記事更新日: 2024/05/17
導入することで業務の効率化をはかれる勤怠管理システム。しかし現状、勤怠管理システムの導入に失敗する企業も多いと耳にします。
勤怠管理システムの導入を成功させ日常の業務を効率よく行うためにも、今回は勤怠管理システムの失敗例や選ぶポイント、おすすめの勤怠管理システムなどをご紹介します。
これを読めば、勤怠管理システムの必要性や選び方のポイントを押さえられますよ！
勤怠管理システムの資料が欲しい方はこちら！
このページの目次
勤怠管理システムと言われると、タイムカードなどのWebバージョンをイメージする方もいらっしゃるかもしれません。しかし、現在の勤怠管理システムは需要に合わせて進化しており、だからこそ導入も難しくなっています。
まずは、そんな勤怠管理システムの現状について確認していきましょう。
勤怠管理システムは、大きく2つの役割を担います。
1つは従来のタイムカードのように時間を記録する役割、もう1つは記録した情報をまとめ、管理する役割です。
時間の記録は生体認証やQRコード、スマホやICカードなど、様々な方法でより手軽に行えるようになってきました。
いっぽう情報の管理については、ネット上で情報を扱う「クラウド型」と自社のサーバで情報を扱う「オンプレ型」の2つが主流になっています。
そんな勤怠管理システムですが、この数年間でどんどん需要が高まっています。要因は複数ありますが「働き方改革」はその1つに挙げられるでしょう。
働き方改革は2018年6月に関連法案が可決され、主に「残業時間の上限を明確にすること」や「有給休暇の義務化」、「同一労働同一賃金」などが掲げられました。
これらの改革により、今まで人の手で管理していた労働時間をより客観的に記録する必要が出てきたのです。
加えて、2020年には新型コロナウイルスが流行。感染症予防対策に伴うテレワークの推進で、会社だけでなく家での稼働時間を管理したい企業が増加しました。
これらの背景から、勤怠管理システムの必要性は今着実に上がってきています。
とはいえ、勤怠管理という日常的に行われる過程を変えるのは簡単なことではありません。
現在、テレワークや時差出勤などの変則的な働き方が推進されていることもあり、勤怠管理システムの導入失敗例も増えてきています。
だからこそ、自社の状況を適切に把握し、適切な情報を集めて勤怠管理システムを選ぶことが大切です。
続いては、その適切な情報の1つとして勤怠管理システムの導入失敗例を見ていきましょう。
勤怠管理システムの導入に失敗する背景には、様々な原因があります。ここでは原因ごとに、勤怠管理システムの導入失敗例と失敗しないためのポイントを見ていきましょう。
どんなに魅力的なシステムでも、実際の勤務でうまく使いこなせなければ意味はありません。
トライアルの段階で本番を見据えていなかったため、導入後すぐシステムの利用を止めてしまう企業は意外と多いです。
こちらの失敗例の場合、事前のシステム試用のやり方に問題があります。
忙しい時期でも活用できるのか、実際勤務の中で取り入れられるシステムなのか、「本番」を意識してトライアルを試すのが良いでしょう。
またクラウド型（ネット上で情報を管理するタイプ）の場合は特に、勤怠の締め日を意識してトライアルを開始するのもポイント。
締め日前後はシステムのサーバーが混み合うため、より実際の状況に即した形を再現することができます。
会社の規模や実態とシステムの特徴が合わず、うまく活用できないまま導入を取りやめてしまったという失敗例もあります。
システムの想定していた規模より利用人数が多かった、勤務形態と合わない記録方法しか備わっていなかったなどがその例です。
こちらの失敗例の場合、導入したい規模と実態を明確にしていないことが問題です。
どの部署に、どのくらいの規模感で、どういった業務をしている部門に導入したいのか、事前に細かく洗い出しておきましょう。
また必要に応じて、システムをカスタマイズできるかどうかも確認してみてください。
今の勤怠管理システムは、需要が高まっていることもあり様々なオプション機能を備えています。
その中でも魅力的なのが、他システムとの連携。しかしこの連携がうまくできず、かえって使いにくくなったため導入を断念した…という失敗例も上がっています。
この失敗例の主な原因は、勤怠管理システム側のオプションをじゅうぶんに理解していなかったことと、事前にシステム連携ができるかを確認していないことでしょう。
こちらは事前の準備をしつつ、メーカーの力を借りることで避けられる失敗です。
