勤怠管理システムの導入目的と重要性|メリット・デメリットも解説!

勤怠管理システムの導入目的と重要性|メリット・デメリットも解説!

記事更新日: 2021/04/23

執筆: 高浪健司

近年、時間外労働の上限規制や年次有給休暇の取得義務など、働き方改革の推進によって労働に関連する様々な法律が施行されています。

そのため、従業員に対する徹底した勤怠管理がこれまで以上に求められるようになり、企業では適正かつ確実な勤怠管理を行うべく、勤怠管理システムを導入する動きが加速しています。

そこで今回は、勤怠管理システムの主な機能や導入の重要性、システム選びのポイントやメリット・デメリットなどまで、勤怠管理システムについて詳しく解説しています。

勤怠管理システムとは

まず、勤怠管理とは出勤および退勤時刻、休暇申請、シフト管理など、企業に属する従業員の就業情報を記録し、労働時間が法定労働時間を超えないよう管理することを指します。

一般的に勤怠管理を行う場合、用紙で作成した専用の出勤簿で管理したり、エクセルやタイムカードなどで管理したりします。

勤怠管理システムは多岐にわたるこうした様々な勤怠管理をシステムとして一元管理し、管理業務の効率化を図るためのシステムをいいます。

近年では、働き方改革の推奨などにより、従業員それぞれの諸事情に合わせて柔軟な働き方ができるよう求められ、直行直帰やテレワークなど、企業におけるワークスタイルも多様化してきています。

働き方が多様化すると、従業員に対する勤怠管理の業務もより煩雑になってきますので、従来の手書きの専用用紙やタイムカード、エクセルなど、いわゆるアナログスタイルの労務管理では多くの手間や時間、労力がかかります。

さらにミスも発生しやすくなるなどのリスクも増してきます。

勤怠管理という業務は、従業員ひとり一人の体調管理に加え、労働基準法に違反していないかなど、従業員の就業状況をしっかり把握し、適正に管理するための重要な業務です。

ワークスタイルが多様化されつつある昨今、もはやアナログスタイルの勤怠管理方法では管理すること自体難しくなりつつあり、こうした背景から勤怠管理システムは多くの企業で導入されています。

勤怠管理システムの主な機能

一口に勤怠管理システムといっても現在では非常に多くの製品がリリースされており、細かいところ(サービスの特徴や使用方法)など製品によってそれぞれ違いはあります。

とはいえ、勤怠管理システムとしての主な機能はどの製品もさほど大きな違いはありませんので、まずは勤怠管理システムにはどのような機能があって、そしてどんなことができるのかをご紹介します。

打刻機能

勤怠管理システムには、多彩な打刻機能が搭載されており、パソコンを使用した打刻のほか、ICカードを利用した打刻、スマートフォンを利用した打刻など、様々な方法で打刻方法があります

最近では、なりすまし等の不正を防止するため、指紋や静脈など身体の一部の要素を使って本人特定を行う生体認証を用いたものまで出ていますので、企業の環境に合わせて選択することが可能です。 

勤怠状況の集計機能

出勤日数、勤務時間、残業時間、深夜残業時間など、従業員のリアルタイムな勤務時間を自動集計し、データとして管理することができます。

こうして各従業員それぞれの勤怠情報がデータとして保存されることで、必要な時すぐに詳細なデータとして確認することができるので非常に便利です。

ワークフロー機能

勤怠管理システムにはワークフロー機能も搭載されており、打刻時間の修正や残業、休日出勤、代休、振休など、様々な申請や承認がシステム上で簡単に処理することができます。

また、パソコンやスマートフォンに対応しているため、外出中でも好きなタイミングで申請処理も可能です。

アラート機能

従業員の残業時間が超過した場合や打刻漏れがあった場合などをアラートで通知することができます

働き方改革関連法が施行された昨今では、特に残業時間が超過しないよう従業員に対する労務管理を徹底しなければなりません。

こうした場合でもアラート機能があると気づいたら残業時間が超過していた、といったことも無くなるので、今の時代に合った非常にありがたい機能です。

シフト管理機能

手書きで作成したりエクセルを活用したり、シフト管理は基本的に人力による管理方法が主流で、人員不足が発生しないようシフト組みなど非常に面倒で手間のかかる業務です。

しかし、勤怠管理システムにはシフトの作成から希望シフトの収集、承認、反映など、シフト管理のあらゆる業務を自動化してくれる機能も備わっているため、大幅な業務効率化が期待できます

