勤怠管理をICカードで簡単に!仕組みや導入のメリット・デメリットも

勤怠管理をICカードで簡単に!仕組みや導入のメリット・デメリットも

記事更新日: 2021/04/23

執筆: 浜田みか

生活に欠かせないICカード。勤怠管理でも活用できるシステムが登場しています。

しかし、一般に広く知られた打刻式タイムカードとは違い、ICカードでどのように勤怠管理ができるのか仕組みがわからないという方も多いのではないでしょうか?

そこで今回は、ICカード式勤怠管理システムとは何か。特徴やメリット・デメリット、ICカード式勤怠管理システムを導入する場合のシステムの選び方について解説します。

あわせて、ICカード打刻も可能なおすすめの勤怠管理システムもご紹介します。これから導入を検討されている方は、ぜひ参考にしてください。

ICカード式勤怠管理システムの特徴

勤怠管理システムにはさまざまなものがありますが、その中の一つとしてICカードを用いて勤怠管理が行えるシステムがあります。

勤怠管理システムとは

そもそも勤怠管理システムとは、従業員の勤怠を把握・管理するためのシステムのことです。

クラウド型・オンプレミス型、自作システムなどさまざまなものがあります。

勤怠管理システムでは、従業員一人ひとりの出退勤、残業、有給休暇など勤怠に関する情報を一括管理することが可能です。

ICカード式勤怠管理システムの特徴

従来の勤怠管理は、専用の打刻機を用いたタイムカード式のものが一般的でした。

しかし、昨今増加しているリモートワークやテレワークの増加、働き方の複雑化などによって、タイムカード式では対応しきれない状況が出てきています。

ICカード式勤怠管理システムを利用すると、打刻機を使わずに手持ちのICカードを使って勤怠情報を入力することが可能になります。

仕組みとしては、ICカード一枚一枚に設定されている識別番号をカードリーダーを使って読み取り、従業員を特定したうえで勤怠情報が入力されるというものです。

ICカードは、どんな種類のものであっても識別番号が重複することがありませんから、手持ちのICカードを利用できるのです。

ICカード式勤怠管理システム導入に必要なもの

ICカード式勤怠管理システムに必要なのは、ICカードの情報を読み取るためのカードリーダーと、勤怠管理システムの2つです。

カードリーダー自体は、3,000円ほどで購入可能で、システム自体も安いものでは買い切り5,000円ほどから導入可能です。

ICカード式勤怠管理システムのメリットと選び方

ICカード式勤怠管理システムは、タイムカード式のように従業員一人ひとりにタイムカードを用意する必要がありません。

そのぶんコストカットが見込めます。そのほかにも、ICカード式勤怠管理にはメリット・デメリットがあります。

ここでは、メリットとデメリット、ICカード式勤怠管理システムを選ぶ時の注意点についてご紹介します。

メリット

  • すぐに導入可能
  • 勤怠管理が簡単に行える
  • 紙のタイムカードからコストカットできる


ICカード式勤怠管理システムは、紙のタイムカード式とさほど変わらない手軽さで導入が可能です。

システムのアプリケーションとカードリーダーを用意すれば、すぐにでも利用を開始できるからです。

また、ICカードをカードリーダーにかざすだけで勤怠情報を入力できるうえ、収集したデータを集計するのも、紙のタイムカードと比較しても簡単に行えます。

さらに、紙のタイムカードのようにタイムシートを用意する必要がないため、コストカットに繋がりやすいのです。

デメリット

  • 打刻忘れしやすい
  • 小規模の企業では導入コストが割高になりやすい


カードリーダーに通すだけで打刻してくれる手軽さゆえに、打刻忘れが起こりがちです。打刻忘れが起こりにくい処理フローを設計しましょう。

このほか、カードリーダーを用意するコストが、紙のタイムカードを用意するよりも割高になることがあります。

小規模の企業の場合は、初期投資にかかるコストが割高になりやすいので、今後の利用状況を考えて導入を検討したほうがいいでしょう。

選び方の注意

ICカード式勤怠管理システムを導入する場合、2つの側面から選ぶ必要があります。1つは、勤怠管理システムの機能面。もう1つは、ICカードの読み取りに使うカードリーダーの機能面です。

1つ目の勤怠管理システムの機能面では、自社のニーズに合わせて適切な機能を持ち合わせたシステムを導入することが重要です。

こちらに関しては、『【おすすめ23選】人気の勤怠管理システムを徹底比較!』の記事内で「選定基準」や「導入に失敗しないための機能」を解説しています。ぜひ参考にしてください。

