【完全版】経費精算のやり方・流れ | システム導入のメリットも解説!

【完全版】経費精算のやり方・流れ | システム導入のメリットも解説!

記事更新日: 2021/06/15

執筆: 編集部

経費精算に関わる業務が効率化できれば人員や時間を他の大切な業務に使うことができるようになります。経費精算システムを導入すればそうしたことも可能になります。

この記事では一般的な経費精算のやり方を解説し、経費精算システムを導入すればどんなメリット・デメリットが生まれるのかを紹介します。

そもそも経費精算とは?


経費精算とは?

経費精算とは、従業員が立て替えて支払いをした経費を会社が払戻す業務のことです。

どんなものが経費に含まれるのか、その代表例をいくつか紹介し、一般的な経費清算の流れを解説します。

経費に含まれるもの

事業に関係する支出はすべて経費として認められます。

一般的に経費に分類されるものには、旅費交通費、交通費、接待交際費、通信費、消耗品費、光熱費や賃貸料があります。給与手当や福利厚生費なども実は経費に含まれます。

従業員が旅費交通費、交通費、接待交際費、消耗品費などを立て替えた場合、精算書に領収書を添付して提出し、経理部門から払い戻しを受けることになります。

参考:旅費交通費と交通費の違い

旅費交通費はいわゆる出張旅費のことです。出張で泊りがけになる場合の交通費・宿泊代などが含まれます。

交通費は普通に取引先に会いに行く場合などの交通費のことです。

 

経費精算の一般的な流れとやり方


紙ベースの一般的な経費精算の流れは以下の通りです。

一般的な経費精算の流れ

1. 従業員が経費を立て替える

2. 領収書をもらう

3. 経費精算書に領収書を添付して上司に承認印をもらい経理部門に提出

4. 経理部門が内容を確認して問題がなければ精算

5. 経理担当者が小口の現金を渡した場合、出納帳に記入する

それぞれの工程をやり方と共にもう少し詳しく説明します。

1. 従業員が経費を立て替える

従業員が取引先を訪問するための交通費、出張に行った際の旅費、会社の備品の購入代金を立て替えて支払いました。

本来会社が負担するべき費用を従業員が肩代わりしたわけですから、経費精算が必要になります。

2. 領収書をもらう

従業員は経費を立て替えましたという証拠のために領収書をもらいます。

ですから領収書の宛名は個人名ではなく会社の名前になります。

3. 経費精算書に領収書を添付して上司に承認印をもらい経理部門に提出

経費精算書に領収書を添付して上司の承認印をもらい経理部門に提出します。

経費精算書には以下の項目への記入もしくは押印が一般的には求められます。

  • 申請日
  • 申請者氏名
  • 所属部署
  • 承認印
  • 支払い日
  • 支払い内容(接待交際費の飲食代などの場合は参加者名)
  • 支払先
  • 金額

 

4. 経理部門が内容を確認して問題がなければ精算

経理部門で受け取った経費精算書と領収書の内容を確認します。

内容に問題がなければ精算となります。

支払い日と支払い方法は、その会社の取り決めにしたがって行われます。週1回のところもあれば、週2回精算される会社もあります。

5. 経理担当者が小口の現金を渡した場合、出納帳に記入する

従業員が「消耗品を立て替えて購入した」「次の出張に必要な経費を仮払いして欲しい」と言ってきた場合、経理担当者は、その場で領収書や出張申請書を確認し現金を渡す場合もあります。

経理部門で管理している小口現金から出金があった場合、それを出納帳に記入しておかなければなりません。

これも経費精算に関係する大切な業務のひとつです。

経費精算の流れから見えてくる問題点


紙ベースの経費精算の流れややり方を把握すると、そこにいくつかの問題点があることが分かります。

1. 申請から精算まで時間がかかる

2. 計算ミスや入力ミスが起こる可能性がある

3. 経理部門が小口現金をきちんと管理しないといけない

4. 従業員からの経費精算の申請が多いと作業が大変

 

1. 申請から精算まで時間がかかる

従業員が経費を立て替えし、経費申請書を記入し、上司の承認印をもらい、そして経理部門に書類を提出し、内容に問題がなければ精算されるという一般的な経費精算の流れでは、従業員の申請から精算まで時間がかかるという問題があります。

