労務管理の基本!法定三帳簿と手続きを解説!職場環境と注意点とは?

労務管理の基本!法定三帳簿と手続きを解説!職場環境と注意点とは?

記事更新日: 2022/05/16

執筆: 編集部

労務管理の基本は、法令の内容を正しく理解し、法令を遵守した上での管理体制を作ることです。

この記事では、労務管理で重要な法定三帳簿と雇用に関する手続きを解説します。

労務管理では個人情報の取扱やコンプライアンス重視など注意点が多くあります。

労務管理システムの導入を検討し、効率と法令順守を行いましょう

労務管理の基本

労務管理の基本は、法令を理解し、適正な手続き、管理をすることです。

労務管理をするためには、労働関係法令の内容を正しく理解する必要があり、また法令を遵守し、適切な管理体制を構築する必要があります。

労働関係の法令には、労働基準法をはじめとして、安全衛生法、健康保険法等の各種保険関係の法律、労働災害防止法、労働契約法等、様々な法令があります。

そのためには、労働関係に関する法令にはどのようなものがあり、適正な管理とは何か、どのような手続きが存在しているのかを正しく理解しておくことが大事です。

参考:やさしい労務管理の手引き

労務・人事・総務・勤怠管理の違いとは

労務管理と似たような仕事に、人事や総務、勤怠管理等がありますが、これらはどのように違うのでしょうか。

労務管理

一般的に労務管理といった場合、労働関係に関する各種法令に基づき、労働者の労働や勤務時間、手続き関係等を管理することをいいます。

ですので、労務管理は、法令に定められた内容に従って、業務をする必要があります。

労務管理に対して、人事や総務とは、それらも含めた上での、様々な会社内の仕事も加わっていることが多くあります

人事管理

人事は、組織体制の中での労働者の配置の問題や、給与額の問題、労務管理にプラスして会社内の体制の問題が加わってきます

会社内の体制は、法令に定められているものではありませんので、会社ごとに様々なやり方や方法があり、仕事内容や業務内容も会社ごとに異なってきます。

総務

総務にも労務管理が含まれていることもありますが、労務管理以外の会社内の一般的な事務関係の仕事が加わることもあります

総務も法令に基づいて規定されている仕事内容ではありませんので、会社ごとにその業務内容は異なります。

人事や総務に対し、労務管理と一般的に言う場合、労働関係の法令に遵守した管理をする必要がありますので、どのような会社でも似たような業務内容になります。

勤怠管理

勤怠管理も、労務管理と同じような意味合いで使われる場合がありますが、出勤や退勤等の労働時間を管理する出勤簿や賃金台帳の管理を指すこともあります。

出勤簿や賃金台帳も法令により、記載事項や様式が決められており、これらも労務管理の一部です。

勤怠管理は、労務管理の中に含まれています

法定三帳簿

法定三帳簿とは、法令により帳簿の作成、記載事項、保存期間が定められている3つの書類のことで、「法令により定められた3つの書類」として、法三帳簿と一般的には言われているものです。

法定三帳簿は、次の3つになります。

法定三帳簿
  • 労働者名簿
  • 賃金台帳
  • 出勤簿等


法定三帳簿は、労働者を雇用している場合は法令により作成が義務付けられていて、記載事項や様式、保存期間が定められています

各種帳簿の記載事項は、以下の通りです。

労働者名簿

  • 労働者指名
  • 生年月日
  • 履歴
  • 性別
  • 住所
  • 従事する業務の種類
  • 雇用年月日
  • 退職や死亡年月日、その理由や原因

賃金台帳

  • 労働者氏名
  • 性別
  • 賃金の計算期間
  • 労働日数
  • 労働時間数
  • 時間外労働時間数
  • 深夜労働時間数
  • 休日労働時間数
  • 基本給や手当等の種類と額
  • 控除項目と額

出勤簿等

  • 出勤簿やタイムレコーダー等の記録
  • 使用者が自ら始業・終業時刻を記録した書類
  • 残業命令書及びその報告書
  • 労働者が記録した労働時間報告書等


法定三帳簿の詳細はこちらの記事に掲載されています。

 

