雇用契約書の電子化に要件はある?雇用関連書類電子化のメリットとは

雇用契約書の電子化に要件はある?雇用関連書類電子化のメリットとは

記事更新日: 2022/05/16

執筆: 編集部

コロナ禍でリモートワークが浸透し、書類や業務の電子化の波はすぐそこまで来ています。

雇用関連業務においては、2019年4月に労働条件通知書の電子化が解禁されました。

しかし、雇用契約書、労働契約書、労働条件通知書など、雇用関連書類にはいろいろな種類があり、どの部分をどのように電子化していいのか理解が不十分になりがちです。

当記事では、雇用契約書、労働契約書、労働条件通知書の違いを解説し、電子化するために必要な要件について詳しく記載します。

電子化がスタンダードになる時代は遠くない未来。雇用業務の効率化とコストダウンにもなりますので、雇用契約書などの雇用関連書類の電子化を検討してみてはいかがでしょうか。

契約関連書類は電子化できる!「雇用契約書」「労働契約書」「労働条件通知書」とは

混同し易い3種類の契約関連書類について解説していきます。

雇用契約書とは

雇用契約書は、労働者と会社の間での労働と報酬についての取り決めを文書にしたものです。

そもそも雇用契約とは、民法に基づいた契約で、労働に対する対価が「報酬」と記載されており、金銭に限定していない点が特徴として挙げられます。

雇用契約をしたのであればそれを書面にする義務がないため、雇用契約書を作成していない企業もあります。しかし、後々言った言わないのトラブルになることを避けるため、多くの企業が雇用契約書を作成しています。

作成する場合、雇用契約書は民法に則って作成し、双方の合意の上、署名・記名捺印がなければなりません。

雇用契約書は書面での交付が義務付けれらていませんので、すでに電子化(メール等で交付)している企業も多いでしょう。

労働契約書とは

雇用契約書に似た名前の契約書に、労働契約書というものがあります。

雇用契約書とほとんど同じ意味で使われていますが、違いは「雇用」と「労働」という文言です。何が違うのか確認しておきましょう。

労働契約書は、従業員と会社の間での労働と賃金についての取り決めを文書にしたものです。雇用契約書は「報酬」という文言でしたが、労働契約書は労働の対価は「賃金」だと明記しています。

雇用契約書と同様に、書面での交付が義務付けられているわけではありません。しかし、作成する場合、労働契約書は労働契約法に則って作成しなければなりません

細かいことを言うと、「労働」の範囲内に「雇用」という労働形態があるということを理解しておくべきでしょう。

労働形態にはほかにも「委託」や「請負」などがありますが、雇用契約書は「雇用」という労働形態での労働についての契約書となります。

労働条件通知書とは

労働条件通知書は、どのような条件で働くのかを詳しく記載した文書です。労働基準法に則って作成しなければならず、違反した時の罰則も設けられています。

その作成のためには、労働基準法施行規則を遵守します。絶対に明示しなければならないことなど明示事項が事細かに定められており、非常に重要ですので確認しておきましょう。

厚生労働省ホームページ内、「労働契約締結時の労働条件の明示~労働基準法施行規制が改正されました~」において、事業者向けリーフレットを見ると、簡潔にまとめられているので分かりやすいです。

労働条件通知書には、賃金はもちろんのこと、休憩や交通費、休業や退職に関わることまで詳細に記載します。

その量は膨大であり、それを全労働者(従業員)に交付しなければならないのです。

企業はコストと時間をかけてこれを作成していました。その労働条件通知書が2019年4月に電子化することが容認されたのです。

人事・労務担当者にとっては、待ちに待った電子化だったと言っていいでしょう。

3書類を表で比較してみよう

 

  雇用契約書 労働契約書 労働条件通知書
要約 労働者と会社の間での取り決め
(労働と報酬について)
従業員と会社の間での取り決め
(労働や賃金について)
どのような条件で働くのかを詳しく記載した文書
関係法令 民法 労働契約法 労働基準法
法令違反による罰則 なし なし 30万円以下の罰金
(労基法120条)
交付 義務ではない 義務ではない 義務
電子化 要件を満たせば〇
2019年4月から


