経理・総務・労務の業務・役割を解説!兼任する事が多い業務とは?

経理・総務・労務の業務・役割を解説!兼任する事が多い業務とは?

記事更新日: 2021/05/13

執筆: 編集部

経理・総務・労務は会社運営には欠かせないバックオフィス業務です。

この記事では、経理・総務・労務の業務と役割を説明します。

会社の規模よって経理・総務・労務は、色々な業務を兼任することがあります。

まずは、経理・総務・労務をしっかりと理解しましょう。

経理・総務・労務の効率化を考えるなら、ITツールの活用もおすすめします。

 

経理・総務・労務は会社に必須!

経理・総務・労務は、会社に必須のバックオフィス業務です。

経理・総務・労務が部署や課として独立しているかは会社の規模や体制によって違いますが、経理・総務・労務の業務が発生しない会社はありません。

営業のような直接売上に関係する業務ではないけれど、社長や従業員が各自の業務に集中できる環境を整備する役割を担っています。

会社経営に必要な「ヒト・カネ・モノ」を管理するのが経理・総務・労務です。

経理は「会社のお金管理」

経理の業務は、日々の入出金から会社の財政状況までお金に関わることすべてを管理します。

経理は、少額の経費から会社の利益まで、会社のお金がどこから入ってきて、どこへ出ていったのかを正確に記録・把握・管理・運用することが求められます。

記帳・入出金の管理

経理が作成するのは、仕訳帳や総勘定元帳といった主要簿と現金出納帳、売掛金・買掛金元帳などの補助簿です。

これらの帳簿は決算書作成の元になるものなので、項目や金額を正確さが必要です。

最近は会計ソフトを活用することで、ミスなく効率的に経理の業務を自動化されています。

請求・支払・経費の管理

経理は、会社の口座管理や対外的な振込業務に関わる業務を行います。

売上の数字管理は営業ですが、実際のお金の動きと請求・支払いなど資金の流れを把握・集計するのは経理業務です。

具体的には、取引先への請求書の発行・集金・支払い、給与振り込み、納税を行います。

決算・財務業務

経理にとって1年に1回の決算が、日々の仕事の集大成であり、最重要業務です。

記帳・入出金管理を基に、決算書作成のために総勘定元帳の集計を行い、仕訳ミスや計算ミスがないかを確認します。

貸借対照表や損益計算書は株主総会において承認されるため、株主総会での質疑に対する対応なども担当します。

株主総会で承認された決算書にもとづいて法人税などの納税も経理の業務です。

経理とは別に財務部門がある場合は、決算・資金繰り・資金調達を財務部門が担当します。

給与計算

給与計算では、総支給額を算出し、総支給額から所得税、住民税や各種保険料などの控除額を差し引いた手取額を支払日までに完了させます。

また、賞与の場合も給与と同様に、所得税や各種保険料控除の計算をしなければなりません。

銀行振込となるので支払日には振込手続きも経理が担当します。

会社によっては、給与明細の作成・発行を担当する事もあります。

 

総務は「働く環境の管理」

総務は、経営者や従業員が滞りなく業務に専念できるように働きやすい環境を整備します。

会社運営の「モノ」を管理すのが総務です。

総務があることは、会社の裏方・サポート業務を一括してまかせることで、会社の時間的・コスト的の無駄を省きスムーズな経営ができるメリットがあります。

会社の資産管理とサポート

総務は、会社全体の管理業務を担当します。

各従業員のIDカード・PCやコピー機、コピー用紙などの備品、施錠、契約書などの社内文書など会社のあらゆるモノの管理を担当します。

さらに、郵便物の受け取り・発送などサポート業務なども任されます。

総務の業務範囲を明言する事は難しく、会社の規模や業種によって大きく変わります。

株主総会などイベントの準備と運営

総務は、会社のイベントの準備・運営を担当します。

総務が担当する会社のイベントは、株主総会や歓送迎会など多岐にわたります。

株主総会の場合は、日程が確定したら株主に対して招集通知を発送したり、同時に議決件数の確認や、株主からの質問を想定し回答案を用意するもの総務の業務です。

また、株主総会当日は会場の設営や受付、議事録の作成や司会を担当する事もあります。

衛生・防災対策や社内周知業務

総務は、衛生対策や防災に関する対策も担当する事が多いです。

最近は防災グッズの備蓄・管理やコロナ対策も総務の担当業です。

また、会社報の発行や衛生・防災対策の周知などの社内広報も担当します。

慶事・弔事への対応

総務では、取引先から慶事・弔事の連絡があった場合、参列者の調整や祝電、弔電の手配も業務の一つです。

自社の慶事・弔事を執り行う側になることもあります。

中元や歳暮などの時期のやりとりも総務が担当するため、社会人マナーの知識が必要です。

 

労務は「労働環境のコンプライアンス管理」

労務の仕事は、法律に基づいた職場環境を整備していくことです。

総務は「モノ」管理ですが、労務は「ヒト」の管理を行います。

労務の担当者は、社内トラブルの調整役でもあるため、労務関連の法律や社内ルールを理解が必要です。

入退社手続き

労務の主な業務は、従業員の入退社手続きです。

労務が担当するのは、雇用契約書や内定通知書など入退社に関する書類の作成と記入依頼・回収、社会保険や納税に関する行政手続き、社員証や健康保険カードの発行と回収、年金手帳の預かりなどです。

