国内80,000社以上が導入する国産老舗グループウェアがサイボウズ Officeです。
競合となるGoogle社のGoogle Workspaceやマイクロソフト社のMicrosoft 365よりも安い金額で導入が可能になります。
また、国産のグループウェアなので日本企業の商習慣にあった機能や手厚いサポートが期待できます。
初めて導入したグループウェアがサイボウズ Officeという企業も多く、編集部へ寄せられたコメントも、他ツールと比較してどうだったか、というものが少ないです。
使い勝手は問題ないものの、長年使われているためデザインがダサい、という声もあります。
国内80,000社以上が導入する国産老舗グループウェアがサイボウズ Officeです。
競合となるGoogle社のGoogle Workspaceやマイクロソフト社のMicrosoft 365よりも安い金額で導入が可能になります。
また、国産のグループウェアなので日本企業の商習慣にあった機能や手厚いサポートが期待できます。
初めて導入したグループウェアがサイボウズ Officeという企業も多く、編集部へ寄せられたコメントも、他ツールと比較してどうだったか、というものが少ないです。
使い勝手は問題ないものの、長年使われているためデザインがダサい、という声もあります。
2007年9月〜2016年12月
退職したため
・初心者でも抵抗感なく使えた。
・スマートフォンで予定を確認できて外出先でも閲覧できて便利だった。
・社内の全員の予定が見ることができた。
・社員の休みを把握できる。(休みの予定が見れるので、他店に用事があって連絡をするときに、担当者がいることを確認して連絡できる。無駄が省ける)
・操作が簡単で、使いやすい。
・つい忘れがちな予定は繰り返し登録できて、とても助かっていた。
・予定の中にメモを入れておけば、お客様の予定や話した内容も残る。
・同じ会議室を使う予約をしておくことでお客様を待たせることがない。
・よくシステムエラーでつながらないことがあった。
・社内掲示板はあまり利用されていなかった(わかりにくいという社員が多かった)。
・以前使用していたときは、専用のアプリがなくネットをわざわざ開かなくてはいけなくてとても不便だった。
・予定をすべてサイボウズに登録していたため、停電でネットが急に使えなくなりお客様への連絡先も予定に登録していたためとても困ってしまった。スマホも混雑していたのかなかなかネットが開けずにエラーの連続だった。
不動産会社におすすめしたいです。担当しているお客様からのお問い合わせ、連絡事項などを管理するにはとても最適なツール。手書きは消えてしまったり、メモは場所をとったり、探すのは大変ですが、サイボウズならば検索できます。問い合わせを受けたときに、何日にこういった対応をした。とメモがあれば、お客様とのやりとりもスムーズですし、ストレスがありません。
2019年4月から2022年4月現在も利用中
・メールの閲覧確認ができる為、伝わっているのかが分かり易い。
・同店舗内でもやり取りができる。
・稟議書のフォームが使いやすく反映が早い。
・トップページへの貼り付け機能が使いやすい。
・パソコンに不慣れなベテランの方もある程度直感で使える。
・共有フォルダの入っていないパソコンからのファイル移送などに役立っている。
・過去メールの検索がうまく反映できない。間違いなく入っているワードにも関わらず検索に引っかからないことが多い。
・スマホでの閲覧は動作・見た目共にいまいち。
・ワークフロー自体が使いにくくほとんど機能していない。
・トップページ古臭くぱっと見で見やすいデザインではない。
・トップページへの貼り付けは便利ではあるが量が多くなってくると見にくい為ソートできる機能があればよかった。
・Windows updateで動作が不安定になることが多々あった
web会議等のURL共有につかうがzoomの動作も問題ない
おすすめします。パソコンに不慣れな方にも直感的に使いやすいと思います。全ての機能を使いこなすのは難しいが社内連絡用ツールとしては不便はあまり感じないです。
また利用金額も高額ではないらしいので導入も容易だと思います。
2013年4月〜2013年3月
・参加者各々のスケジュール管理に優れているため、会議などの予定を計画するのに便利です。
・場所の予約業務に使えるので、いつでもどこからでも予約が可能です。
・上司への意見を素早く伝えることができるので、意思決定が素早く行えます。
・サーバーに不具合が発生すると全ての機能が使えなくなってしまいます。
上司への意見を素早く伝えることをおすすめしたいと思います。これは会社の種類に関係ありません。
職場において上司への意見を素早く伝えることはとても重要であり、それを紙を使わずに端末間での情報のやりとりで行えるのは大きな利点です。
スタンダードコース、月額一人500円
各社員のスケジュール管理やワークフロー、電話メモが一括で対応できるので選択をしました。
2020年1月～2022年4月現在も利用中
・スケジュールを部署ごと、個人で一括して見ることができる。
・ワークフローの承認や決裁の通知をメールに転送することができる。
・アプリを利用して外出先でも決裁や承認を回答することができる。
・ファイル管理を利用して各部署ごとにデータを格納することができる。
・ワークフローが簡易的な設定しかできず、一度申請すると決裁か差し戻ししか行うことができない。ひとり前の段階に戻すなど細かいことができず面倒なことが有る。
・電話メモを残すときに通知が飛ばない時がある。
・ファイル管理で格納するとデータを出すときにダウンロードしなければならずいちいち面倒。
通知にGoogleメールを連携しています。
おすすめしたいです。ワークフローの設定がとにかく簡単です。
システム担当の方のITリテラシーがあまり強くない会社さんなどには特に楽に設定できるので非常にオススメです。
社内のDX化に向け導入されました。
回覧物や電話メモやシフト表、タイムカードなどをクラウド上で管理するために使用しています。
2022年1月より2022年4月現在利用中です。
・いままで不明確だった他部署・他店の予定が共有されるようになって、予定が組みやすくなった。