2つ目のカードリーダーでは、「Felica(フェリカ)」規格に対応しているものを選びましょう

パソコンとの接続については、設置場所によって有線タイプでは使用が難しいこともあります。この場合は、無線LANに対応しているものを選ぶようにしましょう。

ICカードで打刻可能なおすすめの勤怠管理システム5選

ここからは、ICカードでの打刻も可能な勤怠管理システムをご紹介します。

それぞれ比較し、自社にあったシステムを検討してみてくださいね。

1. 月200円から導入可能!『ジョブカン勤怠管理』


画像出典元:「ジョブカン勤怠管理」公式HP

特徴

最大の魅力は200円/月で導入できる安さ。30人程度のベンチャーから1,000人以上の企業まで、全ての規模で利用可能です。主要な給与計算ソフトと連携できる便利なシステムです。

打刻方法

打刻方法は、PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻・指静脈打刻・LINE/SLACK打刻の5種類。

生体認証打刻が搭載されているので、不正打刻に悩んでいる企業におすすめです。

操作画面は、必要な情報が大きく表示されシンプルな印象です。

 

注目機能

勤怠管理機能のみなら月額200円で利用できますが、その他機能を追加すると費用が発生します。最低限の機能で始められることは大きなメリットです。

申請機能 アラート機能 シフト機能
〇(追加費用1人100円) 〇(追加費用1人100円)

 

運用のしやすさ

マニュアルがかなり充実しているので、初めて勤怠管理システムを導入する企業でも問題ないでしょう。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
HPに動画説明あり 電話(平日のみ)・メール・チャット

 

料金プラン

10人以下の企業でも月額費用2,000円が発生するので、注意しましょう。

10人以下の企業向けに無料プランが用意されていますが、機能がだいぶ制限されます。(無料お試しとは別物)

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
0円 200円~ 2,000円 30日間

 

実際に使った人の評判・口コミ

パソコンのon,offに合わせてログ時間が計算され、労務管理の観点では良いシステム。ただ、前日のログ時間の反映が遅いこともあるので、余裕をもった管理が求められます。
(商社:従業員500人以上)

レポート機能・集計機能は圧倒的にkintoneより優れています。外出する社員が多い場合は、交通費精算を同時にできるkintoneの方が良いかもしれません。
(コンサルティング:従業員30人以下)

 

 

2. あらゆる雇用形態・環境に対応!『マネーフォワード クラウド勤怠』

画像出典元:「マネーフォワード勤怠」操作画面
 
 

特徴

マネーフォワードが提供している会計・確定申告・請求書・経費・給与・社会保険など幅広いサービスと連携できることが最大の魅力です

打刻方法

打刻方法は、PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻の3種類。主要システムと比べると少ないです

操作画面は青が基調。管理画面はやや硬い印象ですが、打刻画面はイラストつきでわかりやすく、問題なく操作できるでしょう。



 

注目機能

全て追加費用なく利用できます。

申請機能 アラート機能 シフト機能

 

運用のしやすさ

動画でのマニュアルは用意されていません。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
HPに画像つき説明あり 電話(平日のみ)・メール・チャット

 

料金プラン

最低利用料金が設定されているので、注意が必要です。

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
0円 400円〜 2,980円+ユーザー数×300円 1ヶ月間

※30人までは、何人でも同額。

実際に使った人の評判・口コミ

MF給与で給与計算しているので、従業員情報や勤怠情報などのデータ移行が楽で良いです。ただ、ジョブカンに比べて細かい勤務体系を設定しきれないと感じています。ジョブカンは設定が大変ですが細かく設定できるので便利です。(IT関連:従業員30人以下)

打刻・申請も簡単で、マニュアルがなくても操作できます。アラートの種類がもっと多いとよいですね。(流通業:従業員500人以上)

 

 

3. 追加料金なしで全機能利用できる!『jinjer勤怠』


画像出典元:「jinjer勤怠」公式HP

特徴

jinjer勤怠は、全機能が最初から搭載されているため、追加費用が発生しません。予算がたてやすいことは、大きな魅力です。

打刻方法

打刻方法は、PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻・Slack/Chatwork打刻の4種類。

Apple Watch・Google homeでも打刻できます。

打刻画面は、コメントを残せたりその日のスケジュールを確認できたりと、きめ細かな配慮が感じられる仕様です。



 

注目機能

全て追加費用なく利用できます。

申請機能 アラート機能 シフト機能

 

運用のしやすさ

サポート体制が充実しています。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
HPに動画説明あり 電話(平日のみ)・メール・チャット

 

料金プラン

人事管理・給与計算・経費精算・労務管理・雇用契約と組み合わせる場合は、追加費用が発生します。

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
100,000円 300円〜 設定なし 30日間

 

実際に使った人の評判・口コミ

導入後は、現状の月ごとの残業時間が一目でわかり、休日出勤や有給の申請が容易にできるようになりました。(広告関連:従業員100人以上)

