記事更新日: 2023/03/27
勤怠とは何か、あなたは説明できますか？
2019年の「働き方改革関連法」の施行以降、企業の勤怠管理に対する姿勢は、社会全体から強い関心を集めるようになりました。
ここでは、勤怠の意味や用語解説などの基本知識から、勤怠管理が必要とされる理由、導入が加速している勤怠管理システムについてなど、勤怠管理に役立つ情報をご紹介しています。
このページの目次
「勤怠」という言葉は、雇用者、被雇用者問わず、誰しも一度は使ったことがあるビジネスの常用語と言えるでしょう。
辞書では以下のように定義されています。
【勤怠】
“ 仕事に励むことと怠けること。また、出勤と欠勤。勤惰 (きんだ) 。”
出典：デジタル大辞泉（小学館）
私たちは、勤めに出ることを指す「出勤」と、勤めを休むことを指す「欠勤」という2つの勤務状態を、時間や暦の指標で捉えながら「勤怠」と呼んでいます。
「出社・退社」とは、会社への出入りを意味するものであり、実際の勤務時間と合致するとは限りません。
加えて、取引先への直行、出先からの直帰、在宅業務など、会社に立ち寄っていない場合は「出社・退社」という表現には該当しません。そのような場合は、「出勤・退勤」という表現の方が適切でしょう。
微妙な違いではありますが、労働時間の線引きにおいて重要なポイントとなるため、正確に理解し使い分ける必要があります。
勤怠管理とは、事業主が従業員一人ひとりの勤怠状況を正確に把握し管理することです。
「働き方改革関連法」が施行された2019年4月以降、事業主にはより厳正な勤怠管理を行うことが求められるようになりました。
勤怠を管理する最たる目的は、正しく給与計算を行うためです。
給与とは、従業員の勤務に応じて支払われる対価であり、その給与を正しく計算するには正確な勤怠データが必要不可欠です。
また近年、「ワークライフバランス」や「QOL（クオリティ・オブ・ライフ）」という言葉が注目されているように、働き手の健康や幸福度を重視する考え方が社会全体に広がりをみせています。
長時間労働や健康障害の回避はもちろん、従業員が快適に仕事に取り組める環境をつくるには、勤怠管理を適切に行うことが何よりも重要とされています。
労働基準法とは、労働において国が定めている最低限守るべき基準です。
つまり、全ての従業員の労働状況は、もれなく労働基準法の条件を満たしている必要があります。
事業主には、従業員一人ひとりに対し、以下のような項目の管理を行うことが求められています。
・出勤時刻・退勤時刻
・勤務時間
・休憩時間
・割増賃金の対象となる労働時間（法定時間外労働、深夜労働、休日労働などの時間数）
・労働日数
・欠勤日数
・休日労働日数
・遅刻や早退の時間と回数
・有休の取得日数と残日数
ちなみに、上記のような情報を記録した出勤簿等は、労働者の最後の出勤日から3年間保管することが義務付けられています。
（「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」、「労働基準法 施行規則 第54条」）
労働時間とは、勤務時間（出勤から退勤までの時間）から休憩時間を差し引いた時間のことを指します。
1日につき8時間以内、1週間では40時間以内にとどめることが原則【労働基準法第32条】
ちなみに、これを「法定労働時間」と言います。
休憩時間とは、従業員が勤務の途中で休息のために使える自由な時間のことを指します。
・6時間以上8時間以下の労働につき45分
・8時間を超える労働に関しては1時間以上
上記の休憩を一斉に与えることが義務【労働基準法第34条】
事業主は、6時間以上8時間以下の労働につき45分、8時間を超える労働に関しては1時間以上の休憩を一斉に与えることが義務とされています（労働基準法第34条）。
休日についても、労働基準法において最低取得日数が定義されています。
1週間につき1回以上、もしくは4週間で4回以上【労働基準法第35条】
事業主は従業員に対し、1週間につき1回以上、もしくは4週間で4回以上の休日を与えなければならないとされています（労働基準法第35条）。
このように、労働基準法によって定めたられた休日を「法定休日」と言い、法定休日以外の休日を「法定外休日」と言います。
実は、前出の労働時間や休日に関する法令に関して、例外が認められる場合があります。
「36協定（サブロク協定）」で、労働時間の延長や休日労働が可能に
労働基準法第36条に基づく、通称「36協定（サブロク協定）」と呼ばれる協定を労使間で結び、所轄の労働基準監督署長に届け出を行えば、労働時間の延長や休日労働を行うことが可能になるのです。
ただし、これはあくまでもやむ終えない事情や状況に対しての適用であり、延長時間の限度など、細かな条件を満たす必要があります。
法定外の労働には割増賃金の支払いが義務！
