勤怠管理システムの失敗例から学ぶ導入成功の秘訣とおすすめシステム

勤怠管理システムの失敗例から学ぶ導入成功の秘訣とおすすめシステム

記事更新日: 2020/11/18

執筆: 編集部

導入することで業務の効率化をはかれる勤怠管理システム。しかし現状、勤怠管理システムの導入に失敗する企業も多いと耳にします。

勤怠管理システムの導入を成功させ日常の業務を効率よく行うためにも、今回は勤怠管理システムの失敗例や選ぶポイント、おすすめの勤怠管理システムなどをご紹介します。

これを読めば、勤怠管理システムの必要性や選び方のポイントを押さえられますよ!

勤怠管理システムの必要性と現状

勤怠管理システムと言われると、タイムカードなどのWebバージョンをイメージする方もいらっしゃるかもしれません。しかし、現在の勤怠管理システムは需要に合わせて進化しており、だからこそ導入も難しくなっています。

まずは、そんな勤怠管理システムの現状について確認していきましょう。

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムは、大きく2つの役割を担います。

1つは従来のタイムカードのように時間を記録する役割、もう1つは記録した情報をまとめ、管理する役割です。

時間の記録は生体認証やQRコード、スマホやICカードなど、様々な方法でより手軽に行えるようになってきました。

いっぽう情報の管理については、ネット上で情報を扱う「クラウド型」と自社のサーバで情報を扱う「オンプレ型」の2つが主流になっています。

勤怠管理システムは必要?

そんな勤怠管理システムですが、この数年間でどんどん需要が高まっています。要因は複数ありますが「働き方改革」はその1つに挙げられるでしょう。

働き方改革は2018年6月に関連法案が可決され、主に「残業時間の上限を明確にすること」や「有給休暇の義務化」、「同一労働同一賃金」などが掲げられました。

これらの改革により、今まで人の手で管理していた労働時間をより客観的に記録する必要が出てきたのです。

加えて、2020年には新型コロナウイルスが流行。感染症予防対策に伴うテレワークの推進で、会社だけでなく家での稼働時間を管理したい企業が増加しました。

これらの背景から、勤怠管理システムの必要性は今着実に上がってきています。

 