見やすいUIなので、規則的な勤務なら圧倒的に使いやすいです。急な変更が生じると修正作業が面倒です。どのシステムも同じかもしれませんが。(イベント関連:従業員約30人)

 

 

4. 完全無料『IEYASU』


画像出典元:「IEYASU」公式HP

特徴

目次勤怠・承認・申請・日報機能など、勤怠管理に必要な基本機能を完全無料で利用できます。期間や人数に制限はありません。

打刻方法

打刻方法は、PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻・LINE/SLACK打刻の4種類。

茶色をベースにした落ち着きのある操作画面です。無料プランは管理できる情報に限りがあるので、注意が必要です。

 

注目機能

申請機能・アラート機能は有料プランを選択した場合に使える機能です。

申請機能 アラート機能 シフト機能
〇(追加費用1人100円) 〇(追加費用1人100円)

 

運用のしやすさ

動画説明がわかりやすいと評判です。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
動画説明あり(Youtube) メール(有料会員のみ)

 

料金プラン

無料プランは物足りなさを感じる企業が多いので、有料プランへの移行を想定しておくことをおすすめします。

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
0円 0円〜 設定なし

 

実際に使った人の評判・口コミ

やってみてなじめなかったらまた元に戻せばいいし、とりあえずやってみよう。と導入を決めました。(自動車整備)

出退勤報告・申請・承認作業が楽になりました。無料プランにはアラート機能がついていないので、未入力の人に個別連絡しなければならず、締め日前の作業が負担でした。(IT関連:従業員1,000人以上)

 

 

5. 勤怠管理クラウド市場シェアNo.1『KING OF TIME』


画像出典元:「KING OF TIME」公式HP

特徴

KING OF TIMEは多くの外部サービスと連携可能。入退室管理システムと連携できる勤怠管理システムは少ないので、かなり貴重です。

打刻方法

PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻・指静脈打刻・指紋打刻・指ハイブリッド認証打刻・顔認証・カメレオンコード認証・WowTalk打刻・入退室管理システム連動打刻の10種類。

10種類は、この記事で紹介している21システム中、最多です。

操作画面は2色から選択可能。管理画面はやや硬い印象です。

 

注目機能

全て追加費用なく利用できます。

申請機能 アラート機能 シフト機能

 

運用のしやすさ

オンラインセミナーを実施しているシステムは、ほとんどありません。KING OF TIMEの強みの1つです。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
HPに動画説明あり
オンラインセミナー週2回開催
電話(平日のみ)・メール

 

料金プラン

登録した人数ではなく、その月に打刻利用があった人のみが課金対象となります。

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
0円 300円〜 設定なし 30日間

 

実際に使った人の評判・口コミ

外国人を含む1650名超の社員を2人で管理できています。昨年行ったUI変更により、感覚的に使い方がわかるようになっているので問い合わせが減りました。
(IT関連:従業員1,000人以上)

リモートワークにも対応していて、オンラインで1クリックするだけで、出退勤できるので今のご時世には便利です。Windowsなら利用できるけれど、Macだと利用できない機能があるので、改善されるとよいです。(IT関連)

 

 

おすすめしたい企業

起業ログが自信をもっておすすめできる5つのシステム。それぞれの違いは分かりましたか。

機能面からみるおすすめ企業は以下の通りです。

ジョブカン勤怠管理、jinjer勤怠がおすすめの企業

  • 外国人従業員が多い、海外支店がある企業
  • 従業員の予算と実績を管理したい企業
  • 医療機関

→ジョブカンは機能ごとに費用が発生するスタイル、jinjer勤怠は全ての機能が基本料金に含まれるスタイルなので、自社に合った課金スタイルで決めましょう。

マネーフォワード クラウド勤怠がおすすめの企業

  • 従業員ごとの申請ワークフローを柔軟に設定したい企業
  • 組織変更や異動が多い企業

IEYASUがおすすめの企業

  • 従業員がシステムを使いこなせるのか、まずは試したい企業
  • バナー広告が出ても気にならない企業(有料プランは、バナー広告非表示)
  • 従業員のPCリテラシーが低い企業

KING OF TIMEがおすすめの企業

  • 生体認証を取り入れたい企業
  • オフィスの鍵の管理に課題を抱えている企業
  • 海外支店がある企業

 

まとめ

ICカード式勤怠管理システムは、導入コストが安く、システムの保守管理も比較的簡単です。

また、従業員の多くは交通系ICカードを利用して出社していることも多いため、会社がわざわざICカードを用意する必要もありません。

勤怠管理をシステムから見直しされている企業担当者の方は、ICカード式の勤怠管理システムも検討してみてはいかがでしょうか。


画像出典元:Pexels、Unsplash

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