勤怠管理システムとは?機能と導入のメリット・注意点を解説

勤怠管理システムとは?機能と導入のメリット・注意点を解説

記事更新日: 2019/08/21

執筆: 小石原誠

働き方改革の推進や、それに伴う有給休暇の義務化により、労働者の勤怠管理を適切に行うことの重要性がこれまで以上に高まってきています。

そんな時に頼れるのが「勤怠管理システム」というツールですが、そもそも勤怠管理システムとはどのようなものであり、どのようなサービスが提供されているのかご存じでしょうか?

今回は、勤怠管理システムに関する基本的な知識から各種サービスの長所・短所、勤怠管理システムを有効に活用するポイントまでを解説していきます。

勤怠管理システムとは?

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、端的に言うと従業員の勤怠状況を記録・管理するシステムを意味します。

「システム」と名前がついてはいるものの、出社時間と退社時間を記録するだけのものから、それらの記録をもとに月ごとの勤務時間数や残業時間数を算出してくれるもの、さらには休日出勤及び振替休暇、有給休暇などもひっくるめて管理してくれるものまで、システムがカバーする範囲はサービスによって様々です。

かつては、例えばタイムカードにより出社時間と退社時間を打刻して、その記録を別の帳簿等に記載して管理するような、ほぼ人力での勤怠管理が一般的でした。

それが、まずパーソナルコンピュータが普及するに伴って、紙の帳簿による管理がエクセルなどの表計算ソフトによる管理に替わっていきました。

そして近年は、出社・退社の管理から勤務時間あるいは休暇の管理まで全てひっくるめて行えるような勤怠管理システムが普及。

特に最近は、特別な機器やソフト等を必要としないクラウド型の勤怠管理システムまで登場し始めています。

勤怠管理システムの機能

勤怠システムの主な機能は以下のとおりです。

・打刻機能・・・従業員の出退勤時間を打刻
・集計機能・・・重要員の出退勤時間や残業時間、有給日数などの情報を集計
・帳票出力機能・・・従業員の出退勤時間などの情報を帳票として出力
・スケジュール・シフト管理・・・従業員の勤務スケジュール・シフトを作成・管理
・申請・承認機能・・・従業員からの休暇や残業などの申請や上長による承認
・通知・警告機能・・・休暇や残業の承認などの通知や、残業超過や有休未消化などを警告
・給与計算システム等との連携機能・・・給与計算の基となる出退勤時間等のデータ連係など

 

勤怠管理と労務管理

そもそも勤怠管理とは、労務管理のうちの一つのタスクです。

労務管理とは、従業員の労働に関する管理事務全般を指す言葉であり、労務管理の具体的なタスクとして以下のような事柄が挙げられます。

・労働契約の締結等の管理
・労働環境の整備・管理
・労働条件や就業規則などのルール整備
・社会保険や労働保険の手続き
・法定内・法定外含む福利厚生の提供
・給与・賞与の計算
・労働者の勤怠管理

 

勤怠管理を適切に行うことの重要性

特に近年、勤怠管理を適切に行うことの重要性が増してきています。

その背景にあるのは、「働き方改革」の動きです。

働き方改革とは、端的にいうと「労働者の働き方を見直して改善していこう」という動きのこと。元々は国が推進している「政策」でしたが、今では会社における就労環境の改善という文脈の中で使用される言葉です。

会社が働き方改革を推し進めるためには、まずは今いる従業員の勤怠管理を適切に行うことが必要最低限のスタート地点といえるのです。

加えて、平成31年4月より、有給休暇の義務化がスタートしています。

これにより会社は従業員に最低でも年5日の有休を取得させなければならなくなりました。

従業員の有休を管理することも勤怠管理のタスクの一つですから、そういった意味でも勤怠管理の重要性が増してきているのです。

勤怠管理システムを活用することのメリット

従業員の勤怠状況を可視化できる

勤怠管理システムを導入することの最大のメリットは、従業員の勤怠状況を可視化できるようになる点にあります。

従来のタイムカードと帳簿による管理では、従業員一人一人の勤怠状況を月ごとに追うのが精一杯であり、その従業員の勤怠状況がどのように変化しているのか、あるいは会社全体で勤怠状況がどのような状態にあるのかを見ることは骨の折れる作業でした。

