会社が行う雇用保険の加入と喪失の手続きを解説!電子申請の活用を!

会社が行う雇用保険の加入と喪失の手続きを解説!電子申請の活用を!

記事更新日: 2022/05/16

執筆: 編集部

労働者の健全な労働を促すために国内では雇用保険の制度が設けられています。

雇用保険は強制保険制度なので経営者や労務管理担当者は雇用保険についてしっかりと理解していなければなりません。

雇用保険の手続きは窓口・郵送・電子申請で完了できます。

この記事では雇用保険の概要と対象者、手続きと必要書類を解説します。

雇用保険とは

画像出典元:ハローワークインターネットサービス「雇用保険制度の概要」

雇用保険は強制保険制度です。

そのため会社を経営する際にはしっかりと理解していなければなりません。

まずは雇用保険とは具体的にどのような制度なのかを説明します。

国が行う社会保険制度の1つ

国は国民の豊かな暮らしを守るためにさまざまな社会保険制度を設けていますが、雇用保険はその制度の中の1つです。

1週間の所定労働時間が20時間以上であり、なおかつ31日以上雇用を継続する予定がある場合は雇用保険に加入させなければなりません。

正社員だけでなく契約社員やパート・アルバイトなど雇用形態にかかわらず加入義務があります

失業や育休の際に支払われる失業給付は雇用保険の内容として広く知られているものの一つです。

雇用保険の2つの役割

大きく分けて2つの役割が雇用保険にはあります。

労働者の雇用を安定させる

失業した際の生活の安定の保証や、再就職のサポートといった役割が雇用保険にはあります。

労働者に対して給付金を出すだけでなく、事業主に対する助成金を出す制度などが設けられています。

労働者の能力開発

失業した際のサポートだけでなく、労働者が失業するのを防ぐための制度も雇用保険にはあります。

他にも労働者が健全に働けるように雇用状態の是正を行なったり、企業の雇用機会の増大を図る機能も雇用保険の役割として重要なものです。

初めて雇用した時の手続き

会社で雇用保険の対象者となる労働者を雇うことになった場合は、所定の手続きを行わなければなりません。

労働基準監督署での手続き

初めて労働者を雇用する前に会社は労働基準監督署またはハローワークに労働保険関係成立届を提出します。

提出する際にはその年度分の労働保険料の概算を申告・納付する必要があります。

労働保険関係成立届のダウンロードはこちらのサイトからできます。

ハローワークでの手続き

労働者と保険関係が成立したことを示す手続きを完了させたあとは事業所を管轄するハローワークで雇用保険手続きを行います

雇用保険の提出書類

  • 事業所設置届
  • 雇用保険被保険者資格取得届
  • 被保険者が持っている雇用保険被保険者証(なければ履歴書の写し)
  • 労働保険関係成立届の控え(労働基準監督署に提出した控え)
  • 法人登記謄本(原本)または登記事項証明書

事業所設置届、雇用保険被保険者資格取得届の2つはこちらから入手できます。


雇用形態にかかわらず雇用保険の加入は義務付けられていますが「1週間の所定労働時間が20時間以上、かつ31日以上雇用する予定のある労働者」に当てはまらない場合は雇用保険の適用外になることもあります

雇用保険の適用手続き

企業は労働者一人一人に対して雇用保険の手続きを行わなければなりません。

初めて雇用した後も新しく人を雇うごとに手続きが必要です。

労働者を新規で雇う場合は必ず手続きを行う

企業は従業員一人一人を雇用保険に加入させる義務があるため、労働者を新規で雇う場合はその都度加入手続きをしましょう

採用し、各種の契約を交わす際に雇用保険の加入についても説明をします。

手続きのために必要な書類と期限

加入の手続きはハローワークで行います。

必要な書類は初めて雇用した時の手続きに必要な書類と同じです。

従業員を雇用した場合、雇用した月の翌月10日までに雇用保険加入手続きをしなければなりません

4月1日に雇用した人や4月28日に雇用した人

5月10日までに手続きをしなければならない

 

