会社側が行う退職手続きを解説!退職者へ渡す物と回収する物とは?

会社側が行う退職手続きを解説!退職者へ渡す物と回収する物とは?

記事更新日: 2021/04/23

執筆: 編集部

この記事では、会社側が行う退職手続きを解説します。

主な退職手続きは、社会保険、雇用保険、税金に関する手続きです。

さらに、退職に伴う返却・回収・確認事項と源泉徴収票についても説明します。

労務管理の担当者が細かく提出期限、書類、窓口が分かれている退職手続きの流れが分かります。

電子申請も増えている退職手続きには労務管理システムの導入も検討しましょう。

従業員の退職が決まったら

従業員の退職が決まったら、会社は退職手続きを始めます。

無期限の雇用(いわゆる正社員)なら、退職の意思表示から2週間で退職出来ると法律で定められています。

しかし、雇用契約や就業規定にそって従業員と会社で適切な退職日を決めるのが一般的です。

退職届を提出してもらう理由

退職が決まった従業員には、退職届を提出してもらいます。

退職届は、解雇ではなく従業員の意思で退職する証明書類です。

後々に退職にかかわる労使トラブルを防ぐ意味もあります。

退職者から返却と回収する物とは

雇用保険被保険者証と年金手帳の返却

雇用保険被保険者証と年金手帳は本人宛に発行されています。

しかし、紛失対策として会社が保管している場合があります。

保管していた場合は、雇用保険被保険者証と年金手帳を従業員へ返却します。

従業員から健康保険証を回収

会社から渡していた健康保険を返却してもらいます。

返却する健康保険証は従業員本人だけでなく、扶養家族がいる場合は扶養家族の分も回収します。

回収した健康保険証は、社会保険の喪失手続きに必要です。

会社と従業員の間に未清算がないか

交通費や経費での購入品などの精算が終わっているかを確認します。

未清算があった場合は、従業員に最後の給与から天引きするなどの話し合いが必要です。

会社書類や備品の返却を確認

書類はもちろん、名刺や社員証などの返却が適切に行われたかを確認します。

情報漏洩の観点からも「退職者からの返却物の確認」は必ず行いましょう。

雇用保険の喪失手続き

画像出典元:厚生労働省


従業員の退職後10日以内に雇用保険の資格喪失手続きを行います

手続きは、雇用保険被保険者資格喪失届をハローワーク窓口持参や郵送、電子申請で提出します。

雇用保険被保険者資格喪失届は、雇用保険の資格取得の時に同時発行されています

既に氏名や会社名など必要事項は印字されているため、資格喪失日を記入するだけで提出できます

離職票

離職票は、雇用保険(失業保険)の続きに必要な書類です。

退職希望者に離職票の必要・不要は必ず確認しましょう。

次の仕事が決まっている従業員には不要です。

離職票の申請は、雇用保険被保険者離職証明書をハローワークに提出します。

書面提出の場合、ダウンロードが出来ないため窓口に取りに行く必要があるので注意しましょう。(電子申請は可能)

従業員が依頼したのに、会社側が渡さなかった場合は労働基準法違反になります。

離職票と退職証明書の違い

退職証明書は、会社発行する従業員の退職を証明する書類です。

労働基準法で退職者から希望があった場合は発行が定められています。

退職証明書には退職者の請求しない事項を記載してはいけないと決まっています。

従業員に事前確認し退職当日に渡せる準備をします。

社会保険(健康保険・厚生年金)喪失の手続き

画像出典元:日本年金機構

退職した従業員の社会保険(健康保険・厚生年金保険)の資格喪失手続きを5日以内にします。

退職者に保険適用の空白期間を作らないためにも、早急に手続きが必要です。

手続きは、年金事務所の窓口持参、電子申請、郵送、から健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届を提出します。

社会保険の喪失の手続きには、従業員から返却してもらった健康保険証の添付が必須です。

退職者からどうしても保険証が回収できない場合は「健康保険被保険者証回収不能届」を提出します。

また、退職者から「健康保険被保険者資格証明書」を求められた場合は「健康保険被保険者資格証明書交付申請書」を提出し、発行された資格証明書を退職者へ渡します。

住民税の変更手続き

住民税の納税方法の変更手続きをします。

会社は、退職日の翌月10日までに退職者の納付市区町村へ「給与支払報告に係る給与所得異動届書」を提出します。

提出方法は、窓口持参や郵送、もしくは電子申請です。

給与支払報告に係る給与所得異動届書は各市区町村のHPからダウンロードします。

退職者が期間を開けずに次の職場でも給与天引きの「特別徴収」を継続する場合は、退職者の転職先へ「給与所得者異動届出書」を渡して手続きを任せます。

会社はどちらの手続きを行うか事前に退職者に確認しましょう。

源泉徴収票を交付する

退職してから1か月以内に、最後の源泉徴収票を交付が法律で定められています

源泉徴収票を交付しないと、罰則付きの法律違反となります。

源泉徴収票にはその年の1月から退職月までの下記を記載します。

  • 給与支給額
  • 控除した社会保険料と雇用保険の合計額
  • 源泉所得税の合計額

最後に退職日を記載して、退職者へ渡します。

源泉徴収票の詳細はこちらに記載されています。

 

法定三帳簿に記録する

法定三帳簿(労働者名簿・賃金台帳・出勤簿等)に退職者に関する記載事項を記録します。

会社は労働基準法で法定三帳簿で従業員の雇用に関する記録・管理・保管期間が義務付けられています。

退職者や退職理由など正しく記載しましょう。

法定三帳簿の詳細は、こちらに記載されています。

 

まとめ

退職手続きについて解説してきました。

社会保険や雇用保険、納税などの手続きは、提出期限があります。

会社側は滞りなく完了するためにも、退職手続きの流れと確認事項の理解が必要です。

退職手続きを全てシステム上で行える労務管理システムも登場しています。

電子申請にも対応していますので、退職手続きの利便性と正確性の観点から導入をお勧めします。

画像出典元:pixabay

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