しかし、勤怠管理システムを導入すれば、これらの状況をすぐにデータとして可視化することができます。

これにより、従業員個々の状態を把握することはもちろん、会社全体として従業員の勤怠に関する問題点を把握し、改善策を練ることができるようになります。

また、先述のとおり有給休暇の義務化に関連して、従業員に適切なタイミングで有給休暇の取得に関する話をすることもできるでしょう。

勤怠管理にかかるコストを削減できる可能性がある

勤怠管理システム導入によるメリットとして、コストを削減できる可能性がある点も挙げられます。

もちろん、勤怠管理システム導入及びシステムの運用についてはコストがかかるものの、それまでマンパワーでやっていたことでのコストと比べれば、結果的にコスト削減につながる可能性があるのです。

ただし「可能性」と書いたとおり、コスト削減につなげるためには、会社の形態や勤労形態に合致したシステムを導入しなければなりません。

勤怠管理にかかる不正を防止できる

労働者の勤怠管理にかかる不正を防止できることも経営側にとってのメリットです。

特に、タイムカードなどを使用せずに労働者の自己申告を基に勤怠管理を行っている場合は、不正をはたらかない労働者の良心を信頼するしかありません。

また、タイムカードを使用していても、本人以外の人物が打刻してしまうことを防げません。

勤怠管理システムの中には、静脈・指紋認証などの生体認証システムや顔認証システムを活用しているものもあります。

それらを利用することで、こういった勤怠管理にかかる不正を防止することができます。

勤怠管理システムを有効に活用するポイント

勤怠管理システムの種類・長所・短所を理解する

一言で勤怠管理システムといっても、以下のように様々な種類のものがあります。

・タイムレコーダータイプ
・オンプレミスタイプ
・クラウドタイプ

それぞれ、システムの概要と長所・短所を見ていきましょう。

タイムレコーダータイプ

タイムレコーダータイプは、専用のタイムレコーダー端末とパソコンとを接続して、出退勤時間を記録・管理できるようにするシステムです。

システムとしてはかなり簡易的なものですから、導入のハードルが低いのが長所です。

一方で、管理できるのは出退勤の記録くらいなので、より広範囲で勤怠管理を行いたい場合には向いていません。

オンプレミスタイプ

オンプレミスタイプは、自社でサーバーを用意した上で、専用のソフトウェアや端末をパッケージとして購入するタイプのシステムです。

タイムレコーダータイプと比べて広範囲の勤怠管理を行えること、会社の形態や勤労形態に合わせて対応してもらえる点でメリットがあります。

ただし、サーバーやソフトウェア、端末の導入にコストがかかることが弱点といえます。

クラウドタイプ

クラウドタイプは、インターネット上で提供されているサービスを月額や年額で契約し利用するタイプのシステムです。

サーバーが不要で、さらに出退勤の記録はタイムレコーダー等の専用端末ではなくパソコンやタブレット、スマートフォンを利用するので、新たな設備投資が不要であるという大きなメリットがあります。

また、サーバの管理にかかるコストも不要です。

弱点は、オンプレミスタイプと比べると、サービスの柔軟性が低いことがあること、万が一サービス提供側の不具合によりシステムが使用不能となると会社側からは対処のしようがないことです。

自社にとって適切な勤怠管理システムは何かを見極める

勤怠管理システムを有効に活用するには、まず自社の勤怠管理状況からいって、どのような勤怠管理システムを導入するのが適切なのかを見極めることが重要です。

例えば、10人に満たないような小規模な会社であれば、専用のサーバや端末などが必要なオンプレミスタイプはオーバースペックとなる可能性が高いです。

逆に100人も1,000人も従業員がいるような場合には、タイムレコーダータイプよりもオンプレミスタイプやクラウドタイプを使った方がコスト削減を図りやすいでしょう。

