労務管理とは?仕事内容、労務担当の役割、資格、課題、システム3選も紹介

労務管理とは?仕事内容、労務担当の役割、資格、課題、システム3選も紹介

記事更新日: 2020/09/10

執筆: 編集部

労務管理は、時代と共に刻々と変化し、その仕事内容や課題も実に複雑化しています。

本記事を読めば、労務管理の基本的知識(仕事内容、人事管理との違い、労務担当者の役割・重要性、必要なスキル・資格、課題、おススメなシステム)の全てが分かります。

このページの目次

労務管理とは?

労務管理は採用から退職までの管理・手続き

「労務管理」とは一言で述べると、「人を採用してから退職するまでのあらゆる管理、手続き」のことです。

具体的には、まず最初に雇い入れ時の労働条件を決め、労働契約書(または労働条件通知書)を発行します。

労働条件については、あとで「言った」「言わない」のトラブルに非常になりやすい部分ですので、必ず書面で従業員へも通知し、控えを会社も持っている方がいいでしょう。(ただし、本人が希望した場合は、書面以外のメールでの送信等でもよいです。)

また、もし相手が労働契約書を発行してくれない会社・経営者でしたら、勤める前に従業員の方から労働契約書を発行するように求めるべきです。

本来、契約は口約束でできるものですが(民法より)、労働契約書の有無で、その会社のコンプライアンス意識が分かると言っても過言ではありません。

入口が肝心です。労働契約書1つとっても、非常に重要ですので、まずはこの基礎知識を確実に押さえましょう。

労働契約書に記載すべき項目

労働契約書には「絶対的明示事項」と「相対的明示事項」というものがあり、その内容も労働基準法で定められています(第15条)。

「絶対的明示事項」とは、その名の通り、必ず明示しなければならないものです。それに対して「相対的明示事項」とは、定めがある場合には明示しなければならないものです。

それぞれの項目を下記にまとめます。

採用時やその後のトラブル回避のためにも、まずは労働契約書をきちんと取り交わしましょう。

労務管理の仕事内容

労務管理の主な仕事内容は以下の通りです。

代表的なものを挙げましたが、実際の労務管理はかなり多岐にわたります。

・勤怠管理

・給与計算

・労働保険・社会保険の手続き(法定福利厚生)

・就業規則、各協定等の整備

・安全衛生管理

・労務トラブルへの対応

・働きやすい職場環境の形成(ハラスメント対策も含む)

・退職の手続き

各項目の詳細は、後の章でご説明します。

労務管理に必須の知識

1. 法定三帳簿

労務管理で整備・管理・保管が義務づけられている「法定三帳簿」については、労務管理に携わる人であれば、必ず知っていてほしい知識です。

法定三帳簿とは、「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」のことです。

これらには3年間の保存義務もあり、整備していなかったり、必要事項が載っていないと、30万円以下の罰金に処せられます。

(※ひな形を確認したい場合は、後でリンクにて紹介しますので、ご参照ください。)

今は法定三帳簿に、有給休暇管理の項目も一緒に設けた方がいいでしょう。

2. 労働基準法の知識

漠然としているかもしれませんが、労働基準法の知識はあった方がよいでしょう。

もし勘違いや、間違えて覚えていると従業員に迷惑がかかりますので、1つ1つじっくりと、正しく理解しておきましょう。

3. 各種手続きに関する法律の知識

労働基準法の知識と併せて、各手続きに必要な関連法の知識があると尚良いです。

例えば、健康保険法と労災保険法では、従業員が休業になった際の「待機期間の取り方」が違いますので、そういった実務で使う、細かな知識はある方がやはり良いです。

労務管理と人事管理の違い

労務管理と似ているものに「人事管理」があります。

こちらは厳密には違うものなので、大企業では部署を分けて管理しています。

ただし、従業員人数の少ない中小企業・個人事業主の事業等では労務管理と人事管理を一緒に行っているところもあります(従業員人数に応じて、その方が効率的だからです)。

「労務管理」「人を採用してから退職するまでのあらゆる管理、手続き」であるのに対して、「人事管理」は、「人材の処遇や評価(異動、昇格・昇進、賞与の支給額決定等)、育成に関する企画・管理・運営」のことを指します。

労務管理 人を採用してから退職するまでのあらゆる管理・手続き
人事管理 人材の処遇や評価、育成に関する企画・管理・運営


どちらも人に関する業務
、という部分は共通していますが、従業員一人一人の個性・能力・適性、及びそれらを伸ばすこと等に、よりフォーカスしているのが「人事管理」と言えるでしょう。

