【完全版】経費精算のやり方・流れ | システム導入のメリットも解説!

【完全版】経費精算のやり方・流れ | システム導入のメリットも解説!

記事更新日: 2019/06/08

執筆: 編集部

経費精算に関わる業務が効率化できれば人員や時間を他の大切な業務に使うことができるようになります。経費精算システムを導入すればそうしたことも可能になります。

この記事では一般的な経費精算のやり方を解説し、経費精算システムを導入すればどんなメリット・デメリットが生まれるのかを紹介します。

そもそも経費精算とは?


経費精算とは?

経費精算とは、従業員が立て替えて支払いをした経費を会社が払戻す業務のことです。

どんなものが経費に含まれるのか、その代表例をいくつか紹介し、一般的な経費清算の流れを解説します。

経費に含まれるもの

事業に関係する支出はすべて経費として認められます。

一般的に経費に分類されるものには、旅費交通費、交通費、接待交際費、通信費、消耗品費、光熱費や賃貸料があります。給与手当や福利厚生費なども実は経費に含まれます。

従業員が旅費交通費、交通費、接待交際費、消耗品費などを立て替えた場合、精算書に領収書を添付して提出し、経理部門から払い戻しを受けることになります。

参考:旅費交通費と交通費の違い

旅費交通費はいわゆる出張旅費のことです。出張で泊りがけになる場合の交通費・宿泊代などが含まれます。

交通費は普通に取引先に会いに行く場合などの交通費のことです。

 

経費精算の一般的な流れとやり方


紙ベースの一般的な経費精算の流れは以下の通りです。

一般的な経費精算の流れ

1. 従業員が経費を立て替える

2. 領収書をもらう

3. 経費精算書に領収書を添付して上司に承認印をもらい経理部門に提出

4. 経理部門が内容を確認して問題がなければ精算

5. 経理担当者が小口の現金を渡した場合、出納帳に記入する

それぞれの工程をやり方と共にもう少し詳しく説明します。

1. 従業員が経費を立て替える

従業員が取引先を訪問するための交通費、出張に行った際の旅費、会社の備品の購入代金を立て替えて支払いました。

本来会社が負担するべき費用を従業員が肩代わりしたわけですから、経費精算が必要になります。

2. 領収書をもらう

従業員は経費を立て替えましたという証拠のために領収書をもらいます。

ですから領収書の宛名は個人名ではなく会社の名前になります。

3. 経費精算書に領収書を添付して上司に承認印をもらい経理部門に提出

経費精算書に領収書を添付して上司の承認印をもらい経理部門に提出します。

経費精算書には以下の項目への記入もしくは押印が一般的には求められます。

  • 申請日
  • 申請者氏名
  • 所属部署
  • 承認印
  • 支払い日
  • 支払い内容(接待交際費の飲食代などの場合は参加者名)
  • 支払先
  • 金額

 

4. 経理部門が内容を確認して問題がなければ精算

経理部門で受け取った経費精算書と領収書の内容を確認します。

内容に問題がなければ精算となります。

支払い日と支払い方法は、その会社の取り決めにしたがって行われます。週1回のところもあれば、週2回精算される会社もあります。

5. 経理担当者が小口の現金を渡した場合、出納帳に記入する

従業員が「消耗品を立て替えて購入した」「次の出張に必要な経費を仮払いして欲しい」と言ってきた場合、経理担当者は、その場で領収書や出張申請書を確認し現金を渡す場合もあります。

経理部門で管理している小口現金から出金があった場合、それを出納帳に記入しておかなければなりません。

これも経費精算に関係する大切な業務のひとつです。

経費精算の流れから見えてくる問題点


紙ベースの経費精算の流れややり方を把握すると、そこにいくつかの問題点があることが分かります。

1. 申請から精算まで時間がかかる

2. 計算ミスや入力ミスが起こる可能性がある

3. 経理部門が小口現金をきちんと管理しないといけない

4. 従業員からの経費精算の申請が多いと作業が大変

 

