勤怠管理システムの選び方と導入のコツを伝授!おすすめはコレ!

勤怠管理システムの選び方と導入のコツを伝授!おすすめはコレ!

記事更新日: 2021/04/23

執筆: 編集部

近年、勤怠管理システムの導入を検討している企業が増えてきています。

しかし勤怠管理システムは種類が多く、どれを選ぶべきか分からない人も多いのではないでしょうか?

本記事では、そんな勤怠管理システムの選び方や、導入に成功するためのコツ、おすすめの勤怠管理システムについても詳しく解説しています。

本記事を読めば自社にどの勤怠管理システムが必要かを知ることができます。ぜひ参考にしてください。

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、出勤時間や退社時間の記録や、休暇の申請などのシフト管理を楽にするための勤怠管理支援システムです。

勤怠管理システムの主な機能

勤怠管理システムを導入すると、具体的にどのようなことが出来るようになるのでしょうか。

利用できる主な機能をみていきましょう。

打刻機能

従業員が出勤・退勤した時刻を登録するための機能です。システムによってはさまざまな打刻機能を持ったものがあります。

勤怠管理

従業員の出勤日数や勤務時間、残業時間などの情報を集計し管理する機能です。

スケジュール管理

従業員のスケジュール管理機能が搭載された勤怠管理システムが増えています。この機能があれば、それぞれの雇用スタイルに柔軟に対応可能です。

各種申請管理

残業や有給の申請が管理できる機能です。手続きが簡単になり、各種申請の承認がこれまでよりスムーズになります。

集計機能

出勤記録などの全データを自動で集計することが出来る機能です。これまでより時間のロスが減る上、ミスの数も減らせます。

通知機能

労働時間や残業時間を越えてしまった場合や、出退勤の漏れ、休日出勤などを通知してくれる機能です。この機能によって、従業員だけではなく管理者側の手間も減らせます。

勤怠管理システムが必要となるケース

多様な機能をもつ勤怠管理システムは、これまで以上に必要となるケースが増えてきています。

では、なぜ必要性が高くなってきているのか?主な理由として以下の点が挙げられます。

  • テレワークの導入による在宅勤務者の労働時間管理が必要になってきている
  • 従来の給与計算の方法だと手間がかかりすぎる
  • コンプライアンスが厳しくなってきているため、正確な残業時間の管理が必要になっている
  • フレックス制やリモートワークへの対応で多様な打刻機能が求めれる
  • 海外赴任や国外工場の勤怠状況の把握が必要になってきている

テレワークなどの勤務形態の変化や、働き方改革などによって従来の管理システムでは対応できなくなってきたことが背景にあるといえます。

勤怠管理システムで解決できること

勤怠管理システムの必要性が確認できたら、導入することで生じるその他のメリットについても知っておきましょう。

コストの削減

勤怠管理の自動化によってこれまでかかっていた、さまざまなコストを削減することができます。勤怠管理にかける時間、人数、ペーパーレスなどによる費用コストがカットできます。

