記事更新日: 2024/01/29
雇用の多様化やリモートワークなどの働き方も広まる今、自社の特性にあった勤怠管理が重要です。
そのため、各社の就業規則やルールに適応できる勤怠管理システムの導入が増えていますが、どうやって選んだらよいのかわからないという方も多いのではないでしょうか。
今回、起業ログでは、勤怠管理システムを実際に利用している方 1,730名にアンケート調査を実施。
回答結果をもとに、業界別、規模別などの「勤怠管理システムの導入事例」を多数ご紹介します。
導入前の課題、効果、導入後の不満や失敗談などもあわせて掲載していますので、選定の参考にぜひご活用ください。
このページの目次
勤怠管理システムとは、企業が従業員の出退勤を管理するためのシステムです。
シンプルに出勤・退勤時刻を記録するだけでなく、時間外労働、残業時間の把握もできます。
また、休暇申請や有給残日数の管理、シフト作成や給与計算と連動できるシステムもあります。
紙やエクセルでの管理に比べ、手間をかけずに、勤怠全般を適正に管理することが可能となります。
では、勤怠管理システムを導入すると、具体的に何ができるようになるのでしょうか？
個人ごとのタイムカードやエクセル集計などを手作業で行うと、大変な労力と時間がかかります。
また、転記や集計の過程でミスが発生してしまうこともあります。
勤怠管理システムを活用すれば、自動集計の機能などで作業時間を大幅に短縮することができ、ミスなく正確に管理することが可能となります。
紙やエクセルの管理は、後から書き換えもできてしまうため、直行直帰や残業分などの不正をきちんと防止するのが難しいです。
もちろん作業履歴などを調べることはできるかもしれませんが、企業として透明性の高い、正確な管理を行うためには、勤怠管理システムによる一括管理が重要です。
労働基準法などの法令順守、特に36協定についてしっかりと対応するためには、正確に勤怠管理を行って、常に残業時間や休暇の取得状況を把握しておく必要があります。
勤怠管理システムを導入すると、月末の集計結果を待たなくとも、リアルタイムで超過しがちな従業員にアラートを出すなど、適正な管理ができるようになります。
最近はテレワークを導入する企業も増えて、さまざまな働き方に対して柔軟に対応する必要性が高まっています。
出先や自宅など、場所にとらわれずに勤怠管理ができるようにするためには、タイムカードなどへの打刻や承認のハンコ決裁といったアナログ的な手法からの脱却が求められます。
勤怠管理システムを導入すれば、従業員の勤務形態や勤務状況だけでなく、さらに多様化する働き方にも対応していくことができるでしょう。
以上のように、勤怠管理システムには、様々な導入効果やメリットがあります。
ただし、導入時には必ずしも全てがスムーズにいくわけではなく、「自社の就業規則とシステム機能のすり合わせ」や「従業員への使い方・ルールの周知」など、時間や手間のかかるデメリットがある点も理解しておきましょう。
導入時のギャップを少なくするためにも、実際の導入企業の事例をよくみて参考にしてみましょう。
起業ログでは、今回、勤怠管理システムを実際に利用している方 1,730名にアンケート調査を実施しました。
業界別・規模別の具体事例は次の章で紹介しますが、導入前後の概況をまずまとめてみると、
導入前：紙やタイムカードで管理していた企業が7割以上！
導入後：勤務形態（フレックスタイム制など）へ対応できるかへの着目度が大きい
などの特徴があることがわかりました。
また、他社システムからの乗り換えは2％、自社の独自システムからの乗り換えは1%でした。
勤怠管理システムは日々利用する基幹システムのため、一度導入すると乗り換えがしづらいシステムともいわれますが、その現状が見て取れるともいえるでしょう。
アンケート概況からもわかるとおり、導入前の状況や導入後のさらなる課題などは、企業の特性や業界などによって様々です。
導入にあたっては、自社と似た課題をもった他社の事例をよく見て、それを参考に検討を進めてみましょう。
IT/通信/インターネットは、システムの作業を深夜に行うなど、残業過多になりやすいため、「勤怠管理システムの導入」によって、残業時間の可視化に効果を発揮する例がありました。