労働条件通知書のみ、交付の義務があります。雇用契約書・労働契約書に義務はなく、電子化についても要件がありません。

電子化の要件があるのは労働条件通知書です。詳しく見ていきましょう。

労働条件通知書の電子化要件と注意点

原則として書面交付ですが、以下の要件を満たせば電子化が許可されます。電子化するにあたっての要件と、それに不随する注意点を確認していきましょう。

1:労働者本人が電子化を希望している

希望しているかどうか、本人の意思をきちんと確認する必要があります。

希望していないにも関わらず、メールに添付し送付するのみでの明示は労働基準関連法令違反となりますのでご注意ください。本人が書面での交付を希望した場合は、従来通り書面で交付しましょう。

2:労働者本人に届くこと

通知媒体について「受信をするものを特定して情報を伝達するために用いられる電気通信」と定められています。

これはGmailやYahoo!メールなどで本人のみが閲覧できるようなメールサービスなどが挙げられます。ブログやホームページへの書き込みでの明示は認められません。

文字制限があるようなSMS等も、ファイル添付ができないため望ましくありません。そして、送付したままにせず、本人に届いたかどうかをきちんと確認しましょう。

3:本人が書面として出力できること

なるべく出力して保存するように記載されています。そのため、印刷がし易いように、PDFファイル等での添付が推奨されています。

SMSなどの文字制限の都合で細切れに文章を記載すると、保存・印刷しづらいので望ましくありません。

電子化で業務効率が向上、大幅なコスト削減も

雇用関連書類が電子化できるとどのようなメリットがあるのでしょうか。導入する前に知っておきたいメリットを詳しくみていきましょう。

煩雑な雇用関連業務を電子化で効率的に

雇用関連業務を電子化する企業が増加している背景には、煩雑な業務の実態があります。

義務ではないとはいえ、トラブルを未然に防ぐために、雇用契約書や労働契約書は多くの企業で採用されてきました。

業務の電子化を進んで導入している企業では、すでに雇用契約書は電子化されています。

しかし、労働条件通知書は書面で交付が義務付けられおり、雇用契約書と労働条件通知書を別々に作成する手間がありました。

少しでも業務を効率的に進めるために、「雇用契約書兼労働条件通知書」として書面交付を実施していた企業も多くあることでしょう。

2019年4月に解禁されてから1年は、電子化を導入する企業の増加はあまり著しくありませんでした。

ちぐはぐは業務のままでも我慢できたからです。しかし、新型コロナウィルスの蔓延でリモートワークを余儀なくされ、契約書類の作成や送付、管理に不便を感じるようになり、電子化する企業が一気に増加しました。