勤怠管理システムの現状

とはいえ、勤怠管理という日常的に行われる過程を変えるのは簡単なことではありません。

現在、テレワークや時差出勤などの変則的な働き方が推進されていることもあり、勤怠管理システムの導入失敗例も増えてきています。

だからこそ、自社の状況を適切に把握し、適切な情報を集めて勤怠管理システムを選ぶことが大切です。

続いては、その適切な情報の1つとして勤怠管理システムの導入失敗例を見ていきましょう。

勤怠管理システムの失敗例

勤怠管理システムの導入に失敗する背景には、様々な原因があります。ここでは原因ごとに、勤怠管理システムの導入失敗例と失敗しないためのポイントを見ていきましょう。

本番に即した試用をしなかった

どんなに魅力的なシステムでも、実際の勤務でうまく使いこなせなければ意味はありません。

トライアルの段階で本番を見据えていなかったため、導入後すぐシステムの利用を止めてしまう企業は意外と多いです。

こちらの失敗例の場合、事前のシステム試用のやり方に問題があります。

忙しい時期でも活用できるのか、実際勤務の中で取り入れられるシステムなのか、「本番」を意識してトライアルを試すのが良いでしょう。

またクラウド型(ネット上で情報を管理するタイプ)の場合は特に、勤怠の締め日を意識してトライアルを開始するのもポイント。

締め日前後はシステムのサーバーが混み合うため、より実際の状況に即した形を再現することができます。

会社の規模や実態と合わないシステムを導入した

会社の規模や実態とシステムの特徴が合わず、うまく活用できないまま導入を取りやめてしまったという失敗例もあります。

システムの想定していた規模より利用人数が多かった、勤務形態と合わない記録方法しか備わっていなかったなどがその例です。

こちらの失敗例の場合、導入したい規模と実態を明確にしていないことが問題です。

どの部署に、どのくらいの規模感で、どういった業務をしている部門に導入したいのか、事前に細かく洗い出しておきましょう。

また必要に応じて、システムをカスタマイズできるかどうかも確認してみてください。

他のシステムと連携ができなかった

今の勤怠管理システムは、需要が高まっていることもあり様々なオプション機能を備えています。

その中でも魅力的なのが、他システムとの連携。しかしこの連携がうまくできず、かえって使いにくくなったため導入を断念した…という失敗例も上がっています。

この失敗例の主な原因は、勤怠管理システム側のオプションをじゅうぶんに理解していなかったことと、事前にシステム連携ができるかを確認していないことでしょう。

こちらは事前の準備をしつつ、メーカーの力を借りることで避けられる失敗です。

予め連携したいシステムをピックアップしつつ、勤怠管理システムのメーカーと詳細を打ち合わせしておきましょう。

現在会社で使っているシステムを伝えて、勤怠管理システムと連携可能かを確認しても良いかもしれません。

勤怠管理システム導入を成功させるポイント

勤怠管理システムの導入失敗例について見ていきましたが、これらは事前の適切な準備で回避できるものがほとんどです。

そこで、上記の失敗例を踏まえて勤怠管理システムの導入を成功させるためのポイントについてまとめていきます!

勤怠管理システムの種類

まずは、最初に軽くお話しした勤怠管理システムの種類について改めて整理しましょう。勤怠管理システムは、大きく次の3種類に分けられます。

レコーダーと集計システムの併用型

タイムレコーダーなどで時間を記録し、集計システムで集計をするタイプの勤怠管理システムです。

3種類のシステムの中で最も導入は簡単ですが、記録されたデータの確認作業が必要になるため、業務の効率化にはあまり向いていません。

自社管理のオンプレ型

オンプレ型では、情報の記録と管理を全て自社のシステムで行います

サーバとソフトウェアを一括でそろえる必要があるため初期費用はかかるものの、時間の記録や集計などを自動で行えることが多いため、併用タイプより業務効率が上がる点は特徴的です。

ネット上で管理するクラウド型

クラウド型では、ネット上で情報を記録、管理します。オンプレ型と比べて初期費用を抑えられますが、導入後月額や年額料金のかかることが多いです。

いっぽうで、ネット環境さえあればどこでも情報を記録できたり、メーカー側が法改正などに合わせてアップデートを行ってくれたりと、運用の手間を省ける点はメリットでしょう。

勤怠管理システムの選び方

それでは、勤怠管理システムの選び方を簡単にご紹介します。主に次の3つのポイントに注目して、勤怠管理システムを選んでみてくださいね。

導入したい範囲と、その勤務形態を確認する

まずは、勤怠管理システムを導入したい部門や部署、その規模感を把握しましょう。

そこで働く人たちの勤務形態も確認し、どのタイプの、どのくらいの規模の勤怠管理システムが合っているかを押さえておくことが大切です。

この導入範囲や規模感を整理しないまま導入してしまうと、かえって業務が非効率になった従業員のストレスになったりといったデメリットが生まれてしまいます。

勤怠管理システムは「何となく」導入するにはリスクの高いシステムだということを、しっかり理解しておきましょう。

連携したいシステムは事前にチェックする

スマートフォンなどのデバイスや給与計算システム、ITシステムなど連携したいシステムは事前にきちんと確認しましょう。

前に挙げた「勤怠管理システムを導入したい範囲や勤務形態」から、連携したいシステムを逆算していきます。

連携した感覚はトライアルで確認できますが、事前にメーカーさん側に連携システムの有無と内容を確認しておくとスムーズです。また、うまく連携できなかった時のためにサポート体制も合わせてチェックするのがおすすめですよ。

トライアルは時期を見極める

情報を集めて事前の準備をしっかり行ったら、トライアルを活用しましょう!その際に大切なのはトライアルを活用する時期。それぞれサーバの混み具合や繁忙期を考慮して決めてみてください。

加えてトライアル期間後、利用者からフィードバックを得ることも大切です。

システムの使いやすさやストレスの有無、連携システムの使い勝手などを確認し、「その勤怠管理システムを導入することで会社にメリットがあるか」を見極めましょう。

編集部厳選!おすすめの勤怠管理システム5選

これまでお話ししたように、勤怠管理システムの導入失敗例は事前の綿密な情報収集トライアルの有効活用でじゅうぶん避けることができます。

だからこそ、システムを選ぶ際は「質の高い情報を提供してくれるか」「トライアルやサポート体制の充実度」に注目することが大切です。

最後におすすめできる勤怠管理システムをご紹介します。

1. 月200円から導入可能!『ジョブカン勤怠管理』


画像出典元:「ジョブカン勤怠管理」公式HP

特徴

最大の魅力は200円/月で導入できる安さ。30人程度のベンチャーから1,000人以上の企業まで、全ての規模で利用可能です。主要な給与計算ソフトと連携できる便利なシステムです。