もし加入を怠った場合は罰則が適用されることもある

雇用保険法83条1号で従業員に対して雇用保険の加入を怠った場合は懲役6ヶ月以下もしくは罰金30万円が課せられるということが定められています。

雇用保険の加入を怠ったからといってすぐにこの罰則が適用されるわけではありませんが、従業員を雇用する場合は意識するようにしましょう

万が一雇用保険の加入を怠った場合、労働局などから調査が行われ、指導、勧告が行われます。

それでも改善されない場合は罰則の対象となります。

雇用保険の喪失手続き

雇用している間は従業員を雇用保険に加入させておかなければなりませんが、退職時には逆に喪失手続きをする必要があります。

以下では雇用保険の喪失手続きについて解説します。

従業員が退職したら雇用保険喪失手続きが必要

雇用していた従業員が退職する場合、その従業員が雇用保険から外すための手続きをする必要があります。

もし手続きを怠った場合は加入の時と同様罰則の対象になることもあるので注意が必要です。

喪失手続きはハローワークで行います。

喪失手続きは退職以外でも必要になることがある

一般的に雇用保険の喪失手続きは退職時に必要なものと思われがちですが、退職以外にも以下のような場合は喪失手続きが必要になってきます

退職以外で喪失手続きが必要なケース

  • 対象となる従業員の所定労働時間が20時間未満となった場合(臨時的・一時的な場合は対象とならない)
  • 保険加入者である労働者が死亡した場合
  • 労働者が法人(会社)の役員になった場合
  • 被保険者であった兼務役員が会社の従業員としての身分を失った場合
  • 労働者が他の事業所へ出向する場合


こうした場合も雇用保険の喪失手続きが必要なので注意しましょう。

手続きのために必要な書類

喪失手続きはハローワークで行います

手続きを行う際には以下の書類が必要です。

喪失手続きに必要な書類

  • 雇用保険被保険者資格喪失届
  • 出勤簿
  • 退職辞令発令書類
  • 労働者名簿
  • 賃金台帳
  • 雇用保険被保険者離職証明書※(離職票の交付を希望するとき)
  • 離職理由が確認できる書類(退職届など)

雇用保険被保険者資格喪失届はこちらからダウンロードできます。

 

手続きの期限

喪失手続きは、従業員が被保険者でなくなった日の翌日から10日以内に手続きを行わなければなりません

手続きが遅れると罰則の対象となることもあります。

手続きが遅れると退職者が失業給付を受け取るのを妨害することになりかねません。

退職者とのトラブルを避けるためにも期限内に手続きを行いましょう。

雇用保険の電子申請のメリット

雇用保険の諸手続きは電子申請でもできます。

電子申請は非常に便利な上にコスト削減にもつながるので、手間を省きながら確実に手続きを行いたい人におすすめです。

24時間いつでも対応している

電子申請の受付は24時間行われています。

加入手続きや喪失手続きを時間にとらわれずに行うことができるのでとても便利です。

いつでも利用できる電子申請ですが、かえって期限内に手続きを行うことを忘れてしまいがちになることもあります。

雇用保険手続きは、電子申請でも提出期限は変わらないので注意しましょう

手続きにかかるコストを削減できる

ハローワークで雇用保険手続きを行う場合、そこに行くための時間や交通費などのコストがかかります。

しかし電子申請であれば社内にいながら手続きが行えるためこうしたコストを削減できます

他にも電子申請の場合は書類を手書きする必要がありません。

パソコン上で必要事項を記入することで雇用保険手続きを完了できるので手書きをするコストを削減できるとも言えます。

おすすめ労務管理システム5選

1. シェアNo.1の人事労務ソフト!『SmartHR』

画像出典元:「SmartHR」公式HP

特徴

「SmartHR(スマートエイチアール)」は2万社以上の導入実績を誇る労務管理システムです。

最大の特徴は質問に答えるだけで重要書類が作成できる簡単さです。Web上で書類作成や管理が行われるため、紙もハンコも使う必要がありません。

e-Gov APIと連携しているため、役所やハローワークへの書類提出もWEB上で完結します。

実際にSmartHRを導入した企業では、「2人で1,700人分の給与計算が可能になった」「社員の60%の生産性が向上した」などの実績も出ています。

従業員情報を一元管理するクラウド人事労務ソフトなので、社労士がいなかったり従業員が多い企業には特におすすめです。

社会保険労務士

金山杏佑子氏のアドバイス

「SmartHR」は、幅広い規模の企業にオススメしているシステムです。
30名未満の会社では無料で利用できる点から中小企業にも導入されている印象。勤怠管理や給与計算の機能はないが、API連携させれば他システムと組み合わせて問題なく使えるので総合的におすすめできます。