適切な労働時間管理

残業時間や休暇の管理などがしやすくなるため、適切に労働時間を管理することができます。従来の記入ミスや打刻漏れが減らせるため、正確に管理できるようになります。

業務の効率化

勤怠管理システムで人事や管理部門側だけが恩恵を受けるわけではありません。

従業員側も、オンライン上で打刻ができるようになるなど時間短縮に繋がります。

スマートフォン対応のシステムであれば、外出先での打刻も可能なので従来より効率的に働けるようになります。

不正打刻防止

従業員の労働時間の不正も解決可能です。

「ICカード」や「アプリ」、「生体認証」や「Webブラウザ」からの打刻が可能になることによって、従来のタイムカードの打刻よりも不正防止に繋がります。

給与計算システムとの連携

給与計算の効率の悪さを解決することが可能です。給与計算システムと自動連携させることで従来よりも効率化が図れます。

勤怠管理システム導入の失敗理由

勤務形態システムは非常に便利な機能ばかりですが、導入すれば必ず良い方向に向かうとは限りません。

便利そうだからと、闇雲に導入しても無駄に終わってしまうなんてことも。

導入に失敗しないために、まずは失敗に陥りやすいケースを事前に確認しておきましょう。

システムを利用しきれていない

勤怠管理システムに搭載されている多くの機能を利用しきれず失敗している例は非常に多いです。

クラウドやスマートフォンとの連携方法、管理画面や集計データの扱い方などをちゃんと理解していない場合、宝の持ち腐れとなってしまいます。

自社に合わないシステムを導入

会社の規模や自社で活用しているシステムや勤務形態、他のシステムなどに合っていない勤怠管理システムの導入は失敗に繋がります。

自社のやり方や、使用しているシステムとの相性を事前に確認していない場合は、成功する可能性は低くなるでしょう。

勤怠管理システムを選ぶ際のポイント

導入失敗のケースを踏まえた上で、ここからは実際に勤怠管理システムを選ぶ際に、着目すべきポイントを紹介していきましょう。

自社の状況と照らし合わせて、勤怠管理システムを比較してみてください。

選ぶ際の比較ポイント

複数の勤務管理システムを比較する際に、着目すべきポイントは以下のとおりです。

使いやすさ

管理者だけではなく、従業員全員が誰でも使いやすいシステムかどうかで選びましょう。

複雑な操作性の勤怠管理システムを採用した場合、効率が悪いままで結局コストだけが無駄にかかってしまいます。

「ボタンを押すだけで打刻できる」といった誰でも使いやすい勤怠管理システムを選びましょう。

コスト

自社の規模から、勤怠管理にかけられるコストを考え、そのコストに見合ったシステムを選ぶ必要があります。

また必要なコストは、クラウド型とオンプレミス型で大きく異なってくるため注意が必要です。

導入費をかけられるのであればオンプレミス型を、そうでないならクラウド型を、といったコスト面を考慮して選ぶ必要があります。

サポート体制

サポート体制が整っているかも重要なポイントです。

どんな多機能の勤怠管理システムを導入したところで、その機能をしっかり活用できなければ意味がないからです。

そのため、運用時のサポートが充実しているかどうかを見極める必要があります。ただし、サポートが有料の場合があるため注意が必要です。

セキュリティ

セキュリティ対策がしっかりしてある勤怠管理システムを選択するのも重要なポイントです。

オンプレミス型の場合は、自社のネットワーク上で運用されるため比較的安全だといえるでしょう。

しかしクラウド型の場合は、セキュリティ対策を契約した運営会社に委ねることになるためリスクがやや高くなってしまいます。

基本的な選び方

基本的な選び方は以下のとおりです。それぞれ自社に合ったものを選んでください。

オンプレミス型(パッケージ型)とクラウド型のどちらかを選択

勤怠管理システムにはオンプレミス型(パッケージ型)とクラウド型があり、どちらかを選ぶ必要があります。それぞれの特徴をよく確認してから選択してください。

オンプレミス型(パッケージ型)

自社が運用するサーバーにソフトウェアをインストールするタイプの勤怠管理システムです。主な特徴は以下のとおりです。

  • 導入コストが高額
  • 導入に時間がかかる
  • 自社に合ったカスタマイズができる
  • セキュリティ管理が自社で可能
  • インターネットに接続しなくても利用できるサービスがある

クラウド型

勤怠管理システムの運営会社が保有するサーバーに設置されたコンテンツを、ネットワーク経由で利用するタイプです。主な特徴は以下のとおりです。

  • 導入コストが抑えられる(ランニングコストはかかる)
  • 導入が簡単
  • セキュリティ対策を運営会社に委ねることになる
  • インターネット接続できない場所では利用できない

自社に合う機能かをチェック

勤怠管理システムには多くの機能があるため、自社に合った機能を持つタイプを選ぶことが重要です。

導入後になってから必要な機能がないことが分かったり、不要な機能ばかりだったりした場合、導入した事自体が失敗に繋がってしまう可能性がでてきます。

他のシステムとの連携をチェック

利用している他のシステムとの連携が可能かどうかも選ぶ際に必ず確認してください。

勤怠管理システムで集計した情報は、他のさまざまなシステムで活用することができます。自社のシステムと連携できれば、今よりは確実に業務効率が良くなるでしょう。

システム導入を成功させるためのコツ

続いて、勤怠管理システムの導入を成功させるために気をつけるべきポイントも紹介しておきましょう。

事前無料トライアルの利用

クラウド型の勤怠管理システムの場合は、事前に無料トライアル期間があることが多いです。

このトライアル期間に、自社で導入した際のその他のシステムとの相性を見極めましょう。

失敗するケースに多いのは、この無料トライアルを利用していないことによる事前の確認不足が原因の場合が多いです。無料トライアルが利用できる場合は必ず試してから導入に踏み切りましょう。

外部との連携が可能なシステムを導入する

スマートフォンなどの外部デバイスとの連携が、スムーズにできるかどうかも成功するためには重要です。

利用しているシステムと連携がとれている勤怠管理システムを外部から打刻できるようになれば、より正確で効率が良い勤怠管理が実現し、システム導入の成功につながることになります。