■S社データ
業種：IT/通信/インターネット
規模：51人〜100人
勤務形態：シフト制
導入システム：「KING OF TIME」
・もともと紙に記入して勤怠管理をしていたが、店舗内で不正があり、実際の出勤時間とは異なる時間が記入されていた。
・有給や残業時間などをしっかり管理できるようになった。
・残業代や実働時間が給料に反映されているかや過去3年分の履歴も各自がチェック可能に。
・データを「残業が多い順」などのランキングにすることもでき、個々人の動きを把握できた。
・指紋認証管理を導入したため、自分自身の指紋がしっかり認識できないと何も開けない。セキュリティがしっかりしているとも言えるが、不便だった。
・シフトの管理がツール上で可能になるが、実際にそれをExcelにダウンロードして印刷しようとすると見づらかった。
・設定による可能性もあるが、販売職は他の店舗にも応援に行くことがあっても、他の店舗分のシフトが見られないため、その点では実用性に欠けていると感じた。
小売/流通/商社は、外回りで仕事をすることも多い業界でもあるため、「勤怠管理システムの導入」によって、GPSでの行動管理に効果を発揮する例もありました。
■A社データ
業種：小売/流通/商社
規模：2人〜10人
勤務形態：フレックスタイム制
導入システム：「ジョブカン勤怠管理」
・ 営業の勤怠は既定のカレンダー記入のみ。特にタイムカードなどもなく不透明な部分が多かった。
・ 有給申請などは、事務所にて書類提出で行う必要があった。
・どこにいてもGPS機能で社員の行動管理が出来るようになった。
・有給申請などもアプリ上から申請が出来るので、申請完了までの時短につながった。
・フレックス制の週の勤務時間がすぐに確認できるので、働きすぎ防止につながった。
・携帯の機種にもよるのかもしれないが、GPSの精度が少し悪く、反映されるまで時間がかかる事があった。
不動産/建設/設備は、直行直帰の勤務スタイルが多い業界なので、リモートワークや直行直帰に対応した勤怠管理システムを選択する例があるようです。
■R社データ
業種：不動産/建設/設備
規模：11人〜30人
勤務形態：シフト制
導入システム：「ジンジャー勤怠」
・シフト制のため、日によって誰が出勤しているかまちまち。上司や部下に仕事のことで小会議をする際に、出勤しているか別部屋まで確認しにいっていた。
・コロナになりリモートワークが普及。自宅勤務でも勤怠管理を行う必要がでてきた。
・ユーザーインターフェースがわかりやすく、初めて使用する時でも迷わず使えた。
・リモート勤務や直行直帰でも勤怠管理ができるようになった。
・パート勤務と正社員の切り替えをするのに、5秒ほどの手間がかかって面倒だった。
・アプリをずっと起動しているとエラーが出ることがある。それもあり、私の会社では出勤ボタンを押したあとはアプリを閉じるというルールにしているが、出退勤のつど立ち上げるのは結構面倒。
医療業界は、出勤後すぐに現場勤務に入ることも多いため、PC打刻よりも、タッチ式、機器打刻のついたシステムを利用する事例が多いようです。
■M社データ
業種：医療
規模：101人〜250人
勤務形態：正社員
導入システム：「マネーフォワード クラウド勤怠」
・以前は、MicrosoftのSharePointにて、打刻管理をしていたが、サイトにログインできれば、本人以外でも打刻できる状況だった。
・システムの動きがスムーズでなかったので、打刻待ちの時間が発生することがあった。
・自分のICカードなど登録した物がない限り、打刻できなかったため、不正なく打刻管理できるようになった。
・タッチするだけで打刻ができて、ストレスフリーになった。
・有給申請も、サイトを経由して申請できたので楽だった。勤務に関する申請が1つのサイトでまとめて行えて、わかりやすくて便利になった。
・タッチする機械が1つしかなかったため、設置場所によっては不便を感じた。
・タッチする機械に関して、「どの目的で打刻するか」を選ぶ場所が、スクリーンタッチだったので、誤った場所を押してしまうことがあり、不便に感じた。
休日の取り方などが変則的なマスコミ業界では、有給の残数が見える化できる「勤怠管理システム」の導入を行う例があるようです。