その他にも、例えば外回り営業の労働者が多いような場合には、会社で打刻するタイムレコーダータイプではなくどこでも勤怠記録を打ち込めるクラウドタイプの方が良いでしょうし、あるいは自社の働き方改革の一環として勤怠管理を捉えるならば、勤怠状況を把握できるオンプレミスタイプやクラウドタイプを使う必要があります。

もちろん、従業員にとっての使いやすさも重要なポイントですから、従業員目線からも考えることを忘れずに。

必ず押さえておきた勤怠管理システム3選

勤怠管理システムを導入するにあたって、まず検討してほしいおすす勤怠管理システムを3つ紹介します。

 

1. 月額たったの300円で豊富な機能!『KING OF TIME』


画像出典元:「KING OF TIME」公式HP

特徴

クラウド勤怠管理でシェアNo1のキングオブタイム。勤怠データを管理、さらに給与計算ソフトと連携することができ、豊富な打刻システムを準備されているため自社にあったシステムを導入できます。

他にも様々な残業体制に対応しており、普通の残業はもちろんのこと、休日残業、割増残業なども計算してくれます。さらに、ただ計算するだけではなく、異常な残業があれば警告で教えてくれます。

「勤怠システムが初めて」という企業も手軽にはじめられるよう、パスワード認証・MYレコード・モバイルと3つの打刻システムを無料で始めることも可能です。

料金プラン

初期費用 月額費用 ユーザー数 無料お試し期間
0円 300円/ユーザー〜 制限なし 30日間

 

 

2. クラウド型の勤怠管理システムシェアNo1『Touch On Time』


画像出典元:「Touch On Time」公式HP

特徴

Touch On Timeは1人/300円から始めることができ、継続率は驚異の99.7%と満足度が高いのが特徴。導入企業数は13,500社以上、利用ユーザーは82万人以上と利用実績が伸び続けており、導入から運用まで万全の体制でしっかりサポートしてくれます。

さらに打刻端末の種類が多く、指紋認証・ICカード認証・従業員ID+パスワード認証と3種類から選ぶことができ、購入ではなくレンタルでも利用可能です。

料金プラン

初期費用 月額費用 ユーザー数 無料お試し期間
0円 300円/ユーザー〜 制限なし 30日間

 

 

3. ベンチャー企業のためのクラウド勤怠管理システム『IEYASU』


画像出典元:「IEYASU」公式HP

特徴

IEYASUは1000社以上のサポート経験により培った、人事・労務の専門ノウハウが詰まっている勤怠管理システム。人事実務の専門家がベンチャー企業で必要な機能を精査し、シンプルで使いやすいよう開発されたため、初めての方でも簡単に使うことができます。

また、完全無料で今すぐにでも使用することできるのにも関わらず、目次勤怠、承認・申請、日報機能など、勤怠管理に必要な機能が準備されています。

料金プラン

初期費用 月額費用 ユーザー数 無料お試し期間
0円 0円/〜 制限なし

 

 

まとめ

働き方改革の推進や有給休暇の義務化などの社会の動きにしっかりと対応していくためには、勤怠管理システムの導入により適切な勤怠管理を図ることが有効な手段と言えます。

一方で、勤怠管理システムは管理・運用にコストがかかりますから、拙速に判断せずに慎重に検討する必要があります。

自社の勤怠管理を多角的な視野から観察すること、勤怠管理システム導入より達成したい目的を見据えることが、適切なシステムを導入し有効に活用するための重要なポイントといえるでしょう。

なお以下の記事では、この記事で紹介した以外の勤怠管理サービスも含めて比較紹介しています。

こちらもぜひ参考にしてください。

画像出典元:Unsplash、Pixabay

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