例えば、社外での仕事が多い従業員は領収書をまとめて清算書を作成する時間を取るのが難しい場合がります。承認印を押してもらう上司に内容を確認してもらう必要があります。

経理部門に書類を提出しても記入漏れや計算ミスがあった場合、再提出しなければなりません。

こうしたそれぞれの工程での手間を考えると、申請から精算まで時間がかかるということがよく分かります。

2. 計算ミスや入力ミスが起こる可能性がある

申請者側の従業員がいくつかの領収書をまとめて精算する場合があります。

金額を正しく計算しなければなりません。

経理担当者も受け取った領収書や精算書の金額を会計ソフトなどに入力する必要があります。

こうした作業の中で計算ミスや入力ミスが起こり、修正に時間がかかり、他の仕事が中断することも問題です。

3. 経理部門が小口現金をきちんと管理しないといけない

経理部門は日常的な支払いのためにいくらかの現金を手元に置いておきます。これが小口現金です。

経費精算で少ない払い戻しの場合、小口現金からその場ですぐに支払うという場合もありますが、そうした場合小口現金からの出金をその場で出納帳に記録しておかなければなりません。

こうした小口現金の管理が経理部門の負担となるという問題があります。

4. 従業員からの経費精算の申請が多いと作業が大変

従業員数が多い、支店や営業所など拠点がいくつかある企業などの場合、精算の申請がたくさんあり経営部門の仕事を圧迫するという問題点が生れます。

さらに、申請件数が多ければ、先に紹介したような計算ミスや入力ミスの起こる確率も高くなります

書類記入や会計ソフトへの入力、申請書の内容確認、精算といった作業はわずか数分で済みます。

しかし、それを年間でたくさんの件数行っているとすれば、その作業にかかる人員や時間、経費を削減する方法を考える必要があります。

紙ベースの経費精算処理の問題を解決するのが経費精算システム

紙ベースの一般的な経費精算のやり方では、いくつかの問題が生じることが分かりました。

こうした問題を解決するのが「経費精算システム」です。

経費精算システムを導入すれば従業員は簡単に経費精算を申請できるようになります。

例えば、乗換案内と連携したシステムで交通費の計算が簡単に出来る、領収書をスマホのカメラで撮影して登録するなどの方法で簡単に経費の申請ができます。

スマホで利用できる経費精算システムを利用すれば、外出先からの申請も可能です。

経費管理システムは経理部門の仕事の効率化にも役立ちます。

従業員が経費精算システムに入力した情報は電子データ化され一元管理されるので、経理部門の再入力作業は不要です。

申請内容はきちんと可視化され、それにより内容をきちんとチェックできる体制ができ、経費の水増し申請や私的目的での支出の申請などの不正行為の防止にもつながります。

経費精算システム導入のメリット・デメリット


では、経費精算システムを導入することでどんなメリット・デメリットが生まれるのかを最後に解説します。

経費精算システム導入による3大メリット

経費精算システムを導入すれば次の3つのメリットが生まれます。

1. 経費精算業務の効率化

2. 経費精算がスムーズに行える

3. 生産性の向上

 

1. 経費精算業務の効率化

経費精算システムを導入すれば、領収書やレシートはスマホカメラで撮影し、経費申請書は指定されたフォーマットに入力するだけになります。

経理部門もこれまでならば、経費申請書や領収書の情報を再入力する必要がありましたが、それもいらなくなります。

こうして手作業や入力の手間が省けることで経費精算業務の効率化が図れます。

2. 経費精算がスムーズに行える

スマホやタブレットなどのマルチデバイスに対応した経費精算システムを導入すれば、従業員は必要が生じた場合、いつでもどこからでも経費精算の申請ができるようになります。

承認者の上司も内容をすぐに確認することができるので、承認作業もスムーズに行えます。

外出している従業員の多い会社や、複数の拠点がある会社などではこうしたメリットを十分に生かすことができます。

3. 生産性の向上

経費精算システムを導入すれば、授業員・上司・経理部門それぞれの作業負担を軽くするので、それによって時間を有効に用いることができるようになります。

例えば、申請書類を探したり、領収書を集めて計算したリする作業から解放されます。

こうして生み出された時間を有効活用すれば会社全体としての生産性の向上に結び付きます

経費精算システム導入のデメリット

次に、経費精算システムを導入することで予想されるデメリットを紹介します。

1. 社員の理解を得る必要がある

2. 情報漏洩の心配

 