勤怠管理システムのメリット・デメリット

勤怠管理システムの導入を検討する際は、事前にメリット・デメリットは確認しておく必要があります。

そこで、勤怠管理システムの導入で考えられるメリット・デメリットをお伝えしていきますので、よく確認しておくようにしてください。

メリット

勤怠管理システムを導入することによって様々なメリットが得られますが、なかでも以下が大きなメリットとして挙げられます。

労働時間の正確な管理

勤怠管理システムを導入すると、従業員の労働時間を正しく把握し、管理することができます。

また、打刻の方法もパソコンをはじめ、スマートフォンやICカードなど多彩に活用することができるので、従来のタイムカードに比べてスムーズかつ正確な打刻が可能となります。

打刻の不正防止

勤怠管理システムは、社員証ICカードや指紋認証など個人が特定できるシステムが搭載されているものが多く、本人でないと打刻することができないようになっているものがほとんどです。

そのため、他人が打刻する代理打刻などの不正を事前に防止することができます。

勤怠管理業務の効率化

これまで勤怠管理業務といえばタイムカードやエクセルなど人力による管理が一般的で、このように手作業の場合は、確認や集計、給与計算に分析などに多くの手間や時間がかかります。

勤怠管理システムには勤怠に関わる様々な業務が自動化されるため、従来と比べ大幅な業務効率化が期待できます。

法改正に対する柔軟な対応

頻繁ではないものの、労働時間をはじめとする労働に関する法改正は度々実施されます。

特に働き方改革が推奨されている現代においては、今後も何らかの法改正が行われるものだと考えられ、新たに法改正が行われれば、勤怠管理の内容もそれに合わせて正しく変更しなければなりません。

勤怠管理システムは、システムアップデートを行うことによって法改正後の内容に自動的に合わせてくれるので、わざわざ手作業で内容変更を行う必要がありません

デメリット

勤怠管理システムは様々なメリットがある一方でデメリットもあります。

システムを導入する際はメリットだけではなく、デメリットもしっかり考慮すべきことですので、しっかり確認しておくようにしてください。

ある程度のコストが必要

勤怠管理システムは大きく「クラウド型」と「オンプレミス型」の2タイプに分けられ、製品によって無料で利用できるものから数百万円もの費用がかかるものまで様々です。

搭載されているシステムによって費用も大きく異なってくるため、自社が抱えている課題を明確にし、課題が解決できるシステム選びを心がけたいところです。

費用対効果が感じづらい

勤怠管理システムは、導入に費用が発生しても導入後に利益が上がるものではなく、あくまで勤怠管理業務の効率化を図るためのものです。

そのため、なかなか費用対効果が見えづらいといった側面があります。費用対効果が見えづらいと、どうしてもシステム導入に関して経営層の理解を得るのが難しくなります。

こうしたことから、経営層に対してシステムを導入するとどのような効果が得られるのかなど、勤怠管理システムの様々なメリットをしっかりと説明する必要が出てくるでしょう。

導入における作業負担が大きい

勤怠管理システムの導入する場合、まずシステムの内容が自社の就業規則や勤務形態に対応しているか、ということが大前提となります。

そのため、システムの導入前に就業規則を隈なくチェックする必要があります。また、従業員に対してシステムの使い方などを記したマニュアルの作成やルールを徹底共有するため説明会の開催なども必要となることでしょう。