予め連携したいシステムをピックアップしつつ、勤怠管理システムのメーカーと詳細を打ち合わせしておきましょう。
現在会社で使っているシステムを伝えて、勤怠管理システムと連携可能かを確認しても良いかもしれません。
勤怠管理システムの導入失敗例について見ていきましたが、これらは事前の適切な準備で回避できるものがほとんどです。
そこで、上記の失敗例を踏まえて勤怠管理システムの導入を成功させるためのポイントについてまとめていきます！
まずは、最初に軽くお話しした勤怠管理システムの種類について改めて整理しましょう。勤怠管理システムは、大きく次の3種類に分けられます。
タイムレコーダーなどで時間を記録し、集計システムで集計をするタイプの勤怠管理システムです。
3種類のシステムの中で最も導入は簡単ですが、記録されたデータの確認作業が必要になるため、業務の効率化にはあまり向いていません。
オンプレ型では、情報の記録と管理を全て自社のシステムで行います。
サーバとソフトウェアを一括でそろえる必要があるため初期費用はかかるものの、時間の記録や集計などを自動で行えることが多いため、併用タイプより業務効率が上がる点は特徴的です。
クラウド型では、ネット上で情報を記録、管理します。オンプレ型と比べて初期費用を抑えられますが、導入後月額や年額料金のかかることが多いです。
いっぽうで、ネット環境さえあればどこでも情報を記録できたり、メーカー側が法改正などに合わせてアップデートを行ってくれたりと、運用の手間を省ける点はメリットでしょう。
それでは、勤怠管理システムの選び方を簡単にご紹介します。主に次の3つのポイントに注目して、勤怠管理システムを選んでみてくださいね。
まずは、勤怠管理システムを導入したい部門や部署、その規模感を把握しましょう。
そこで働く人たちの勤務形態も確認し、どのタイプの、どのくらいの規模の勤怠管理システムが合っているかを押さえておくことが大切です。
この導入範囲や規模感を整理しないまま導入してしまうと、かえって業務が非効率になったり従業員のストレスになったりといったデメリットが生まれてしまいます。
勤怠管理システムは「何となく」導入するにはリスクの高いシステムだということを、しっかり理解しておきましょう。
スマートフォンなどのデバイスや給与計算システム、ITシステムなど連携したいシステムは事前にきちんと確認しましょう。
前に挙げた「勤怠管理システムを導入したい範囲や勤務形態」から、連携したいシステムを逆算していきます。
連携した感覚はトライアルで確認できますが、事前にメーカーさん側に連携システムの有無と内容を確認しておくとスムーズです。また、うまく連携できなかった時のためにサポート体制も合わせてチェックするのがおすすめですよ。
情報を集めて事前の準備をしっかり行ったら、トライアルを活用しましょう！その際に大切なのはトライアルを活用する時期。それぞれサーバの混み具合や繁忙期を考慮して決めてみてください。
加えてトライアル期間後、利用者からフィードバックを得ることも大切です。
システムの使いやすさやストレスの有無、連携システムの使い勝手などを確認し、「その勤怠管理システムを導入することで会社にメリットがあるか」を見極めましょう。
勤怠管理システムの選び方を詳しく知りたい方はこちら！
これまでお話ししたように、勤怠管理システムの導入失敗例は事前の綿密な情報収集とトライアルの有効活用でじゅうぶん避けることができます。
だからこそ、システムを選ぶ際は「質の高い情報を提供してくれるか」「トライアルやサポート体制の充実度」に注目することが大切です。
最後におすすめできる勤怠管理システムをご紹介します。
画像出典元：「freee勤怠管理Plus」公式HP
「freee勤怠管理Plus」は、勤怠管理をペーパーレス化し、転記や集計などにかかる業務負荷を減らすことで管理を効率化できる勤怠管理システムです。
打刻時に位置情報を取得できるため、直行直帰やテレワークなど、多様な勤務形態に対応でき、シフト作成機能を搭載しているのも魅力です。
クラウド会計ツールで有名なfreee株式会社が提供するサービスで、運用実績も豊富なので安心して利用できます。
シンプルな画面遷移で使いやすさには定評があり、ITにはそれほど詳しくないという人でもすぐに使いこなせます。
ただし、生体認証打刻機はソフトウェアをインストールする都合上、freee社から購入する必要があります。
freee勤怠管理Plusの料金プランは1種類のみで、初期費用不要で利用できます。
1ユーザーごとに料金が加算される従量課金のシンプルな料金体系です。
| freee勤怠管理Plus | |