編集部厳選!おすすめの勤怠管理システム5選

ここからは、おすすめの勤怠管理システムについて紹介します。

どれもおすすめなので、自社のやり方に適したタイプのものをしっかり吟味して選んでください。

1. 月200円から導入可能!『ジョブカン勤怠管理』


画像出典元:「ジョブカン勤怠管理」公式HP

特徴

最大の魅力は200円/月で導入できる安さ。30人程度のベンチャーから1,000人以上の企業まで、全ての規模で利用可能です。主要な給与計算ソフトと連携できる便利なシステムです。

打刻方法

打刻方法は、PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻・指静脈打刻・LINE/SLACK打刻の5種類。

生体認証打刻が搭載されているので、不正打刻に悩んでいる企業におすすめです。

操作画面は、必要な情報が大きく表示されシンプルな印象です。

 

注目機能

勤怠管理機能のみなら月額200円で利用できますが、その他機能を追加すると費用が発生します。最低限の機能で始められることは大きなメリットです。

申請機能 アラート機能 シフト機能
〇(追加費用1人100円) 〇(追加費用1人100円)

 

運用のしやすさ

マニュアルがかなり充実しているので、初めて勤怠管理システムを導入する企業でも問題ないでしょう。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
HPに動画説明あり 電話(平日のみ)・メール・チャット

 

料金プラン

10人以下の企業でも月額費用2,000円が発生するので、注意しましょう。

10人以下の企業向けに無料プランが用意されていますが、機能がだいぶ制限されます。(無料お試しとは別物)

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
0円 200円~ 2,000円 30日間

 

実際に使った人の評判・口コミ

パソコンのon,offに合わせてログ時間が計算され、労務管理の観点では良いシステム。ただ、前日のログ時間の反映が遅いこともあるので、余裕をもった管理が求められます。(商社:従業員500人以上)

レポート機能・集計機能は圧倒的にkintoneより優れています。外出する社員が多い場合は、交通費精算を同時にできるkintoneの方が良いかもしれません。(コンサルティング:従業員30人以下)

 

 

2. あらゆる雇用形態・環境に対応!『マネーフォワード クラウド勤怠』

画像出典元:「マネーフォワード勤怠」操作画面
 
 

特徴

マネーフォワードが提供している会計・確定申告・請求書・経費・給与・社会保険など幅広いサービスと連携できることが最大の魅力です

打刻方法

打刻方法は、PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻の3種類。主要システムと比べると少ないです

操作画面は青が基調。管理画面はやや硬い印象ですが、打刻画面はイラストつきでわかりやすく、問題なく操作できるでしょう。



 

注目機能

全て追加費用なく利用できます。

申請機能 アラート機能 シフト機能

 

運用のしやすさ

動画でのマニュアルは用意されていません。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
HPに画像つき説明あり 電話(平日のみ)・メール・チャット

 

料金プラン

最低利用料金が設定されているので、注意が必要です。

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
0円 400円〜 2,980円+ユーザー数×300円 1ヶ月間

※30人までは、何人でも同額。

実際に使った人の評判・口コミ

MF給与で給与計算しているので、従業員情報や勤怠情報などのデータ移行が楽で良いです。ただ、ジョブカンに比べて細かい勤務体系を設定しきれないと感じています。ジョブカンは設定が大変ですが細かく設定できるので便利です。(IT関連:従業員30人以下)

打刻・申請も簡単で、マニュアルがなくても操作できます。アラートの種類がもっと多いとよいですね。(流通業:従業員500人以上)

 

 

3. 追加料金なしで全機能利用できる!『jinjer勤怠』


画像出典元:「jinjer勤怠」公式HP

特徴

jinjer勤怠は、全機能が最初から搭載されているため、追加費用が発生しません。予算がたてやすいことは、大きな魅力です。

打刻方法

打刻方法は、PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻・Slack/Chatwork打刻の4種類。

Apple Watch・Google homeでも打刻できます。

打刻画面は、コメントを残せたりその日のスケジュールを確認できたりと、きめ細かな配慮が感じられる仕様です。



 

注目機能

全て追加費用なく利用できます。

申請機能 アラート機能 シフト機能

 

運用のしやすさ

サポート体制が充実しています。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
HPに動画説明あり 電話(平日のみ)・メール・チャット

 

料金プラン

人事管理・給与計算・経費精算・労務管理・雇用契約と組み合わせる場合は、追加費用が発生します。

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
100,000円 300円〜 設定なし 30日間

 

実際に使った人の評判・口コミ

導入後は、現状の月ごとの残業時間が一目でわかり、休日出勤や有給の申請が容易にできるようになりました。(広告関連:従業員100人以上)

見やすいUIなので、規則的な勤務なら圧倒的に使いやすいです。急な変更が生じると修正作業が面倒です。どのシステムも同じかもしれませんが。(イベント関連:従業員約30人)

