勤怠管理を効率化する必要性は?システム導入のメリット・費用対効果を解説

勤怠管理を効率化する必要性は?システム導入のメリット・費用対効果を解説

記事更新日: 2020/09/10

執筆: 編集部

多くの企業で勤怠管理の効率化が求められています。間接費を低減するなどの観点から、無駄なく勤怠管理をしたいと考えているのです。

そこで活用できるのは、勤怠管理システムの導入です。勤怠管理システムを活用することで、勤怠管理は一気に効率化できます。

今回は勤怠管理システムを効率化する必要性やタイムカードの問題点、勤怠管理システムを導入した場合の費用対効果やメリットを解説。おすすめの勤怠管理システムまで紹介します。

タイムカードでの勤怠管理は何が問題なのか?

打刻のし忘れ・代理打刻、改ざんなどを行いやすい

タイムカードへの打刻は本人が手動で対応することが基本です。そのため、うっかりミスで打刻し忘れることがありえます。人間である以上、ミスをすることを必要以上には咎められませんが、勤怠管理では問題です。

また、タイムカードへの打刻は本人がした保証がありません。タイムカードさえあれば誰でも代理打刻ができてしまいます。誰かに打刻を頼むことで遅参・早退や残業を簡単にごまかすことも可能です。

明らかな不正行為ではありますので、これらの行為を実現できるタイムカードでの勤怠管理は問題なのです。

他にも、タイムカードは記載内容の改ざんもできてしまいます。打刻ミスをしたと言い張れば修正テープで修正できるようなこともあります。こちらも勤怠管理の正確性を崩壊させるものであり、問題となりえます。

勤務時間の集計(給与計算)に手間がかかる

通常、勤怠管理をするためには、タイムカードの情報から勤務時間を算出する必要があります。出勤・有給休暇・欠勤・出張などの情報を全て読み取り算出します。

また、単に時間を算出するだけではなく、残業や休日出勤など各種手当てが必要な時間も算出する必要があります。

これらを人間の手で対応していると手間がかかるのは言うまでもありません。しかし、給与計算をするためには必須の作業です。例え大人数の企業であったとしても、全員分対応しなければなりません。正確に対応する必要もあり、とにかく手間がかかります。

また、手動で対応しているとミスが発生する可能性もあります。大人数の企業では、ミスが発生する可能性も上がってしまいます。これらに対応する作業も含めると、勤務時間の集計や給与計算にとにかく時間がかかり、これが大きな問題となります。

紙のタイムカードをエクセルに転記する手間がかかる

タイムカードに記録された情報は、エクセルなどの表計算ソフトに転記されることが一般的です。

タイムカードに記載されている情報のままでは給与計算がしにくいですので、表計算ソフトに転記をしなければならないのです。

情報が揃ってるにも関わらず、改めて情報を整理しなければならないのは手間のかかる作業です。しかし、エクセルなどに転記しなければ給与計算ができません。止むを得ず対応している企業が多いのです。必要以上に作業が必要となることが問題です。

出勤簿への記入を別に行わなくてはならない

企業は出勤簿を必ず管理する必要があります。出勤簿は法定三帳簿のひとつであり、適切な期間で管理することが求められています。

タイムカードで勤怠管理をしている場合、出勤簿を別に作成しなければなりません。

タイムカードは出勤簿の代わりにならず、タイムカードの情報から帳簿への記入が必要となってしまうのです。

タイムカードで勤怠管理をしているにも関わらず、出勤簿の作成も必要であることは手間です。仕事が増えてしまう点が問題です。

働き方改革に対応しづらい

タイムカードでの勤怠管理は、働き方改革に対応しづらい問題があります。働き方改革と労働人口が減少していることを踏まえ、働きやすい環境作りをする取り組みです。例えばフレックス制度やリモートワークを取り入れ、柔軟な働き方を認めることがこれに含まれます。

最近は新型コロナウイルスの影響もあり、働き方改革が特に注目されています。今まで二の足を踏んでいた企業も、新型コロナウイルスを機会にどんどんと働き方改革に取り組んでいます。

ただ、タイムカードで勤怠管理をしていると、このような改革に悪影響を与えてしまいます。その理由は単純で、専用の機械がなければ打刻できないからです。言い換えると出社していなければ勤怠管理ができません。