労務管理の書類と手続き

実際の労務管理で必要な書類と手続きにはどのようなものがあるのでしょうか。

雇用契約書・労働条件通知書

雇用契約書、労働条件通知書は、労働者を雇用する際に必要となる書類です。

雇用契約は、労働基準法が定めるラインを下回った条件で締結することはできません

労働基準法に定められた労働条件に関する基準は、強行法規ですので、必ず守らなければならず、この基準を下回った部分は無効となり、労働基準法が定めた基準が適用されることになります。

また、雇用契約の締結にあたっては、法令が定める重要な項目については、労働者に対して必ず書面を交付する義務があります。

雇用契約書と労働条件通知書の詳細はこちらの記事に掲載されています。

 

就業規則

就業規則は、職場においての規律や共通の労働条件を定めたものになります。

常時10人以上の労働者を使用する事業場は、必ず就業規則を作成し、労働基準監督署に届け出なければなりません

就業規則では、法令により必ず記載しなければいけない事項(法定記載事項)と任意記載する事項(任意記載事項)があります。

また、就業規則の内容も法令や労働協約に違反することはできません。

安全衛生・健康管理

安全衛生法では、総括安全衛生管理者、安全管理者、衛生管理者、産業医の選任を、職場の規模、業種ごとに定めて、義務付けています

労働者の人数がある程度以上に増えてきた場合は、安全衛生法に基づき管理者を選任し、安全衛生管理体制を構築する必要があります。

また、管理者や産業医の選任は、労働基準監督署へ報告する義務がありますので、この点も注意が必要です。

労務管理の雇用・退職手続き

社会保険・労働保険の加入手続き

労働者を雇用した場合、各種社会保険の手続き、労働保険の加入手続きが必要です。

社会保険

社会保険は、健康保険と厚生年金保険からなります。

社会保険の加入は、法人の場合は必ず加入しなければなりません

個人自営業の場合は、常時5人以上の労働者を使用する事業所が適用対象となるのですが、業種によっては、適用事業所とならない場合もありますので、注意が必要です。

労働保険

労働保険は、雇用保険と労災保険とからなります。

労働保険は、適用事業所で働くすべての労働者が原則として対象となります。

法人、個人自営業を問わず、労働者を1人でも雇用する事業所は、すべて適用事業所となります。

退職・解雇の手続き

退職と解雇の違い

退職は、労働者からの申出によって労働契約を終了することをいいます。

解雇は、雇用者から一方的に労働契約を終了するです。

ただし、解雇は、客観的に合理的な理由があり、社会通念上相当と認められる場合でなければ、労働者を解雇することはできません

退職の意志の効力

労働者からの意思表示による退職の場合、退職の意思表示から2週間で効力を生じることになっています。

多くの職場では、就業規則で「労働者が自己の都合により退職しようとするときには、少なくとも14日前までに申し出なければならない」と定めていることが多くあるようです。

休職・異動手続き

就業規則で、休職や異動の手続きが定められている場合は、就業規則に則り手続きをする必要があります。

就業規則に定められていない場合は、会社と労働者との話し合いにより内容を決定します。

妊娠、出産、産休産後の休業や介護による休業の場合は、育児・介護休業法に基づき取得する必要があります。

育児・介護休業等を申し出たことや、取得したことによる解雇は明確に禁止されています。

労務管理の職場環境の整備

労務管理には、従業員の職場整備を行う事も含まれています。

労働時間の管理

労働者の労働時間は、徹底管理する必要があります

現在の法律では、労働者の残業時間は上限が定められていますので、これを超過して残業をさせることはできません。

労働時間は、基本給の他、時間外労働、深夜労働時間、休日労働時間等に応じて、法令に基づいた計算方法によって賃金を計算する必要があります。

休憩時間の取得や休日の取得、年次有給休暇の取得も適切に管理する必要があります。

労働時間や労働日数等を適切に把握し管理することで、法令を遵守した形で労務管理になります

従業員の健康管理

従業員の安全衛生や健康管理も会社が講ずべき措置となっています。

事業者は、健康診断を必ず実施する義務があります。

また、安全衛生管理体制の構築や総括安全衛生管理者、安全管理者、衛生管理者、産業医の選任も、事業所の規模や業種ごとによって定められています。

安全衛生管理体制を構築することで、快適な職場が形成できることとなります。

ハラスメント対策

会社のリスクマネジメントの観点からも、職場内のハラスメント対策を構築していくことは重要な施作となっています。

職場内のハラスメントには、大きく分けて、パワーハラスメントセクシャルハラスメントの2つがあります。

パワーハラスメント

職場のパワーハラスメントは、典型的な事例として次の6つの類型があります。

職場のパワーハラスメントの6例
  • 身体的な攻撃
  • 精神的な攻撃
  • 人間関係からの切り離し
  • 過大な要求
  • 過小な要求
  • 個の侵害


