記事更新日: 2024/08/22
多くの企業で勤怠管理の効率化が求められています。
本記事では、勤怠管理の効率化に役立つシステム導入のメリットや、費用相場をわかりやすく解説します。
人為的なミスや時間的な負担が大きいアナログな勤怠管理から脱却したい企業や労務担当の方は、ぜひご覧ください。
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このページの目次
アナログな方法での勤怠管理は、以下のような問題が指摘されています。
タイムカードへの打刻は本人が手動で対応することが基本です。
そのため、うっかりミスで打刻し忘れることがあります。
また、タイムカードへの打刻はタイムカードさえあれば誰でも代理打刻ができるため、遅参・早退や残業を簡単にごまかすことも可能です。
ほかにも、打刻ミスをしたと言い張れば修正できてしまいます。
これらの不正行為は勤怠管理の正確性を崩壊させるものであり、問題となりえます。
通常、勤怠管理をするためには、タイムカードの情報から勤務時間を算出する必要があります。
出勤・有給休暇・欠勤・出張などの情報を全て読み取り算出します。
さらに、残業や休日出勤など各種手当てが必要な時間も算出する必要があるため、手動で対応しているとミスが発生する可能性もあります。
ミスを修正する作業も含めると、勤務時間の集計や給与計算には膨大な手間と時間がかかるため、大きな問題となります。
タイムカードに記録された情報は、そのままでは給与計算がしにくいため、エクセルなどの表計算ソフトに転記されることが一般的です。
手間のかかる作業ですが、エクセルなどに転記しなければ給与計算ができないため、止むを得ず対応している企業が少なくありません。
また、企業は法定三帳簿のひとつである出勤簿を適切に管理・保存する必要があります。
しかし、タイムカードは出勤簿の代わりにならないため、別の帳簿への記入が必要となってしまいます。
勤怠管理システムの導入メリットは、大きく以下の4つにまとめられます。
勤怠管理の事務処理は、特にタイムカードなどで管理している場合には長時間労働になりがちで厄介なタスクです。
しかし、勤怠管理に必要な機能がそろったソフトを利用すれば、これまで手動で行っていた勤怠記録の入力は自動化され、ミスも大幅に減らすことができるほか、急な人員拡大が発生しても容易に対応できるため、管理部門への負担は大幅に軽減されます。
また、勤怠の集計や転記作業が自動化されることで、事務処理の時間を削減し、銀行への情報送付などの締め切りに追われる状況を軽減できます。
労働基準法の改正により、全ての企業は従業員の労働時間を正確に管理することが求められています。
特に、2019年4月の改正では、管理職の労働時間も厳格に管理することが義務付けられました。
例えば、もし従業員が適切に出勤・退勤時刻を記録していなければ、それは労働基準法違反のリスクを高めることになります。
勤怠管理システムを上手に活用することで、こうした違反のリスクを減らすことができます。
システムにより、すべての出勤と退勤の記録が正確に行われ、もし記録に漏れや誤りがあれば直ちに修正を促すことができます。
また、労働基準法に関連する「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」に沿った対策をシステムが支援し、労働時間に関連する規制の遵守を強化します。
例えば、従業員が残業時間に近づいた場合には、システムからアラートを出して早めの対応を促すなど、法令違反を未然に防ぐ取り組みが可能です。
参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン
勤怠管理システムの導入により、労働時間の把握が画期的に簡単かつ正確になります。
例えば、従業員が会社に到着してPCを起動した瞬間や、ビルの入退館時にICカードをかざすことで、出勤と退勤の時刻が自動で記録されます。
ほかにも、従業員が予定された労働時間に近づいている場合、管理者は過剰労働を防ぐための措置を講じることができます。
これにより、企業は労働基準法の規定に従いながら、健康的な労働環境を維持できるのです。
タイムカードでの勤怠管理は、出社しないと打刻ができません。
仮にExcelなどの勤怠管理で強引にリモートワークやフレックスに対応したとしても、今度は下記記事にあるようなリモートワークやフレックス特有の問題が出てくる例も報告されています。
勤怠管理システムを導入することで、前述の通りリスクを回避しメリットを享受するだけでなく、新しい働き方で発生し得る問題も事前に対処することができるのです。
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勤怠管理システムには、大きくわけてクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。
勤怠管理システムを導入する費用は、上記どちらの形態を選ぶかで異なります。
クラウド型の勤怠管理システムは、サーバーの設置不要でクラウド上で利用できるシステムです。