リモートワーク化が進んでいる今の時代に対応しにくい方法なのです。

勤怠管理の方法を比較!紙・タイムカードと勤怠管理システム

勤怠管理の方法を紙・タイムカード・エクセル・勤怠管理システムで比較してみます。

手動による紙、タイムカード、Excelは、正確性に欠ける、打刻漏れの防止という観点から問題点があります。

この3つのなかで、勤務時間の集計やテレワークといった働き方改革へ対応しやすいのはExcelです。

一方で、正確性や打刻漏れの防止、勤務時間の集計、働き方改革への対応すべてに対応できるのが勤怠管理システムです。

すべてシステム上で従業員個別のアカウントで打刻を行うため、不正を防ぐとともに、正確な出退勤時刻を記録し、勤務時間の集計も簡単に行えます。

また、3年間の保管義務がある出勤簿も自動的に作成できるものが多く、別途作成する手間を省くことができます。

勤怠管理を効率化する必要性

事務処理の負担を軽減するため

長時間労働となりやすい、勤怠管理の事務処理を軽減するために必要です。

タイムカードなどを利用している場合は、情報の転記など時間が必要です。人数が多ければそれだけ対応する数も多くなり、多くの時間が必要となります。

勤怠管理システムを導入すれば、このような人間の手で対応する部分を減らせます。会社全体でシステムを使いこなすことで、勤怠管理をする管理部門の負担が減らせるのです。

残業してまで対応しないといけないような、事務処理を軽減するためにシステムが必要です。

コストを削減するため

近年は多くの企業において間接費の低減が進められています。昔に比べて最低限の費用に抑えたいと考える経営者が増えているのです。

勤怠管理が効率化できれば、これらの作業に必要な人件費を低減できます。例えば勤務時間の集計に必要な時間を抑えられます。また、タイムカードからExcelなどに転記する時間も抑えられます。

人件費だけではなくタイムカードなど備品の購入費用も抑えられます。押印作業なども不要にすれば、スタンプ台の購入費用も抑えられます。

人件費と経費を抑えることを企業は求めています。それを実現するために勤怠管理システムによる効率化が必要なのです。

労働基準法を守るため

労働基準法が2019年4月に改正されたことで、企業は管理職も含め適切に労働時間を管理することが義務化されました。

今までは働き方によっては曖昧な部分もありましたが、明文化されて厳格に定められるようになったのです。

これに伴い「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」が公開されました。

こちらには勤怠管理の手法が明確に定められていて、適切に勤怠管理をしなければ労働基準法を守れないことが説明されています。

具体的には出社時刻や退社時刻が出勤した日の分全てが揃っていなければ、労働基準法違反となる可能性があります。

勤怠管理を効率化できていなければ、何かしら違反点があっても気づきにくくなってしまいます。また、労働局から改善命令を出されてもすぐに対応できなくなってしまいます。

逆に勤怠管理を効率化していると、出社時刻や退勤時刻が記録されていない事実を把握しやすくなります。法令違反になりかねない部分は、本人を指導して打刻させることで芽を摘むが可能です。また、改善命令を出されたときには問題点の切り分けがしやすく対応しやすくなります。

そのようなことを避けるために、あらかじめ勤怠管理を効率化して労働基準法を守るようにします。

勤怠管理システムを導入するメリット

正確な労働時間を把握できる

勤怠管理システムは、様々なツールを利用して労働の開始時刻と終了時刻を把握できます。

例えば以下の方法で時刻を把握できます。

  • パソコンの起動・終了時刻
  • 入退館の時刻
  • ICカード読み取りなど専用の打刻ツールの操作

どのような方法に対応しているのかは、利用している勤怠管理システムに依存します。多くの方法に対応しているものもありますし、限られた方法にだけ対応しているものもあります。

共通して言えるのは可能な限り自動化して労働時刻を把握できるようになることです。

勤怠管理は本人の打刻忘れや誰かしらによる改ざんが問題となります。しかし自動化して時刻を取得できるようになれば、正確な労働時間を把握できるようになるのです。

事務処理の手間を大きく削減できる

システムを利用することで、事務処理の手間を大きく削減できます。手動での対応を最低限に抑えられることがこの背景にはあります。

企業にもよりますが勤怠管理に必要な工数は大きなものです。勤怠の締め日付近では残業してまで対応しなければならないことがあるでしょう。銀行への情報送付期限などもありますので、急ぎで対応しなければならないのです。