1. 社員の理解を得る必要がある

これまでの紙ベースでの経費申請に慣れてきた従業員に対して新しいシステムの使い方やメリットを説明しなければなりません。

経費精算システムに搭載されている機能に注目することも大切ですが、操作性など従業員に無理なく使えるシステムかどうかを確認することも必要です。

経費精算システムには無料で利用できるトライアル期間のサービスもあるので、そうしたサービスを利用してみて従業員のリアクションを見てから導入を判断するという方法もあります。

2. 情報漏洩の心配

クラウド型の経費精算システムサービスを利用する場合、情報管理をサービス提供会社に委ねることになります。

そうなると情報漏洩の危険性が心配になります。

クラウド型の経費精算システムのサービスを提供している会社の中からセキュリティ対策がしっかりしている会社を選ぶことでそうした心配を払拭できます。

まず検討したい!おすすめの経費精算システム5選

経費精算システム導入を検討する際に、まず候補に入れたい経費精算サービスを紹介します。

1. シリーズ連携がおすすめ!jinjer経費

画像出典元:jinjer公式HP
 

特徴

機能が充実しているにも関わらず、月額500円(1人あたり)と他サービスと比べて安いです。

勤怠管理・人事管理など他のjinjerシリーズと連携して1つのプラットフォームで利用できるのも非常に便利なポイント。

人事データを1つのプラットフォームにまとめることで業務効率化をはかれるほか、費用を抑えることもできます。

またサポート体制が整っており、契約継続率99.4%・サポート満足度91.6%と高い満足度を誇るサービスです!

メリービズ株式会社 経理コンサルタント

経費精算のプロ 長谷龍一による「jinjer経費」の総評

人事労務関連の業務を中心に構築されているサービス

一般的な経費精算のグループウェアが、お金関連の業務を中心に構築されているのに対し、jinjerはむしろ人事・勤怠・労務・マイナンバーに至るまで、人事労務関連の業務を中心に構築されているサービスです。
 
そのため、薄く広く利用できるところがjinjer最大の魅力です。
様々な業務ができる中の一つに経費精算があるので、お金関連中心ではなく、人事領域を中心として業務を進めたい企業には非常に良いです。

料金プラン

初期費用30万円、月額500円/人です。

他のjinjerシリーズと合わせて利用することで、よりお得に利用できます。

料金詳細については資料を参照ください。

jinjer経費の資料を無料ダウンロード

 

 

2. 累計導入社数No.1。楽楽精算

画像出典元:「楽楽精算」公式HP
 
 

特徴

楽楽精算は累計7,000社以上に導入されている、国内導入数No.1の経費精算システムです。

楽楽精算が支持される理由はそのコスパ。必要な機能を比較的安価に利用できます。

カスタマイズしやすく、今ままでのフローから大きく変更せずにシステムをスムーズに導入できる点も重要なポイント。スムーズに導入したい企業におすすめのツールです。

メリービズ株式会社 経理コンサルタント

経費精算のプロ 長谷龍一による「楽楽精算」の総評

痒いところに手が届く、使い勝手の良いシステム

楽楽精算は、細かい機能や連携できる外部サービスも多く、痒いところに手が届く経費精算システムです。カスタマイズ性が非常に高く、料金は50ユーザーあたり3万円と、中小規模の企業から大企業まで対応できるシステムといえます。

システム設定が比較的容易であり、営業によるサポート対応が迅速、といった口コミも聞きます。

マネーフォワードやfreeeのような、グループウェア同士の連携には劣りますが、間口が非常に広く、会計ソフトはどうしても動かせないが、経費精算システムは移行して、DX化したいなどのニーズがある企業におすすめします。

料金プラン

初期費用が10万円、月額費用が3万円〜です。無料トライアルもあります。

 

3. 急成長中!ジョブカン経費精算


画像出典元:「ジョブカン経費精算」公式HP

特徴

ジョブカン経費精算を導入した会社で、多いのがコストパフォーマンスを評価する声。必要な機能を、リーズナブルな料金で提供しているのが、ジョブカン経費精算の魅力です。

ジョブカン経費精算の大きな特徴は料金体系。初期費用がゼロ円で、月額利用料もユーザ 1人あたりの料金なので、はじめて経費精算システムを導入する、小規模の会社にかなりオススメです。