月々のシステム利用料が発生しますが、初期費用やランニングコストが安いため、すぐに導入できる手軽さが大きなメリットです。
一方、パッケージ型の勤怠管理システムは、自社でサーバーを設置し、システムを構築する必要があるため、高額な初期費用が発生します。
代わりにシステムを自由にカスタマイズできるため、従業員が多い企業でも運用しやすいというメリットがあります。
| 導入形態 | 初期費用 | 月額料金 |
| クラウド型 | 無料～数万円程度 | 100円～500円程度 / 月（1ユーザーあたり） |
| オンプレミス型 | 数百万円〜（開発費用） | 基本的に発生しない （サーバーの利用料金などの諸経費は別途発生） |
勤怠管理システムを選ぶ際にチェックすべき3つのポイントを解説します。
勤怠管理システムを選ぶうえで、まずは自社の業務に必要な機能が搭載されているか確認しましょう。一般的に、以下の機能は必須とされています。
これらの機能に加えて、自社で自動化・効率化したい業務を明らかにし、その機能が備わっているかを確認しましょう。
勤怠管理システムは、すべての従業員が利用するツールのため、誰でも簡単に操作でき、直感的に使えるものが理想です。
複雑な操作が必要なシステムでは、従業員の負担となり、導入が遅れてしまう可能性があります。
可能であれば、実際にシステムを導入する前に従業員の意見を聞き、使いやすさを確認しましょう。
勤怠管理システムの中には、給与計算システムや人事評価システムなど、ほかの社内システムと連携できるものもあります。
自社で利用しているシステムと連携して、データの二重入力の手間や人為的なミスを減らし、社内の業務効率化につなげましょう。
画像出典元：「マネーフォワード クラウド勤怠」公式HP
マネーフォワード クラウド勤怠は、勤怠管理だけでなくあらゆる労務業務を一括管理できるシステムです。
24時間営業の職場・直行や直帰が多い職場・支店や店舗が複数ある職場など、様々な環境に対応可能。集計作業も簡単です。
クラウド型のため場所を選ばず利用でき、自動でバージョンアップしてくれる上に、複数の管理人で運用可能です。操作する側のことを考え抜いたデザインなので、誰でも簡単に操作できるでしょう。
マネーフォワード クラウド給与と連携することで、勤怠集計から給与計算までの業務を大幅に効率化します。
| 初期費用 | 月額費用/ユーザー | 最低利用料金 | 無料お試し期間 |
| 0円 | 300円 | 基本料金：2,980円/月 ＋ 従量課金：300円/名 |
1ヶ月間 |
画像出典元：「jinjer勤怠」公式HP
jinjer勤怠の最大の魅力は、300円/月だけで全ての機能を利用できる費用対効果の高さです。機能を追加しても追加料金はかかりません。機能面も価格面も間違いなく満足できます。
jinjerは勤怠以外にも、人事管理・経費管理・採用管理などのサービスを展開しており、連携することで人事業務の一元管理を可能とします。
PCやスマホ、タブレットはもちろん、チャットツール・Apple Watch・Google homeでも打刻ができます。5つの打刻方法は組合せることも可能です。
| 初期費用 | 月額費用/ユーザー | 最低利用料金 | 無料お試し期間 |
| 100,000円 | 300円〜 | 設定なし | 30日間 |
画像出典元：「TIMEVALUE」公式HP
TIMEVALUEは、インターネットに接続できる環境があれば、PCやスマホを利用してすぐに利用開始可能。新しい機器の購入が不要なので初期費用はかかりません。
現場から打刻する際、GPS情報だけでは正確性に欠けるという問題を抱えている場合、QRコードを利用した打刻方法を選ぶこともできます。この場合、現場に設置した専用のQRコードを出退勤時に読み取り、報告する形式になります。
また、TIMEVALUEには残業申請管理機能やアラート機能も搭載されており、社員一人一人の勤怠管理を細かく行えます。
Web管理による勤怠の見える化や自動集計により、管理者側の業務負担を軽減できます。
| 初期費用 | 月額費用/ユーザー | 最低利用料金 | ICカードリーダー/ライター | FeliCaカード | 無料お試し期間 |
| 0円 | 290円 | 3,000円 | 1台あたり3,700円 | 1枚あたり500円 | 30日間 |
他にもおすすめの勤怠管理システムを知りたい方はこちら！
勤怠管理システム導入することで、勤怠管理は一気に効率化できます。勤怠管理に問題があると考えている場合は、システムの導入を考えてみましょう。
システムの導入は高額な費用がかかると考えてるかもしれません。しかし、実際には低価格でも導入可能です。少しの投資をすれば勤怠管理の無駄を排除できます。
また、コストが低減できるだけではなく、労働基準法への対応がしやすくなります。法律を守りやすくなるという観点でもおすすめです。
画像出典元：Pixabay、unsplash
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