機能

  • 従業員情報の一元管理
  • Web上で給与明細、年末調整など自動で作成
  • 入退社・社会保険・雇用保険などの手続きや管理が可能

料金プラン

プラン 月額費用 機能 従業員数
¥0プラン 0円 一部利用できない機能あり 30名まで
スモールプラン お問合せ 労務手続きや情報管理の効率化
(小規模の企業向け)
50名以下
スタンダードプラン お問合せ 人事・労務の効率化と従業員情報の一元管理(あらゆる規模の企業に対応) 50名以上


どのプランでも初期費用はかかりません。

実際に利用したユーザーの口コミ

コンサルティング

101~250人

 

間違いやすい部分にコメントがあるのでわかりやすい

年末調整をこのSmartHRで行うようになって今年で2回目でしたが、間違いやすい部分は補足のコメントがあるのでとてもわかりやすいです。いつでもオンラインでパパっと作成・申請できるので大変便利でした。

メーカー

51〜100人

 

初期設定に時間がかかった

操作こそ簡単でしたが、初期設定に時間がかかりました。もっと簡単なマニュアル等があれば初期の稼働がスムーズにいったと思います。


SmartHRの口コミをもっと見る

 

2. 労務管理システム初心者なら絶対!『ジョブカン労務HR』


画像出典元:「ジョブカン労務HR」公式HP

特徴

「ジョブカン労務HR」は、初めて労務管理システムを利用するという方に絶対的におすすめしたいシステムです。

導入実績はシリーズ累計で100,000社以上とかなり多くの会社で使われてて、とにかく使いやすく労務業務に不慣れな人でも書類作成から申請まで簡単に行うことができます。

たった1分で無料アカウントが発行できて、即日簡単に始められるという導入ハードルの低さも初心者にお勧めしたい理由です。

帳票は自動的に作成され、ボタンひとつで主要な社会保険・労働保険の書類を提出することができるため、役所まで足を運ぶ必要もありません。

「システム導入の際の初期設定が面倒だ」という方でも、初期設定を代行してくれるオプションプランもあるので安心です。

社会保険労務士

金山杏佑子氏のアドバイス

ジョブカンは費用が安く、従量課金制なので「かかる費用」が分かりやすいので、導入コスト・ハードルが低いのが良い点。シリーズ化されているので単品導入が可能、知名度も高いので人気のシステムという印象です。一方で、初期設定が少し難しいです。ヘルプページだけでは苦労する企業もあると思います。

機能

  • 従業員情報の一元管理
  • あらゆる手続きの自動化
  • TODOリストによる進捗管理等、各種機能で業務効率化をサポート

料金プラン

プラン サポート&初期費用 月額費用 従業員数
無料プラン 0円 0円/ユーザー 5名まで
有料プラン 0円 400円/ユーザー 無制限

 

実際に利用したユーザーの口コミ

小売

101~250人

 

膨大な社員情報がスムーズに管理できる

膨大な社員情報を管理しているような職種や部署におすすめできます。正確に、そして必要なときに目的のデータをすぐに出せるなど、情報管理がスムーズにできるようになります。

サービス

51〜100人

 

旧姓と新姓の管理がしづらいのがデメリット

「結婚をしたあとの旧姓と新姓を使い分けての管理」が少々しにくいというのは気になる大きなデメリットであり、不便な箇所だと思います。女性社員も多い会社からするとこの箇所は強く改善を希望します。


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ジョブカン労務HR 含む労務管理システム資料をDL

 

 

3. 帳票は104種類に対応!『オフィスステーション 労務』


画像出典元:「オフィスステーション 労務」公式HP

特徴

「オフィスステーション 労務」とは、大手企業を含む2万社以上に導入されている実績豊富な労務管理システム。

他社と比べて機能も充実しており、人事・労務における幅広い業務の効率アップ・ペーパーレス化に役立ちます。

勤怠や給与、年末調整、マイナンバー管理などの外部ソフトとの連携やe-GOVへの対応、セキュリティの高さなども魅力

無駄な出費を抑え、低額で利用することができるのも大きな特徴です。

社会保険労務士

金山杏佑子氏のアドバイス

「オフィスステーション 労務」は100人規模の大企業や社労士向けのシステム
対応帳票が他システムと比べてもかなり多いので玄人向けのシステムですね。逆に人数がそこまで多くないような企業では、そこまでの機能が必要ないとなるパターンが多いです。

料金プラン

オフィスステーション 労務の料金プランは1種類。

初期費用は登録料の11万円(税込)で、毎月従業員ひとりあたり440円(税込)がかかります。

名目 費用
登録料 110,000円(税込)
従業員ひとりあたりの月額利用料 440円(税込)
ユーザー数 無制限

 