1. 申請から精算まで時間がかかる

従業員が経費を立て替えし、経費申請書を記入し、上司の承認印をもらい、そして経理部門に書類を提出し、内容に問題がなければ精算されるという一般的な経費精算の流れでは、従業員の申請から精算まで時間がかかるという問題があります。

例えば、社外での仕事が多い従業員は領収書をまとめて清算書を作成する時間を取るのが難しい場合がります。承認印を押してもらう上司に内容を確認してもらう必要があります。

経理部門に書類を提出しても記入漏れや計算ミスがあった場合、再提出しなければなりません。

こうしたそれぞれの工程での手間を考えると、申請から精算まで時間がかかるということがよく分かります。

2. 計算ミスや入力ミスが起こる可能性がある

申請者側の従業員がいくつかの領収書をまとめて精算する場合があります。

金額を正しく計算しなければなりません。

経理担当者も受け取った領収書や精算書の金額を会計ソフトなどに入力する必要があります。

こうした作業の中で計算ミスや入力ミスが起こり、修正に時間がかかり、他の仕事が中断することも問題です。

3. 経理部門が小口現金をきちんと管理しないといけない

経理部門は日常的な支払いのためにいくらかの現金を手元に置いておきます。これが小口現金です。

経費精算で少ない払い戻しの場合、小口現金からその場ですぐに支払うという場合もありますが、そうした場合小口現金からの出金をその場で出納帳に記録しておかなければなりません。

こうした小口現金の管理が経理部門の負担となるという問題があります。

4. 従業員からの経費精算の申請が多いと作業が大変

従業員数が多い、支店や営業所など拠点がいくつかある企業などの場合、精算の申請がたくさんあり経営部門の仕事を圧迫するという問題点が生れます。

さらに、申請件数が多ければ、先に紹介したような計算ミスや入力ミスの起こる確率も高くなります

書類記入や会計ソフトへの入力、申請書の内容確認、精算といった作業はわずか数分で済みます。

しかし、それを年間でたくさんの件数行っているとすれば、その作業にかかる人員や時間、経費を削減する方法を考える必要があります。

紙ベースの経費精算処理の問題を解決するのが経費精算システム

紙ベースの一般的な経費精算のやり方では、いくつかの問題が生じることが分かりました。

こうした問題を解決するのが「経費精算システム」です。

経費精算システムを導入すれば従業員は簡単に経費精算を申請できるようになります。

例えば、乗換案内と連携したシステムで交通費の計算が簡単に出来る、領収書をスマホのカメラで撮影して登録するなどの方法で簡単に経費の申請ができます。

スマホで利用できる経費精算システムを利用すれば、外出先からの申請も可能です。

経費管理システムは経理部門の仕事の効率化にも役立ちます。

従業員が経費精算システムに入力した情報は電子データ化され一元管理されるので、経理部門の再入力作業は不要です。

申請内容はきちんと可視化され、それにより内容をきちんとチェックできる体制ができ、経費の水増し申請や私的目的での支出の申請などの不正行為の防止にもつながります。

経費精算システム導入のメリット・デメリット


では、経費精算システムを導入することでどんなメリット・デメリットが生まれるのかを最後に解説します。

経費精算システム導入による3大メリット

経費精算システムを導入すれば次の3つのメリットが生まれます。

1. 経費精算業務の効率化

2. 経費精算がスムーズに行える

3. 生産性の向上

 

1. 経費精算業務の効率化

経費精算システムを導入すれば、領収書やレシートはスマホカメラで撮影し、経費申請書は指定されたフォーマットに入力するだけになります。

経理部門もこれまでならば、経費申請書や領収書の情報を再入力する必要がありましたが、それもいらなくなります。

こうして手作業や入力の手間が省けることで経費精算業務の効率化が図れます。

2. 経費精算がスムーズに行える

スマホやタブレットなどのマルチデバイスに対応した経費精算システムを導入すれば、従業員は必要が生じた場合、いつでもどこからでも経費精算の申請ができるようになります。

