会社側の入社手続きを解説!法的に決められている入社手続きとは?

会社側の入社手続きを解説!法的に決められている入社手続きとは?

記事更新日: 2021/04/23

執筆: 編集部

入社手続きは会社側が正確に把握しておく必要があります

この記事では、入社前、入社日、入社後の手続きの流れと書類を理解し、スムーズな入社手続きを行う準備が出来る内容になっています。

また、提出してもらった書類がどの入社手続きに使用するのかも解説します。

特に入社手続きで厚生年金と雇用保険、住民税は提出期限があるので早急に行いましょう。

入社前の確認事項と書類

入社手続きとは、新しい従業員が入社したときに行う一連の手続きです。

労働条件通知書が法律で義務付けられている書類です。

労働条件通知書、もしくは雇用契約書

労働条件通知書の交付は、法律上の義務となります。

労働条件通知書によって、会社は労働条件を明示しなければなりません。

雇用契約書の締結は、法律上の義務ではありません。

民法では、雇用は当事者同士の約束によって成立することになっています。

ただし、証拠書類として雇用契約書を作成し、締結しておく方が無難です。

会社によっては雇用契約書と労働条件通知書を兼ねている場合もあります。

雇用契約書・労働条件通知書については、こちらの記事で詳しく解説しています。

 

採用通知書(内定通知書)

採用通知書(内定通知書)は、法律上の義務ではありません。

入社してもらう従業員に雇用の意志と信用を得るための書類です。

雇用契約は、採用通知書に対する承諾があって初めて雇用契約は成立します。

ただし、採用通知書を出した後の雇用者都合による採用取り消しは労働契約法第16条によって違法となります。

採用通知書を出す前に会社と雇用する人との間に齟齬ないよう確認をします。

入社当日の手続き

入社する従業員に必ず提出してもらう必要がある書類は、以下となります。

雇用保険被保険者証(中途採用のみ)

雇用保険被保険者証とは、雇用保険に加入した際に発行される証明書です。

前職がある人から雇用保険加入のために必要な書類なので提出してもらいます。

基礎年金番号が分かる書類

厚生年金保険の加入手続きに必要な基礎年金番号を確認できる書類を提出してもらいます。

基礎年金番号は、年金手帳又は基礎年金番号通知書で確認できます。

源泉徴収票(入社年に給与所得があった場合)

前職がある中途採用者からは、前職の源泉徴収票を提出してもらいます。

入社と同じ年に再就職した人で前の勤務先で所得税を源泉徴収されていた人が対象です。

年末調整が過ぎた後の再就職の場合は提出不要です。

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書

納税のために扶養者がいる・いないに関わらず、入社時に提出してもらいます。

2カ所以上で勤務してる人には、どの勤務先から給与所得者の扶養控除等(異動)申告書を提出するかを確認します。

マイナンバー

社会保険や雇用保険の手続きで必要となるので、マイナンバーカードの提出をしてもらいます。

マイナンバーカードがない人には、身分証明と一緒に通知カード、もしくはマイナンバー記載の住民票を提出してもらいます。

任意の入社書類

下記は、会社によって提出の必要がある書類です。

  • 雇用契約書
  • 身元保証書
  • 誓約書
  • 給与振込先
  • 住民票
  • 健康診断書
  • 資格免許証
  • 卒業証書
  • 合格証明書

自社に必要な提出書類かを判断して、入社する従業員に伝えましょう。

入社後早急に行う手続き

新しい従業員が入社したら、厚生年金と雇用保険、住民税の手続きを行います。

厚生年金と雇用保険、住民税の手続きは、電子申請、郵送、窓口持参のいずれかです。

社会保険の加入手続き

画像出典元:日本年金機構

社会保険(健康保険・厚生年金保険・介護保険)の加入手続きは、健康保険証を従業員に早く手渡す必要があるため早急に行います

社会保険の加入手続きは、従業員の扶養家族の状況によって3つのどれかを提出します。

1. 被保険者資格取得届
2. 健康保険被扶養者(異動)届と国民年金第3号被保険者関係届
3. 国民年金第3号被保険者関係届

提出期限は入社後5日以内です。

社会保険は、適用事業所に該当する場合は、必ず社会保険に加入する必要があります。

  • 株式会社などの法人の事業所(事業主のみの場合を含む)
  • 従業員が常時5人以上いる個人の事業所(農林漁業、サービス業などの場合を除く)

また、適用事業所のうち社会保険に加入させる必要がある従業員は、次の通りとなります。

社会保険加入義務の条件

  • 正社員
  • パートタイマー・アルバイト等(1週間の所定労働時間および1カ月の所定労働日数が同じ事業所で同様の業務に従事している通常の労働者の4分の3以上である方が対象)
  • 1週間の所定労働時間が通常の労働者の4分の3未満、1カ月の所定労働日数が通常の労働者の4分の3未満、またはその両方の場合で、次の5要件を全て満たす方は対象