ペーパーロジック社の最近の調べによると、東京に本社を置く企業の2割が、すでに雇用関連書類の作成から管理までを電子化しているようです。

当該業務の一部で電子化を採用している企業はなんと5割を超えます。それらの企業は一様に、煩雑な業務からの解放を喜んでいることでしょう。

業務効率化はコスト削減とともにある

2019年の電子化解禁を受け、雇用契約書・労働条件通知書をどちらも電子メールなどで送付することができるようになりました。

これで、バラバラに作成する手間も、まとめて出力するコストもかからなくなったわけです。

嵩んでいた印刷代、用紙代、郵送代などが不要になるわけですから、とてつもないコスト削減になります。

さらに、雇用関連書類を作成する業務が一つに集約され得ることで、ツールやソフトウェアサービスを容易に利用できるようになりました。

雇用契約などを電子化したサービスは、これから多くの企業で導入されることが予想されます。

コロナ禍のリモートワークにおける不便を取り除き、よりスムーズに業務を進めるためにも、サービス導入を検討してみてはいかがでしょうか。

これなら失敗しない!おすすめ労務管理システム5選

リモートワークの浸透で、ずいぶん多くのサービスが開発されています。どのようなものがあるのか、おすすめの労務管理システムを紹介いたします。

1. シェアNo.1の人事労務ソフト!『SmartHR』

画像出典元:「SmartHR」公式HP

特徴

「SmartHR(スマートエイチアール)」は2万社以上の導入実績を誇る労務管理システムです。

最大の特徴は質問に答えるだけで重要書類が作成できる簡単さです。Web上で書類作成や管理が行われるため、紙もハンコも使う必要がありません。

e-Gov APIと連携しているため、役所やハローワークへの書類提出もWEB上で完結します。

実際にSmartHRを導入した企業では、「2人で1,700人分の給与計算が可能になった」「社員の60%の生産性が向上した」などの実績も出ています。

従業員情報を一元管理するクラウド人事労務ソフトなので、社労士がいなかったり従業員が多い企業には特におすすめです。

社会保険労務士

金山杏佑子氏のアドバイス

「SmartHR」は、幅広い規模の企業にオススメしているシステムです。
30名未満の会社では無料で利用できる点から中小企業にも導入されている印象。勤怠管理や給与計算の機能はないが、API連携させれば他システムと組み合わせて問題なく使えるので総合的におすすめできます。

機能

  • 従業員情報の一元管理
  • Web上で給与明細、年末調整など自動で作成
  • 入退社・社会保険・雇用保険などの手続きや管理が可能

料金プラン

プラン 月額費用 機能 従業員数
¥0プラン 0円 一部利用できない機能あり 30名まで
スモールプラン お問合せ 労務手続きや情報管理の効率化
(小規模の企業向け)
50名以下
スタンダードプラン お問合せ 人事・労務の効率化と従業員情報の一元管理(あらゆる規模の企業に対応) 50名以上


どのプランでも初期費用はかかりません。

実際に利用したユーザーの口コミ

コンサルティング

101~250人

 

間違いやすい部分にコメントがあるのでわかりやすい

年末調整をこのSmartHRで行うようになって今年で2回目でしたが、間違いやすい部分は補足のコメントがあるのでとてもわかりやすいです。いつでもオンラインでパパっと作成・申請できるので大変便利でした。

メーカー

51〜100人

 

初期設定に時間がかかった

操作こそ簡単でしたが、初期設定に時間がかかりました。もっと簡単なマニュアル等があれば初期の稼働がスムーズにいったと思います。


SmartHRの口コミをもっと見る

 

2. 労務管理システム初心者なら絶対!『ジョブカン労務HR』


画像出典元:「ジョブカン労務HR」公式HP

特徴

「ジョブカン労務HR」は、初めて労務管理システムを利用するという方に絶対的におすすめしたいシステムです。

導入実績はシリーズ累計で100,000社以上とかなり多くの会社で使われてて、とにかく使いやすく労務業務に不慣れな人でも書類作成から申請まで簡単に行うことができます。

たった1分で無料アカウントが発行できて、即日簡単に始められるという導入ハードルの低さも初心者にお勧めしたい理由です。

帳票は自動的に作成され、ボタンひとつで主要な社会保険・労働保険の書類を提出することができるため、役所まで足を運ぶ必要もありません。

「システム導入の際の初期設定が面倒だ」という方でも、初期設定を代行してくれるオプションプランもあるので安心です。

社会保険労務士

金山杏佑子氏のアドバイス

ジョブカンは費用が安く、従量課金制なので「かかる費用」が分かりやすいので、導入コスト・ハードルが低いのが良い点。シリーズ化されているので単品導入が可能、知名度も高いので人気のシステムという印象です。一方で、初期設定が少し難しいです。ヘルプページだけでは苦労する企業もあると思います。

機能

  • 従業員情報の一元管理
  • あらゆる手続きの自動化
  • TODOリストによる進捗管理等、各種機能で業務効率化をサポート

料金プラン

プラン サポート&初期費用 月額費用 従業員数
無料プラン 0円 0円/ユーザー 5名まで
有料プラン 0円 400円/ユーザー 無制限

 

実際に利用したユーザーの口コミ

小売

101~250人

 

膨大な社員情報がスムーズに管理できる

膨大な社員情報を管理しているような職種や部署におすすめできます。正確に、そして必要なときに目的のデータをすぐに出せるなど、情報管理がスムーズにできるようになります。

サービス

51〜100人

 

旧姓と新姓の管理がしづらいのがデメリット

「結婚をしたあとの旧姓と新姓を使い分けての管理」が少々しにくいというのは気になる大きなデメリットであり、不便な箇所だと思います。女性社員も多い会社からするとこの箇所は強く改善を希望します。