いずれにせよ、勤怠管理システムを導入したからといって、導入したその日から業務効率化が図れるわけではありません。

システムを導入してスムーズに運用するためには、事前準備や導入後の整備などが欠かせないため、そうした作業が大きな負担となってしまうことも考えられます。

勤怠管理の重要性とシステムの導入目的

さて、ここまで勤怠管理システムの概要や導入した際のメリット・デメリットをお伝えしてきましたが、そもそも勤怠管理は重要なことなのでしょうか。また、どのような目的で勤怠管理システムを導入するのでしょうか。 

次に、勤怠管理の重要性と勤怠管理システムを導入する目的をお伝えしていきます。

勤怠管理の重要性

そもそも企業における勤怠管理は必要なのか?と、いったところですが、結論を言うと勤怠管理は非常に重要な業務であり、その重要性として主に過重労働の抑制にあります。

ご存知のとおり、2019年4月に働き方改革関連法が施行されたことにより労働基準法も改正が行われ、時間外労働における上限時間が設定されました。

ちなみに、時間外労働の上限は原則として「月45時間・年360時間」と定められており、もしこれを超えた場合は労働基準法違反とみなされ、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科せられます。

このように、従業員の過重労働に対する取り締まりが厳しくなっていることから、従業員の労働時間を日々細かくチェックする勤怠管理が非常に重要となってくるのです。

勤怠管理システムの導入目的

では続いて勤怠管理システムの導入目的です。現在多くの企業で勤怠管理システムを導入して勤怠管理を行っていますが、主にどのような目的でシステムを導入しているのでしょうか。

勤怠管理システムの導入目的で最も多い理由をご紹介します。

勤怠管理における業務効率化

勤怠管理システムを導入する目的として、最も多い理由が勤怠管理業務の効率化を図るためです。

前述のとおり、勤怠管理は企業に属する従業員ひとり一人の出退勤を正確に把握し、管理・集計しなければなりません。

特に正社員・アルバイト・パートなど、多様な雇用形態を採用している企業にとって勤怠管理は非常に煩雑となり多くの手間や労力が必要です。

勤怠管理システムは、これまで手作業で行っていた業務をシステムとして自動化するため、煩雑な業務から解放されるばかりかチェック漏れなどのミスも無くすことができるため、業務効率化に大きく貢献します。

打刻漏れや不正防止

従業員の労働時間を把握し管理する場合、一般的にはタイムカードや手書きの出勤簿を活用して行われます。しかし、タイムカードや手書きの出勤簿というのは簡単に不正ができたり、記録漏れや打刻漏れが生じたりなど、あらゆるリスクが考えられます。

なかには他の人に打刻させ、本人は遅刻してくるなど、意図的に不正行為を行う悪質な人もいます。

勤怠管理システムは打刻忘れをアラームで通知する機能や、指紋認証や顔認証、GPS認証など、本人しか打刻できないよう不正打刻防止機能も搭載されているので、事前に打刻漏れや不正防止などのリスクを抑止するといった目的として導入する企業も多いです。

勤怠管理システムを選ぶ際のポイント

勤怠管理システムは現在非常に多くの製品が存在しています。そのため、システムを選び際に多少の迷いが生じてしまうこともあるでしょう。

そこで、勤怠管理システムを導入する際に気をつけたいポイントをご紹介します。

搭載されている機能が自社に合っているか

どんなに高額で多機能な優れた勤怠管理システムでも、自社が求める必要要件を満たしていなければ導入しても全く意味がありません。

そのため、まずは自社が抱える課題を洗い出すことからはじめ、可視化したその課題に対応する機能が備わっているか確認することが重要です。

従業員目線に立って検討する

基本的に勤怠管理システムは従業員が日々使用するものでもあるため、すべての従業員が簡単に操作できるよう、できるだけ従業員の目線に立って操作性の高いシステムを選ぶと良いでしょう。

操作が難しく使い方がややこしい製品を選んでしまうと、かえって業務に支障をきたす恐れがあります。

導入後のサポート体制

意外と見落としがちなのが、メーカーのサポート体制がどうなっているかです。特にシステムを導入した直後というのは操作方法や使い方など分からないことが出てくるケースが多いです。