打刻方法

打刻方法は、PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻・指静脈打刻・LINE/SLACK打刻の5種類。

生体認証打刻が搭載されているので、不正打刻に悩んでいる企業におすすめです。

操作画面は、必要な情報が大きく表示されシンプルな印象です。

 

注目機能

勤怠管理機能のみなら月額200円で利用できますが、その他機能を追加すると費用が発生します。最低限の機能で始められることは大きなメリットです。

申請機能 アラート機能 シフト機能
〇(追加費用1人100円) 〇(追加費用1人100円)

 

運用のしやすさ

マニュアルがかなり充実しているので、初めて勤怠管理システムを導入する企業でも問題ないでしょう。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
HPに動画説明あり 電話(平日のみ)・メール・チャット

 

料金プラン

10人以下の企業でも月額費用2,000円が発生するので、注意しましょう。

10人以下の企業向けに無料プランが用意されていますが、機能がだいぶ制限されます。(無料お試しとは別物)

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
0円 200円~ 2,000円 30日間

 

実際に使った人の評判・口コミ

パソコンのon,offに合わせてログ時間が計算され、労務管理の観点では良いシステム。ただ、前日のログ時間の反映が遅いこともあるので、余裕をもった管理が求められます。
(商社:従業員500人以上)

レポート機能・集計機能は圧倒的にkintoneより優れています。外出する社員が多い場合は、交通費精算を同時にできるkintoneの方が良いかもしれません。
(コンサルティング:従業員30人以下)

 

 

2. あらゆる雇用形態・環境に対応!『マネーフォワード クラウド勤怠』

画像出典元:「マネーフォワード勤怠」操作画面
 
 

特徴

マネーフォワードが提供している会計・確定申告・請求書・経費・給与・社会保険など幅広いサービスと連携できることが最大の魅力です

打刻方法

打刻方法は、PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻の3種類。主要システムと比べると少ないです

操作画面は青が基調。管理画面はやや硬い印象ですが、打刻画面はイラストつきでわかりやすく、問題なく操作できるでしょう。



 

注目機能

全て追加費用なく利用できます。

申請機能 アラート機能 シフト機能

 

運用のしやすさ

動画でのマニュアルは用意されていません。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
HPに画像つき説明あり 電話(平日のみ)・メール・チャット

 

料金プラン

最低利用料金が設定されているので、注意が必要です。

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
0円 400円〜 2,980円+ユーザー数×300円 1ヶ月間

※30人までは、何人でも同額。

実際に使った人の評判・口コミ

MF給与で給与計算しているので、従業員情報や勤怠情報などのデータ移行が楽で良いです。ただ、ジョブカンに比べて細かい勤務体系を設定しきれないと感じています。ジョブカンは設定が大変ですが細かく設定できるので便利です。(IT関連:従業員30人以下)

打刻・申請も簡単で、マニュアルがなくても操作できます。アラートの種類がもっと多いとよいですね。(流通業:従業員500人以上)

 

 

3. 追加料金なしで全機能利用できる!『jinjer勤怠』


画像出典元:「jinjer勤怠」公式HP

特徴

jinjer勤怠は、全機能が最初から搭載されているため、追加費用が発生しません。予算がたてやすいことは、大きな魅力です。

打刻方法

打刻方法は、PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻・Slack/Chatwork打刻の4種類。

Apple Watch・Google homeでも打刻できます。

打刻画面は、コメントを残せたりその日のスケジュールを確認できたりと、きめ細かな配慮が感じられる仕様です。



 

注目機能

全て追加費用なく利用できます。

申請機能 アラート機能 シフト機能

 

運用のしやすさ

サポート体制が充実しています。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
HPに動画説明あり 電話(平日のみ)・メール・チャット

 

料金プラン

人事管理・給与計算・経費精算・労務管理・雇用契約と組み合わせる場合は、追加費用が発生します。

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
100,000円 300円〜 設定なし 30日間

 

実際に使った人の評判・口コミ

導入後は、現状の月ごとの残業時間が一目でわかり、休日出勤や有給の申請が容易にできるようになりました。(広告関連:従業員100人以上)

見やすいUIなので、規則的な勤務なら圧倒的に使いやすいです。急な変更が生じると修正作業が面倒です。どのシステムも同じかもしれませんが。(イベント関連:従業員約30人)

 

 