「労務管理」は人事管理と比較すると、会社として、制度として整える・運用する、といったような「全体的な」側面があります。

労務管理の具体的な業務内容

勤怠管理

主に労働時間の管理です。

出勤状況(遅刻・早退・欠席)等の把握から、有給休暇の管理、残業時間の管理等もここに含まれます。

給与計算

勤怠管理を基にした、毎月の給与計算です。

所得税・住民税を特別徴収している会社は、毎年12月には年末調整も行います。

労働保険・社会保険の手続き(法定福利厚生)

各種保険の加入条件に応じて、従業員の取得・喪失手続き、保険料納付の手続きを行います。

また、従業員のライフイベントに応じて、育児休業給付金の申請や、傷病手当金の支給申請等の各手続きを行います。

就業規則、各協定等の整備

1つの事業場の従業員人数が10人以上になったら、就業規則の作成・届け出義務があります。

注意するべきは、企業単位ではなく、「事業場単位」という点です。

例えばA社全体では50人いて、本社(20人所属)の他に、B支店(15人所属)、C支店(15人所属)がある場合、就業規則はそれぞれの事業場の管轄である監督署へ、それぞれ届け出しなくてはいけません。

本社と同じ内容だから、本社の1つが届け出していればいいかというと、そうではないのです。都度、内容を改訂する場合は、3つとも届け出し直す必要があります。

また必要に応じて、各協定の作成・届け出もしなくてはなりません。残業をする場合の36協定が有名です。

協定の種類と書式は、厚生労働省のHPから確認できます。

先に述べました「労働条件通知書」や「法定三帳簿」も、ここからひな形をダウンロードできます。

安全衛生管理

法定の健康診断やストレスチェックの実施はここに含まれます。

これ以外にも、常日頃から会社には従業員の安全配慮義務がありますので、労災の起きないような職場環境の整備や、安全大会の開催、作業手順の周知・声かけ等、様々な安全衛生の管理が求められます。

労務トラブルへの対応

後で詳細を述べますが、問題社員への対応や、労働局からの是正対応等もここに含まれます。

働きやすい職場環境の形成(ハラスメント対策も含む)

2020年6月から、大企業ではパワハラ防止のための措置が義務づけられました(中小企業は2022年4月から)。

以前からパワハラ以外にもセクハラ・マタハラ等の各ハラスメントへの対策は望まれていましたが、これにより、明確にハラスメントの防止と、起きてしまった時の適切な対処が企業に義務づけられました。

常日頃から相談窓口をしっかりと機能させることと、従業員への教育・啓発活動の実施が必要です。

退職の手続き

従業員が退職すると各種保険の喪失手続き以外に、退職証明書や源泉徴収票の発行、退職金制度のある会社では、退職金の支払い等を行います。

労務管理の役割・重要性

働きやすい職場環境を整備し、利益の最大化を図る

職場が精神的にも肉体的にも安心・安全で、快適なものであれば、離職率も低く、従業員も最大限のマンパワーを発揮することができます。

その意味では、それらの環境整備を命題とする「労務管理」は、企業や社会が、健全に発展する上でも「要の業務」です。

職場環境が悪く、人の出入りが激しい企業は、それだけ無駄な採用・教育コストがかかりますし、退職した従業員の口コミ等で短期・長期的な営業利益や採用にも影響が出ます。

やはり「売り手・買い手・社会によし」という「三方よし」の考え方を体現できている企業の方が、不確定要素が増えた現代でも、生き残れる企業なのではないでしょうか。

お客様だけでなく、まず足元の自社の従業員の職場環境を整えること、これがひいては「社会によし」に繋がります。

労務管理はバックオフィス的なイメージもありますが、ただ単に会社1つだけでなく、社会全体の利益を最大化することにも貢献できるのです。

経営者側の視点による労務管理

労務管理担当者はそういった意味でも、広く、経営者的な視点を持つ必要があります。会社内でも、他の従業員とは一線を隔すそういった役割があると言えるでしょう。

もし労務管理担当者が、己の視点だけに立ってしまうと、悲劇的なことが起こります。

就業規則や各規程、各協定等を自分にとって都合の良いものに変えるような画策をしたり、従業員の個人情報や、業務上知りえた情報を悪用したりしてしまったら、快適な職場環境が一気に崩れます。