 1 週の所定労働時間が20時間以上あること
 2 雇用期間が1年以上見込まれること
 3 賃金の月額が8.8万円以上であること
 4 学生でないこと
 5 特定適用事業所または任意特定適用事業所に勤めていること


なお、次に該当する従業員は、加入義務はありません。

社会保険加入義務なし

  • 日々雇い入れられる人
  • 2カ月以内の期間を定めて使用される人
  • 所在地が一定しない事業所に使用される人
  • 季節的業務(4カ月以内)に使用される人
  • 臨時的事業の事業所(6カ月以内)に使用される人

 

雇用保険の加入手続き

画像出典:厚生労働省

雇用保険被保険者資格取得届は事業所の所在地を管轄する公共職業安定所(ハローワーク)に、翌月 10 日までに提出します。

雇用保険は、労働者を雇用する事業は、強制的に適用されることになっています。

雇用保険の加入は株式会社であるのか個人事業主であるのかは問われません

加入の義務がある従業員は、以下の通りです。

加入の義務がある従業員

次の(1) 及び(2) のいずれにも該当するとき

(1)31日以上引き続き雇用されることが見込まれる者であること。

具体的には、次のいずれかに該当する場合をいいます。

  • 期間の定めがなく雇用される場合
  • 雇用期間が31日以上である場合
  • 雇用契約に更新規定があり、31日未満での雇止めの明示がない場合
  • 雇用契約に更新規定はないが同様の雇用契約により雇用された労働者が31日以上雇用された実績がある場合 (当初の雇入時には31日以上雇用されることが見込まれない場合であってもその後、31日以上雇用されることが見込まれることとなった場合には、その時点から雇用保険が適用されます)
(2)1週間の所定労働時間が 20 時間以上であること。

 

住民税の手続き

住民税は、会社が給与から天引きして支払う特別徴収と、個人が直接支払う普通徴収の方法があります。

特別徴収する場合は、会社側が従業員が住む市区町村へ切り替え手続きを翌月10日までにしなければなりません。

従業員が前職でも特別徴収をしていた場合は「特別徴収に係る給与所得者異動届出書」を提出します。

従業員が普通徴収から特別徴収に切替える場合は「特別徴収への切替申請書」を提出する必要があります。

住民税の届け出書類は、各市区町村のホームページからダウンロードします。

社内の入社手続き

従業員を採用した場合、社内で行う入社手続きも必要です。

法定三帳簿の作成と記入

入社してきた従業員の情報を「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿等」に記載します。

法定三帳簿の作成は労働基準法で義務付けられています

法定三帳簿は、紙台帳のようなアナログ管理とExcelなどのデジタル管理どちらでも構いません。

ただし、記載内容と対象者が決められています

  帳簿の内容 帳簿の対象者
労働者名簿 氏名、生年月日など個人情報を管理する 日雇い以外の雇用形態(正規、非正規、パートタイムなど)
賃金台帳 労働時間、給与の支給額など労働者の給与に関して記録する すべての雇用形態
出勤簿 入・退社時間や休憩時間などを記録する すべての雇用形態

 

法定三帳簿は、こちらの記事で詳しく解説しています。

 

備品の支給

下記のような備品を支給している場合は、従業員の入社日前に用意します。

  • タイムカード
  • 名札
  • 制服
  • 名刺
  • 社員証
  • 机、いす等の備品
  • パソコン
  • メールアドレス
  • ICカード

 

入社手続きの注意点

入社手続きには様々なものがあり多岐にわたります。

では、どのような点に注意すればいいのでしょうか。

法令遵守

人を雇用する場合に守るべき法律にはどんなものがあるのかを、きちんと確認し、遵守するようにしなければなりません。

特に、労働関係に関する法律には、重い罰則規定が課されているものもありますので、会社としては安易に違法することがないように、内容を把握しておく必要があります。

提出期限

社会保険・雇用保険・納税に関する入社手続きは、提出期限に注意しましょう。

特に社会保険は入社から5日以内なので、従業員には入社前に必要書類を伝えておきます。

マイナンバーや住所など従業員個人の情報も必要ですし、添付書類として前の会社から取り寄せておかなければならない書類もあります。

会社側がしっかりと必要書類と期限を理解しなければなりません。

情報管理

入社手続きは、従業員の重要な個人情報を扱います

誰でも閲覧できるというような形ではなく、閲覧する者の制限や、書類の取り扱いができる権限なども明確に決めておく必要があります。

従業員に安心して入社手続きに必要な書類を提出してもらえる労務管理体制が求められます

まとめ

入社手続きについて解説してきました。

従業員を採用した場合の手続きでは法律で決められている手続きがたくさんあります。

また、届け出や申請には期限があるものもあります。

きちんと法令を守るためには、どのような入社手続きが必要かを会社側が正確に把握しておく必要があります。

きちんと入社手続きの手順と書類を把握し、スムーズな入社手続きを行う事が従業員からの信頼と会社の戦力としての貢献へ繋がります。


画像出典元:pixabay

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