4. 完全無料『IEYASU』


画像出典元:「IEYASU」公式HP

特徴

目次勤怠・承認・申請・日報機能など、勤怠管理に必要な基本機能を完全無料で利用できます。期間や人数に制限はありません。

打刻方法

打刻方法は、PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻・LINE/SLACK打刻の4種類。

茶色をベースにした落ち着きのある操作画面です。無料プランは管理できる情報に限りがあるので、注意が必要です。

 

注目機能

申請機能・アラート機能は有料プランを選択した場合に使える機能です。

申請機能 アラート機能 シフト機能
〇(追加費用1人100円) 〇(追加費用1人100円)

 

運用のしやすさ

動画説明がわかりやすいと評判です。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
動画説明あり(Youtube) メール(有料会員のみ)

 

料金プラン

無料プランは物足りなさを感じる企業が多いので、有料プランへの移行を想定しておくことをおすすめします。

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
0円 0円〜 設定なし

 

実際に使った人の評判・口コミ

やってみてなじめなかったらまた元に戻せばいいし、とりあえずやってみよう。と導入を決めました。(自動車整備)

出退勤報告・申請・承認作業が楽になりました。無料プランにはアラート機能がついていないので、未入力の人に個別連絡しなければならず、締め日前の作業が負担でした。(IT関連:従業員1,000人以上)

 

 

5. 勤怠管理クラウド市場シェアNo.1『KING OF TIME』


画像出典元:「KING OF TIME」公式HP

特徴

KING OF TIMEは多くの外部サービスと連携可能。入退室管理システムと連携できる勤怠管理システムは少ないので、かなり貴重です。

打刻方法

PC/タブレット打刻・モバイルGPS打刻・ICカード打刻・指静脈打刻・指紋打刻・指ハイブリッド認証打刻・顔認証・カメレオンコード認証・WowTalk打刻・入退室管理システム連動打刻の10種類。

10種類は、この記事で紹介している21システム中、最多です。

操作画面は2色から選択可能。管理画面はやや硬い印象です。

 

注目機能

全て追加費用なく利用できます。

申請機能 アラート機能 シフト機能

 

運用のしやすさ

オンラインセミナーを実施しているシステムは、ほとんどありません。KING OF TIMEの強みの1つです。

UI マニュアル整備 問い合わせ窓口
HPに動画説明あり
オンラインセミナー週2回開催
電話(平日のみ)・メール

 

料金プラン

登録した人数ではなく、その月に打刻利用があった人のみが課金対象となります。

初期費用 月額費用/ユーザー 最低利用料金 無料お試し期間
0円 300円〜 設定なし 30日間

 

実際に使った人の評判・口コミ

外国人を含む1650名超の社員を2人で管理できています。昨年行ったUI変更により、感覚的に使い方がわかるようになっているので問い合わせが減りました。
(IT関連:従業員1,000人以上)

リモートワークにも対応していて、オンラインで1クリックするだけで、出退勤できるので今のご時世には便利です。Windowsなら利用できるけれど、Macだと利用できない機能があるので、改善されるとよいです。(IT関連)

 

 

おすすめしたい企業

起業ログが自信をもっておすすめできる5つのシステム。それぞれの違いは分かりましたか。

機能面からみるおすすめ企業は以下の通りです。

ジョブカン勤怠管理、jinjer勤怠がおすすめの企業

  • 外国人従業員が多い、海外支店がある企業
  • 従業員の予算と実績を管理したい企業
  • 医療機関

→ジョブカンは機能ごとに費用が発生するスタイル、jinjer勤怠は全ての機能が基本料金に含まれるスタイルなので、自社に合った課金スタイルで決めましょう。

マネーフォワード クラウド勤怠がおすすめの企業

  • 従業員ごとの申請ワークフローを柔軟に設定したい企業
  • 組織変更や異動が多い企業

IEYASUがおすすめの企業

  • 従業員がシステムを使いこなせるのか、まずは試したい企業
  • バナー広告が出ても気にならない企業(有料プランは、バナー広告非表示)
  • 従業員のPCリテラシーが低い企業

KING OF TIMEがおすすめの企業

  • 生体認証を取り入れたい企業
  • オフィスの鍵の管理に課題を抱えている企業
  • 海外支店がある企業

 

まとめ

勤怠管理システムの必要性や種類、導入の失敗例や導入方法について見ていきました。

情勢に合わせて、勤怠管理システムの種類や量は着実に増えてきています。だからこそ適切な情報をもとに、ポイントを押さえて選ぶことが大切です。

今回ご紹介した内容を参考に、ぜひ自社に合った勤怠管理システムを導入してみてください。

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画像出典元:o-dan

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