■T社データ
業種：マスコミ/広告/デザイン
規模：51人〜100人
勤務形態：シフト制
導入システム：「HRMOS勤怠 by IEYASU」
・休みやシフトの申請を紙で行っていた。
・明細に実労働との不備があっても気付きにくい状況だった。
・一覧で有給休暇の残数を閲覧できるようになり、管理がスムーズになった。
・明細などの間違いに気付きやすくなったことで、従業員としてはよりクリーンな環境で働ける実感があり、導入して損はないと思った。
・勤務時間を選択した際に、通常は自動で登録してある時間に変更してくれるが、その反映がされない場合があり、その際は手入力しなければならないのが不便。
大企業はIPOの内部統制、監査の必要性などから、勤怠管理システムを導入する事例があるようです。
■企業データ
・従業員501名～1,000名規模以上の企業の回答を抜粋
・導入システムは「HRMOS勤怠 by IEYASU」
・それまではVBAを使ったエクセルデータを使用していたが、エクセルは改ざんが簡単にできるということを監査で指摘されたため、導入するに至った。
（IT/通信/インターネット、501人〜1000人）
・以前はタイムカードでの出勤・退勤の扱いをしていた。店舗ごとに毎月タイムカードを送付し、本社の社員が確認するという作業がかなり手間で、有給管理などもかなり不便になっていたため導入したとと聞いている。
（小売/流通/商社、501人〜1000人）
・アプリもあって、スマホで簡単に勤怠管理ができ、使いやすかったです。残業の申請もシンプルでわかりやすかったです。自分の労働時間と残業時間が見やすく、45時間以上残業になると赤く表示されるので、一目瞭然でした。
(テレビ制作会社、1001人以上)
・入力項目が少なく、出退勤に時短等の影響があっても、初心者でもすぐに入力に慣れることができた。
(小売/流通/商社、501人〜1000人)
・一日ごとの勤怠実績において、メモ書き程度はできるものの画像の添付ができない。遅延証明書等をデータで上長に提出をしたいときに不便。上長に個別で、LINE等で遅延証明書の写真を送ったことがあった。
(小売/流通/商社、1001人以上)
中小企業は、従業員数が少ない中でのシステム導入となるため、初期費用が抑えられるかなどに関して注目している事例が多くみられました。
■企業データ
・従業員2名～50名以下の企業の回答を抜粋
・導入システムは「Touch On Time」
・工場で身代わり打刻が可能となってしまっており、虚偽の出退勤が防げていなかった。
(サービス/外食/レジャー、2人〜10人)
・スタッフの入れ替えが激しかったり、忙しい際に、勤怠のルールを教えるのが手間であった。
(コンサルティング、11人〜30人)
・打刻するために特別な機器を準備する必要がなく、持っているスマートフォンやパソコンで手軽に利用できた。あまり従業員数が多くない会社で、特別な機器の準備や初期費用をあまりかけたくない場合におすすめできる。
(小売/流通/商社、31人〜50人)
・スマホにて各種申請を行える為、紙ベースの廃止と無駄な出社を減らす事が出来るようになった。
(サービス/外食/レジャー、2人〜10人)
・最初の画面のボタンが大きくはっきりとわかりやすく、新入社員に対して、とくに説明しなくても使用してもらえるので、楽で助かった。
(コンサルティング、11人〜30人)
・勤怠の締めの際に表の項目が多すぎて理解しづらい。不必要な項目もあるのではと感じる。
(小売/流通/商社、31人〜50人)
・打刻が個人の責任であるため、打刻忘れがどうしても発生してしまった。専用のレコーダーがあれば打刻忘れを防げるかと思ったが、8万円弱するので、簡単には試すことができなかった。
(医療、2人〜10人)
導入前の検討を十分に行ったとしても、やはり実際の導入後に失敗点に気付くことは多々あります。
この章では、アンケート調査を参考に、よくある失敗事例をいくつか紹介しますので、選定時や、導入前のルール整備、社内決済時などに参考にしてみてください。
失敗事例①：
現場独自のルール、例えば、残業申請はリーダーが承認するが、有給はマネージャーが承認する、などがあるが、システム上では誰が承認すべきか分からず、申請が放置されることが多々発生してしまった。