労務担当者に必要なスキル・資格

1. 都度変化する法律の知識を取り入れ、実務に対応するスキル

「労務管理は生もの」です。

労働関係の法律は、都度改正していますし、労働環境を取り巻く情勢も、刻々と変化しています。2~3年でも大きく変わるので、ましてや5年、10年も前とは全く違います。

だからこそ労務管理担当者は、たゆまず、法改正の知識をブラッシュアップする必要がありますし、ニュースで労働問題や人々の関心がどこにあるか等、絶えず最新の情報を知っているべきです。

化石のように凝り固まってしまっては、目の前の新しい事象に対処できません。柔軟で向学心のある方の方が向いている業務かもしれません。

2. 細やかな配慮や、秘密厳守、法令等がきちんと守れること

労務管理で扱っているものは、あくまで「人」です。

会社としてのしくみや制度をつくったり、画一的な手続きを行ったりしていると、その向こうにある「人」の存在が薄れがちになりますが、それをしてはいけません。

あくまで「人の心」があることを意識して業務にあたるべきです。

例えば、私傷病等で休業する従業員がいるとします。その方は自分の病名を公表してほしくない可能性もありますし、休業中にやりとりする会社の窓口担当に、誰がなるかを気にしているかもしれません。

会社のルールだ、決まり事だからと、機械のような対応をしていると、時に労務管理担当者として機能しなくなることもあります。

相手の立場に立った、適切な配慮ができる方がいいでしょう。

また、重要な従業員の個人情報や、毎月の給与額等を知れる立場でもあるため、言うまでもないですが、高度の秘密厳守が求められます。

従業員に啓発活動や安全衛生研修等を行う場面もあるかと思いますので、率先して法令遵守(コンプライアンス)の意識を持ち、お手本となるような行動ができることも必要でしょう。

3. 持っておいた方が良い資格:社会保険労務士

労働基準法をはじめとした、労働関係の法律の知識に長けていた方が、やはり実務的にもよいと思います。

労務関係の国家資格である「社会保険労務士(社労士)」の資格があると、社内外で一目置かれるでしょう。

また、社労士でしかできない独占業務があるので、その意味でもとても有力な国家資格です。

先に述べました、「労務管理に必須の知識」が満遍なく網羅されているのが「社労士」の勉強範囲です。近年は合格率の低い難関資格ですが、晴れて取得できたら、大いにあなたの強みとなります。

労務管理の課題や問題点

多様な勤務体系に対応する必要がある

働き方改革やコロナウィルスの蔓延によって、時短勤務やフレックスタイム制度、在宅勤務、テレワーク等、新しい働き方が一般化しつつあります。

これによって、今までの行動様式が変わり、これまで労働市場に参加できなかった人たちも、積極的にこのシステムを利用すれば、理論上は今後参加がしやすくなると思われます。

人口減少するこれからの日本で、女性や高齢者、障がい者、闘病中の方、外国人の方、引きこもりの方、元受刑者等、様々な背景のある人たちも、その人たちのできる範囲で社会参加することが望まれています。

従来の日本型雇用システムや雇用の慣習に固執し続けるのは、もはや時代錯誤でしょう。

従業員や社会のニーズに柔軟に対応して、トライアンドエラーを繰り返しながら、労務管理の方法を「自社仕様に」変化できる会社が生き残れると考えます。

副業・早期転職・独立など働き方への理解

終身雇用、年功序列等の日本型雇用システムが崩壊しつつあります。

これまで認められなかった副業・兼業等の解禁は、企業が守れなくなった従業員の生活を、従業員自身で補ってもらうためでもあります。

若い社員の中には、これらの動きを敏感にキャッチして、早期にリタイアして、独立を考える方や、自身に身につけたいスキルを、他の会社で得ようと前向きに転職をする方も珍しくないです。

経営者の中には、せっかくコストをかけて教育してきた従業員が去って、嘆いている方もいると思います。自社での雇用を生涯守れた時代ならいいのですが、労使双方、様々な事情がある今は、そうではありません。

