるので積極的に取り入れてよいと思う。
中小企業でも、部署ごとやプロジェクトごとでの使用も十分にあり得る。
テレワークや業務委託で使用するケースも多いと思う。