割増賃金＝時間外労働・・・25％以上、法定休日労働・・・35分％以上
また、事業主は従業員が提供した法定外の労働に対して、割増賃金を支払うことが義務付けられています。
労働基準法の違反は、罰金や懲役などの罰則の対象となりうるだけでなく、それが公になれば企業イメージの低下や社会的信用の損失をも招きかねません。
そして、そのような状況まで陥ってしまった場合は、回復に相当の時間がかかることが予測されます。
トラブルを回避し、良好な労使関係を構築するために、適正な勤怠管理に努めましょう。
厚生労働省は、労働時間を「使用者の指揮命令下に置かれていると評価される時間」と定義しています（労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン）。
一般的に、従業員が業務に従事している時間は「労働時間」と認知されていますが、ほかにも以下のような、使用者によって義務づけられたり余儀なくされている状況も労働時間とみなされます。
・職場で指定された制服への着替え時間
・業務終了後の後片付け・清掃
・上司の監督下で待機している時間
・教育・研修訓練の受講時間 など
タイムカードなどのアナログツールによる勤怠管理では、代理打刻や手書き改ざんなどを簡単に行うことができます。
また、業務とは関係のない雑談などで居残りをしていた場合でも、退社時に打刻をすることで残業と見立てることも可能でしょう。
このような不正は珍しいものではなく、損失をこうむっている企業は少なくありません。
勤怠管理におけるデータ量の多さもネックとされています。
従業員の数が多い企業では勤務データの量も必然的に多くなりますが、アナログ管理で一定数以上のデータ処理を行う場合、作業の効率は低下しミスが増加する傾向にあるためです。
正確であることが大前提とされている勤怠管理において、上記のような妨げを軽減することが人事が抱える大きな課題とされています。
アナログ型の勤怠管理に替わって、近年導入が進んでいるのがシステム型の勤怠管理です。
理由は、なんと言ってもその利便性と正確性です。ネット環境とデジタル端末さえそろっていれば、いつでもどこでも打刻やデータ管理が可能な上、集計や保管も自動で適切に行ってくれます。
また、打刻データの精度向上にも成果をあげています。
指紋や顔などで認証を行う生体認証打刻や、交通系ICカードやスマホなどの携行品を用いる打刻システムは代理打刻を困難とし、位置情報を正確に示すGPS打刻は虚偽の報告を抑止することに一役買っています。
不正打刻が常習化してしまう大きな要因は不正のし易さにありましたが、デジタル上での打刻ではその難易度が格段に上がるため、不正行為の未然防止に大きな効果を発揮しているようです。
導入実績5万社以上の「ジョブカン勤怠管理」の最大の魅力は、豊富な機能とシンプルな操作性です。
勤怠管理に必要な全ての機能が備えられているだけでなく、ジョブカンシリーズや主要な給与計算ソフトと連携して利用することもできます。
初期費用・サポート費用は0円、利用料は利用する機能の組み合わせによって自社の予算内に調整することが可能です（月額最低利用料金は2,000円）。
「jinjer勤怠」は月額400円/1人で利用できる勤怠管理システムです。
基本機能はもちろん、従業員のモチベーションの低下をAIが察知し知らせてくれるアラート機能や、社会保険のオンライン手続きをサポートしてくれる機能など、他にないワンランク上の機能を追加料金なしで利用することができます。
打刻はPCやスマホなどを用いて、5種類の方法から組合せることが可能です。
「マネーフォワードクラウド勤怠」は、その名の通りクラウド型の勤怠管理システムです。
クラウド型なので、法改正に応じた設定の自動アップデートや、複数人での管理、場所を選ばない利用などを可能とします。
月額3,980円からと少し高めの料金設定ですが、対応人数が多いこと、会計ソフトや請求書作成ソフトまで使用できることを踏まえると妥当な値段と言えるでしょう。
基本勤務制やシフト制、フレックスタイム制など、多様な就業ルールに対応し、異常な打刻や過度な残業、36協定にそぐわない労働などを察知した際は通知してくれます。
「マネーフォワード クラウド給与」と連携すれば、給与計算まで統括されます。
従業員の健康を守り、適正な給与を支払うことは事業主の義務です。
勤怠管理はそれらにおける礎石と言えるでしょう。大切なのは、関連する法令を正しく理解すること、そして適切な勤怠管理を常時行うことです。
従業員数の変動や会社全体の生産性、予算などの数値を入念にチェックし、自社にとって最適な勤怠管理の方法について、定期的に思案するように心がけましょう。
画像出典元：O-DAN
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