記事更新日: 2024/03/27
多くの企業で勤怠管理の効率化が求められています。間接費を低減するなどの観点から、無駄なく勤怠管理をしたいと考えているのです。
そこで活用できるのは、勤怠管理システムの導入です。勤怠管理システムを活用することで、勤怠管理は一気に効率化できます。
今回は勤怠管理システムを効率化する必要性やタイムカードの問題点、勤怠管理システムを導入した場合の費用対効果やメリットを解説。おすすめの勤怠管理システムまで紹介します。
このページの目次
勤怠管理の事務処理は、特にタイムカードなどで管理している場合には長時間労働になりがちで厄介なタスクです。また、タイムカードの場合は事業拡大などで人が増えた場合、それに伴ってExcelなどに転記する手間も増加します。
勤怠管理に必要な機能が予め揃ったソフトを利用すれば、手動で行っていた勤怠記録の入力は自動化され、ミスも大幅に減らすことができる他、急な人員拡大が発生しても容易に対応できるなど、管理部門への負担は大幅に軽減されます。
また、勤怠の集計や転記作業が自動化されることで、事務処理の時間を削減し、銀行への情報送付などの締め切りに追われる状況を軽減できます。
労働基準法の改正により、全ての企業は従業員の労働時間を正確に管理することが求められています。
特に、2019年4月の改正では、管理職の労働時間も厳格に管理することが義務付けられました。例えば、もし従業員が適切に出勤・退勤時刻を記録していなければ、それは労働基準法違反のリスクを高めることになります。
勤怠管理システムを上手に活用することで、こうした違反のリスクを減らすことができます。システムにより、すべての出勤と退勤の記録が正確に行われ、もし記録に漏れや誤りがあれば直ちに修正を促すことができます。
また、労働基準法に関連する「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」に沿った対策をシステムが支援し、労働時間に関連する規制の遵守を強化します。例えば、従業員が残業時間に近づいた場合には、システムからアラートを出して早めの対応を促すなど、法令違反を未然に防ぐ取り組みが可能です。
勤怠管理システムの導入により、労働時間の把握が画期的に簡単かつ正確になります。
例えば、従業員が会社に到着してPCを起動した瞬間や、ビルの入退館時にICカードをかざすことで、出勤と退勤の時刻が自動で記録されるのです。これにより、従業員が実際に働いた時間をリアルタイムで把握することが可能になります。
例えば、従業員が予定された労働時間に近づいている場合、管理者は過剰労働を防ぐための措置を講じることができます。これにより、企業は労働基準法の規定に従いながら、健康的な労働環境を維持できるのです。
タイムカードでの勤怠管理は、働き方改革に対応しづらい問題があります。
理由は単純で、タイムカードで勤怠管理をしていると、専用の機械がなければ打刻できないからです。言い換えると出社していなければ勤怠管理ができません。
また、仮にExcelなどの勤怠管理で強引にリモートワークやフレックスに対応したとしても、今度は下記記事にあるようなリモートワークやフレックス特有の問題が出てくる例も報告されています。
勤怠管理システムを導入することで、前述の通りリスクを回避しメリットを享受するだけでなく、新しい働き方で発生し得る問題も事前に対処することができるのです。
タイムカードへの打刻は本人が手動で対応することが基本です。そのため、うっかりミスで打刻し忘れることがありえます。人間である以上、ミスをすることを必要以上には咎められませんが、勤怠管理では問題です。
また、タイムカードへの打刻は本人がした保証がありません。タイムカードさえあれば誰でも代理打刻ができてしまいます。誰かに打刻を頼むことで遅参・早退や残業を簡単にごまかすことも可能です。
明らかな不正行為ではありますので、これらの行為を実現できるタイムカードでの勤怠管理は問題なのです。
他にも、タイムカードは記載内容の改ざんもできてしまいます。打刻ミスをしたと言い張れば修正テープで修正できるようなこともあります。こちらも勤怠管理の正確性を崩壊させるものであり、問題となりえます。
通常、勤怠管理をするためには、タイムカードの情報から勤務時間を算出する必要があります。出勤・有給休暇・欠勤・出張などの情報を全て読み取り算出します。
