社員管理とは?従業員管理のコツやメリット、おすすめ管理システムも

社員管理とは?従業員管理のコツやメリット、おすすめ管理システムも

記事更新日: 2021/03/31

執筆: 編集部

会社の従業員を管理する「社員管理」

社員管理は導入により様々なメリットを得られますが、しっかり内容を理解してから導入しないと、多くの費用や時間がかかりかえって社内環境が複雑になってしまいます。

今回は、そんな社員管理の意味や導入のメリット、導入方法からおすすめの労務管理システムをまとめました。

これを読めば、社員管理の大まかなイメージを掴みつつ、効率よく社員管理を導入することができます。

社員管理とは

まず、そもそも「社員管理」とは何を指しているのでしょうか。

まずは社員管理そのものについて、意味や役割などを確認していきましょう。

社員管理の意味や役割

会社では主に「人」や「モノ」、「お金」を管理しています。

そのうち社員管理は「人」の管理に関する事柄全てを指しており、その内容は大きく次の2つに分けられます。

  • 人事管理
  • 労務管理


社員管理は、社員一人一人がどんな環境・パフォーマンスで機能しているか知るために、大きな役割を果たしています。

こちらについて、さらに詳しく掘り下げていきましょう。

社員管理の種類と内容

社員管理は、大きく「人事管理」と「労務管理」に分けられます。それぞれの内容を押さえて、社員管理そのもののイメージをより深めていきましょう。

人事管理

人事管理は、社員管理の中でも人材の確保・教育・配置・評価にまつわる管理業務を指しています。具体的には、

  • 新入社員の採用
  • 採用した新入社員、中途社員、アルバイトなどの教育
  • 年に数回の評価、フィードバック業務


などが例として挙げられます。

労務管理

一方、労務管理は社員が行う「仕事」や仕事を行う「環境」、仕事に対する「報酬」などにまつわる管理業務を指します。こちらの例としては、

  • 勤怠管理(社員の健康維持なども含む)
  • 給与管理
  • 福利厚生、社内環境などの管理・改善
  • 雇用関係、労働環境の管理・整備


などが挙げられるでしょう。

このように一言で「社員管理」と言っても、その中にはたくさんの業務が含まれています。

会社の社員管理制度を整備するのであれば、まずはそういった社員管理の全体像を押さえることが大切です。

社員管理を行う目的

では、なぜ会社で社員管理を行う必要があるのでしょうか。

前提として、会社の行う経営活動には何かしらの「目標」があります。当然、社員管理も会社の目標を達成するために行われるものです。

では、会社で立てた目標は、達成できればそれで良いのでしょうか?

もちろん、会社で設定された目標を達成できることは大切です。しかし折角なら、より効率よく、効果的に、少ないコストで目標を達成したいですよね。

社員管理の1番の目的は、この「会社の目標をより効率的に達成できるよう、社員を管理すること」にあります。

社員管理を丁寧に行うことで、従業員のパフォーマンスや勤務環境を多角的に把握できるため、売上を追うだけでは分からない会社・従業員の成果や課題を知ることができるのです。

社員管理を行うメリット

社員管理を行うことで、会社側には次のようなメリットが生まれます。

  • 社員を適切に管理、配置できる
  • 社員の業務パフォーマンス、業務環境を把握できる
  • 社員一人一人に、メンタルケアなど細やかなサポートを行える


これだけのメリットがある社員管理ですが、先ほどお話ししたように、社員管理には様々な業務が含まれます。

社員管理を人の力だけで行うには、膨大な作業量や時間、人員が必要になってしまうでしょう。

そこでおすすめなのが「社員管理システム」による社員管理です!

続いては、少ない負担で社員管理を行える「社員管理システム」についてご紹介します。

社員管理システムとは?