また、職場のパワーハラスメント対策として、予防・解決するためには次の7つの取り組みが有効だとされています。

職場のパワーハラスメント対策:7つの取り組み
  • 企業トップからのメッセージの発信
  • 社内ルールの作成
  • 従業員アンケート等による実態把握
  • 研修の実施
  • 会社の方針の社内周知
  • 相談窓口の設置
  • 再発防止の取組

 

セクシャルハラスメント

職場のセクシャルハラスメントには、次のようなものが該当します。

職場のセクシャルハラスメント
  • 性的な言動に対する労働者の対応により当該労働者がその労働条件につき不利益を受けるもの(対価型セクシャルハラスメント)
  • 性的な言動により労働者の就業環境が害されるもの(環境型セクシャルハラスメント)


職場のセクシャルハラスメントを防止するための措置を講じることは、男女雇用機会均等法により定められた義務です。

労務管理の注意点

労務管理では、徹底すべき観点が2つあります。

法令順守の徹底

労務管理は、法令に記載された管理事項が基本となります。

法令に定められていますので、記載事項が定められている場合があり、様式が決まっていたりします。

労務管理に関する書類は保存期間も法令で定められています。

各種官公庁への届出や、報告、申請が必要な書類も厳密に決められています。

法令で義務付けられているものですので、怠った場合、罰則規定もあります。

労務管理を担当する場合は、常に現行の法律と法改正を意識しましょう。

情報管理の徹底

労務管理で管理する機密情報は、各種労働者の労働条件から、労働日数、労働時間、出勤時間、退勤時間から、基本給等の賃金、年次有給休暇の取得等、多岐にわたります。

労務管理で使用する帳簿類は、保存期間も定められているものが多く、使用が終わったからといって、簡単に破棄できるようなものではありません。

労務管理では、膨大な情報をいかに管理すべきかというもの重要な視点となります。

これなら失敗しない!おすすめ労務管理システム5選

1. シェアNo.1の人事労務ソフト!『SmartHR』

画像出典元:「SmartHR」公式HP

特徴

「SmartHR(スマートエイチアール)」は2万社以上の導入実績を誇る労務管理システムです。

最大の特徴は質問に答えるだけで重要書類が作成できる簡単さです。Web上で書類作成や管理が行われるため、紙もハンコも使う必要がありません。

e-Gov APIと連携しているため、役所やハローワークへの書類提出もWEB上で完結します。

実際にSmartHRを導入した企業では、「2人で1,700人分の給与計算が可能になった」「社員の60%の生産性が向上した」などの実績も出ています。

従業員情報を一元管理するクラウド人事労務ソフトなので、社労士がいなかったり従業員が多い企業には特におすすめです。

社会保険労務士

金山杏佑子氏のアドバイス

「SmartHR」は、幅広い規模の企業にオススメしているシステムです。
30名未満の会社では無料で利用できる点から中小企業にも導入されている印象。勤怠管理や給与計算の機能はないが、API連携させれば他システムと組み合わせて問題なく使えるので総合的におすすめできます。

機能

  • 従業員情報の一元管理
  • Web上で給与明細、年末調整など自動で作成
  • 入退社・社会保険・雇用保険などの手続きや管理が可能

料金プラン

プラン 月額費用 機能 従業員数
¥0プラン 0円 一部利用できない機能あり 30名まで
スモールプラン お問合せ 労務手続きや情報管理の効率化
(小規模の企業向け)
50名以下
スタンダードプラン お問合せ 人事・労務の効率化と従業員情報の一元管理(あらゆる規模の企業に対応) 50名以上


どのプランでも初期費用はかかりません。

実際に利用したユーザーの口コミ

コンサルティング

101~250人

 