(サービス/外食/レジャー、101人〜250人、導入システム「AKASHI」)
勤怠管理システムには、各社のルールにあわせたカスタマイズ機能があるものもありますが、必ずしも万能ではありません。
希望する独自ルールがシステム上で実際に実現できるかどうかは事前によく確認しましょう。
また、全てをシステム上で処理しようとこだわるのではなく、例外対応の際の社内ルールを整備しておくことも重要です。
失敗事例②：
当社がサービス(Google Workspace,SmartHR,LINEWORKSなどなど)をバラバラに導入した弊害でもあるが、それらの外部ツール、社内ツールとの連携ができないため、ユーザビリティが低いと感じてしまった。
(IT/通信/インターネット、251人〜500人、導入システム「Team Spirit」)
失敗事例③：
出勤、退勤の押し忘れが非常に多く、1ヶ月分ともなると200ヶ所ほど訂正しなければならかったが、EXCELやCSV形式への変換が難しく、結果的に勤怠管理が煩雑化してしまった。
(小売/流通/商社、11人〜30人、導入システム「楽楽勤怠」)
勤怠管理は、給与や人事データと連携して使うことでさらに業務を効率化することができます。
そのため、外部連携機能を豊富にもった勤怠管理システムも多数ありますが、各社によって繋ぐことのできるツールとその仕様は異なります。
自社が繋ぎたいツールとの連携度を事前に確認しておかないと、あとで使いづらい！と後悔することもあるようです。
失敗事例④：
無料トライアルができず、事前の情報があまり参考にならなかった。実際の利用後、リモートワーク中にスマホでの打刻を行おうとした際に、ツールサービスに繋がらないなどのトラブルが数十人以上の社員たちに起き、利用をやめた。
(IT、101人〜250人、導入システム「就業役者」)
勤怠管理は日々、全ての従業員が使うシステムなので、実際の使い勝手をトライアルなどで確かめるのが非常に重要です。
接続までの時間は長くないか、ボタンのデザインは押しやすいか、マニュアルなしでも従業員が理解しやすいかなどのポイントをよくチェックしましょう。
起業ログが厳選するおすすめシステムには、無料お試し期間を設けているものも多数あるので、ぜひご参考にしてみてください！
勤怠管理システムには多数の種類がありますが、システムの特徴をしっかりと把握して、自社の課題解決にぴったりのものを選ぶことが大切です。
ここでは、編集部が厳選した勤怠管理システムを5つ紹介します。
「KING OF TIME」は市場シェア、認知度に加え、顧客満足度の高さもNo.1の勤怠管理システムです。
その強みは、多くの外部サービスと連携可能な点です。
入退室管理システムと連携できる勤怠管理システムは少ないので、かなり貴重です。
特定社労士
郡司果林氏
「KING OF TIME」は、複雑なシフトや細かな設定に対応できる柔軟度が魅力です。どんな業界・業種・就業規則でもKING OF TIMEなら何とかなるといった安定感があります。機能が充実している分、初期設定が難しいともいえますが、その分サポートも充実しているので活用しましょう。
PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻・指静脈打刻・指紋打刻・指ハイブリッド認証打刻・顔認証・カメレオンコード認証・入退室管理システム連動打刻などの16種類。
16種類は、この記事で紹介している21システム中、最多です。
操作画面は2色から選択可能。管理画面はやや硬い印象です。
全て追加費用なく利用できます。
| 申請機能 | アラート機能 | シフト機能 |
| 〇 | 〇 | 〇 |
オンラインセミナーを実施しているシステムは、ほとんどありません。KING OF TIMEの強みの1つです。
| UI | マニュアル整備 | 問い合わせ窓口 |
| ◎ | HPに動画説明あり オンラインセミナー週2回開催 |
電話（平日のみ）・メール |
登録した人数ではなく、その月に打刻利用があった人のみが課金対象となります。
| 初期費用 | 月額費用/ユーザー | 最低利用料金 | 無料お試し期間 |