承認者の上司も内容をすぐに確認することができるので、承認作業もスムーズに行えます。

外出している従業員の多い会社や、複数の拠点がある会社などではこうしたメリットを十分に生かすことができます。

3. 生産性の向上

経費精算システムを導入すれば、授業員・上司・経理部門それぞれの作業負担を軽くするので、それによって時間を有効に用いることができるようになります。

例えば、申請書類を探したり、領収書を集めて計算したリする作業から解放されます。

こうして生み出された時間を有効活用すれば会社全体としての生産性の向上に結び付きます

経費精算システム導入のデメリット

次に、経費精算システムを導入することで予想されるデメリットを紹介します。

1. 社員の理解を得る必要がある

2. 情報漏洩の心配

 

1. 社員の理解を得る必要がある

これまでの紙ベースでの経費申請に慣れてきた従業員に対して新しいシステムの使い方やメリットを説明しなければなりません。

経費精算システムに搭載されている機能に注目することも大切ですが、操作性など従業員に無理なく使えるシステムかどうかを確認することも必要です。

経費精算システムには無料で利用できるトライアル期間のサービスもあるので、そうしたサービスを利用してみて従業員のリアクションを見てから導入を判断するという方法もあります。

2. 情報漏洩の心配

クラウド型の経費精算システムサービスを利用する場合、情報管理をサービス提供会社に委ねることになります。

そうなると情報漏洩の危険性が心配になります。

クラウド型の経費精算システムのサービスを提供している会社の中からセキュリティ対策がしっかりしている会社を選ぶことでそうした心配を払拭できます。

まず検討してほしい、おすすめ経費精算システム3選

数ある経費精算システムから厳選した、まず最初に検討してほしいおすすめの経費精算システムを紹介します!

1. 作業時間を90%削減!Dr.経費精算


画像出典元:「Dr.経費精算」公式HP

特徴

Dr. 経費精算を導入すれば、日々の経費は領収書の画像を撮影して送るだけで入力完了。あとは運営会社が全てデータ化してくれます。外出先からでも簡単に申請できるため、月末に処理がたまる心配はありません。

自分で金額を手入力することが無いため、入力時間の大幅な削減、および金額の間違い・入力忘れを未然に防ぐことができ、iOS/Android いずれも専用アプリが用意されているので安心です。

また、会計ソフトとも自動連携が可能なため、経費精算にかかるコスト・時間共に圧倒的に軽減します。

料金プラン

初期費用、月額費用を0円から始めることができます。

また、領収書が50枚以上になると自動的に料金が発生し、有料プランへ切り替わります。

評判・口コミ

日付や金額が自動的に入力
ビズメイツ株式会社

Dr. 経費精算によって立替経費や交通費の入力が楽になりました。 受領した領収書やレシートをスマートフォンのカメラで撮影すると、日付や金額が自動的に入力されます。また、交通費については駅名だけを入力すれば、経路や金額が入力されるので、非常に楽です。経費の中でも特に交通費が多いので、ここが効率化されることは大きいです

振込・伝票作成までが従来の1/3程度に
株式会社ベジテック

これまでは、領収書と申請書のダブルチェックが必要だったのが、デジタル化することで、パソコン一台で振込まで完結するようになりました。具体的には、20~30人分の経費精算が、振 込・伝票作成まで従来の1/3程度の時間(約1時間)で十分に終えられるようになりました。経費データを直接会計ソフトに連携させることで、伝票を作成できる点も助かっ ています。

 

 

