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記事更新日: 2024/05/23
働き方改革の推進やそれに伴う有給休暇の義務化により、労働者の勤怠管理を適切に行う重要性がこれまで以上に高まっています。
そんな時に頼れるのが勤怠管理システムですが、そもそも勤怠管理システムとは何か、どのようなサービスが提供されているのかご存じですか？
今回は、勤怠管理システムに関する基本的な知識から各サービスの長所・短所、勤怠管理システムを有効に活用するポイントまでを解説していきます。
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このページの目次
勤怠管理システムは、従業員の勤怠状況を記録・管理するシステムです。
出社時間と退社時間を記録するだけのものから、それらの記録をもとに月ごとの勤務時間数や残業時間数を算出してくれるもの、休日出勤及び振替休暇、有給休暇をひっくるめて管理してくれるものまで、システムがカバーする範囲はサービスによって様々です。
これまでは、例えばタイムカードにより出社時間と退社時間を打刻して、その記録をExcelに打ち込んで管理するような、ほぼ人力での勤怠管理が一般的でした。
従業員の人数が少ない企業なら、そのやり方でもなんとかなるもしれません。
ただ、人の手による打ち込みにはミスがつきものですし、従業員数が増えれば増えるだけ作業負担が重くなる問題がつきまといますよね。
また、時間外労働が問題になったことから、労務管理の重要性が叫ばれるようになり、労務管理も行える勤怠管理システムへの需要が一気に高まっています。
勤怠管理システムを選ぶ際に大事なポイントとなる労務管理について、まずは概略をおさえましょう。
そもそも勤怠管理とは、労務管理のうちの一つのタスクです。
労務管理とは従業員の労働に関する管理事務全般を指す言葉であり、労務管理の具体的なタスクとしてこれらが挙げられます。
特に近年、勤怠管理を適切に行うことの重要性が増してきています。
その背景にあるのは、働き方改革を推進する動きです。
働き方改革とは、ご存知の通り「労働者の働き方を見直して改善していこう」というもの。
会社が働き方改革を推し進めるには、まずは今いる従業員の勤怠管理を適切に行うことが必要最低限のスタート地点となります。
それに加えて平成31年4月より、有給休暇の義務化がスタート。会社は従業員に最低でも年5日の有休を取得させなければならなくなりました。
従業員の有休を管理することも勤怠管理のタスクの一つですから、そういった意味でも勤怠管理の重要性が増してきているのです。
勤怠管理システムを導入することの最大のメリットは、従業員の勤怠状況を可視化できることです。
従来のタイムカードやExcelによる管理では、その従業員の勤怠状況がどのように変化しているのか、あるいは会社全体で勤怠状況がどのような状態にあるのかを確認することは骨の折れる作業でした。
しかし、勤怠管理システムを導入すれば、これらの状況をすぐにデータ化して可視化できるようになります。
これにより、従業員個々の状態を把握することはもちろん、会社全体として従業員の勤怠に関する問題点を把握し、対策を講じられるようになります。
有給休暇を消化できていない従業員に対して、適切なタイミングで取得を促すことも可能になります。
コストを削減できる可能性も重要なメリットです。
もちろん、勤怠管理システム導入及びシステムの運用にコストがかかりますが、それまでマンパワーでやっていたことと比べれば、結果的にコスト削減につながる可能性が高いです。
ただしコスト削減につなげるためには、会社の形態や勤労形態に合致したシステムを導入しなければなりません。
従業員の勤怠報告に関する不正を防止できることも経営側にとっての大きなメリットです。
自己申告を基に勤怠管理を行っている場合、従業員の良心を信頼するしかありません。
タイムカード打刻の場合、本人以外の人物によるなりすまし打刻を防ぐことはできません。
多くの勤怠管理システムは、GPSと連動させたモバイル打刻や静脈・指紋認証、顔認証システムなどの生体認証システム打刻を利用できるため、システム導入により不正打刻を防止できるようになります。
実は勤怠管理システムは、導入したものの自社にフィットせず、乗り換えた経験がある企業が多いシステムです。
取材してみると、乗り換えた1番の理由が機能のミスマッチであることが分かりました。
そこで、まずは勤怠管理システムの基本的な機能を見てみましょう。
勤怠管理システムと言っても、実際には勤怠管理を超えた機能（労務管理・工数管理・予実管理など）が備わっていることが分かります。
機能が多く分かりにくいのですが、赤字になっている4機能が導入後の使い勝手を左右する大事な部分です。
各システムの差が出る部分でもあるので、これらに注意しながらシステムを選定すると、自社にあったシステムと出会えますよ。
勤怠管理システムは以下3タイプに分類できます。
・タイムレコーダータイプ
・オンプレミスタイプ
・クラウドタイプ
それぞれの概要と長所・短所を見ていきましょう。
タイムレコーダータイプは、専用のタイムレコーダー端末とパソコンとを接続して、出退勤時間を記録・管理するシステムです。
システムとしてはかなり簡易的なものですから、導入のハードルが低いのが長所です。
一方で、管理できるのは出退勤の記録程度なので、より広範囲で勤怠管理を行いたい企業には向いていません。
オンプレミスタイプは、自社でサーバーを用意した上で、専用のソフトウェアや端末をパッケージとして購入するシステムです。
タイムレコーダータイプと比べて広範囲の勤怠管理を行える点、会社の形態や勤労形態にあわせてカスタマイズできる点がメリットです。
ただし、サーバーやソフトウェア、端末の導入に非常にコストがかかります。
クラウドタイプは、インターネット上で提供されているサービスを月額や年額で契約し利用するタイプのシステムです。
パソコンやタブレット、スマートフォンを利用して出退勤の記録をするので、新たな設備投資が不要という大きなメリットがあります。
サーバの管理にかかるコストも不要です。
弱点は、オンプレミスタイプと比べると、サービスの柔軟性が低いこと、万が一サービス提供側の不具合によりシステムが使用不能となると会社側からは対処のしようがないことが挙げられます。
勤怠管理システムを有効に活用するには、自社の勤怠管理状況から、どのタイプの勤怠管理システムを導入するのが適切かを見極めることが重要です。
10人に満たない小規模な企業であれば、専用のサーバや端末が必要なオンプレミスタイプはオーバースペックとなる可能性が高いでしょう。
逆に1,000人規模の従業員がいる場合は、タイムレコーダータイプよりもオンプレミスタイプやクラウドタイプを使った方がコスト削減を図りやすくなります。
その他にも、外回りの従業員が多いなら、会社で打刻するタイムレコーダータイプではなく、どこでも勤怠記録を打ち込めるクラウドタイプが良いですよね。
工場での勤怠管理が目的なら、手ぶらで打刻できるシステムが便利です。
もちろん、従業員にとっての使いやすさも重要なポイントですから、従業員目線から使い勝手を考えることも忘れずに！
働き方改革の推進や有給休暇の義務化など社会の動きにしっかりと対応していくために、勤怠管理システムの導入は非常に有効な手段です。
一方で、勤怠管理システムは管理・運用にコストがかかりますし、導入後にシステムを乗り換えた企業も多く見られるので、判断を急がず慎重に検討する必要があります。
まずは自社が抱えている勤怠に関する課題をピックアップし、必要な機能を見極めることが、適切なシステムを導入する第一歩です。
それと同時に、勤怠管理システムは全従業員が使うシステムなので、使いやすさも大事なポイント。
ぜひ複数システムの無料お試しを利用し、使い勝手を実際に試してみてください。
この記事で紹介した以外の勤怠管理システムも気になる方は、こちらもぜひ参考にしてください。
画像出典元：Unsplash、Pixabay
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