勤怠管理システムの導入事例で見る!導入ポイント、効果や注意点を解説

勤怠管理システムの導入事例で見る!導入ポイント、効果や注意点を解説

記事更新日: 2020/10/22

執筆: 編集部

雇用形態が多様化し、テレワークなど従来にはあまり見られなかった働き方が増える中、従業員それぞれの勤務状況に対応した勤怠管理を行う必要があります。

柔軟に対応しつつ、従業員全体の勤怠をしっかり把握するため、勤怠管理システムの導入を検討する企業が増えています。

現状を改善し、自社の就業状況に見合うシステムを導入して、うまく運用するにはどうすればよいのでしょうか。

今回は、勤怠管理システムを導入するメリットとデメリット、導入のポイントや導入事例、おすすめのシステムなどについて紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

勤怠管理システムとは?

勤怠管理とは、企業が従業員の出退勤時刻や時間外勤務といった勤務状況や、休暇の取得状況などを適正に把握して管理することをいいます。

勤怠管理システムでは、従業員の勤怠状況を目に見える形で一括管理ができ、労働基準法などの法令を遵守しているかチェックすることも可能です。

近年は、クラウドなどを活用した勤怠管理システムが普及しつつあり、出退勤管理やパソコンの起動時間などと連携させて、手間をかけずに適正な管理ができるようになっています。

勤怠管理システムで何ができる?

全ての従業員の勤怠管理を担当者に手作業で行わせると、大変な労力がかかります。

また、テレワークの導入など、働き方が多様化する状況下で、勤怠管理はより複雑化しています。

そのような中、勤怠管理システムを導入すると、どのようなことができるようになるのでしょうか。

勤怠管理の業務効率化

勤務状況を把握して集計するため、個人ごとのタイムカードや勤務データの確認には多くの時間を費やしていることでしょう。

個々のデータを勤怠管理システムを利用して一括管理できれば、かなりの時間を短縮することができます。また、手作業によるミスが減り、より正確に管理することが可能となります。

労務管理の強化

労働基準法などの法令順守、特に36協定についてしっかりと対応するためには、正確に勤怠管理を行って、常に残業時間や休暇の取得状況を把握しておく必要があります。

勤怠管理システムを導入すると、従業員それぞれの労働時間について、月末の集計結果を待たずにリアルタイムで確認することができるようになります。

多様化する働き方への対応

雇用形態の多様化に加え、最近はテレワークを導入する企業も増えて、さまざまな働き方に対して柔軟に対応する必要性が高まっています。

出先や自宅など、場所にとらわれずに勤怠管理ができるようにするためには、タイムカードなどへの打刻や承認のハンコ決裁といったアナログ的な手法からの脱却が求められているのです。

勤怠管理システムを導入すれば、従業員の勤務形態や勤務状況だけでなく、さらに多様化する働き方にも対応していくことができるでしょう。

導入するメリット・デメリット

勤怠管理システムを導入するには、そのメリットとデメリットをしっかりと理解しておくことが大切です。

ただ「便利になる」からと導入しても、効果は半減するでしょうし、問題点を把握しないままであれば、「こんなはずではなかった」と後悔することにもなりかねません。

ここでしっかりとメリットとデメリットを確認しておきましょう。

導入のメリット

まず、勤怠管理システムを導入するメリットについて、主なものを3つ紹介します。

正確に勤務状況を管理

勤怠管理システムを導入することで得られる最大のメリットは、正確に勤務時間を記録し、管理できるということです。

パソコンの起動時間などによって出退勤時間を自動的に記録したり、サービスによっては私用のスマートフォンからも打刻が可能になったりと、実際の勤務時間を正確に残すことが可能になります。

また、最新のシステムでは、生体認証やGPSを活用してリアルタイムの打刻が可能となり、不正入力の防止にも役立っています。さらに、手作業で集計する必要がなくなるため、入力ミスの心配もありません。

労務管理の業務効率アップ

従業員ごとに雇用形態や勤務状況が異なっていても、勤怠管理システムによって管理や集計を効率良く行うことが可能になります。

タイムカードなどの勤務データをシステム上で一括管理するため、確認や修正に時間を費やす必要が無くなるのです。

労務管理担当者以外の従業員にもメリットがあります。

タイムカードへの打刻のためだけに会社に出てくる必要がなくなり、休暇取得の承認のためにハンコを押す作業が不要になるなど、労務管理に付随する業務負担が軽減されると同時に、業務の効率化にもつながります。