社員管理をより楽に行うため使われる「社員管理システム」。

社員管理の内容が多岐にわたっていることもあり、社員管理システムも様々な種類に分かれています

社員管理システムの種類や役割などについて確認していきましょう。

社員管理システムの意味

社員管理システムはその名の通り、「社員管理」をスムーズに行うためのシステムです。

スピーディーかつ正確に、そして長期的に社員管理を行いたい会社にとって、社員管理システムは心強い味方になってくれます。

社員管理システムの種類と役割

社員管理システムは、その役割によって次の6種類に分けられます。

  • 給与管理システム
  • 勤怠管理システム
  • 人事管理システム
  • 評価管理システム
  • スキル管理システム
  • 労務管理システム


これらのうち1つに特化したシステムもありますが、現在はいくつかの役割を持っているものや、全ての役割を網羅したものなども開発されています。

では、それぞれの役割について詳しく見ていきましょう。

給与管理システム

社員に支払う給与を管理するシステムです。次のような業務に対応します。

  • 社員の給与計算
  • 給与の支払い処理
  • 給与の明細作成
  • 給与にかかる手当てや補助の自動算出


給与管理システムは、煩雑な給与管理を一気に管理・処理してくれます。処理も正確なので、振り込み間違いや振り込み忘れを確実に減らせる点もメリットの1つでしょう。

勤怠管理システム

社員の勤怠管理をしてくれるシステムで、次のような役割を果たします。

  • シフトの管理、修正
  • 出退勤時刻の記録、管理(自動入力できるシステムも)
  • 休暇申請、記録、管理


勤怠管理システムについては、フレックス制や変形労働制など勤務形式に合わせた記録機能を兼ね備えているものもあります。

複雑な勤怠管理をスムーズに行いたい会社や、様々な勤務形態の社員がいる会社にぴったりのシステムです。

 

人事管理システム

人事管理システムでは、社員個人に関わる情報を管理できます。具体的には、以下のような業務に対応可能です。

  • 基本情報管理(名前・生年月日など)
  • 労務情報の管理(給与・労働時間など)
  • 経歴の管理(入社・退職・異動など)
  • 人事による評価内容の管理(目標管理・MBO管理など)
  • スキル管理(保有資格・研修情報など)


社員の個人情報は様々な状況で活用できる一方、管理が難しいと感じている会社も多いと思います。そんな情報管理の負担を減らしてくれるのが、人事管理システムです。

 

評価管理システム

評価管理システムは評価にかかる負担を減らしてくれるシステムで、以下のような役割を持ちます。

  • 社員の目標や進捗管理
  • 目標の多角的評価やその管理
  • 評価に基づいたデータ分析


日常業務の中で社員一人一人に目を配るのは難しい場合もあるため、評価管理システムの力を借りて社員の評価とその内容の管理を行うのも方法の1つでしょう。

スキル管理システム

スキル管理システムは、社員一人一人の持つスキルにまつわる管理システムです。社員の持つスキル、資格、経歴を管理できます。

従業員は、資格など目に見えるスキルだけを持っているわけではないため、そういったスキルをまとめて管理、可視化できるのはスキル管理システムの強みでしょう。

社内における人材配置の際や、業務の割り当て時にも活用できるシステムです。

労務管理システム

労務管理システムは、主に会社で必要な労務系の手続き・管理を行うシステムです。主に、以下のような業務に対応します。

  • 入社・退社手続きの必要書類作成・提出
  • 扶養家族の追加・削除手続き
  • 年末調整書類・雇用契約書などの作成・提出
  • マイナンバーの収集・管理


これらはいずれも、提出期限が決まっていたり手続きが煩雑だったりと会社にとって負担の大きい手続きばかり。労務管理システムなら、それらの手続きを簡単にシステム化できます。

 

社員管理システム導入で得られる効果

様々な性能を持つ社員管理システム。ここで、社員管理システムの種類を踏まえて、導入することで得られる効果について見ていきましょう。

「社員管理システムなら社員管理にかかる手間や時間を減らせる」ということを踏まえて考えると、分かりやすいかと思います。

業務効率を改善できる

社員管理システムは、導入によって業務効率を改善することができます。

システムの導入によって社内環境が整備されるため、煩雑な事務処理や情報の捜索などが減って業務効率の改善につながるのです。

情報漏洩を予防できる

社員管理システムを導入するとなると、今まで紙などで管理していた情報もデータで管理することになります。

加えて、社員管理システムには厳重なセキュリティ管理システムも搭載されていることが多いため、導入することで情報漏洩の防止にも繋がるのです。

情報を会社内で共有できる

社員管理システムを通して社員情報を社内で共有できる点も、社員管理システム導入によって得られる効果の1つです。

特に大きい会社だと、異動に伴う情報の共有も大変でしょう。社員管理システムならシステムを見ただけで従業員の情報が分かるため、情報共有にかかるコストやトラブルを減らすことができます。