このように本来は時間がかかる作業ではあるものの、勤怠管理ツールを利用すれば一気に解決できます。今まで時間をかけて対応していたことも、数クリックで対応できることがあります。

初めから必要な機能が揃っていますので、無駄な時間をかけることなくスムーズに勤怠管理ができるのです。

労働時間をいつでも把握できる

勤怠管理システムは労働時間をいつでも把握できるものが大半です。専用の画面でリアルタイムで確認できるようになっています。

紙などで勤怠管理をしていると、情報を提出してもらい集計するまで労働時間を把握できません。リアルタイムで確認するのは、実質的に不可能な状況です。もし36協定を超過するような働き方をしている従業員がいても、事後でしか把握できなくなってしまうのです。

労働時間をいつでも把握できることは、勤怠管理システムを利用する大きなメリットです。労働基準法を守るという意味でも役に立つものです。

勤怠管理システムを導入する費用対効果は?

今回はクラウドで利用できる勤怠管理システムである「ジョブカン勤怠管理」を例に取り上げます。

こちらを利用する場合の費用対効果はどうなのでしょうか。

機能

ジョブカン勤怠管理を利用すれば以下の方法で勤務時間の打刻ができます。

  • PC+ICカードリーダーでの打刻
  • iOS機器+ICカードリーダーでの打刻
  • 指静脈認証機器での打刻
  • ピットタッチプロ2での打刻
  • マイページでの打刻
  • Web打刻での打刻
  • チャットツール連携での打刻

比較的多くの打刻方法に対応しています。独自のサービスもあり、多くの企業に対応できるように考えられています。

また、機能面では以下のものが提供されています。

  • 勤怠管理
  • シフト管理
  • 休暇申請管理
  • 工数管理
  • 集計
  • 超過労働対策
  • 外国語表示

勤怠管理システムに求められているものが網羅されているサービスです。

料金

料金プランは無料のものと有料のものがあります。無料のものは機能制限がありますので、有料プランで最低限の機能を利用することを考えます。

上記の条件であれば、一人(アカウント)あたり月額200円で勤怠管理システムが利用可能です。なお、管理者のアカウントには料金が発生しません。

また、利用にあたりサポートを契約しなければならないサービスがあります。しかし、ジョブカンは追加契約は必要なく標準契約で利用できます。

一人あたり200円で勤怠管理が解決するのであれば、費用対効果は高いと言えるでしょう。タイムカードを利用していると仮定すると、転記の作業だけで原価は200円は超えると考えられます。これだけの費用で問題が解決するわけですので、費用対効果は高いはずです。

特徴

公式サイトによるとセキュリティにも力を入れているサービスです。データの紛失が発生しないように冗長化されていたり、外部から攻撃が無いかの監視も行われています。信頼性に関するISO規格も取得していることから、セキュリティは安心です。

また、ジョブカン勤怠管理を利用すれば出勤簿を簡単にダウンロードできます。個別に作成する必要がなく、手間が削減できるメリットもあります。

働き方改革への対応

勤怠管理システムは働き方改革への対応に役立ちます。事務作業が簡略化できることで、勤務時間を大きく削減できます。残業時間を短くすることにも繋げられるのです。

最近は働き方改革により、リモートワークなども広がっています。今までのタイムカードでは正しく勤怠管理できない場面も増えているのです。

このような状況を踏まえると、勤怠管理システムの導入は大きなメリットがあります。働き方改革を見据える意味でも費用対効果の高いものです。

働き方改革推進支援助成金(職場意識改善特例コース)を活用する

新型コロナウイルスへの対策の一環で働き方改革推進支援助成金(職場意識改善特例コース)と呼ばれるものが提供されています。これはクラウドサービスなどを導入し、新しい働き方を実現するための助成金です。

クラウドサービスもものによっては初期費用が必要となりますし、大半のものは月額料金が必要となります。これらが負担となってしまうのですが、働き方改革推進支援助成金(職場意識改善特例コース)を利用すれば助成金で補填できます。