給与計算などの自動化

給与計算システムなどの勤怠管理と関連する業務システムとの連携を行うと、勤怠情報を入力するだけで、一気に給与計算までできるようになります。

雇用形態や勤務時間、残業時間等、個別に設定すればそれぞれに対応が可能です。

自社の実情に合わせてシステムを連携させて活用すれば、企業全体で更なる業務効率化も期待できることでしょう。

導入のデメリット

続いて、勤怠管理システムのデメリットについても、3つ紹介します。

費用対効果が見えにくい

業務の正確性や効率化のために勤怠管理システムを導入するとなると、コストがかかります。

導入することで、業務効率化によるコスト削減を図ることは可能ですが、すぐに企業の業績アップにつながるというものではありません。

正確な勤務状態の管理や不正防止、労務管理に関する業務の時間短縮など、現状と勤怠管理システムによって得られるメリットとを比較して、導入の検討を進めてください。

運用までの作業負担が増加

勤怠管理システムを導入するとなると、現状の問題点を把握することが必要となります。

通常の業務以外の作業が増えるため、負担が大きくなる場合があります。

さらに、自社の就業規則や関連する制度など、それぞれの詳細をしっかりと理解し、システムで対応できるのか入念にチェックすることが必要です。

導入・運用までには時間と労力がかかりますが、業務改善を行って働きやすい環境を作るためには必要な作業です。

社内でプロジェクトチームを立ち上げるなどして、体制を作って進めていくと良いでしょう。

就業規則改訂の必要性も

勤怠管理システムを運用しようとしても、自社の就業規則に対応していない場合には、規則を改訂する必要があります。

改訂せずにそのまま運用すると、労働基準法などに抵触する可能性も出てきます。

システムの導入を機会に就業規則をしっかりと確認し、今後の運用を見据えて、規則の改訂についても検討してみてください。

導入する際のポイント

多くの勤怠管理システムがある中、自社に合ったものを導入するには、どのような点を基準にして選べば良いのでしょうか。

ここでは、勤怠管理システムを導入する際のポイントについてご紹介します。

導入やサポートに関するコスト

勤怠管理システムの価格体系には、自社開発型やパッケージ型といった導入時に費用がかかるものや、月額で固定費用がかかるタイプ、ユーザーの人数に応じて費用がかかる従量課金型などがあります。

自社開発型やパッケージ型であれば導入時にコストがかかりますが、3年、5年と導入期間が長くなっても、発生する費用は導入時に支払った分のみとなります。

クラウド型のタイプであれば、契約期間中は毎月費用が発生しますが、導入や運用にかかる時間や手間は少なくて済みます。

自社でメンテナンスができない場合は、サポート費用についても考慮する必要があります。

コストを比較する場合は、初期費用や月額費用、サポート費用などを含め、長期的な視点で検討するようにしましょう。

自社に必要な機能の有無

勤怠管理システムには、打刻機能や休暇管理機能のほか、システム上で休暇申請から承認までを行うワークフロー機能、勤務時間や勤務体系が異なる従業員の勤務状況を管理するシフト管理機能など、さまざまな機能が備わっています。

打刻機能一つにしても、PCから行うPC打刻、モバイルシステムを利用するモバイル打刻、ICカードによるIC打刻、指紋など個人の生体情報により行う生体認証など、さまざまなものがあります。

時間外労働を防止するためのアラート機能といった、36協定を支援する機能があるシステムもあります。

使える機能が増えることで便利にはなりますが、あまり使わない機能が多いと余計なコストがかかります。

導入を検討する前に、予め自社に必要な機能についてピックアップした上で検討すると良いでしょう。

自社の就業形態に合うか

通常のオフィス勤務に加え、シフト制や時短勤務、テレワークといった就業形態を行う企業では、それぞれの勤務状況に対応できるかどうか確認しておく必要があります。

直行直帰や社内独自ルールなどに柔軟に対応できるものだと、より使いやすくなり、業務の効率化にもつながります。

自社の就業形態のパターンをしっかりと把握した上で、システムを検討するようにしましょう。

導入事例

企業が抱えていた勤怠管理の問題について、勤怠管理システムを導入したことでどのように解決できたのか、具体的な事例を挙げてご紹介します。

事例1:「就業形態への柔軟な対応が決め手」

業種:システム開発
従業員数:50人未満
導入システム:ジョブカン

検討理由

「働きやすい会社=柔軟に働ける会社」を目指している企業で、「柔軟に働ける」とは、「本人の裁量で働く日・時間・場所を決めて、各々で最も仕事がスムーズに進む方法を考えて実現していくこと」としています。