メリービズ株式会社 経理コンサルタント

経費精算のプロ 長谷龍一による「ジョブカン経費精算」の総評

管理側でストレスなく進めることができるシステム

ジョブカンは勤怠管理に強いシステムですが、勤怠管理にも関連する、経費精算にも力を入れています。

業務面では、データの出し入れが非常に楽であることが特徴です。インポート、エクスポートがスムーズに行なえます。
外部サービスとの連携、freeeや弥生仕様のデータをぱっと出しやすく、管理側でストレスなく進めることができるシステムと言えるでしょう。

ジョブカン勤怠を既に利用中の企業はまず検討してみてください。

料金プラン

利用料は月額400円 / 1ユーザで、初期費用不要

最低利用料金が5,000円(13人以上)という条件があるものの、 1ユーザに対する課金システムのため少人数の会社でも導入しやすいです。

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4. 国内売上シェアNo.1!Concur Expense


画像出典元:「Concur Expense」公式HP

特徴

スマートフォンへの対応や、UIなどの使いやすさに定評があるConcur Expense。その高い評価により、国内経費精算市場6年連続トップシェアを獲得しています。

非常に機能が充実しており、カスタマイズ性も高いのが特徴です。

また、「経費精算を無くそう」をコンセプトに、タクシー配車アプリの「JapanTaxi」「DiDi」、「タイムズカーシェア」、名刺管理アプリの「Sansan」や、スマホ決済アプリ「PayPay」と連携するなど、様々なサービスと連携して経費精算を効率化できるのも注目です。

メリービズ株式会社 経理コンサルタント

経費精算のプロ 長谷龍一による「Concur」の総評

グローバル展開しているような大企業に特に利用されている

Concurは、外資系のシステムでSAPに買収されたサービスです。そのため、SAPで基幹システムを管理している企業と相性が良いです。
 
また、Concurはかなりカスタマイズしやすいです。例えば、会社に則った承認ルートにする、ワークフローにする、ということが簡単にできます。他にも、経費の不正支出を自動で検知する機能など、他社システムに比べても機能が充実している印象があります。
 
世界でもかなり利用されているシステムですので、グローバル展開しているような大企業に特に利用されているイメージがあります。

料金プラン

  Standard Standardエントリー Standardレギュラー
月額費用 29,000円~ 要問合せ 要問合せ


Standardプランは初期費用0円となっており、中堅中小企業・スタートアップでも利用しやすい価格設定になっています。

中堅・大企業向けにConcur Expense Professionalプランも用意されていますが、レポート数に応じた従量課金制で、会社の規模など条件により価格が異なります。

詳細はこちらより資料をご確認ください。

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5. 操作しやすいインターフェースが特徴!経費BankⅡ

画像出典元:「経費BankⅡ」公式HP
 

特徴

「経費BankⅡ」は初期費用0円で操作性の高いワークフローを実現しており、SBIビジネスソリューションズが運営する経費精算システムです。

操作の簡単さ・分かりやすさを目指すことで操作ミスや計算ミスを無くしており、信頼性と確実性を重要視する企業には最適です。

また、現在使用中の会計ソフトに合わせて仕分けデータを出力する事も可能なので、振込作業なども楽に確実に行えます。

料金プラン

初期費用: 0円

※オプション機能の有無や契約ID数により変動します。

基本料金  
月額費用 3,300円〜(10ID単位)


詳細は以下の資料にて確認できます。

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まとめ


経費精算の一般的な流れを説明し、そこから見えてくる問題点を指摘しました。

紙ベースの経費申請では、領収書の管理、申請書の記入、承認印、経理部門による確認、会計ソフトへの入力、仕分け、精算など様々な業務が必要とされます。

経費精算システムを導入すれば、こうした業務の効率化を実現でき、申請から精算までの時間も短縮できます。

効率的に経費精算業務がこなせるようになれば時間を有効に活用でき会社の生産性の向上につながります。

中小の企業でも導入しやすいクラウド型の経費精算システムのサービスもたくさん提供されています。

この機会に自社のニーズに合った経費精算システムを導入してみるのはいかがでしょうか?

 

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画像出典元:burst、pixabay

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