また、単に時間を算出するだけではなく、残業や休日出勤など各種手当てが必要な時間も算出する必要があります。
これらを人間の手で対応していると手間がかかるのは言うまでもありません。しかし、給与計算をするためには必須の作業です。例え大人数の企業であったとしても、全員分対応しなければなりません。正確に対応する必要もあり、とにかく手間がかかります。
また、手動で対応しているとミスが発生する可能性もあります。大人数の企業では、ミスが発生する可能性も上がってしまいます。これらに対応する作業も含めると、勤務時間の集計や給与計算にとにかく時間がかかり、これが大きな問題となります。
タイムカードに記録された情報は、エクセルなどの表計算ソフトに転記されることが一般的です。
タイムカードに記載されている情報のままでは給与計算がしにくいですので、表計算ソフトに転記をしなければならないのです。
情報が揃ってるにも関わらず、改めて情報を整理しなければならないのは手間のかかる作業です。しかし、エクセルなどに転記しなければ給与計算ができません。止むを得ず対応している企業が多いのです。必要以上に作業が必要となることが問題です。
企業は出勤簿を必ず管理する必要があります。出勤簿は法定三帳簿のひとつであり、適切な期間で管理することが求められています。
タイムカードで勤怠管理をしている場合、出勤簿を別に作成しなければなりません。
タイムカードは出勤簿の代わりにならず、タイムカードの情報から更に別の帳簿への記入が必要となってしまうのです。
勤怠管理の方法を紙・タイムカード・エクセル・勤怠管理システムで比較してみます。
手動による紙、タイムカード、Excelは、正確性に欠ける、打刻漏れの防止という観点から問題点があります。
この3つのなかで、勤務時間の集計やテレワークといった働き方改革へ対応しやすいのはExcelです。
一方で、正確性や打刻漏れの防止、勤務時間の集計、働き方改革への対応すべてに対応できるのが勤怠管理システムです。
すべてシステム上で従業員個別のアカウントで打刻を行うため、不正を防ぐとともに、正確な出退勤時刻を記録し、勤務時間の集計も簡単に行えます。
また、3年間の保管義務がある出勤簿も自動的に作成できるものが多く、別途作成する手間を省くことができます。
今回はクラウドで利用できる勤怠管理システムである「ジョブカン勤怠管理」を例に取り上げます。
こちらを利用する場合の費用対効果はどうなのでしょうか。
ジョブカン勤怠管理を利用すれば以下の方法で勤務時間の打刻ができます。
比較的多くの打刻方法に対応しています。独自のサービスもあり、多くの企業に対応できるように考えられています。
また、機能面では以下のものが提供されています。
勤怠管理システムに求められているものが網羅されているサービスです。
料金プランは無料のものと有料のものがあります。無料のものは機能制限がありますので、有料プランで最低限の機能を利用することを考えます。
上記の条件であれば、一人(アカウント)あたり月額200円で勤怠管理システムが利用可能です。なお、管理者のアカウントには料金が発生しません。
また、利用にあたりサポートを契約しなければならないサービスがあります。しかし、ジョブカンは追加契約は必要なく標準契約で利用できます。
一人あたり200円で勤怠管理が解決するのであれば、費用対効果は高いと言えるでしょう。タイムカードを利用していると仮定すると、転記の作業だけで原価は200円は超えると考えられます。これだけの費用で問題が解決するわけですので、費用対効果は高いはずです。
公式サイトによるとセキュリティにも力を入れているサービスです。データの紛失が発生しないように冗長化されていたり、外部から攻撃が無いかの監視も行われています。信頼性に関するISO規格も取得していることから、セキュリティは安心です。
また、ジョブカン勤怠管理を利用すれば出勤簿を簡単にダウンロードできます。個別に作成する必要がなく、手間が削減できるメリットもあります。
勤怠管理システムは働き方改革への対応に役立ちます。事務作業が簡略化できることで、勤務時間を大きく削減できます。残業時間を短くすることにも繋げられるのです。
最近は働き方改革により、リモートワークなども広がっています。今までのタイムカードでは正しく勤怠管理できない場面も増えているのです。