「柔軟な働き方」を実現するためには、どこからでも勤怠記録が可能な仕組みを必要としていました。

導入後の効果

オフィスの打刻機・PC・スマートフォンそれぞれから打刻が可能なため、出先や在宅でも簡単で正確に勤怠情報を記録・管理できるようになりました。

分単位で給与計算していることもあり、正確な打刻は重要なポイントでした。従業員たちも勤怠記録の作業に費やす時間が減り、本来の仕事に集中することが可能となったようです。

事例2:「最小の導入期間と運用コストがポイント」

業種:飲食・小売業
従業員数:約150人
導入システム:タッチオンタイム

検討理由

国内外に約40あるグループ企業各社の勤怠管理や給与計算業務を受託している会社で、各企業の勤怠管理方法が紙だったりEXCELだったりとまちまちでした。

そこで、システムを導入して、業務の効率化を図る必要がありました。

そのため、早期導入が可能で、コストを最小に抑え、給与計算システムの親和性を担保し、さまざまな就業形態に柔軟に対応できるクラウド型の勤怠管理システムを検討していました。

導入後の効果

最小の導入期間と運用コストで、幅広い就業ルールに対応することができました。店舗のシフト勤務やトラックドライバーなど、さまざまな勤務形態にも柔軟に対応することができています。

打刻用のPCを置くスペースがない現場には、PCがなくても使用できるような勤怠管理環境を整えることができました。

柔軟なデータ出力機能により、給与計算システムへの連携も問題なく対応しています。

事例3:「グループ企業全体の勤務データを一元管理」

業種:食料品、衣料品などの小売チェーン運営
従業員数:約20,000人
導入システム:TimeAsset(アマノ)

検討理由

国内約300店舗のスーパーマーケットと約20か所の物流拠点を運営する企業で、従来よりカスタム開発した勤怠管理を導入していました。しかし、制度改正の度にシステム改修が必要で、メンテンナンス費用も高くついていました。

また、グループ企業毎に就業規則やシステムが異なっていたことから、柔軟な労働環境の実現に向けて、就業規則を標準化し、勤怠管理システムの一元化を検討していました。

導入後の効果

子会社も含めて勤務データを一元管理し、オペレーションも統一できたことから、グループ全体の管理工数も大幅に削減できました。

残業時間や有給休暇の取得状況が容易に把握できるため、従業員のセルフマネジメントもできるようになりました。

操作が簡単なため、自主的にシステムを使いこなす社員が増え、労務管理意識の高まりが伺える状況です。

編集部厳選!おすすめの勤怠管理システム5選

現在、多くの勤怠管理システムがありますが、導入するためには、システムの特徴をしっかりと把握して、自社の課題解決にぴったりのものを選ぶことが大切です。

ここで、厳選した勤怠管理システムを3つ紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

1. 月200円から導入可能!『ジョブカン勤怠管理』


画像出典元:「ジョブカン勤怠管理」公式HP

特徴

最大の魅力は200円/月で導入できる安さ。30人程度のベンチャーから1,000人以上の企業まで、全ての規模で利用可能です。主要な給与計算ソフトと連携できる便利なシステムです。

打刻方法

打刻方法は、PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻・指静脈打刻・LINE/SLACK打刻の5種類。

生体認証打刻が搭載されているので、不正打刻に悩んでいる企業におすすめです。

操作画面は、必要な情報が大きく表示されシンプルな印象です。

 

注目機能

勤怠管理機能のみなら月額200円で利用できますが、その他機能を追加すると費用が発生します。最低限の機能で始められることは大きなメリットです。

申請機能 アラート機能 シフト機能
〇(追加費用1人100円) 〇(追加費用1人100円)

 