そのため、問い合わせをした際のスピード感や丁寧さなど、サポート体制の充実さはシステムを使用していくうえで重要となるため、事前に確認するようにしましょう。

勤怠管理システムの導入前に気を付けるべき事

勤怠管理システムを導入することによって、これまで手作業で行っていたあらゆる勤怠管理業務がシステム化され、大幅な業務効率化が期待できます。

とはいえ、ただ闇雲にシステムを導入しても意味はなく、むしろまったく機能せずに無駄な時間やコストだけかかってしまうなど失敗に終わってしまいます。

勤怠管理というのは、いわば経営の中核を担う非常に重要な業務となるため、大きな失敗は避けなければならず、そのためには、やはり導入前の事前準備がカギとなります。

なお、導入前の事前準備としてやるべき事は企業によっても様々ですが、どの企業であっても共通して言えることは、自社における現状の勤怠管理状況を的確かつ正確に把握し、解決すべき課題を明確に洗い出すこと。

これがシステム導入前の事前準備としてもっとも気を付けるべき事、やるべき事です。

現状における勤怠管理状況を正確に把握したうえで、システムの様々な機能や特徴などを十分に比較し、自社にとって最適となる勤怠管理システムを選ぶことが何より大切です。

編集部厳選!おすすめの勤怠管理システム5選

近年、働き方改革が推奨されるなか2019年には働き方改革関連法案の一部が施行され、時間外労働の上限規制や、年5日の年次有給休暇の取得など義務化されました。

この法案は罰則付きとなるため、企業においてはこれまで以上に従業員に対する適切な勤怠管理が求められます

しかしその一方で、多様で柔軟な働き方になればなるほど企業における従業員の勤怠管理は煩雑化してくるため、勤怠管理システムを利用して自動化するのは、管理業務を効率良く適切に行うにはもっとも有効的な方法であると言えます。

ただ、前述のとおり勤怠管理システムは現在非常に多くの製品がリリースされており、製品によって機能や特徴、使い方や価格なども異なってきます。

そのため、勤怠管理システムを導入する際のカギとなるのは、いかに自社の労働環境に合っているものを選ぶかです。

次章では数多く存在する勤怠管理システムの中から特にオススメできる勤怠管理システムを紹介しています。ぜひ自社の労働環境に適したシステム選びにお役立てください。

1. 月200円から導入可能!『ジョブカン勤怠管理』


画像出典元:「ジョブカン勤怠管理」公式HP

特徴

最大の魅力は200円/月で導入できる安さ。30人程度のベンチャーから1,000人以上の企業まで、全ての規模で利用可能です。主要な給与計算ソフトと連携できる便利なシステムです。

打刻方法

打刻方法は、PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻・指静脈打刻・LINE/SLACK打刻の5種類。

生体認証打刻が搭載されているので、不正打刻に悩んでいる企業におすすめです。

操作画面は、必要な情報が大きく表示されシンプルな印象です。

 

注目機能

勤怠管理機能のみなら月額200円で利用できますが、その他機能を追加すると費用が発生します。最低限の機能で始められることは大きなメリットです。

申請機能 アラート機能 シフト機能
〇(追加費用1人100円) 〇(追加費用1人100円)

 

運用のしやすさ

マニュアルがかなり充実しているので、初めて勤怠管理システムを導入する企業でも問題ないでしょう。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
HPに動画説明あり 電話(平日のみ)・メール・チャット

 

料金プラン

10人以下の企業でも月額費用2,000円が発生するので、注意しましょう。

10人以下の企業向けに無料プランが用意されていますが、機能がだいぶ制限されます。(無料お試しとは別物)

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
0円 200円~ 2,000円 30日間

 

実際に使った人の評判・口コミ

パソコンのon,offに合わせてログ時間が計算され、労務管理の観点では良いシステム。ただ、前日のログ時間の反映が遅いこともあるので、余裕をもった管理が求められます。
(商社:従業員500人以上)

レポート機能・集計機能は圧倒的にkintoneより優れています。外出する社員が多い場合は、交通費精算を同時にできるkintoneの方が良いかもしれません。
(コンサルティング:従業員30人以下)

 

 