・トップページにお知らせをアナウンスできるため、共有・周知のお知らせがしやすくなった。
・タイムカードシステムがあり、ボタンをクリックするだけで記帳できるので楽になった。
・報告や連絡などはこれまでExcelの表を使用しており、かなり重くなっていたが、クラウド上でやり取りできるのでパソコンがスムーズになった。
・TODOリストがあり、自分の作業を管理できるので、業務がスムーズになった。
・メール機能設定が大変で、パソコンが得意なスタッフが全員分を設定して回らないといけないので少し不便に感じた。
・見慣れない画面で少し見づらさもあった。
・メールはoutlook等をそのまま使った方が使いやすいし、見やすいと感じた。
・表示を更新しないとフォルダ追加の項目が表示されなかったり手間に感じた。
社内で管理方法や使っている書式等にばらつきがある会社におすすめです。フォルダやプロジェクトを一括して管理できるため、一気にDX化が進みます。
報告や連絡をすべてクラウド上で確認できて履歴も残るので、後から見直すこともできます。メール機能以外はすべて使える機能だと思います。
2019年9月～2022年1月
お互いのスケジュール把握のため
・外出している場合でもリアルタイムで帰宅時間などが変更される。
・お客様から問い合わせの電話やメールがあった際に何時帰社もしくは連絡が繋がりやすいかを伝えやすかった。
・自分が連絡したい場合も同じく相手が何をしているが確認しやすかった。
・ファイル管理を使ってデータの共有をしていたが、Excelやaccessなど毎回ダウンロードしないと開けなかったのは使いにくかった。
・データ更新の際にアップロードするのもやり方が少し複雑で、たまに作業中の状態で本人はアップロードが完了してると勘違いしていることがあった。
あまりおすすめしない。スケジュール管理やデータのバックアップ程度であれば使いやすいが日々更新されるデータの共有には適さないと感じた。留守番メモやメッセージを使うためにいろいろなデータを登録するのも面倒だった。
月額\500/人
2021年1月～2022年3月
・社内全員のスケジュール管理、情報共有、会議室/社用車/パソコンの管理
・複数人参加する会議など、スケジュール表を確認するだけで主要メンバーが参加可能な日程で予定を組むことができる。
・外出/出張中の方や管理職の方、時間シフト制メンバーの予定が即時確認できる事で、お客様対応の向上や社内業務の効率化が安心且つ正確に行える。
・社長や幹部役員の時間単位スケジュールの開示は非常に助かる。
・出張報告や社内改善案の共有が可能で、他チームの動きや様々な情報をひとりひとりの言葉でタイムロスなく届けられる。またその際は閲覧できるメンバーをあらかじめ選択することも可能。
・複数人で会議を行う際に参加者のスケジュールのみを一覧で表示できる機能がなく不便。参加者ごとに閲覧しスケジュールを記憶した上で操作している。
Excel、Word、Webのリンク、画像添付などは特に問題なし。
ただメール送信で自身が添付したファイルを後でメール送信画面で確認できないのは少々不便。
アナログよりはるかに便利になりましたので、スケジュールや社内共有が不安定な企業であれば是非一度お試しされる事をオススメします。その際、導入に至る理由を明確にされているほど最適なツールやプランが選択でき、導入後の成果や価値を感じて頂けると思います。
2013年9月18日～2022年4月現在も利用中
・メール、掲示板、ファイル共有の未読管理が見やすい
・所属グループ内、その他もスケジュール共有が見やすい
・必要な機能の基本をおさえているので初めて使う時でも問題なく利用できた。
・所属する地域のアカウントについて複数グループがあり、その時々で必要な人員情報が違うため切り替えできるのが見やすかった。
・文書提出等で上席の承認後に担当部署へ提出するため、宛先を追加するのに上席に任せられるのでスムーズだった。
システムとしてはやや古く感じるので、他の会社のシステムを試してみても良いと思う。
導入後しばらくは費用がかからなかったが、最近のバージョンでは自動バックアップする機能が有料になり（正確には保守に入らないとその機能は使えない）、数年前から保守料金のみ支払っている。
すべての機能を使いこなしているわけではなく、連絡機能とスケジュール機能がメインになっている。
2002年から2022年4月現在も利用中
・グラフィカルになっており感覚的に使える。
・値段が他のソフトに比べ安価で、環境設定も簡単になっていた。
・特にリマインダーの機能がありがたい。サイボウズにアクセスしなくてもお知らせしてくれる機能は、確認忘れ防止になるので重宝している。
・クラウド版は社外からもアクセスできるので、環境によっては社内外関係なく情報共有できる。
何種類もグループウエアを利用したわけではないが、他の同ソフトよりも安価なのでおすすめはできる。
2015年3月～2022年4月現在も利用中
・過去のデータを検索するにあたり、特に過去履歴の検索範囲が3か月、1年、全件とあまり細かく指定できないため、1年以上前の履歴を検索する際にデータ量が重くなり非常に時間を要することがある。
・データ量が多いこともあるが、そもそも動作が重い。過去に提出した稟議書などのデータを再利用しようとした際に検索に時間が掛かりスピード感が失われた。
・メールや共有ファイルの検索精度もあまり良くなく必要な情報の取得がしづらい。
・動作が重いため過去データの削除が行われたが必要な情報を事前に拾う作業が発生した。
同様の使用感で動作が軽いシステムもあると思わる。検索の不便さもあるためあまりおすすめできない。
編集部が選んだグループウェアのおすすめ22選を専門家への取材をふまえて比較紹介！機能やメリット、目的別の選び方もまとめたので比較検討の参考にしてください。
Google Workspace
kintone
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J-MOTTOグループウェア
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ザ 社内報
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