記事更新日: 2022/05/09
入社手続きのペーパーレス化を実現する電子雇用契約サービス
「ApplyNow Sign」は雇用契約書をオンライン上で締結できる、電子雇用契約サービスです。
面接から契約締結までをワンストップでできるので、書類のやり取りに関わる手間やコストを大幅に削減できます。
労働基準法に適合しており、電子契約で締結された契約書でも紙面同様の証拠力も担保しているので安心です。
操作画面もシンプルで分かりやすくITに不慣れな人でも簡単に操作できます。
しかし、雇用に関わる電子契約のみで活用できるサービスなので、企業間での契約には利用できない点には注意が必要です。
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「ApplyNow Sign」は、雇用契約をオンライン上で締結でき、契約データもクラウドで一元管理可能です。契約書の郵送や押印・チェックなどの手間やコストの大幅削減につながります。
既存の紙面での契約書の電子化・保管はできません。また、雇用契約のみに対応しており、企業間契約などには対応していないので注意が必要。
シンプルな操作画面でITに不慣れな人でも操作が簡単です。ユーザー側もメール内のURLから簡単に署名できます。
暗号化通信や24時間ごとの自動バックアップ・プライバシーマークの取得などセキュリティ体制が万全です。
このページの目次
「ApplyNow Sign」は、雇用に関わる契約をすべてオンライン上で締結できるので、場所を選ばず業務が可能。
動画面接サービス「ApplyNow」と連動でき、併用することで求人の掲載・選考・雇用締結までをワンストップで完結できます。
また、正社員採用だけでなくアルバイト・パートの採用にも利用でき、大企業から中小企業までのすべての採用に関わる契約に対応。
採用に関して迅速に対応できるので、求職者の待機時間も減り、よい人材を取り逃がすことも防げるでしょう。
[面接から契約までのイメージ]
オンライン上で契約が締結できるので、契約書の送付や押印などにかかる印刷代や郵送代・人件費を大幅に削減できます。
また、契約書は電子データとしてクラウド上で保管・管理することができます。
紙面の契約書は、ファイリングして保管するのも時間が掛かるうえに、大量になるとスペースをとり必要な時に探し出すのも時間が掛かるものです。
電子データなら、スペース不要で保管も簡単。
必要な時に書類を探す手間も時間もかからず、空いたスペースは社内で有効活用できます。
[コスト削減イメージ]
「ApplyNow Sign」では、「①契約書の作成・メール送付→②契約者の署名→③契約締結完了」の簡単なステップで雇用契約が完了します。
面倒な社内手続きもなくボタン1つで契約でき、どこでも作業できるので移動中や待ち時間などのちょっとした時間でも業務が可能。
採用に関わる時間を削減でき、別の業務の時間を取れるようになるので、企業の生産性工場にもつなげられます。
「ApplyNow Sign」は契約書だけでなく、給与の振込先情報やマイナンバーなどの情報収集・管理も可能です。
また、募集案件ごとに情報を管理できる管理画面は、関係者間での共有やステータス表示もできるので進捗状態の可視化も可能。
採用業務の効率化や必要な情報の管理の手間が削減でき、人事担当者の負担を軽減できるでしょう。
さらに、閲覧制限の管理や自動バックアップ・暗号化通信などのセキュリティ性の高い設計というも特長のひとつです。
安心して情報を管理できるだけでなく、企業のコンプライアンス強化にもつながります。
「ApplyNow Sign」は電子雇用契約サービスであり、対応しているのは雇用に関する契約のみです。
電子契約サービスでは、企業間取引などに対応しているものもありますが、「ApplyNow Sign」は対応していません。
雇用契約だけでなく、取引先との契約などで利用したい場合は、他のサービスを利用するようにしましょう。
電子契約書は「ApplyNow Sign」で作成して契約締結・管理します。
既存の紙面契約書の電子化や保管には対応しておらず、また自社で作成した紙面契約書のスキャンにも対応していません。
紙面契約書のスキャンや保管まで可能なサービスもあるので、すでにある契約書の保管で困っている場合は別のサービスを検討するとよいでしょう。
ただ、ApplyNow Signでは、過去のデータをCSVで一括アップロードすることは可能です。
詳しくはお問い合わせをする必要があります。
「ApplyNow Sign」はアルバイトや正社員などの採用のパターンや、企業規模に関わらず雇用契約に活用でき、雇用コストに悩んでいる会社ならより強みを生かせます。
オンライン上で締結できるので、雇用契約書の印刷代や、やり取りのための郵送代・人件費などのコスト削減につながります。
とくに毎月のように求人募集・採用している会社ならより削減効果はより大きくなるのでうってつけです。
オプションの動画面接機能を併用することで、面接から契約締結までワンストップで進められます。
また、管理画面は場所を選ばずいつでも利用できるので、人事担当者はいつでもどこでも採用業務を進行できます。
そもそも採用機会の少ない会社や、現状の体制で余裕のある会社では、導入のメリットはあまりないでしょう。
料金に関しては明記されていませんが、一般的に初期費用と月額費用がかかるため、採用件数が少ないのであれば、コストが高くなる可能性があります。
今後採用機会を増やすという場合は、料金と比較し検討するとよいでしょう。
「ApplyNow Sign」は、アルバイト・パートや正社員などすべての雇用に関する契約をオンライン上で締結でき、雇用に関わる手間やコストを大幅に削減できます。
採用業務の効率化やコスト削減を目指している企業にはうってつけのサービスだと言えます。
また、面接から契約締結までワンストップでスピーディーに対応でき、よりよい人材の採用チャンスの流出を防げるので、採用に力を入れたい企業にもおすすめです。
画像出典元：「ApplyNow Sign」公式HP
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