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個人でも会社内でも、Google Drive（グーグルドライブ）はおすすめの情報共有ツールです。
Googleドキュメントやスプレッドシートなども使うことができ、WordやExcelを持っていない人でも、簡単に文書を作成・共有することが可能になります。
個人でも会社内でも、Google Drive（グーグルドライブ）はおすすめの情報共有ツールです。
Googleドキュメントやスプレッドシートなども使うことができ、WordやExcelを持っていない人でも、簡単に文書を作成・共有することが可能になります。
飲食企業のため、業態ごとのマニュアル等多岐にわたる情報を誰でもアクセスしやすくしたかった。
2012年11月～2022年10月現在も利用中。
・マニュアルを作成した際に、目次ごとにフォルダ分けを行い、フォルダごと情報共有を行うことができた。
・社内メールもGoogleであったため、誰宛に情報を公開するかを細かく設定しながら、常に最新のマニュアルを公開することができた。
・基本的には全ての事務作業、提案作業等をGoogleドライブ上で行っていた。
・Microsoft officeに変換することができるアプリも揃っている。
・基本的には資料等も全てGoogleドライブ上に保存して、アクセスしやすい状態にしていた。セキュリティもしっかりとしていた印象で、外部から社内のドライブにアクセスできる設定だった。
・Googleアプリで資料作成をしたのちに社内に共有しながらクラウド上で進められることや、大人数が集まる会議でのプレゼン資料をひとつのフォルダにまとめアクセスしやすい状態にできるため、会議の円滑化にも寄与していたと思う。
Microsoft Officeのデータはそのまま変換できて便利だった。
Officeとも連携できて、社内ツールをGoogleでまとめるとChrome上でほとんどの業務が行えるためかなり生産性が高い。また、マニュアル等、常に最新の状態に更新しながら運用できるので、おすすめできる。
2012年11月頃～2022年10月現在も利用中。
・プラン的に割り振られた容量が少なく個人に割り振られたのは30GBだったので、容量はかなり圧迫されていた。特にプレゼン資料等を保管する場合に不向きだと感じた。
・パソコンによっては相性が悪いようで、現在使用しているMacBookでは問題なく操作できたが、以前使用していたDynabookでは、頻繁にエラーが発生して更新できなくなった。
・人為的ミスで、大切な情報が予告なく消えてしまったことがあった。
・画像等情報量が多いデータが増えてくると思いの外直ぐに容量不足となり、容量不足となった場合はGmailを含めて機能停止状態となってしまう。
コミュニケーションを強化するため。
2010年10月～2022年10月現在も利用中。
・操作については、教えてもらう必要がないぐらいとっつきやすくて誰でも操作が簡単にできるので、業務の引継ぎや指導が楽になった。
・操作に関しては、PCがある程度できる人なら5分ぐらいの説明とデータ共有設定だけしてあげると、すぐドライブを使った業務を開始できている。
・海外でも出張先でも、いちいち会社のネットワークにVPNで入ることなく、公共のネットワークからも利用できる。
・会社のネットワークはセキュリティが固く、どうしても利用するまでの手間がかかるが、ドライブはGoogleがセキュリティを担保しているので、利用するまでの手間が必要最低限で業務効率が上がった。
・まれにではあるが、Microsoft Office製品との相性が良くないと感じる。
・例えば、Microsoft Office製品で作成したExcelをドライブにアップロードした場合、Excelの作り方によっては文字化けしたり罫線がずれたり、セルの幅や高さがおかしくなることがある。あと関数などは、全て対応しているわけではない。
Googleのサービスはメールやカレンダーも含めて、世界中でもっとも使用されているツールである。
一度使えば誰でもその使いやすさとサービスの良さはわかると思うので、おすすめしたい。
無料プラン。
今までは社内サーバーで管理していたが、リモートワークも増えたので導入を決めた。
2018年～2022年9月現在も利用中。
・Googleのため、メールやチャット機能とも連携がしやすかった。
・普段使っているGoogleという事もあって、とっつきやすさがあった。
・ローカルをアップロード、クラウド上で完結など使いやすかった。
・社内サーバーだと不具合や管理権限などの設定はSEしかできないが、Googleドライブならばパソコンが使えるものなら誰でも使用可能なので、管理なども楽であった。
・特にVIPなどなくても自宅からデータ管理ができるのはかなり良かった。
・管理しやすいがゆえに、誰でも削除や更新ができてしまう。
・そのため、パソコンに疎いものがデータを間違えて消すなどのトラブルが起きていた。
・Google依存なので、Google側でエラーが起きてしまった場合、こちらも使用不可になってしまう。
・実際に一度だけGoogle側の大きなエラーが発生しシステムが全く使えなくなったときは、社内の業務が止まってしまった。