本来は受付が終了しているはずの助成金でしたが、現在では期間が延長され2020年9月30日まで申請できます。今からでも働き方改革推進支援助成金(職場意識改善特例コース)を利用して勤怠管理システムを導入できます。

 

 

おすすめの勤怠管理システム

1. あらゆる雇用形態・環境に対応!『マネーフォワード クラウド勤怠』


画像出典元:「マネーフォワード勤怠」公式HP

特徴

マネーフォワード クラウド勤怠は、勤怠管理だけでなくあらゆる労務業務を一括管理できるシステムです。

24時間営業の職場・直行や直帰が多い職場・支店や店舗が複数ある職場など、様々な環境に対応可能。集計作業も簡単です。

クラウド型のため場所を選ばず利用でき、自動でバージョンアップしてくれる上に、複数の管理人で運用可能です。操作する側のことを考え抜いたデザインなので、誰でも簡単に操作できるでしょう。

マネーフォワード クラウド給与と連携することで、勤怠集計から給与計算までの業務を大幅に効率化します。

機能

  • 労務業務の管理
  • 社内・社外メンバーのドキュメントに対する権限を管理
  • 働き方改革関連法にも自動アップデートで対応

料金プラン

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
0円 100円〜 3,980円 1ヶ月間

 

 

2. 追加料金なしで全機能利用できる!『jinjer勤怠』


画像出典元:「jinjer勤怠」公式HP

特徴

jinjer勤怠の最大の魅力は、300円/月だけで全ての機能を利用できる費用対効果の高さです。機能を追加しても追加料金はかかりません。機能面も価格面も間違いなく満足できます。

jinjerは勤怠以外にも、人事管理・経費管理・採用管理などのサービスを展開しており、連携することで人事業務の一元管理を可能とします。

PCやスマホ、タブレットはもちろん、チャットツール・Apple Watch・Google homeでも打刻ができます。5つの打刻方法は組合せることも可能です。

機能

  • 交通費や経費等の申請から承認まで、PCとスマホで対応可能
  • 社会保険の各種手続きをオンライン化することが可能
  • リアルタイムで情報の管理・分析できる機能を提供

料金プラン

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
100,000円 300円〜 設定なし 30日間

 

 

3. 社員ごとの管理で働き方改革にもぴったり!『TIMEVALUE』

画像出典元:「TIMEVALUE」公式HP

特徴

TIMEVALUEは、インターネットに接続できる環境があれば、PCやスマホを利用してすぐに利用開始可能。新しい機器の購入が不要なので初期費用はかかりません。

現場から打刻する際、GPS情報だけでは正確性に欠けるという問題を抱えている場合、QRコードを利用した打刻方法を選ぶこともできます。この場合、現場に設置した専用のQRコードを出退勤時に読み取り、報告する形式になります。

また、TIMEVALUEには残業申請管理機能やアラート機能も搭載されており、社員一人一人の勤怠管理を細かく行えます。

Web管理による勤怠の見える化や自動集計により、管理者側の業務負担を軽減できます。

機能

  • FeliCaカードやQRコードでも出退勤の打刻ができる
  • 様々な集計をリアルタイムで実施、把握できる
  • シフト勤務にも対応しており、早出や遅出など就業形態に合わせたシフトパターンの登録が可能

料金プラン

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 ICカードリーダー/ライター FeliCaカード 無料お試し期間
0円 290円 3,000円 1台あたり3,700円 1枚あたり500円 30日間

 

TIMEVALUEの無料トライアルはこちら

 

 

 

まとめ

勤怠管理システム導入することで、勤怠管理は一気に効率化できます。勤怠管理に問題があると考えている場合は、システムの導入を考えてみましょう。

システムの導入は高額な費用がかかると考えてるかもしれません。しかし、実際には低価格でも導入可能です。少しの投資をすれば勤怠管理の無駄を排除できます。

また、コストが低減できるだけではなく、労働基準法への対応がしやすくなります。法律を守りやすくなるという観点でもおすすめです。

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画像出典元:Pixabay、ジョブカン勤怠管理公式HP、KING OF TIME公式HP、Touch On Time公式HP

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