| 初期費用 | 0円 |
| 月額費用 （税表示なし） |
300円 |
| 追加オプション | なし |
| ユーザー数 | 1ユーザー |
画像出典元：「ジョブカン勤怠管理」公式HP
最大の魅力は200円/月で導入できる安さ。30人程度のベンチャーから1,000人以上の企業まで、全ての規模で利用可能です。主要な給与計算ソフトと連携できる便利なシステムです。
10人以下の企業でも月額費用2,000円が発生するので、注意しましょう。
10人以下の企業向けに無料プランが用意されていますが、機能がだいぶ制限されます。（無料お試しとは別物）
| 初期費用 | 月額費用/ユーザー | 最低利用料金 | 無料お試し期間 |
| 0円 | 200円～ | 2,000円 | 30日間 |
マネーフォワードが提供している会計・確定申告・請求書・経費・給与・社会保険など幅広いサービスと連携できることが最大の魅力です。
企業規模にあわせ、小規模事業者向けのスモールビジネス、中小企業向けのビジネスに分かれています。
また、IPO準備・中堅〜大企業向けは別途お問い合わせが必要です。
| 初期費用 | 月額費用/ユーザー | 最低利用料金 | 無料お試し期間 |
| 0円 | 300円〜 | 基本料金：2,980円 +ユーザー数×300円 |
1ヶ月間 |
画像出典元：「jinjer勤怠」公式HP
jinjer勤怠は、全機能が最初から搭載されているため、追加費用が発生しません。予算がたてやすいことは、大きな魅力です。
人事管理・給与計算・経費精算・労務管理・雇用契約と組み合わせる場合は、追加費用が発生します。
| 初期費用 | 月額費用/ユーザー | 最低利用料金 | 無料お試し期間 |
| 300,000円 | 400円〜 | 設定なし | 30日間 |
画像出典元：「ハーモス勤怠」公式HP
「ハーモス勤怠」は、目次勤怠・承認・申請・日報機能など、勤怠管理に必要な基本機能を月額100円/人で利用できます。
期間や人数に制限がないのも嬉しいポイントです。
30名以下なら無料で利用可能ですが、データの保持期限が1年に限られているので注意が必要です。
無料版は操作画面にバナー広告が表示され、データの保存期間が１年なので要注意ですが、それでもコストメリットを感じる企業は多いでしょう。
有料版もリーズナブルな価格設定です。
| 初期費用 | 月額費用/ユーザー | 最低利用料金 | 無料お試し期間 |
| 0円 | 100円〜 | 設定なし | 〇 |
画像出典元：「KING OF TIME」公式HP
KING OF TIMEは多くの外部サービスと連携可能。入退室管理システムと連携できる勤怠管理システムは少ないので、かなり貴重です。
登録した人数ではなく、その月に打刻利用があった人のみが課金対象となります。
| 初期費用 | 月額費用/ユーザー | 最低利用料金 | 無料お試し期間 |
| 0円 | 300円〜 | 設定なし | 30日間 |
起業ログが自信をもっておすすめできる5つのシステム。それぞれの違いは分かりましたか。
機能面からみるおすすめ企業は以下の通りです。
→ジョブカンは機能ごとに費用が発生するスタイル、jinjer勤怠は全ての機能が基本料金に含まれるスタイルなので、自社に合った課金スタイルで決めましょう。
ほかにもおすすめの勤怠管理システムが知りたい方はこちら！
勤怠管理システムの必要性や種類、導入の失敗例や導入方法について見ていきました。
情勢に合わせて、勤怠管理システムの種類や量は着実に増えてきています。だからこそ適切な情報をもとに、ポイントを押さえて選ぶことが大切です。
今回ご紹介した内容を参考に、ぜひ自社に合った勤怠管理システムを導入してみてください。
画像出典元：o-dan
残業削減するための３ステップ！削減のメリットと成功事例を解説！
時間外労働の種類や改正前後のポイント｜36協定についても徹底解説！
管理職も勤怠管理は必須？管理監督者の定義・労働時間のルールも解説
Web打刻とは？勤怠管理システムを導入すべき企業・メリット・おすすめツールも詳しく解説
【法令遵守】正確な残業時間の管理に最適な方法！上限規制や法律もわかりやすく解説
社長の勤怠管理は不要？理由や勤怠管理が必要となるケースについても解説します
ノーコードツールを使って勤怠管理システムを自作できる？作る手順や費用を解説！
【生体認証で勤怠管理】4種類の特徴を解説｜おすすめシステムも紹介
労働時間の上限は1日8時間・週40時間！違反が発覚したらどうなる？
労働基準法に基づいた正しい休憩時間のルールを解説！無自覚な違法も？