このような状況を踏まえると、勤怠管理システムの導入は大きなメリットがあります。働き方改革を見据える意味でも費用対効果の高いものです。
新型コロナウイルスへの対策の一環で働き方改革推進支援助成金（職場意識改善特例コース）と呼ばれるものが提供されています。これはクラウドサービスなどを導入し、新しい働き方を実現するための助成金です。
クラウドサービスもものによっては初期費用が必要となりますし、大半のものは月額料金が必要となります。これらが負担となってしまうのですが、働き方改革推進支援助成金（職場意識改善特例コース）を利用すれば助成金で補填できます。
本来は受付が終了しているはずの助成金でしたが、現在では期間が延長され2020年9月30日まで申請できます。今からでも働き方改革推進支援助成金（職場意識改善特例コース）を利用して勤怠管理システムを導入できます。
画像出典元：「マネーフォワード クラウド勤怠」公式HP
マネーフォワード クラウド勤怠は、勤怠管理だけでなくあらゆる労務業務を一括管理できるシステムです。
24時間営業の職場・直行や直帰が多い職場・支店や店舗が複数ある職場など、様々な環境に対応可能。集計作業も簡単です。
クラウド型のため場所を選ばず利用でき、自動でバージョンアップしてくれる上に、複数の管理人で運用可能です。操作する側のことを考え抜いたデザインなので、誰でも簡単に操作できるでしょう。
マネーフォワード クラウド給与と連携することで、勤怠集計から給与計算までの業務を大幅に効率化します。
| 初期費用 | 月額費用/ユーザー | 最低利用料金 | 無料お試し期間 |
| 0円 | 300円 | 基本料金：2,980円/月 ＋ 従量課金：300円/名 |
1ヶ月間 |
画像出典元：「jinjer勤怠」公式HP
jinjer勤怠の最大の魅力は、300円/月だけで全ての機能を利用できる費用対効果の高さです。機能を追加しても追加料金はかかりません。機能面も価格面も間違いなく満足できます。
jinjerは勤怠以外にも、人事管理・経費管理・採用管理などのサービスを展開しており、連携することで人事業務の一元管理を可能とします。
PCやスマホ、タブレットはもちろん、チャットツール・Apple Watch・Google homeでも打刻ができます。5つの打刻方法は組合せることも可能です。
| 初期費用 | 月額費用/ユーザー | 最低利用料金 | 無料お試し期間 |
| 100,000円 | 300円〜 | 設定なし | 30日間 |
画像出典元：「TIMEVALUE」公式HP
TIMEVALUEは、インターネットに接続できる環境があれば、PCやスマホを利用してすぐに利用開始可能。新しい機器の購入が不要なので初期費用はかかりません。
現場から打刻する際、GPS情報だけでは正確性に欠けるという問題を抱えている場合、QRコードを利用した打刻方法を選ぶこともできます。この場合、現場に設置した専用のQRコードを出退勤時に読み取り、報告する形式になります。
また、TIMEVALUEには残業申請管理機能やアラート機能も搭載されており、社員一人一人の勤怠管理を細かく行えます。
Web管理による勤怠の見える化や自動集計により、管理者側の業務負担を軽減できます。
| 初期費用 | 月額費用/ユーザー | 最低利用料金 | ICカードリーダー/ライター | FeliCaカード | 無料お試し期間 |
| 0円 | 290円 | 3,000円 | 1台あたり3,700円 | 1枚あたり500円 | 30日間 |
勤怠管理システム導入することで、勤怠管理は一気に効率化できます。勤怠管理に問題があると考えている場合は、システムの導入を考えてみましょう。
システムの導入は高額な費用がかかると考えてるかもしれません。しかし、実際には低価格でも導入可能です。少しの投資をすれば勤怠管理の無駄を排除できます。
また、コストが低減できるだけではなく、労働基準法への対応がしやすくなります。法律を守りやすくなるという観点でもおすすめです。
画像出典元：Pixabay、ジョブカン勤怠管理公式HP、KING OF TIME公式HP、Touch On Time公式HP
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