間違いやすい部分にコメントがあるのでわかりやすい

年末調整をこのSmartHRで行うようになって今年で2回目でしたが、間違いやすい部分は補足のコメントがあるのでとてもわかりやすいです。いつでもオンラインでパパっと作成・申請できるので大変便利でした。

メーカー

51〜100人

 

初期設定に時間がかかった

操作こそ簡単でしたが、初期設定に時間がかかりました。もっと簡単なマニュアル等があれば初期の稼働がスムーズにいったと思います。


SmartHRの口コミをもっと見る

 

2. 労務管理システム初心者なら絶対!『ジョブカン労務HR』


画像出典元:「ジョブカン労務HR」公式HP

特徴

「ジョブカン労務HR」は、初めて労務管理システムを利用するという方に絶対的におすすめしたいシステムです。

導入実績はシリーズ累計で100,000社以上とかなり多くの会社で使われてて、とにかく使いやすく労務業務に不慣れな人でも書類作成から申請まで簡単に行うことができます。

たった1分で無料アカウントが発行できて、即日簡単に始められるという導入ハードルの低さも初心者にお勧めしたい理由です。

帳票は自動的に作成され、ボタンひとつで主要な社会保険・労働保険の書類を提出することができるため、役所まで足を運ぶ必要もありません。

「システム導入の際の初期設定が面倒だ」という方でも、初期設定を代行してくれるオプションプランもあるので安心です。

社会保険労務士

金山杏佑子氏のアドバイス

ジョブカンは費用が安く、従量課金制なので「かかる費用」が分かりやすいので、導入コスト・ハードルが低いのが良い点。シリーズ化されているので単品導入が可能、知名度も高いので人気のシステムという印象です。一方で、初期設定が少し難しいです。ヘルプページだけでは苦労する企業もあると思います。

機能

  • 従業員情報の一元管理
  • あらゆる手続きの自動化
  • TODOリストによる進捗管理等、各種機能で業務効率化をサポート

料金プラン

プラン サポート&初期費用 月額費用 従業員数
無料プラン 0円 0円/ユーザー 5名まで
有料プラン 0円 400円/ユーザー 無制限

 

実際に利用したユーザーの口コミ

小売

101~250人

 

膨大な社員情報がスムーズに管理できる

膨大な社員情報を管理しているような職種や部署におすすめできます。正確に、そして必要なときに目的のデータをすぐに出せるなど、情報管理がスムーズにできるようになります。

サービス

51〜100人

 

旧姓と新姓の管理がしづらいのがデメリット

「結婚をしたあとの旧姓と新姓を使い分けての管理」が少々しにくいというのは気になる大きなデメリットであり、不便な箇所だと思います。女性社員も多い会社からするとこの箇所は強く改善を希望します。


ジョブカン労務HRの口コミをもっと見る

ジョブカン労務HR 含む労務管理システム資料をDL

 

 

3. 帳票は104種類に対応!『オフィスステーション 労務』


画像出典元:「オフィスステーション 労務」公式HP

特徴

「オフィスステーション 労務」とは、大手企業を含む2万社以上に導入されている実績豊富な労務管理システム。

他社と比べて機能も充実しており、人事・労務における幅広い業務の効率アップ・ペーパーレス化に役立ちます。

勤怠や給与、年末調整、マイナンバー管理などの外部ソフトとの連携やe-GOVへの対応、セキュリティの高さなども魅力

無駄な出費を抑え、低額で利用することができるのも大きな特徴です。

社会保険労務士

金山杏佑子氏のアドバイス

「オフィスステーション 労務」は100人規模の大企業や社労士向けのシステム
対応帳票が他システムと比べてもかなり多いので玄人向けのシステムですね。逆に人数がそこまで多くないような企業では、そこまでの機能が必要ないとなるパターンが多いです。

料金プラン

オフィスステーション 労務の料金プランは1種類。

初期費用は登録料の11万円(税込)で、毎月従業員ひとりあたり440円(税込)がかかります。

名目 費用
登録料 110,000円(税込)
従業員ひとりあたりの月額利用料 440円(税込)
ユーザー数 無制限

 

実際に利用したユーザーの口コミ

商社

251~500人

 