 

 

4. 完全無料『IEYASU』


画像出典元:「IEYASU」公式HP

特徴

目次勤怠・承認・申請・日報機能など、勤怠管理に必要な基本機能を完全無料で利用できます。期間や人数に制限はありません。

打刻方法

打刻方法は、PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻・LINE/SLACK打刻の4種類。

茶色をベースにした落ち着きのある操作画面です。無料プランは管理できる情報に限りがあるので、注意が必要です。

 

注目機能

申請機能・アラート機能は有料プランを選択した場合に使える機能です。

申請機能 アラート機能 シフト機能
〇(追加費用1人100円) 〇(追加費用1人100円)

 

運用のしやすさ

動画説明がわかりやすいと評判です。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
動画説明あり(Youtube) メール(有料会員のみ)

 

料金プラン

無料プランは物足りなさを感じる企業が多いので、有料プランへの移行を想定しておくことをおすすめします。

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
0円 0円〜 設定なし

 

実際に使った人の評判・口コミ

やってみてなじめなかったらまた元に戻せばいいし、とりあえずやってみよう。と導入を決めました。(自動車整備)

出退勤報告・申請・承認作業が楽になりました。無料プランにはアラート機能がついていないので、未入力の人に個別連絡しなければならず、締め日前の作業が負担でした。(IT関連:従業員1,000人以上)

 

 

5. 勤怠管理クラウド市場シェアNo.1『KING OF TIME』


画像出典元:「KING OF TIME」公式HP

特徴

KING OF TIMEは多くの外部サービスと連携可能。入退室管理システムと連携できる勤怠管理システムは少ないので、かなり貴重です。

打刻方法

PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻・指静脈打刻・指紋打刻・指ハイブリッド認証打刻・顔認証・カメレオンコード認証・WowTalk打刻・入退室管理システム連動打刻の10種類。

10種類は、この記事で紹介している21システム中、最多です。

操作画面は2色から選択可能。管理画面はやや硬い印象です。

 

注目機能

全て追加費用なく利用できます。

申請機能 アラート機能 シフト機能

 

運用のしやすさ

オンラインセミナーを実施しているシステムは、ほとんどありません。KING OF TIMEの強みの1つです。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
HPに動画説明あり
オンラインセミナー週2回開催
電話(平日のみ)・メール

 

料金プラン

登録した人数ではなく、その月に打刻利用があった人のみが課金対象となります。

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
0円 300円〜 設定なし 30日間

 

実際に使った人の評判・口コミ

外国人を含む1650名超の社員を2人で管理できています。昨年行ったUI変更により、感覚的に使い方がわかるようになっているので問い合わせが減りました。
(IT関連:従業員1,000人以上)

リモートワークにも対応していて、オンラインで1クリックするだけで、出退勤できるので今のご時世には便利です。Windowsなら利用できるけれど、Macだと利用できない機能があるので、改善されるとよいです。(IT関連)

 

 

おすすめしたい企業

起業ログが自信をもっておすすめできる5つのシステム。それぞれの違いは分かりましたか。

機能面からみるおすすめ企業は以下の通りです。

ジョブカン勤怠管理、jinjer勤怠がおすすめの企業

  • 外国人従業員が多い、海外支店がある企業
  • 従業員の予算と実績を管理したい企業
  • 医療機関

→ジョブカンは機能ごとに費用が発生するスタイル、jinjer勤怠は全ての機能が基本料金に含まれるスタイルなので、自社に合った課金スタイルで決めましょう。

マネーフォワード クラウド勤怠がおすすめの企業

  • 従業員ごとの申請ワークフローを柔軟に設定したい企業
  • 組織変更や異動が多い企業

IEYASUがおすすめの企業

  • 従業員がシステムを使いこなせるのか、まずは試したい企業
  • バナー広告が出ても気にならない企業(有料プランは、バナー広告非表示)
  • 従業員のPCリテラシーが低い企業

KING OF TIMEがおすすめの企業

  • 生体認証を取り入れたい企業
  • オフィスの鍵の管理に課題を抱えている企業
  • 海外支店がある企業

 

まとめ

今回は勤怠管理システムの選び方について詳しく解説してきました。

勤怠管理システムは、基本的に、オンプレミス型とクラウド型から選ぶことになります。

近年クラウド型の勤怠管理システムを導入している企業が増えていますが、オンプレミス型でもセキュリティ面を配慮する際は十分選択肢として入ってくるでしょう。

導入する際はトライアル期間などの試用期間を利用して、自社にあった勤怠管理システムをしっかり選択してください。

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画像出典元:O-DAN

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