記事更新日: 2023/03/27
経営者や起業家、ビジネスマンとして「バックオフィス」という言葉は知っているだけでなくその意味と内容をきちんと理解しておく必要があります。
この記事ではバックオフィスの意味、仕事内容、バックオフィスの業務を効率化できるツールについてご紹介します。
この記事を読むことで、バックオフィス業務の意味やその重要性について正しく理解できるでしょう。
このページの目次
バックオフィスとは、企業において顧客と直接対峙することがなく、顧客と直に接する部署・部門（フロントオフィス）の支援に回る部署や業務のことを表しています。
総務・法務・財務・人事・情報システム管理といった部門・業務が主にバックオフィスに区分されます。
バックオフィスの対義語がフロントオフィスです。顧客と直に対峙する業務や職種を指します。
営業・販売・カスタマーサポート・コールセンターなどの業務がフロントオフィスの業務です。
バックオフィスに含まれる職種の具体的な業務内容を紹介します。
売上・仕入・給与・保険・税金など企業の収入や支出を正確に管理・記録する部門です。具体的な業務には毎日の売上管理、仕入れ管理、経費精算、決算書の作成などがあります。
事業運営に必要な資産計画・資産管理・資産運営を行う部門です。株式の発行、銀行からの融資の取り付け投資などを行い運営資金を確保するのがその業務です。
経理は企業の「過去のお金」を扱う部門で、財務は企業の「将来のお金」を管理する部門という違いがあります。
法務は企業において法律関連の業務を担当します。契約書の作成、著作権の管理、取引先や消費者との間のトラブル対応、コンプライアンス体制の構築などが主な業務内容です。
人事は従業員の採用、社員教育や研修、評価、配属先の決定など経営資源の「ヒト」にかかわる業務を扱う部門です。
労務の業務内容は人事と同じ「ヒト」にかかわるものですが、業務内容は人事のそれとは異なります。
具体的には、入社時の労働条件通知書の交付、退職時の雇用保険の手続き、健康保険や厚生年金、雇用保険等の各種保険手続きなどが含まれます。勤怠管理や給与計算、福利厚生の管理、労使間でのトラブル対応なども業務内容の一部です。
社内の情報システムにかかわる仕事全般を扱う部門です。たとえば情報機器の管理、ソフトウェアのインストール、社内システムや社内ネットワークの管理などが仕事に含まれます。
総務はこれまで紹介した他の部門が行わないバックオフィス業務を扱います。企業によりその仕事内容には違いがありますが、たとえば、備品管理、郵送物の管理、社内イベントの企画と運営、株主総会の運営などが業務内容です。
バックオフィスの具体的な業務内容を見るとその重要性が分かります。経営資源となるヒト・カネ・モノにさらに情報を加えた4種類をきちんと管理するのがその仕事だからです。
バックオフィスがきちんと機能していなければ、営業や販売などのフロントオフィスがその仕事をサポートするようになり、企業全体としての生産性が低下します。
逆に、フロントオフィスの働きが鈍ければ売上が伸びず、バックオフィスの機能を維持するためのコストを割くことができなくなります。こうなれば悪循環に陥り、さらにフロントオフィスの仕事にさらに影響が及びます。
このようにバックオフィス・フロントオフィス両方がうまく機能することで企業は経営を維持・拡大できるわけです。
先ほど述べたようにバックオフィスの業務の質はフロントオフィスの業務にも影響を及ぼします。ですから企業にとってムダ・ムリ・ムラのある業務を削減し、業務効率化を測ることは大切です。次にバックオフィスの業務効率化のメリットを紹介します。
バックオフィスの業務の中には繰り返し行われる定型作業が多く含まれています。また給与計算や経費精算などのように人が手作業で行えばかなりの時間がかかる作業もあります。
こうした定型業務はRPAツールを導入する、会計ソフトやクラウドサービスを導入するなどの方法で業務効率化を図れます。
業務効率化を図ることで、バックオフィスの従業員は空いた時間をより重要な生産性の高い業務に回すことができ、それにより生産性が向上します。
RPAツールについてさらに詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
バックオフィス業務の効率化により人件費が削減できます。残業にともなう電気代などのコストも削減できるでしょう。
もちろん業務効率化のツールやサービスを導入するには、イニシャルコストとランニングコストがかかります。業務効率化ツール導入で必要なコストと、業務効率化で削減できるコストを比較してどうするかを判断できるでしょう。
バックオフィス業務の重要性と効率化のメリットを説明しました。次にバックオフィス業務効率化の方法2つを紹介します。
アウトソーシングとは企業がコアビジネス以外の業務プロセスの一部を外部の専門業者に外部委託することです。
経理や法務など専門知識やスキルを必要とする分野をアウトソーシングすれば、従業員は複雑な業務から解放され、重要なコアビジネスの分野に集中できるでしょう。
しかし、業務委託のために業務内容を指導する、委託作業について状況をチェックするために人材と時間が必要という側面もあります。
アウトソーシングより手間と時間、場合によってはコストを抑えて業務効率化できるのがツールやクラウドサービスを導入する方法です。
中小企業でも手軽にコストを抑えてバックオフィスの業務効率化ができるツールがあるので次にそれらについて紹介します。
バックオフィス業務効率化のためのおすすめツールを、勤怠管理・給与計算・経費精算・経理・人事評価・採用管理・全般の7項目に分けて紹介します。
勤怠管理におすすめのクラウドサービスは「ジョブカン」です。導入実績5万社以上、クラウド型勤怠管理システムでは業界No.1のサービスです。
その他の勤怠管理ツールについて詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
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その他の給与計算ソフトについて詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
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その他の採用管理システムについて詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
バックオフィスの業務効率化のために、部門や業務ごとにそれぞれ必要なツールやクラウドサービスを利用するのではなく、全部同じもので統一したいという場合におすすめなのが「Kintone」です。
KIntoneの評判や他の競合ツールとの違いについて詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
バックオフィスとはお客様とは直に対峙しない業務や職種を指すビジネス用語でした。対義語は営業や販売などお客様と直に接する仕事を意味するフロントオフィスという言葉です。
バックオフィスは経営資源のヒト・モノ・カネ・情報を管理するとても大切な分野です。バックオフィスがしっかりしていなければフロントオフィスの業務にも支障をきたします。
バックオフィスの業務効率化のために役立つのが様々なツールやクラウドサービスです。
ベンチャー企業や中小企業でも導入可能なものがたくさんありますから、この機会に導入を積極的に検討されるのはいかがでしょうか。
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