2. あらゆる雇用形態・環境に対応!『マネーフォワード クラウド勤怠』

画像出典元:「マネーフォワード勤怠」操作画面
 
 

特徴

マネーフォワードが提供している会計・確定申告・請求書・経費・給与・社会保険など幅広いサービスと連携できることが最大の魅力です

打刻方法

打刻方法は、PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻の3種類。主要システムと比べると少ないです

操作画面は青が基調。管理画面はやや硬い印象ですが、打刻画面はイラストつきでわかりやすく、問題なく操作できるでしょう。



 

注目機能

全て追加費用なく利用できます。

申請機能 アラート機能 シフト機能

 

運用のしやすさ

動画でのマニュアルは用意されていません。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
HPに画像つき説明あり 電話(平日のみ)・メール・チャット

 

料金プラン

最低利用料金が設定されているので、注意が必要です。

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
0円 400円〜 2,980円+ユーザー数×300円 1ヶ月間

※30人までは、何人でも同額。

実際に使った人の評判・口コミ

MF給与で給与計算しているので、従業員情報や勤怠情報などのデータ移行が楽で良いです。ただ、ジョブカンに比べて細かい勤務体系を設定しきれないと感じています。ジョブカンは設定が大変ですが細かく設定できるので便利です。(IT関連:従業員30人以下)

打刻・申請も簡単で、マニュアルがなくても操作できます。アラートの種類がもっと多いとよいですね。(流通業:従業員500人以上)

 

 

3. 追加料金なしで全機能利用できる!『jinjer勤怠』


画像出典元:「jinjer勤怠」公式HP

特徴

jinjer勤怠は、全機能が最初から搭載されているため、追加費用が発生しません。予算がたてやすいことは、大きな魅力です。

打刻方法

打刻方法は、PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻・Slack/Chatwork打刻の4種類。

Apple Watch・Google homeでも打刻できます。

打刻画面は、コメントを残せたりその日のスケジュールを確認できたりと、きめ細かな配慮が感じられる仕様です。



 

注目機能

全て追加費用なく利用できます。

申請機能 アラート機能 シフト機能

 

運用のしやすさ

サポート体制が充実しています。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
HPに動画説明あり 電話(平日のみ)・メール・チャット

 

料金プラン

人事管理・給与計算・経費精算・労務管理・雇用契約と組み合わせる場合は、追加費用が発生します。

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
100,000円 300円〜 設定なし 30日間

 

実際に使った人の評判・口コミ

導入後は、現状の月ごとの残業時間が一目でわかり、休日出勤や有給の申請が容易にできるようになりました。(広告関連:従業員100人以上)

見やすいUIなので、規則的な勤務なら圧倒的に使いやすいです。急な変更が生じると修正作業が面倒です。どのシステムも同じかもしれませんが。(イベント関連:従業員約30人)

 

 

4. 完全無料『IEYASU』


画像出典元:「IEYASU」公式HP

特徴

目次勤怠・承認・申請・日報機能など、勤怠管理に必要な基本機能を完全無料で利用できます。期間や人数に制限はありません。

打刻方法

打刻方法は、PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻・LINE/SLACK打刻の4種類。

茶色をベースにした落ち着きのある操作画面です。無料プランは管理できる情報に限りがあるので、注意が必要です。

 

注目機能

申請機能・アラート機能は有料プランを選択した場合に使える機能です。

申請機能 アラート機能 シフト機能
〇(追加費用1人100円) 〇(追加費用1人100円)

 

運用のしやすさ

動画説明がわかりやすいと評判です。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
動画説明あり(Youtube) メール(有料会員のみ)

 

料金プラン

無料プランは物足りなさを感じる企業が多いので、有料プランへの移行を想定しておくことをおすすめします。

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
0円 0円〜 設定なし

 

実際に使った人の評判・口コミ

やってみてなじめなかったらまた元に戻せばいいし、とりあえずやってみよう。と導入を決めました。(自動車整備)

出退勤報告・申請・承認作業が楽になりました。無料プランにはアラート機能がついていないので、未入力の人に個別連絡しなければならず、締め日前の作業が負担でした。(IT関連:従業員1,000人以上)