人的ミスを減らせる

また、社員管理システムの導入は「社員の人的ミスを減らす」ことにも繋がります。

情報管理・処理では、どうしても人の手によるミスが生まれてしまいます。しかし、情報管理システムには自動計算機能やスケジュールの通知機能もあるため、この人的ミスそのものを減らすことも可能になるのです。

社員管理の方法や管理システムの選び方

社員管理システムがどういった役割を果たすのか、だんだんイメージできてきたでしょうか。

ここで、具体的な社員管理の方法や社員管理システムの選び方についてご紹介します。

自社の状況に合った社員管理システムを導入したい方はぜひ、参考にしてみてくださいね。

社員管理の方法とポイント

まずは社内の社員管理制度を整備するための、大まかな流れについてまとめました。

1. 現状、会社にある問題をピックアップする

2. 管理しきれていない部分を整理する

3. 必要な社員管理システムを検討する

4. 社員管理システムを導入、運用する

5. データを抽出し分析、改善等を行う


この流れを元に、社員管理制度を整備する際のポイントについてさらに掘り下げていきます。

様々な会社に共通する部分をまとめましたので、ぜひ参考にしていただけたらと思います。

1. 現状、会社にある問題をピックアップする

まずは現状の把握です。会社で煩雑に感じている部分をまとめ、それぞれどういった部分でつまずいているか整理しましょう。

2. 管理しきれていない部分を整理する

続いては、1でまとめた問題の原因について見ていきます。

その問題が何かしらの管理不足によって起こっているのであれば、社員管理システムによって改善できるかもしれません。

3. 必要な社員管理システムを検討する

ここで、整理した問題を元にどんな社員管理システムが必要か検討しましょう。先ほどご紹介したシステムの種類を参考にすると、より考えやすいかと思います。

また、システムを選ぶ際にはセキュリティにも配慮しましょう。

もちろん、より適切な管理システムがないか導入後も考えていくことは大切です。しかし、セキュリティに関しては情報漏洩を避けるため、最初から特に力を入れて検討しましょう。

4. 社員管理システムを導入、運用する

システムを決めたら、あとは導入と運用です。業務の中でシステムを運用し、使い勝手や導入により生まれた変化などについてチェックしていきます。

5. データを抽出し分析、改善等を行う

社員管理システムでは、データの分析や抽出も行うことができます。だからこそ、必要になってくるのはシステム導入後の分析・改善です。

ポイントは、評価・改善などは公平に行うこと!特定の人物や部署だけではなく、平等にシステムを活用していきましょう。

さて、ここまで社員管理を整備していく流れを見ていきましたが…特に難しいのは3の「社員管理システムの検討」ではないかと思います。

そのため続いては、社員管理システムの選び方ついて詳しく見ていきましょう!

社員管理システムの選び方

社員管理システムを選ぶ際には、次のようなポイントをチェックするのがおすすめです。

簡単に操作できるか

社員管理システムは、様々な社員が業務の中で使います。そのため、パソコンが苦手な方や外国人の方でも簡単に活用できるか考えることは大切です。

会社によってはシステムの見た目や使い勝手だけでなく、標準言語を切り替えできるかなどにも注目してみてください。

クラウド型か、オンプレミス型か

社員管理システムには、クラウド型とオンプレミス型があります。それぞれの特徴は以下の通りです。

クラウド型
  • クラウドベースでサービスが提供される
  • サーバや回線を自社で導入、管理しなくてよい
  • 少人数なら安いが、人数の増加に伴い金額が上がる
オンプレミス型
  • サーバや回線を自社で用意し、サービスを導入する
  • クラウド型よりサービス導入にコストがかかる
  • 個人情報流出の危険性は下がる


現在主に利用されているのは、導入の手間も少ないクラウド型の社員管理システムです。しかし「使用人数に伴う金額アップ」などデメリットもあるため、事前にどちらのシステムを導入するか検討しておきましょう。