運用のしやすさ

マニュアルがかなり充実しているので、初めて勤怠管理システムを導入する企業でも問題ないでしょう。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
HPに動画説明あり 電話(平日のみ)・メール・チャット

 

料金プラン

10人以下の企業でも月額費用2,000円が発生するので、注意しましょう。

10人以下の企業向けに無料プランが用意されていますが、機能がだいぶ制限されます。(無料お試しとは別物)

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
0円 200円~ 2,000円 30日間

 

実際に使った人の評判・口コミ

パソコンのon,offに合わせてログ時間が計算され、労務管理の観点では良いシステム。ただ、前日のログ時間の反映が遅いこともあるので、余裕をもった管理が求められます。
(商社:従業員500人以上)

レポート機能・集計機能は圧倒的にkintoneより優れています。外出する社員が多い場合は、交通費精算を同時にできるkintoneの方が良いかもしれません。
(コンサルティング:従業員30人以下)

 

 

 

2. あらゆる雇用形態・環境に対応!『マネーフォワード クラウド勤怠』

画像出典元:「マネーフォワード勤怠」操作画面
 
 

特徴

マネーフォワードが提供している会計・確定申告・請求書・経費・給与・社会保険など幅広いサービスと連携できることが最大の魅力です

打刻方法

打刻方法は、PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻の3種類。主要システムと比べると少ないです

操作画面は青が基調。管理画面はやや硬い印象ですが、打刻画面はイラストつきでわかりやすく、問題なく操作できるでしょう。



 

注目機能

全て追加費用なく利用できます。

申請機能 アラート機能 シフト機能

 

運用のしやすさ

動画でのマニュアルは用意されていません。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
HPに画像つき説明あり 電話(平日のみ)・メール・チャット

 

料金プラン

最低利用料金が設定されているので、注意が必要です。

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
0円 400円〜 2,980円+ユーザー数×300円 1ヶ月間

※30人までは、何人でも同額。

実際に使った人の評判・口コミ

MF給与で給与計算しているので、従業員情報や勤怠情報などのデータ移行が楽で良いです。ただ、ジョブカンに比べて細かい勤務体系を設定しきれないと感じています。ジョブカンは設定が大変ですが細かく設定できるので便利です。(IT関連:従業員30人以下)

打刻・申請も簡単で、マニュアルがなくても操作できます。アラートの種類がもっと多いとよいですね。(流通業:従業員500人以上)

 

 

3. 追加料金なしで全機能利用できる!『jinjer勤怠』


画像出典元:「jinjer勤怠」公式HP

特徴

jinjer勤怠は、全機能が最初から搭載されているため、追加費用が発生しません。予算がたてやすいことは、大きな魅力です。

打刻方法

打刻方法は、PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻・Slack/Chatwork打刻の4種類。

Apple Watch・Google homeでも打刻できます。

打刻画面は、コメントを残せたりその日のスケジュールを確認できたりと、きめ細かな配慮が感じられる仕様です。



 

注目機能

全て追加費用なく利用できます。

申請機能 アラート機能 シフト機能

 

運用のしやすさ

サポート体制が充実しています。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
HPに動画説明あり 電話(平日のみ)・メール・チャット

 

料金プラン

人事管理・給与計算・経費精算・労務管理・雇用契約と組み合わせる場合は、追加費用が発生します。

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
100,000円 300円〜 設定なし 30日間

 

実際に使った人の評判・口コミ

導入後は、現状の月ごとの残業時間が一目でわかり、休日出勤や有給の申請が容易にできるようになりました。(広告関連:従業員100人以上)

見やすいUIなので、規則的な勤務なら圧倒的に使いやすいです。急な変更が生じると修正作業が面倒です。どのシステムも同じかもしれませんが。(イベント関連:従業員約30人)

 

 

4. 完全無料『IEYASU』


画像出典元:「IEYASU」公式HP

特徴

目次勤怠・承認・申請・日報機能など、勤怠管理に必要な基本機能を完全無料で利用できます。期間や人数に制限はありません。

打刻方法

打刻方法は、PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻・LINE/SLACK打刻の4種類。

茶色をベースにした落ち着きのある操作画面です。無料プランは管理できる情報に限りがあるので、注意が必要です。

 