| 0円 | 300円〜 | 設定なし | 30日間 |
メーカー
31〜50人
ジョブカンよりも使いやすかった
他のサービスよりもAPI連携が多くて扱いやすいと思いました。以前使っていたジョブカンだとAkerunとの連携ができなかったのですが、KING OF TIMEは連携できるので助かっています。フレックスにもリモートにも問題なく対応できています。
IT業界
51〜100人
電話サポートがない
もともと分かりやすいのでチャットサポートで解決できましたが、もし使い慣れていない人しかいない会社であれば、口頭で確認できる電話サポートがあった方がいいのかもしれません。
画像出典元：「ジョブカン勤怠管理」公式HP
「ジョブカン勤怠管理」の最大の魅力は200円/月で導入できる安さです。
30人程度のベンチャーから1,000人以上の企業まで、全ての規模で利用可能です。
主要な給与計算ソフトと連携できる便利なシステムです。
特定社労士
郡司果林氏
「ジョブカン勤怠管理」は、UIがシンプルで分かりやすい点が強み。労務・給与機能と連携させてオールインワン型として一元管理することも可能です。
打刻方法は、PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻・指静脈打刻・LINE/SLACK打刻の5種類。
生体認証打刻が搭載されているので、不正打刻に悩んでいる企業におすすめです。
操作画面は、必要な情報が大きく表示されシンプルな印象です。
勤怠管理機能のみなら月額200円で利用できますが、その他機能を追加すると費用が発生します。最低限の機能で始められることは大きなメリットです。
| 申請機能 | アラート機能 | シフト機能 |
| 〇（追加費用1人100円） | 〇 | 〇（追加費用1人100円） |
マニュアルがかなり充実しているので、初めて勤怠管理システムを導入する企業でも問題ないでしょう。
| UI | マニュアル整備 | 問い合わせ窓口 |
| ◎ | HPに動画説明あり | 電話（平日のみ）・メール・チャット |
10人以下の企業でも月額費用2,000円が発生するので、注意しましょう。
10人以下の企業向けに無料プランが用意されていますが、機能がだいぶ制限されます。（無料お試しとは別物）
| 初期費用 | 月額費用/ユーザー | 最低利用料金 | 無料お試し期間 |
| 0円 | 200円～ | 2,000円 | 30日間 |
通信
2〜10人
安価なのでおすすめ
コストがとてつもなく安いわりに、残業時間の計算ができるのがものすごくいいと思います。
通信
2〜10人
複数のページを移動するのが面倒
勤怠の打刻は個人のマイページを使い、部下の申請内容の承認は別のページを開き、一覧表示させるには管理ページにアクセスし直す必要があるので、いちいちページを切り替えなくてはいけないのが不便です。
「ジンジャー勤怠」は、全機能が最初から搭載されているオールインワン型のシステムです。
オプションなどの追加費用が発生しないため、予算がたてやすいことは、大きな魅力です。
特定社労士
郡司果林氏
「ジンジャー勤怠」は、人事労務、経費、契約などの機能が用意されているので、これらの機能をひとつのシステムで揃えたい会社には向いています。
打刻デバイスは、PC、スマートフォン、タブレット、ICカードが利用できます。
スマートフォンでは、GPS打刻・カメラを起動させての打刻など、不正打刻防止の機能も充実しています。
Slack・ChatworkやApple Watch・Google homeを利用した打刻も可能。
打刻画面は、コメントを残せたりその日のスケジュールを確認できたりと、きめ細かな配慮が感じられる仕様です。
生体認証で打刻できる機能も搭載しており、非接触による顔認証システムで、勤怠打刻と温度検知を同時に実施できます。
全て追加費用なく利用できます。
| 申請機能 | アラート機能 | シフト機能 |
| 〇 | 〇 | 〇 |
サポート体制が充実しています。
| UI | マニュアル整備 | 問い合わせ窓口 |
| ◎ | HPに動画説明あり | 電話（平日のみ）・メール・チャット |
人事管理・給与計算・経費精算・労務管理・雇用契約と組み合わせる場合は、追加費用が発生します。