基本、どのような会社にもおすすめできる。
ただ、管理制限などの必要性がある場合は、多少SEもしくはサーバー管理をしたことがある人など、詳しい人がいた方が良いと思う。
使いこなせれば世界一のツールだと思う。
2022年5月～2022年9月現在も利用中。
・Web画面でも多少確認ができるので、データがあるかないか位の確認ができる。
・資料等を出先の携帯などで見る時に、携帯にExcelやWordがインストールされていれば見ることができるので、使い勝手が良く重宝していた。
・このフォルダ配下のみなど選べたりするので、必要以上のデータを連携することがない。
・前まではHDの容量を取っていたが、今はオンラインからデータ取得が可能になったことで、容量を取られる心配がなくなった。
会議資料等が持ち運びOKの書類であれば、Googleドライブに入れていればいざというときに出せるし、会社の人と共有ができるので、小規模の企業には向いていると思う。
特にタブレットでExcelやWordが使えると、かなり使い勝手がいい状態になるのでおすすめ。
2022年4月頃～2022年9月現在も利用中。
・前まではWeb画面からファイルを取得すると、ファイル名が日本語の場合文字化けしてしまい大変だった。いちいちコピー＆ペーストで、名前だけ戻すことをやっていた。
・重いファイルの場合、共有が終わったのかどうか分からず、閉じたら全然共有できていなかった。
・削除してもゴミ箱に容量が取られているので、毎回全部消すのが面倒。
通常使用で0円。
無料で運用できる点。
クラウド上で容量の大きいデータ(主にaiデータ)をやり取りできる点。
2020年4月~2022年9月現在も利用中
・有料サービスに比べてコストを抑えられる
・ほとんどのユーザーがGoogleのアカウントを持っている
・システムの中で困った時、わからなくなった時も解説しているサイトが多い。
・複数の人間でGoogleスプレッドシート等を共有、編集できる。
・導入以前はメールでやり取りをしていたが、海外や環境によっては送れなかったり多くの時間を要したりすることがあった。Googleドライブだとそ不安はない。
GoogleスプレッドシートとExcelファイルが連携しやすい。
同じファイルを見ながら行う業務がある会社には強く勧めたい。頻繁に容量の大きいファイルをやり取りする場合にも有効。
0円
共有ファイルの投下とダウンロードに使用。
2020年8月ごろ～2022年9月現在も利用中
・WindowsデスクトップUIとほぼ同様に操作できるため、直感で使いやすい。はじめての人間でも、パソコンにあまり慣れていない人間でもなれやすいという特徴がある。
・ダウンロードをするときや編集するときも右クリックでできるのでアクセスが非常に良いと感じた。
・基本料金無料で導入でコストがかからない
・ほかのgoogleサービスと連携しやすい
・容量によっては課金が必要になるため、扱うデータの大きさには注意が必要。
・クラウド上にファイルを投下するため、機密ファイルなどは暗号化する、圧縮して鍵を付けるなど面倒な対策を講じる必要がある。
（ファイルを右クリックして暗号化するなど）
ドライブ、ストレージサービスを何にするか迷っている、初期コストをおさえたに会社などは、まず試しに使ってみたらいいと思う。万が一さらなる容量が必要になっても課金のみで対応できる。
無料
2020年春~2022年10月現在も利用中
・現在、漏洩には発展していないが、はセキュリティは心配
・具体的には、取引先の会社の担当者が新製品の情報を含んだ機密情報をGoogleドライブで共有していた。一部のファイルが無制限に閲覧できる状況だったことから、その担当者が処分される結果となった。ヒューマンエラーとはいえメジャーなクラウドのデメリットだと思う。
・メニュー画面が見づらい
・G-mailと容量を共有しているので、簡単に容量オーバーとなる
・中国への出張が多く現地でも使用したかったが、全く使えなかった。(2020年1月時点)
セキュリティーに疑問があるので、機密事項等の情報を扱う場合は使用しない方がいい。
2018年11月~2022年9月現在も利用中
・ドライブ上のファイルを一度に検索できる。
・メンバーと共有できる。共有ファイルと個人ファイルを区別できる。
・機密性のある内容のファイルを、閲覧者や編集者を選択して設定できる。情報の内容によって、共有設定を行い、対象者以外には閲覧できないようにして、発表前の情報や、労務情報などの個人情報を含む情報を管理して作業ができる。
・共有のファイルが検索できて、他の人が作業したものでも検索できる。
・メールに添付する際に、容量が大きなファイルでもリンクとして添付できる。
・検索機能で検索すると、類似のファイル名や、一部一致のファイルなどもヒットしてしまう。実際に見たいファイルを探すのに手間がかかることがある。
・一度共有設定した他メンバーのフォルダ内にあるファイルや、保管用フォルダのファイルで、同じ名称のファイルが存在するとき、複数のファイルがヒットしてしまう。見たいファイルを特定するのが面倒。結局、複数のファイルをダウンロードして確認しなければならなかった。