注目機能

申請機能・アラート機能は有料プランを選択した場合に使える機能です。

申請機能 アラート機能 シフト機能
〇(追加費用1人100円) 〇(追加費用1人100円)

 

運用のしやすさ

動画説明がわかりやすいと評判です。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
動画説明あり(Youtube) メール(有料会員のみ)

 

料金プラン

無料プランは物足りなさを感じる企業が多いので、有料プランへの移行を想定しておくことをおすすめします。

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
0円 0円〜 設定なし

 

実際に使った人の評判・口コミ

やってみてなじめなかったらまた元に戻せばいいし、とりあえずやってみよう。と導入を決めました。(自動車整備)

出退勤報告・申請・承認作業が楽になりました。無料プランにはアラート機能がついていないので、未入力の人に個別連絡しなければならず、締め日前の作業が負担でした。(IT関連:従業員1,000人以上)

 

 

5. 勤怠管理クラウド市場シェアNo.1『KING OF TIME』


画像出典元:「KING OF TIME」公式HP

特徴

KING OF TIMEは多くの外部サービスと連携可能。入退室管理システムと連携できる勤怠管理システムは少ないので、かなり貴重です。

打刻方法

PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻・指静脈打刻・指紋打刻・指ハイブリッド認証打刻・顔認証・カメレオンコード認証・WowTalk打刻・入退室管理システム連動打刻の10種類。

10種類は、この記事で紹介している21システム中、最多です。

操作画面は2色から選択可能。管理画面はやや硬い印象です。

 

注目機能

全て追加費用なく利用できます。

申請機能 アラート機能 シフト機能

 

運用のしやすさ

オンラインセミナーを実施しているシステムは、ほとんどありません。KING OF TIMEの強みの1つです。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
HPに動画説明あり
オンラインセミナー週2回開催
電話(平日のみ)・メール

 

料金プラン

登録した人数ではなく、その月に打刻利用があった人のみが課金対象となります。

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
0円 300円〜 設定なし 30日間

 

実際に使った人の評判・口コミ

外国人を含む1650名超の社員を2人で管理できています。昨年行ったUI変更により、感覚的に使い方がわかるようになっているので問い合わせが減りました。
(IT関連:従業員1,000人以上)

リモートワークにも対応していて、オンラインで1クリックするだけで、出退勤できるので今のご時世には便利です。Windowsなら利用できるけれど、Macだと利用できない機能があるので、改善されるとよいです。(IT関連)

 

 

おすすめしたい企業

起業ログが自信をもっておすすめできる5つのシステム。それぞれの違いは分かりましたか。

機能面からみるおすすめ企業は以下の通りです。

ジョブカン勤怠管理、jinjer勤怠がおすすめの企業

  • 外国人従業員が多い、海外支店がある企業
  • 従業員の予算と実績を管理したい企業
  • 医療機関

→ジョブカンは機能ごとに費用が発生するスタイル、jinjer勤怠は全ての機能が基本料金に含まれるスタイルなので、自社に合った課金スタイルで決めましょう。

マネーフォワード クラウド勤怠がおすすめの企業

  • 従業員ごとの申請ワークフローを柔軟に設定したい企業
  • 組織変更や異動が多い企業

IEYASUがおすすめの企業

  • 従業員がシステムを使いこなせるのか、まずは試したい企業
  • バナー広告が出ても気にならない企業(有料プランは、バナー広告非表示)
  • 従業員のPCリテラシーが低い企業

KING OF TIMEがおすすめの企業

  • 生体認証を取り入れたい企業
  • オフィスの鍵の管理に課題を抱えている企業
  • 海外支店がある企業

もっと勤怠管理システムについて知りたい人は下記記事を参考にしてください。

 

まとめ

従業員の勤務状況を適正に管理し、労務管理を強化するためには、現状の勤怠管理を把握し、状況に応じて見直しを図る必要があります

問題点が明確化されれば、その解決に向けて検討を重ねるべきであり、その手段として勤怠管理システムの導入を視野に入れる必要が出てくることでしょう。

導入したシステムをうまく活用するには、自社の就業状況や関連する規則などをしっかりと確認しなければなりません。自社にぴったりのシステムを導入して、柔軟な働き方にも対応しつつ、業務の効率化を図っていきましょう。

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画像出典元:Unsplash、Pixabay

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