管理者向けにおすすめ

色々なシステムを検討して最後にスマートHRとオフィスステーションの2択になり、価格面をみてオフィスステーションに決めました。管理者にとってはオフィスステーションの方が使いやすいと感じました。

コンサルティング

11〜30人

 

社会保険の手続きの一部には対応しておらず

簡単な手続きはオフィスステーションで十分でしたが、オフィスステーションでは申請できない社会保険の手続きもありました。そこにも完全に対応したら、完璧なツールだったと思います。


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オフィスステーション 労務 含む労務管理の資料をDL

 

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4. 社内に散らばる労務管理を一気通貫で対応!『freee人事労務』

画像出典元:「freee人事労務」公式HP

 

特徴

「freee人事労務(フリー人事労務)」は勤怠管理・給与計算・年末調整・助成金の申請など、幅広い労務管理をカバーしてくれるシステムです。

複数の労務管理において共通で使用する情報は、freee人事労務がデータベースとなり入力を1回で済ませることができるので業務が効率化するでしょう。

社内では多くの労務管理に関する業務が散らばりがちですが、人事労務freeeであれば一気通貫で行って対応コストを削減可能です。

社会保険労務士

金山杏佑子氏のアドバイス

「freee人事労務」は、勤怠管理・給与計算・入退社時の対応など一連の業務が全て完結します。その分、料金はジョブカンなどと比較すると少し高いですし、カスタマイズの幅は狭まります。
とりあえず一連の労務管理を全体的に楽にしたい!という企業には合うと思います。

機能

  • 社内の勤怠管理を自動で集計
  • 年末調整や労務保険・住民税の更新などを管理・サポート
  •  入社情報など労務管理機能

料金プラン

プラン 月額料金 機能 従業員追加
ミニマムプラン 1,980円~
(3名まで一律料金)
基本的な労務管理全般 月額300円
/ユーザー
ベーシックプラン 3,980円~ 従業員による勤怠打刻等追加 月額500円
/ユーザー
プロフェッショナルプラン 8,080円~ フレックス制などに対応 月額700円
/ユーザー
エンタープライズプラン お問合せ 従業員情報のカスタム項目 お問合せ


月額料金は年額プランの場合の金額です。どのプランでも初期費用はかかりません。

実際に利用したユーザーの口コミ

IT

1001人以上

 

労務まわりを一つに統合できる点が魅力

勤怠管理システムだけではなく給与計算や年末調整、労務手続き(入退社手続き)等を一つのシステムに統合できる点は、大きな魅力だと思います。一つに統合することでコストメリットが生かせました。

コンサルティング

11〜30人

 

電話対応が付かないプランがある

選んだ料金プランによっては電話によるヘルプデスク機能が付いてこない点が不便だと感じました。最初は一番価格の安いプランを選択していたが、人事、経理から電話で聞かないとわからないことがあると報告が上がってきたため、プランを変更しました。


freee人事労務の口コミをもっと見る

 

 

5. 手厚い導入サポートで安心!『クラウドハウス労務』

画像出典元:「クラウドハウス労務」公式HP

特徴

「クラウドハウス労務」は労務に関わる業務をペーパーレスにすることで、コストや手間の大幅削減が可能。

使いやすさにこだわった操作画面や充実したヘルプ機能で、スマホやパソコン上で誰でも簡単に操作ができます

導入前・導入後のサポート体制も充実しているので安心して運用スタートできるでしょう。

ただし、労務業務に特化しており、給与計算や勤怠管理には対応していないため、検討の際には注意が必要です。

機能

  • 入社手続き自動化
  • 雇用契約の電子化
  • 社員からの住所変更などの申請管理
  • 年末調整電子化

料金プラン

月数万円から利用可能。課題を踏まえた上で見積もり・提案をしてくれます。

詳細は資料をご参照ください。

クラウドハウス労務 含む労務管理の資料を一括DL

 

 

まとめ

労務管理の基本について解説してきました。

労務管理は労働に関する情報管理と従業員が働くために必要な環境整備を行う事です。

手続きといった作業から相談窓口まで、管理すべき事柄が多岐にわたります。

働き方が多様化していている事や大企業では手作業で管理する事は難しくなっています。

労務管理システムを活用しながら、適切な労務管理が出来る体制を整える事も重要です。

画像出典元:pixabay

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