入退社手続きで預かった従業員の住所やマイナンバーなどの個人情報を管理するのも労務の業務です。

勤怠管理

労務では、労働法と社内ルールに基づいた勤怠管理が正しく運用されているかを確認したり、管理方法の見直しなども労務の業務です。

従業員の健康を守るのも労務の重要な業務のひとつです。

多額の時間外労働手当が発生したり、従業員が健康を害したりするようなことがあれば、会社にとって大きな損失となります。

労働時間の把握はタイムカードやICカードでの入退室管理、残業申請書などで行うとよいでしょう。

就業規則の管理

労務では、就業規則の管理として、ルール策定から従業員への就業規則の周知、法改正への対応が求められます。

就業規則には、基本給や時間外労働手当、賞与などの賃金や、労働時間や有給休暇、振替休日、代休などの労働条件、あるいは社内表彰制度などについても細かく記載されます。

就業規則を作成する際は、従業員代表の意見の聴取も必要になります。

また、36協定など労働組合との交渉をする場合は窓口を担当します。

労災・労務トラブルの対応

労務は、労災・労務のトラブル対応を担当します。労災・労務のトラブルとは、セクハラやパワハラなどのハラスメント対応や未払い賃金、業務中のケガなどです。

労災・労務トラブルを未然に防ぐための、相談窓口やルール改定も労務が担当します。

 

経理・総務・労務が兼任する業務とは

経理・総務・労務は、業務内容からほかのバックオフィス業務を兼任することがあります。

兼任する業務の多くは経理・総務・労務に関連しており、専門部署がなかったり、業務の流れで任されています。

人事・採用管理

人事・採用管理は、労務部署がない場合は経理や総務が担当することがあります

経理は、給与計算を担当する関係から、一括で勤怠管理まで行ってもらいたいと考えられるからです。

総務は、入退社関連の一連の流れについて、把握しやすいという点から人事・採用管理を兼任している事があります。

広報

広報も経理や総務が兼ねることがあります。

特に総務は社内報を作成・発行する関係で、社外向けの広報を兼任します。

最近では総務が会社のSNS運用を任されることもあります。

投資家に対するコミュニケーション(IR)は、経理が担当する事もあります。

秘書業務

秘書業務を経理や総務が兼任する理由は、経営者との業務上関わる事が多く、連携が取りやすいからです。

出張の手配、スケジュール管理、来客の対応などを兼任します。

経理や総務もバックオフィス業務のスペシャリストなので、経営者が自身のサポート業務を兼任させる事に安心感があります。

法務

独立した法務の部署がない場合は、総務と労務が兼任します。

総務と労務はどちらも労働環境を管理する立場の為、労働法など法律知識を持っているからです。

特に総務は、契約書などの文書管理を担当している関係で法務を兼任する事が多いです。

給与計算は経理?労務?

給与計算は、厳密には労務と経理の共同業務という位置付けになります。

お金が動く業務のため経理が担当する事が多いですが、給与計算の基データである勤怠管理や社会保険情報の管理は労務の業務です。

給与額の計算を労務が行い、給与の振込や帳簿記帳は経理というのが厳密な考え方です。

経理・総務・労務は独立したほういい?

経理・総務・労務の兼任はリスクが大きい

経理・総務・労務は社内のサポート業務であるため、自身で業務量を調整することが難しい部門あり、兼務することで激務になりがちです。

兼任業務が増えれば、マルチタスクが増え、業務の効率が著しく悪くなることが考えられます。

また、業務を兼任することは属人化に繋がり、不正や事業承継などへのリスクが高まります

ミスができないプレッシャーがつらい

プレッシャーが多い業務に兼任は、労務トラブルのもとにもなります。

兼務させてしまうと集中力の低下にも繋がり、ミスが重大な事態を引き起こしてしまう可能性が高くなってしまいます。

経理の場合、給与計算を間違えてしまうことで従業員から不信感を買ってしまったり、決算の数字を間違えてしまったりすることは会社にとって致命的です。

総務にしても、重要な伝達事項を忘れてしまうなどの調整ミスなどをしてしまうと、各部門に迷惑をかけてしまうことになります。

ITツール活用が効率的にもコスト的にもよい

経理・総務・労務の兼任を解消するには、ITツール活用が効率的にもコスト的にもおすすめです。

例えば、総務と経理を兼任するなら「会計ソフト」に経理サポート、経費精算は経費精算システムに各従業員で入力してもらい業務の分散を行えます。

クラウドを導入すれば採用コストや人件費がかからずに、経理・総務・労務の業務効率化が図れます。

経理 会計ソフト、経費精算システム、給与計算システム
総務 施錠管理(スマートロック)、文書管理システム、備品管理システム
労務 労務管理システム、勤怠管理システム、人事管理システム

 

まとめ

経理・総務・労務についてまとめました。

経理・総務・労務は、類似業務や兼任が多いですが、リスクマネジメントの観点から出来る限り独立させることをお勧めします。

業務量やプレッシャーの分散、人件費や不正などのリストマネジメントを考えるならITツールの活用を検討しましょう。

画像出典元:O-DAN

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