| 初期費用 | 月額費用/ユーザー | 最低利用料金 | 無料お試し期間 |
| 300,000円 | 400円〜 | 設定なし | 14日間 |
広告業
31〜50人
残業管理がしやすい
導入してからは、月ごとの残業時間が一発でわかるようになりました。休日出勤や有給の申請も容易にできています。
サービス
51〜100人
シフトの入力が手間
シフトをこのアプリを通して提出していたのですが、入力しづらいと思いました。他の日と同じ勤務体系であればコピーアンドペーストできればより使いやすいと感じました。
「マネーフォワード クラウド勤怠」は勤怠管理だけでなく、シフト管理や有給休暇管理・異動履歴管理にも対応できるシステムです。
マネーフォワード クラウド給与と連携すれば、勤怠管理から給与計算までを一気にシステム化できるので、非常に作業が楽になります。
特定社労士
郡司果林氏
「マネーフォワード クラウド勤怠」は、給与計算などのマネーフォワードシリーズとの連携が魅力です。ただし、データは完全自動連携ではなく、多少の作業が必要なので、その点が改善するとさらに使いやすさが増すでしょう。
基本料金は、企業規模にあわせ、小規模事業者向けのスモールビジネス、中小企業向けのビジネスに分かれています。
また、IPO準備・中堅〜大企業向けは別途お問い合わせが必要です。
| 初期費用 | 月額費用/ユーザー | 最低利用料金 | 無料お試し期間 |
| 0円 | 基本料金：2,980円～ ＋ 従量課金：300円/名 |
1ヶ月間 | 1ヶ月間 |
IT
251〜500人
管理コストが半減
間接部門では月の勤怠集計の時間が他システムと比べて半分以下の時間で実施できたので、会社全体の作業コストが低減されました。
郵送
31〜50人
打刻忘れアラートがない
他社のツールにはあるのですが、出勤・退勤の打刻忘れアラート機能があるとありがたいです。
画像出典元：「freee勤怠管理Plus」公式HP
「freee勤怠管理Plus」は、勤怠管理をペーパーレス化し、転記や集計などにかかる業務負荷を減らすことで管理を効率化できる勤怠管理システムです。
打刻時に位置情報を取得できるため、直行直帰やテレワークなど、多様な勤務形態に対応でき、シフト作成機能を搭載しているのも魅力です。
クラウド会計ツールで有名なfreee株式会社が提供するサービスで、運用実績も豊富なので安心して利用できます。
シンプルな画面遷移で使いやすさには定評があり、ITにはそれほど詳しくないという人でもすぐに使いこなせます。
ただし、生体認証打刻機はソフトウェアをインストールする都合上、freee社から購入する必要があります。
freee勤怠管理Plusの料金プランは1種類のみで、初期費用不要で利用できます。
1ユーザーごとに料金が加算される従量課金のシンプルな料金体系です。
| freee勤怠管理Plus | |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額費用 （税表示なし） |
300円 |
| 追加オプション | なし |
| ユーザー数 | 1ユーザー |
freee勤怠管理Plus 含む勤怠管理システムの資料をDL
起業ログが自信をもっておすすめできる5つのシステム。それぞれの違いは分かりましたか。
機能面からみるおすすめ企業は以下の通りです。
→ジョブカンは機能ごとに費用が発生するスタイル、ジンジャー勤怠は全ての機能が基本料金に含まれるスタイルなので、自社に合った課金スタイルで決めましょう。
もっと勤怠管理システムについて知りたい人は下記記事も参考にしてください。
リモートワークの普及や、完全無料ツールなどの登場により、勤怠管理システムの導入が一気に加速しています。
従業員の勤務状況を適正に管理し、労務管理を強化するためには、どんな規模の企業にとっても必須のツールといえるでしょう。
自社にぴったりのシステムを導入して、柔軟な働き方にも対応しつつ、業務の効率化を図っていきましょう。
画像出典元：Unsplash、Pixabay
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