 

 

5. 勤怠管理クラウド市場シェアNo.1『KING OF TIME』


画像出典元:「KING OF TIME」公式HP

特徴

KING OF TIMEは多くの外部サービスと連携可能。入退室管理システムと連携できる勤怠管理システムは少ないので、かなり貴重です。

打刻方法

PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻・指静脈打刻・指紋打刻・指ハイブリッド認証打刻・顔認証・カメレオンコード認証・WowTalk打刻・入退室管理システム連動打刻の10種類。

10種類は、この記事で紹介している21システム中、最多です。

操作画面は2色から選択可能。管理画面はやや硬い印象です。

 

注目機能

全て追加費用なく利用できます。

申請機能 アラート機能 シフト機能

 

運用のしやすさ

オンラインセミナーを実施しているシステムは、ほとんどありません。KING OF TIMEの強みの1つです。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
HPに動画説明あり
オンラインセミナー週2回開催
電話(平日のみ)・メール

 

料金プラン

登録した人数ではなく、その月に打刻利用があった人のみが課金対象となります。

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
0円 300円〜 設定なし 30日間

 

実際に使った人の評判・口コミ

外国人を含む1650名超の社員を2人で管理できています。昨年行ったUI変更により、感覚的に使い方がわかるようになっているので問い合わせが減りました。
(IT関連:従業員1,000人以上)

リモートワークにも対応していて、オンラインで1クリックするだけで、出退勤できるので今のご時世には便利です。Windowsなら利用できるけれど、Macだと利用できない機能があるので、改善されるとよいです。(IT関連)

 

 

おすすめしたい企業

起業ログが自信をもっておすすめできる5つのシステム。それぞれの違いは分かりましたか。

機能面からみるおすすめ企業は以下の通りです。

ジョブカン勤怠管理、jinjer勤怠がおすすめの企業

  • 外国人従業員が多い、海外支店がある企業
  • 従業員の予算と実績を管理したい企業
  • 医療機関

→ジョブカンは機能ごとに費用が発生するスタイル、jinjer勤怠は全ての機能が基本料金に含まれるスタイルなので、自社に合った課金スタイルで決めましょう。

マネーフォワード クラウド勤怠がおすすめの企業

  • 従業員ごとの申請ワークフローを柔軟に設定したい企業
  • 組織変更や異動が多い企業

IEYASUがおすすめの企業

  • 従業員がシステムを使いこなせるのか、まずは試したい企業
  • バナー広告が出ても気にならない企業(有料プランは、バナー広告非表示)
  • 従業員のPCリテラシーが低い企業

KING OF TIMEがおすすめの企業

  • 生体認証を取り入れたい企業
  • オフィスの鍵の管理に課題を抱えている企業
  • 海外支店がある企業

 

まとめ

近年、時間外労働の上限規制や年次有給休暇取得の義務化など、従来に比べて働き方に関する法律が非常に厳しくなってきています。また、働き方改革の推進などにより、企業には従業員それぞれの諸事情に合わせた多様で柔軟な働き方ができるよう求められています。

勤怠管理は従業員の就業状況を把握し、適切に管理することですが、フレックスタイムやリモートワークなど働き方が多様化すると、従業員の勤怠管理が非常に煩雑化してきます。

勤怠管理が煩雑化する状況下にあるなか、従業員それぞれの就業状況を人力で管理するのは、もはや非効率的であると言わざるを得ません。

勤怠管理システムは、時間外労働をはじめ、有給休暇や休日出勤など、勤怠管理に関する様々な事項を一括管理することができるシステムで、多様化する現代の働き方にも柔軟に対応することが可能です。

ぜひ自社にマッチした勤怠管理システムを導入し、効率的かつ正確な勤怠管理を行い、従業員が安心・安全・安定して働ける環境を構築していってください。

安心・安全・安定して働ける労働環境を構築する事こそが従業員ひとり一人の生産性を向上させ、更なる企業成長へと繋がっていくのです。


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画像出典元:O-DAN

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