ジョブカン労務HRの口コミをもっと見る

ジョブカン労務HR 含む労務管理システム資料をDL

 

 

3. 帳票は104種類に対応!『オフィスステーション 労務』


画像出典元:「オフィスステーション 労務」公式HP

特徴

「オフィスステーション 労務」とは、大手企業を含む2万社以上に導入されている実績豊富な労務管理システム。

他社と比べて機能も充実しており、人事・労務における幅広い業務の効率アップ・ペーパーレス化に役立ちます。

勤怠や給与、年末調整、マイナンバー管理などの外部ソフトとの連携やe-GOVへの対応、セキュリティの高さなども魅力

無駄な出費を抑え、低額で利用することができるのも大きな特徴です。

社会保険労務士

金山杏佑子氏のアドバイス

「オフィスステーション 労務」は100人規模の大企業や社労士向けのシステム
対応帳票が他システムと比べてもかなり多いので玄人向けのシステムですね。逆に人数がそこまで多くないような企業では、そこまでの機能が必要ないとなるパターンが多いです。

料金プラン

オフィスステーション 労務の料金プランは1種類。

初期費用は登録料の11万円(税込)で、毎月従業員ひとりあたり440円(税込)がかかります。

名目 費用
登録料 110,000円(税込)
従業員ひとりあたりの月額利用料 440円(税込)
ユーザー数 無制限

 

実際に利用したユーザーの口コミ

商社

251~500人

 

管理者向けにおすすめ

色々なシステムを検討して最後にスマートHRとオフィスステーションの2択になり、価格面をみてオフィスステーションに決めました。管理者にとってはオフィスステーションの方が使いやすいと感じました。

コンサルティング

11〜30人

 

社会保険の手続きの一部には対応しておらず

簡単な手続きはオフィスステーションで十分でしたが、オフィスステーションでは申請できない社会保険の手続きもありました。そこにも完全に対応したら、完璧なツールだったと思います。


オフィスステーション 労務の口コミをもっと見る

オフィスステーション 労務 含む労務管理の資料をDL

 

関連記事

オフィスステーション 労務の評判・特徴・料金を徹底解説!

この記事ではオフィスステーション 労務の評判や口コミ・特徴・料金や価格などを紹介していきます!

 

4. 社内に散らばる労務管理を一気通貫で対応!『freee人事労務』

画像出典元:「freee人事労務」公式HP

 

特徴

「freee人事労務(フリー人事労務)」は勤怠管理・給与計算・年末調整・助成金の申請など、幅広い労務管理をカバーしてくれるシステムです。

複数の労務管理において共通で使用する情報は、freee人事労務がデータベースとなり入力を1回で済ませることができるので業務が効率化するでしょう。

社内では多くの労務管理に関する業務が散らばりがちですが、人事労務freeeであれば一気通貫で行って対応コストを削減可能です。

社会保険労務士

金山杏佑子氏のアドバイス

「freee人事労務」は、勤怠管理・給与計算・入退社時の対応など一連の業務が全て完結します。その分、料金はジョブカンなどと比較すると少し高いですし、カスタマイズの幅は狭まります。
とりあえず一連の労務管理を全体的に楽にしたい!という企業には合うと思います。

機能

  • 社内の勤怠管理を自動で集計
  • 年末調整や労務保険・住民税の更新などを管理・サポート
  •  入社情報など労務管理機能

料金プラン

プラン 月額料金 機能 従業員追加
ミニマムプラン 1,980円~
(3名まで一律料金)
基本的な労務管理全般 月額300円
/ユーザー
ベーシックプラン 3,980円~ 従業員による勤怠打刻等追加 月額500円
/ユーザー
プロフェッショナルプラン 8,080円~ フレックス制などに対応 月額700円
/ユーザー
エンタープライズプラン お問合せ 従業員情報のカスタム項目 お問合せ


月額料金は年額プランの場合の金額です。どのプランでも初期費用はかかりません。

実際に利用したユーザーの口コミ

IT

1001人以上

 