実際に利用したユーザーの口コミ

商社

251~500人

 

管理者向けにおすすめ

色々なシステムを検討して最後にスマートHRとオフィスステーションの2択になり、価格面をみてオフィスステーションに決めました。管理者にとってはオフィスステーションの方が使いやすいと感じました。

コンサルティング

11〜30人

 

社会保険の手続きの一部には対応しておらず

簡単な手続きはオフィスステーションで十分でしたが、オフィスステーションでは申請できない社会保険の手続きもありました。そこにも完全に対応したら、完璧なツールだったと思います。


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オフィスステーション 労務 含む労務管理の資料をDL

 

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4. 社内に散らばる労務管理を一気通貫で対応!『freee人事労務』

画像出典元:「freee人事労務」公式HP

 

特徴

「freee人事労務(フリー人事労務)」は勤怠管理・給与計算・年末調整・助成金の申請など、幅広い労務管理をカバーしてくれるシステムです。

複数の労務管理において共通で使用する情報は、freee人事労務がデータベースとなり入力を1回で済ませることができるので業務が効率化するでしょう。

社内では多くの労務管理に関する業務が散らばりがちですが、人事労務freeeであれば一気通貫で行って対応コストを削減可能です。

社会保険労務士

金山杏佑子氏のアドバイス

「freee人事労務」は、勤怠管理・給与計算・入退社時の対応など一連の業務が全て完結します。その分、料金はジョブカンなどと比較すると少し高いですし、カスタマイズの幅は狭まります。
とりあえず一連の労務管理を全体的に楽にしたい!という企業には合うと思います。

機能

  • 社内の勤怠管理を自動で集計
  • 年末調整や労務保険・住民税の更新などを管理・サポート
  •  入社情報など労務管理機能

料金プラン

プラン 月額料金 機能 従業員追加
ミニマムプラン 1,980円~
(3名まで一律料金)
基本的な労務管理全般 月額300円
/ユーザー
ベーシックプラン 3,980円~ 従業員による勤怠打刻等追加 月額500円
/ユーザー
プロフェッショナルプラン 8,080円~ フレックス制などに対応 月額700円
/ユーザー
エンタープライズプラン お問合せ 従業員情報のカスタム項目 お問合せ


月額料金は年額プランの場合の金額です。どのプランでも初期費用はかかりません。

実際に利用したユーザーの口コミ

IT

1001人以上

 

労務まわりを一つに統合できる点が魅力

勤怠管理システムだけではなく給与計算や年末調整、労務手続き(入退社手続き)等を一つのシステムに統合できる点は、大きな魅力だと思います。一つに統合することでコストメリットが生かせました。

コンサルティング

11〜30人

 

電話対応が付かないプランがある

選んだ料金プランによっては電話によるヘルプデスク機能が付いてこない点が不便だと感じました。最初は一番価格の安いプランを選択していたが、人事、経理から電話で聞かないとわからないことがあると報告が上がってきたため、プランを変更しました。


freee人事労務の口コミをもっと見る

 

 

5. 手厚い導入サポートで安心!『クラウドハウス労務』

画像出典元:「クラウドハウス労務」公式HP

特徴

「クラウドハウス労務」は労務に関わる業務をペーパーレスにすることで、コストや手間の大幅削減が可能。

使いやすさにこだわった操作画面や充実したヘルプ機能で、スマホやパソコン上で誰でも簡単に操作ができます

導入前・導入後のサポート体制も充実しているので安心して運用スタートできるでしょう。

ただし、労務業務に特化しており、給与計算や勤怠管理には対応していないため、検討の際には注意が必要です。

機能

  • 入社手続き自動化
  • 雇用契約の電子化
  • 社員からの住所変更などの申請管理
  • 年末調整電子化

料金プラン

月数万円から利用可能。課題を踏まえた上で見積もり・提案をしてくれます。

詳細は資料をご参照ください。

クラウドハウス労務 含む労務管理の資料を一括DL

 

 

まとめ

従業員が安心して働ける環境を作るために雇用保険は存在しています。

会社は雇用形態にかかわらず従業員を雇用保険に加入させなければなりません

期限内に手続きが行えなかった場合罰則の対象になったりトラブルの原因になることがあるため、必ず手続きを行うようにしましょう。


画像出典元:pixabay

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