労使のお互いが、契約内容の履行、守秘義務等、しかるべき「義務」は果たした上で、様々な働き方や考え方があるという「権利」への理解は深めた方がよいでしょう。

さまざまな労務トラブルが多発

昨今、多様な労務トラブルが発生しており、枚挙にいとまがありません。

未払い残業代以外にも、内容によっては莫大な慰謝料等、少なくない金銭を従業員から請求されることもありますので、対応は慎重にならざるを得ません。

過労死やハラスメントといった、命に関わるようなものから、窃盗、横領、盗撮といった刑法や軽犯罪法に反するようなものまで、実に様々です。

それらは往々にして「初動の対応」が重要です。

自社では解決できない、さらに悪化してしまったというような場合には、速やかに専門家である、社労士や弁護士に相談したり、公的な労働審判の制度に頼ったりしましょう。

修復不可能になった、最悪の場合、弁護士を立てて法廷で争うことになります。

労務管理システムを導入するメリット

1. 業務の大幅な時間短縮ができる

従来の勤怠管理や給与計算には、タイムカード等の紙での集計や、会社保存用のために、エクセル等へデータを再入力するといったような、手作業で行うことによる「業務のムダ」が発生していることが多いです。

その点、労務管理システムを導入すると、業務の自動化・効率化が図れますので、業務の大幅な時間短縮が期待できます。

昨今の働き方改革で、労働時間の削減は必須ですので、その動きともマッチします。

2. 人件費の抑制や、人材の効果的配置ができる

従来の作業を、給与締日から給与支払日までの短期間で行うには、それ相応の人員を確保する必要がありました。

また、多少労務管理部門に残業させても、全従業員の生活費である給与は、必ず期日に間に合わせなければならないということで、割増賃金もある程度は発生していることが多いと思います。

その点が、システムの導入で作業時間の短縮ができると、ひいては残業時間の短縮にもつながり、人件費の抑制に繋がります。

また、場合によっては、時間が余った労務管理部門の人員を、労働力が不足している他部署へ応援・異動等ができたり、部署内の他の業務の遂行にあてたりといったような、限られた人材を、効率的・効果的に用いることができるようにもなります。

もちろん、本人の能力や適性があっての話ですが、様々な好ましい影響をもたらすと言えるでしょう。

3. 誰もがその業務を担えるようになる(リスク回避)

従来、労務管理というものは、その分野に長年携わっている従業員や、労働法の知識に長けた社員が携わっていることが多いです。

その方たちは長年携わっているからこそ把握している、社員ごとのある種の特徴や注意点だったり、会社ごとに存在する「会社ルール」をよくご存じです。

それを知っているからこそ、安心して任せられる「その人でしか、できない業務」があるように思えてしまうのです。

ただ、働き方改革の1つである、有給休暇の取得義務や、残業時間の削減をきちんと会社として達成するためには「その人でしか、できない業務」はなるべくない方がいいでしょう。

可能な限り、業務は誰もができる状態にしておくべきです。

もちろん、マイナンバーの関係など、そもそも取り扱うことのできる担当者が限られているということはありますが、特定の1人、ないし2人に限られているという状況はなるべく避けたいです。何かその人に有事があった際に、機能不全になるからです。

このリスクを回避する意味でも、労務管理システムは情報を一元管理するという形で、広く会社で共有できるので、お勧めです。

労務管理システムによっては、自動作成した書類をそのままe-Gov(イーガブ)へ電子申請できるものもあります。この点は特に魅力的と言えるでしょう。

おすすめの労務管理システム3選

人事労務freee

「人事労務freee」は、給与計算から勤怠管理、年末調整など、労務管理をする上で必要な機能が備わっています。

しかも一人当たり月額300円で使用でき、費用対効果が高いのでおすすめです。

多くの社員のデータを一元管理できるため、労務管理の業務を効率化することができます。

 

 

ジョブカン労務管理

初めて労務管理システムを利用する人におすすめしたいのが「ジョブカン労務管理」です。

とても使いやすいため、労務管理における書類の作成や申請などもかんたんにできます。

帳票の自動作成機能や、社会保険の書類提出機能など、役所に行く手間を省いてくれるうれしい機能が揃っています。

 

SmartHR

重要書類を作成するときは質問に答えるだけ、という簡単さが「SmartHR(スマートエイチアール)」の特徴です。

「SmartHR(スマートエイチアール)」は、紙やハンコを使う必要がない労務管理システムです。

すべてWeb上で書類作成や管理が可能。役所やハローワークへの書類提出もWeb上で行えます。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか。

労務管理に関する、基本的な知識全般がご理解頂ければ幸いです。

労務管理は、従業員が気持ちよく、本来のマンパワーを発揮して働くためには「要の業務」です。

最近はどんどんシステムが便利になっていますので、労務管理部門が安全なツールを利用しながら、効率的に業務を行い、人しかできない業務にこそ、本来の労力をあてられるといいですね。

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画像出典元:Pixabay、Pexels

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