労務まわりを一つに統合できる点が魅力

勤怠管理システムだけではなく給与計算や年末調整、労務手続き(入退社手続き)等を一つのシステムに統合できる点は、大きな魅力だと思います。一つに統合することでコストメリットが生かせました。

コンサルティング

11〜30人

 

電話対応が付かないプランがある

選んだ料金プランによっては電話によるヘルプデスク機能が付いてこない点が不便だと感じました。最初は一番価格の安いプランを選択していたが、人事、経理から電話で聞かないとわからないことがあると報告が上がってきたため、プランを変更しました。


freee人事労務の口コミをもっと見る

 

 

5. 手厚い導入サポートで安心!『クラウドハウス労務』

画像出典元:「クラウドハウス労務」公式HP

特徴

「クラウドハウス労務」は労務に関わる業務をペーパーレスにすることで、コストや手間の大幅削減が可能。

使いやすさにこだわった操作画面や充実したヘルプ機能で、スマホやパソコン上で誰でも簡単に操作ができます

導入前・導入後のサポート体制も充実しているので安心して運用スタートできるでしょう。

ただし、労務業務に特化しており、給与計算や勤怠管理には対応していないため、検討の際には注意が必要です。

機能

  • 入社手続き自動化
  • 雇用契約の電子化
  • 社員からの住所変更などの申請管理
  • 年末調整電子化

料金プラン

月数万円から利用可能。課題を踏まえた上で見積もり・提案をしてくれます。

詳細は資料をご参照ください。

クラウドハウス労務 含む労務管理の資料を一括DL

 

 

忘れないで!電子帳簿保存法への対応

電子契約サービスを検討している方も多いと思いますが、契約書のデータ保存は、電子帳簿保存法に対応させて、法的な効力を保持するようにしてください。

その注意点を詳しくみていきます。

1:雇用契約書(労働契約書)の電子化

雇用契約書は数ある契約書の中の一つです。電子契約を導入してそれを電子化する場合は電子帳簿保存法に則り進めましょう。

契約書はもともと署名・記名捺印をすることによって、本人であることを担保していました(本人性の担保)

記入された日付により、いつ作成したのかが明示的であり(原本性の担保)、書面で交付されることによって改ざんされていない証明となります(非改ざんの証明)

電子契約を締結するのであれば、本人性の担保のために「電子署名」を、原本性の担保のために「タイムスタンプ」を用い、その2つをもって非改ざんを証明し、締結された契約書の完全性(真実性)を担保する必要があります。

さらに、画面や出力時にきちんと内容が見て取れるようにし(見読性の確保)、範囲指定などで検索をかけられるようにします(検索性の確保)

これらを満たす必要がありますので、電子契約締結サービスをお探しの場合は、電子帳簿保存法への対応があるかどうかが、取捨選択の一つの判断となるでしょう。

2:労働条件通知書の電子化

労働条件通知書はあくまで「通知書」ですので、契約書ではありません。しかし、雇用契約書と兼用している場合は、その電子化に注意が必要です。

労働条件通知書の電子化要件を満たし、さらに雇用契約書の電子帳簿保存法へ対応しているかどうか、きちんと確認しましょう。

雇用契約書と労働条件通知書を別々に作成すると二度手間になる場合が多くあります。

ですので、これからどちらかを電子化しているのであれば、兼用書類を作成し一つにまとめるほうがより業務を効率化できると言っていいでしょう。

兼用書類の作成に対応しているサービスをご検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

雇用契約の電子化が大きく進んだことは、非常に喜ばしいことです。

ほかにも、給与システムや勤怠管理などの電子化が次々と進んでいます。それに伴い、セキュリティーやプライバシーの管理、権限付与の制限などに注力することが急務だと言えます。

さらには、その他の契約書の電子締結業務や、国税書類の電子化と並行して進めていくのであれば、電子帳簿保存法にも対応できるようにして、書類や業務の電子化時代を先取りしましょう。

画像出典元:Pixabay

この記事に関連するラベル

労務管理システムの概要・サービス一覧をみる

最新の記事

比較検討におすすめのお役立ち資料

【特典】労務管理システム選びのお役立ち資料
労務管理システム
資料がすぐに届く!
一括資料請求
起業LOG運営のプロトスター社では一緒に働く仲間を募集しております

ページトップへ