2. 急成長中!ジョブカン経費精算

特徴

ジョブカン経費精算を導入した会社で、多いのがコストパフォーマンスを評価する声。必要な機能を、リーズナブルな料金で提供しているのが、ジョブカン経費精算の魅力です。

一番特徴的なのが料金体系。初期費用がゼロ円で、月額利用料もユーザ 1人あたりの料金なので、はじめて経費精算システムを導入する、小規模の会社にかなりオススメです。

料金プラン

利用料は月額400円 / 1ユーザで、初期費用不要

最低利用料金が5,000円(13人以上)という条件があるものの、 1ユーザに対する課金システムのため少人数の会社でも導入しやすいです。

評判・口コミ

「わかりやすさ」が選んだ理由
JapanTaxi株式会社

最終的に、このようなシステムにあまり慣れていない事務スタッフに、各社のアカウントを一通り見てもらいました。「どれが一番難しくなさそう?」聞いたところ、ジョブカン経費精算が一番分かりやすいです。」と答えてもらったのが一番大きかったです。

承認取り消し機能が便利
テモナ株式会社

「承認取り消し」機能が便利ですね。承認ボタンを押したあとに「やっぱり戻したい!」と思うことが時々あるんです。ジョブカン経費精算は、このように細かいところまで、ユーザを考えて設計されている印象があります。

 

3. 累計導入社数No.1。楽楽精算

特徴

ジョブカン経費精算同様、楽楽精算が支持される理由はそのコスパ。必要な機能を比較的安価に利用できます。

特徴として、カスタマイズしやすく、今ままでのフローから大きく変更することなくシステムをスムーズに導入できる点も重要なポイント。スムーズに導入したいというニーズがある人におすすめのツールです。

一方で、会社単位での料金プランのため、50人未満の会社だと十分な費用対効果を実感できない可能性があります。

料金プラン

初期費用が10万円、月額費用が3万円〜です。無料トライアルもあります。より詳細の月額費用や無料トライアル期間については問い合わせが必要です。

評判・口コミ

導入の決め手はクラウド、コスト、操作性
Hamee株式会社

「楽楽精算」はこれまでエクセルでやっていたことが、そのまま画面上でできる、という感覚です。
これまで使用していたエクセルフォーマットと同様の項目を、同じように配置することが管理画面上でできるので、私たち経理側で行う初期設定もとても簡単でしたし、申請や承認をする立場である社員たちからは特に不満の声もなく、スムーズに導入できました。

営業チームから好評!スマホでどこでも簡単に申請できる
株式会社ヒト・コミュニケーションズ

イベントプロモーションなども手掛ける当社では、終日現場での業務が続き、なかなか社内に戻って来られない社員も少なくありません。
これまでは経費精算のためだけに会社に戻り、数時間かけて経費精算作業をしていたのですが、「楽楽精算」は、ネット環境があれば申請できるので、家からの申請やスマートフォンで申請ができる点は、社員からとても好評です。

特に営業担当は電車移動が多いので、うまくスマートフォンを活用していますね。外出する度に、こまめにスマートフォンから交通費の申請内容を作成する者もいます。

 

なお、ここで紹介した以外の経費精算システムについては、以下の記事で紹介しています。

より幅広く検討したい方はこちらも記事も参考にしてください。

 

まとめ


経費精算の一般的な流れを説明し、そこから見えてくる問題点を指摘しました。

紙ベースの経費申請では、領収書の管理、申請書の記入、承認印、経理部門による確認、会計ソフトへの入力、仕分け、精算など様々な業務が必要とされます。

経費精算システムを導入すれば、こうした業務の効率化を実現でき、申請から精算までの時間も短縮できます。

効率的に経費精算業務がこなせるようになれば時間を有効に活用でき会社の生産性の向上につながります。

中小の企業でも導入しやすいクラウド型の経費精算システムのサービスもたくさん提供されています。

この機会に自社のニーズに合った経費精算システムを導入してみるのはいかがでしょうか?

画像出典元:burst、pixabay

最新の記事

ページトップへ