既存のシステムなどと連携できるか

導入を検討している社員管理システムが、現在会社にあるシステムやファイルと連携できるかも検討しましょう。

せっかくシステムを導入しても、今社内にある情報を取得・連携できなくては意味がありません。

システムに付属するサポート体制

導入を検討している社員管理システムに、どんなサポート内容が付いているかもチェックが必要です。

社員管理システムにはしばしば、導入や運用の際に使えるサポート内容が付いています。その例がこちらです。

  • 24時間サポート
  • サポート形式の充実(電話・メール・訪問など)
  • 評価フローの構築、反映サービス
  • データベース構築、反映サービス
  • 初期設定対応


なるべくお得に社員管理システムを活用したい方は、サポート内容にも目を向けてシステムを検討してみましょう。

これなら失敗しない!おすすめ労務管理システム4選

最後に、おすすめの社員管理システムについてご紹介します。今回は特に選ぶのが難しい、労務管理システムからいくつかピックアップしてみました。

どのような負担を減らしてくれるシステムなのか、自社の性質と合ったシステムなのかなどについて、意識しながら読んでみてくださいね。

1. シェアNo.1の人事労務ソフト!『SmartHR』

画像出典元:「SmartHR」公式HP

多様な働き方支援の専門家 株式会社OKAN 代表取締役 CEO

沢木 恵太

大学卒業後、フランチャイズのコンサルティング会社に入社。数年後にソーシャルゲーム開発企業に転職。経営者としての胆力を求め、ゲーム業界とは真逆の教育系ベンチャーでスタートアップを経験し、組織を大きくする力を学ぶ。2012年に個人向け総菜配送サービスで起業。「株式会社OKAN」として法人向けサービスにシフトし、急成長を遂げている。2019年には、ハイジーンファクターに特化した、日本で初めての調査・改善サービス『ハイジ』をリリース。

生産性の観点から、非常に役に立つサービス

SmartHR最大の魅力は、非常にわかりやすいUXにあります。
例えば、年末調整のサービスは会計系のサービスでも提供していますが、UI/UXにかなりの差があります
IT業界で導入するならまだしも、非IT業界でサービスを導入する場合、必ずしもリテラシーが高いわけではないと思います。
 
そうしたときに、仮にUXが悪く、人事総務や労務に問合せが殺到してしまうと、せっかく生産性を上げるために導入したのに、本末転倒になってしまいます。
 
もちろん、雇用契約から年末調整まで、全てオンラインでこなしてくれるので、生産性の観点から、非常に役に立つサービスだと考えられます。
 
小規模企業から大企業まで、全てに利用できるサービスです。
特に店舗が全国に散っている企業にとっては、雇用契約書を全店舗から集めるなどの大変な作業も全てオンラインで完結させることができるので、非常にオススメできるサービスです。
多様な働き方支援の専門家 沢木恵太がオススメするBtoBサービス7選

特徴

「SmartHR(スマートエイチアール)」は2万社以上の導入実績を誇る労務管理システムです。

最大の特徴は質問に答えるだけで重要書類が作成できる簡単さです。Web上で書類作成や管理が行われるため、紙もハンコも使う必要がありません。

e-Gov APIと連携しているため、役所やハローワークへの書類提出もWEB上からできます。

実際にSmartHRを導入した企業では、「2人で1,700人分の給与計算が可能になった」「社員の60%の生産性が向上した」などの実績も出ています。

従業員情報を一元管理するクラウド人事労務ソフトなので、社労士がいなかったり従業員が多い企業には特におすすめです。

機能

  • 従業員情報の一元管理
  • Web上で給与明細、年末調整など自動で作成
  • 入退社・社会保険・雇用保険などの手続きや管理が可能

料金プラン

プラン 月額費用 機能 従業員数
¥0プラン 0円 一部利用できない機能あり 30名まで
スモールプラン お問合せ 労務手続きや情報管理の効率化
(小規模の企業向け)
50名以下
スタンダードプラン お問合せ 人事・労務の効率化と従業員情報の一元管理(あらゆる規模の企業に対応) 50名以上


どのプランでも初期費用はかかりません。

 

