従業員入社時に必要な社会保険手続きを解説!5日以内の手続き必須です

従業員入社時に必要な社会保険手続きを解説!5日以内の手続き必須です

記事更新日: 2021/04/23

執筆: 編集部

この記事は、会社が行う入社した従業員の社会保険手続きについて解説します。

社会保険手続きは入社から5日以内です。

社会保険手続きは、入社した従業員に安心して働いてもらうためにも、不備なく完了する事が重要です。

手続きの効率化や利便性を考え、マイナンバー活用や電子申請も検討しましょう。

「社会保険」とは

広義では、医療保険、年金保険、介護保険、雇用保険、労災保険の5種類の社会保険制度の事を「社会保険」と言います。

ただし、入退社の手続きの社会保険は「健康保険」と「年金保険」の2つのみを指す言葉として使われます。

「雇用保険」「労災保険」は個別で説明されるのが一般的です。

この記事は入社時の社会保険(健康保険と年金保険)の手続きについて解説します。

従業員が入社したら

画像出典元:日本年金機構「社会保険の加入についてのご案内」

従業員が入社してきたら、会社が社会保険の加入手続きをします。

社会保険とは、健康保険・介護保険・厚生年金保険の総称です。

介護保険は40歳以上から保険料の負担者になります。

健康保険の目的は、医療費の給付です。

厚生年金保険の目的は、年金や就労期間中の死亡や障害への備えです。

目的はそれぞれ異なりますが、手続きは同じ書類1枚を提出で完了します。

入社した従業員の加入義務や対象者については、こちらに詳しい解説があります。

 

社会保険手続きの準備

健康保険・厚生年金保険の加入手続きのために、従業員から下記を預かります。

基礎年金番号を確認できるもの

健康保険・厚生年金保険の加入手続きには、基礎年金番号が必要です。

入社してきた従業員に年金手帳の写しや基礎年金番号通知書を提出してもらいます

マイナンバー活用なら住所等の記入不要

従業員のマイナンバーを社会保険手続きに利用出来ます。

マイナンバーを利用した社会保険手続きの場合は、4情報(氏名、性別、生年月日、住所)記入が不要です。

また、マイナンバーと基礎年金番号と紐づいている場合は基礎年金番号の記入も不要です。

扶養家族の個人情報が分かるもの

入社従業員の扶養家族の社会保険手続きには、続柄確認と収入要件確認の添付が必要です。

続柄確認のための書類の例

  • 被保険者の戸籍謄(抄)本(被保険者との続柄がわかるもの)
  • 被保険者の住民票(被保険者が世帯主で、被扶養者と同一世帯である場合に限る)

収入要件確認のための書類

  • 給与証明・給与明細書の写し
  • 雇用保険受給資格者証の写し
  • 年金証書・年金の改定通知書の写し
  • 所得証明書・非課税証明書(原本)


入社する従業員に事前に書類の準備を依頼します。

ただし、扶養家族のマイナンバーを利用して手続きを行う場合は提出不要です。

社会保険手続きを提出する

提出期限に注意する

社会保険手続きは、従業員が入社してから5日以内です。

保険適用の空白期間を作らないよう早急に手続きします。

手続きに不備がないように事前の準備と確認をしっかり行いましょう。

提出方法は、郵送、電子申請、窓口持参の3つです。

健康保険・厚生年金被保険者資格取得届を提出

画像出典:日本年金機構

社会保険(健康保険・介護保険・厚生年金保険)の手続きはこの1枚の提出で完了です。

健康保険被扶養者(異動)届・第3号被保険者関係届を提出

画像出典:日本年金機構

扶養家族分の社会保険手続きは、健康保険被扶養者(異動)届を提出します。

まとめ

会社が行う入社した従業員の社会保険手続きについて紹介しました。

社会保険は入社後5日以内に手続きを完了しなければなりません

担当者は、手続きに必要な添付書類や提出書類の種類をしっかり理解しましょう。

現在は、入社の社会保険・雇用保険などの手続きは電子申請が増えています。

労務管理の効率と正確性を考え、電子申請や労務管理システムの導入をお勧めします

画像出典元:O-DAN

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