記事更新日: 2025/03/26
契約書管理は企業の根幹を支える重要な業務ですが「どの部署が担当すべき？」「管理方法がわからない」といった疑問を持っている企業は多いはず。
この記事では、契約書管理を担当する部署とその役割、適切な管理方法について解説し、さらにおすすめの契約書管理システムについても紹介します。
このページの目次
適切な契約書管理は、企業のリスク管理やコンプライアンス遵守、業務効率化などに不可欠です。
不適切な契約書管理は、企業にさまざまなリスクをもたらすことになります。
契約書の保管は、会社法や法人税法によって期間が定められていますが、期限前に破棄してしまうと法令違反になってしまいます。
また、不適切な契約書管理をしていると、契約が無効になる可能性があるほか、最悪の場合は訴訟や損害賠償請求などの法的紛争に巻き込まれるリスクもあります。
不備のある契約を結んでしまうと、契約不履行をはじめとした問題を引き起こし、取引先からの信頼を失うリスクがあります。
信頼を失うことは企業にとって大きな痛手であり、最悪の場合、取引が打ち切られ、ビジネスに深刻な影響を与える可能性があります。
契約書には企業の機密情報や個人情報が含まれているため、紛失や盗難などが発生すると、情報が漏洩するリスクがあります。
第三者に不利益を与えることになれば、企業の評判を大きく傷つけ、顧客や取引先からの信頼を失うことにつながります。
契約の不備や不履行などによって取引が終了したり、更新する予定のない契約が更新されてしまったりすると、本来得られるはずだった利益を失うことになります。
不適切な管理を続けていると、そうしたリスクを潜在的に抱え続けることになり、長期的には経営状況の悪化や倒産につながる可能性もあります。
契約書の検索や管理に余計なコストがかかると、業務効率が低下し、コア業務への注力が難しくなってしまいます。
業務効率の低下は、人件費の増加、企業としての生産性低下を招き、長期的には競争力を失うことにつながります。
契約書の管理を担当する部署は、企業の規模や業種、契約書の数などによって異なりますが、一般的には以下のいずれかの部署が担当します。
法務部門は、契約内容の法的チェックや契約交渉、訴訟対応など、法務に関する専門知識を持っているため、契約書管理にも適しています。
法務部門が契約書管理を担当することで、契約にまつわる法的リスクを低減できる点がメリットです。
法務部門を持っている企業であれば、基本的にはこの部署に任せるのがベストでしょう。
総務部門は、社内の幅広い業務を統括しているため、契約書管理に関するルールや体制を整備しやすく、管理自体を任せるのに適しています。
総務部門が契約書管理を担当することで、社内全体の管理体制構築やガバナンス強化を実現できます。
各担当部署が、それぞれの業務に関連する契約書を管理するというスタイルもひとつの選択肢です。
各担当部署が契約書管理を担当することで、よりフレキシブルな管理が可能になり、必要な時にすぐ参照できるようになります。
ただし、部署間で契約書管理に関するルールやフォーマットを統一する必要があります。
契約書管理システムを導入することで、締結した契約書をクラウド上で効率的に管理することができます。
また、電子化してシステムで管理することで、特定の部署に依存せず、部署横断でいつでも確認できる体制を構築することもできます。
企業の規模や業種、契約書の数などによって、最適な管理方法は異なります。
契約書を紙で印刷し、ファイルやキャビネットなどで保管する方法です。
リテラシーを問わずどの会社でも実践できる方法ですが、契約書の紛失や破損リスクがあるほか、検索性や管理効率の面で課題が残る可能性もあります。
エクセルで管理台帳を作成し、契約書の情報を入力・管理する方法です。
エクセルはほとんどの従業員が扱えるため、運用のハードルが低く手軽な方法と言えます。
注意点としては、データの入力ミス・漏れのリスクや、契約書の数が多くなると管理が煩雑になるといった点が挙げられます。
外部の専門業者に委託することで、専門的な知識や経験を活用することができるため、リスクを最小限に抑えたい企業には最適です。
ただし、費用が発生する点と、やりとりに手間がかかる点はデメリットと言えるでしょう。
契約書管理システムを導入して、システム上で管理する方法です。
締結した契約書をクラウド上で効率的に管理することができます。
一定の費用はかかるものの、業務プロセスの効率化やコスト削減、セキュリティの強化が可能です。
契約書管理システムは、締結した契約書をクラウド上で効率的に保管することができます。
また、サービスによっては作成から締結、検索などの一連のプロセスを効率的に管理することも可能です。
主な機能としては、以下のようなものがあります。
| 機能 | できること |
| 契約書の保管・管理・検索 | クラウド上で契約書を保管し、いつでも閲覧 |
| 契約書の有効期限管理 | 期限切れが近づくとアラートで通知 |
| レポート作成・データ分析 | 契約書のデータを集計・分析し、レポートを作成 |
| 契約書の作成・編集(一部サービス) | テンプレートや過去の契約書を参考に、簡単に作成・編集 |
| 契約書の締結(一部サービス) | 電子署名で、場所や時間にとらわれずに契約を締結 |
| 契約書のリスクチェック(一部サービス) | 契約内容を自動チェックし、リスクの高い箇所を指摘 |
| 承認ワークフロー(一部サービス) | 契約書の承認プロセスをシステム上で管理 |
画像出典元：「OPTiM Contract」公式HP
「OPTiM Contract」は、月額1万円からAIによる自動契約書管理が利用できるサービス。
契約書をアップロードするだけで、契約の開始日、期間、金額などの情報を自動でシステムに記録してくれるため、業務効率を大幅にアップできます。
| スターター | ビジネス | コーポレート | エンタープライズ | |
| 初期費用 | 無料 | 要問合せ | ||
| 月額費用 | 9,980円 | 49,800円 | 69,800円 | 要問合せ |
(税抜)
画像出典元：「LegalForceキャビネ」公式HP
「LegalForceキャビネ」は、電子帳簿保存法に対応したAI契約管理システムです。
契約書をアップロードするだけで簡単に管理台帳を作成できるほか、権限管理や担当者設定、リマインドなど管理を補助する機能も豊富に備わっています。
詳細についてはお問い合わせが必要です。
画像出典元：「Legaledge」公式HP
「Legaledge」は、契約書のデータ化に加えて、検索機能が充実したサービスです。
特に条文検索機能が充実しており、過去の契約書から参考にしたい内容を瞬時に検索して、新たな契約書の作成に活かすことができます。
また、1ヶ月間の無料トライアルも利用できるため、始めやすいのも特長です。
| ライト | スタンダード | ビジネス | |
| 初期費用 | 要問合せ | ||
| 月額費用 | 8,800円 | 33,000円 | 77,000円 |
(税込)
契約書管理は重要業務ですが、担当すべき部署があいまいになることも多く、管理を誤るとさまざまなリスクがあります。
自社の体制に合わせて最適な部署に任せることが重要です。
また、その際には専用システムを活用することで、さらに効率的な運用が可能になります。
画像出典元：O-DAN
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