2. 119種類もの帳票に対応!『オフィスステーション』


画像出典元:「オフィスステーション」公式HP

特徴

「オフィスステーション」はプロも納得できる数の119帳票に対応しています。帳票のPDFがあるのはもちろん、そのまま電子申請ができる種類もあります。

業界最安値の料金に加え、誰でも使えるシンプルな操作性であるため初心者にもうってつけの労務管理システムです。

また、オフィスステーションシリーズは使う機能や必要な機能だけを選ぶ事ができる「アラカルト型(バラ売り)」のソフトウェアなため、無駄な出費を抑え、低額で利用することができるのも大きな特徴です。

料金プラン

オフィスステーションは利用人数によって変動する料金体系をとっています。

従業員100名で労務・年末調整・給与明細・有給管理・マイナンバーの全てのオプションをつけた場合でも、1人あたり月額403円という安さで利用することが可能です。

従業員数 年間利用料 従業員1人あたり月額
100人 40,333円 403円

 

 

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この記事ではオフィスステーションの評判や口コミ・特徴・料金や価格などをご紹介していきます!

 

3. 新しく組織人事を練りたい方におすすめ!『sai*reco』


画像出典元:「sai*reco」公式HP

特徴

sai*reco(サイレコ)では、自社の業績好調時の組織体制や状態を振り返って現在の組織戦略にも役立てることができます。

「人材に対する投資の質を高めたい」「ルーチンワークに追われてしまう」という方にはうってつけのシステムです。労務管理の業務の中でも人事面に特化したシステムです。

社内申請・情報更新・給与明細などの定型業務の自動化はもちろん、異動・組織シュミレーションなどのタレントマネジメント機能も備わっています。

初期費用がやや高めではありますが、月額費用は100人より多い会社でも1人あたり180円で利用可能です。

料金プラン

システム導入費 システム利用料(月額) システムメンテナンス費
400,000円(初回のみ) 一律18,000円/100人以下
(100人超過は月180円/1ユーザー)
1,000円/月

 

実際に使った人の評判・口コミ

 

人事・管理職の人事評価業務負担を減らすために導入しました。導入前はエクセルで管理していたのですが、過去資料の管理が杜撰になっていました。導入後は過去の評価内容の管理も容易となり、電子上で評価シートのやりとりが行えるようになりました。
(コンサルティング:従業員50人以下)

 

月額は安いのですが、初期費用は他社と比べて高い点が導入時のハードルになりました。会社規模がまだ大きくないため、人員配置等のツールを活用しきれていません。人員配置の適正化を考えるレベルに達していないベンチャー企業にも対応した機能があればありがたいです。
(コンサルティング:従業員50人以下)

 

 

4. 労務管理システム初心者なら絶対!『ジョブカン労務管理』


画像出典元:「ジョブカン労務管理」公式HP

特徴

「ジョブカン労務管理」は、初めて労務管理システムを利用するという方に絶対的におすすめしたいシステムです。

導入実績はシリーズ累計で70,000社以上とかなり多くの会社で使われてて、とにかく使いやすく労務業務に不慣れな人でも書類作成から申請まで簡単に行うことができます。

たった1分で無料アカウントが発行できて、即日簡単に始められるという導入ハードルの低さも初心者にお勧めしたい理由です。

帳票は自動的に作成され、ボタンひとつで主要な社会保険・労働保険の書類を提出することができるため、役所まで足を運ぶ必要もありません。

「システム導入の際の初期設定が面倒だ」という方でも、初期設定を代行してくれるオプションプランもあるので安心です。

機能

  • 従業員情報の一元管理
  • あらゆる手続きの自動化
  • TODOリストによる進捗管理等、各種機能で業務効率化をサポート

料金プラン

プラン サポート&初期費用 月額費用 従業員数
無料プラン 0円 0円/ユーザー 5名まで
有料プラン 0円 400円/ユーザー 無制限

 

 

 

まとめ

社員管理の意味やメリット、社員管理を行う方法からおすすめのシステムまで見ていきました。

効率よく会社目標を達成するために、社員管理は重要な要素の1つです。

ぜひ今回ご紹介した内容を参考に、会社内の社員管理について見直してみてはいかがでしょうか。

画像出典元:o-dan

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