boxは、全米上位500社の67%に利用されているオンラインプラットフォームで、高いセキュリティ対策、簡単な操作性などが強みのツールです。
実際に、編集部が日本のユーザーに行った取材でも、多くのユーザーが「セキュリティへの安心感」を評価していました。
反対に不便と感じる点には、他システムとの連携がスムーズにいかないことがある点、一般的なストレージサービスと差別化できる特徴がないなどを挙げるユーザーがいました。
boxは、全米上位500社の67%に利用されているオンラインプラットフォームで、高いセキュリティ対策、簡単な操作性などが強みのツールです。
実際に、編集部が日本のユーザーに行った取材でも、多くのユーザーが「セキュリティへの安心感」を評価していました。
反対に不便と感じる点には、他システムとの連携がスムーズにいかないことがある点、一般的なストレージサービスと差別化できる特徴がないなどを挙げるユーザーがいました。
2022年10月から2023年1月現在も利用中
・普通のWindowsのエクスプローラと比べて、直感的に操作できて、わかりやすい。
・同僚との共有が簡単で、権限の設定等も出来る。
・使用プランは容量が無制限のためデータ量を心配する必要もないし、パソコンの容量も使わないのでパソコン自体が軽くなった。
・ネット接続がないと自分のフォルダに接続できないため、オフラインでの作業ができない。
・エラーが多く、メンテナンスが多い。
・boxへの移行のためのファイル移行は、一つ一つ手作業でコピペすることになるので、データアップロードに時間と手間がかかった。
Outlookとも連携して添付や保存等できるので使いやすい。
・容量が無制限。
・自分のパソコンの容量を一切圧迫しないためPCの動きが良くなる。
・データの管理の意味でも安全。
2017年～2023年1月現在も利用中
・BOXに保存したデータが第三者からは閲覧できないなど、表示トラブルが稀にある。
・共有ファイルで作業するときに、Excelアプリからは同時に編集ができず不便。
・容量が大きいファイルの場合、スマートフォンでのダウンロードに限度がある。
プロジェクトの管理・共有ストレージとして導入された。
2021年7月～2023年1月現在も利用中
・UIがわかりやすかった。
・同じプロジェクトメンバーとのファイル共有サービスとして使用し始めたが、アカウントを簡単に作成しすぐに使用できたことや、他社とのやりとりで通常ならばメールなどで送付するファイルを簡単に共有することができた。
・Windowsのフォルダ管理のような操作感で使用しやすい。
・クラウドでの使用を行ったので、アクセスするデバイスがOS関係なく使用できたところがよかった。
・拡張もクラウドサービスなのでオンプレミスに比べてワンタッチで行いやすかった。
IT系の会社に向いていると思うので、利用してみてほしい。
2021年7月～2023年1月現在も利用中
・クラウドサービスなので仕方ないことだが、ファイルのサイズが大きいとダウンロードやアップロードに時間がかかる。
・上記については回線速度に依存するところがあり、急遽現地作業でファイルを共有しようとした際に、現地ではWi-fi環境がなくスマートフォンをテザリングしてファイルをダウンロードしたが、かなり時間がかかってしまった。
・他社と共有する際のセキュリティについて社内で会議があったが、認証などが不十分と感じその点はオンプレミスの自社ファイルサーバのほうが良いと感じた。
アカウントを発行しURLにアクセスするだけですぐ使用できるところはいい点だが、クラウドサービスのセキュリティや認証システムについては、官公庁などが嫌う部分があると思う。
センシティブ情報を扱うことが多い仕事なので、セキュリティのしっかりしたオンラインストレージを会社として導入したと聞いている。
2018年4月～2022年12月現在も利用中
・同時編集機能がついているところが非常に評価できる。社内で複数人がかかわるプロジェクトを立ち上げたときなど、保存したデータを複数人が同時に編集し保存でき、進捗状況をリアルタイムに把握できるところが非常に魅力的だった。
・コロナ禍で在宅勤務が週2～3日になることがあり、そのような場合は同じ組織のメンバーと顔を合わすことなく仕事をすることになるのだが、ひとつのデータを複数人で同時に作業できた。とても効率よくできたと思う。また、外部業者の方にもそのデータで作業してもらうことができた。
セールスフォースと統合できるので、データ移行をしなくてよいところがとても助かっている。
法人向け企業におすすめ。
特に大規模な法人で個人情報（特にセンシティブ情報を扱う法人）を大量に扱う法人には、うってつけのオンラインストレージだと思う。
2018年4月～2022年12月現在も利用中
・結構使い勝手のよいオンラインストレージだが、最小ユーザー数が3人からというところが不便だった。2人で作業するという場面では利用できず、そういった場合には不向きなオンラインストレージだと思う。
・上記のため、以前自分と後輩で会議資料の作成を上司から依頼されたが、期限がタイトであったにもかかわらず、2人とも在宅勤務の時は非常に困ってしまった。結局、出社勤務時に残業して会議資料をまとめることになってしまった。
当社が抱えるデータ量が多く、容量が多いサーバーへの移行を検討したため。
2021年7月～2023年1月現在も利用中
・データの保存やデータごとの権限の付与、共同編集がしやすい。
・複数の部署や複数社員にファイルやデータを連携する際に、格納先の共有などが非常にしやすくなった。
・共同編集が可能になるので、会議中に議論をしながら関連する項目の共同作業ができるなど、効率的な仕事ができるようになった。
・入力作業を行っている際にも、誰がどこの部分を入力しているかなどが一目瞭然になるため、入力不備や入力内容のブッキングなどが生じなくなった。
・導入時にしっかりとした案内があったため、使用初期からでも簡単に使用できた。
外部ツールとしてoutlookやTeamsを使用しているが、リンク先の添付も容なのため外部ツールとの連携は非常にしやすい。
多くのデータやファイルを有し、かつ多数の部署や人員がいる会社には活用できると考える。
サーバー上でデータやファイルの保管等ができることに加えて共同編集なども可能であるため、ファイルやデータに触れる部署や人の数が増えれば増えるほど、活用度合いが高くなると感じる。
2021年7月頃～2023年1月現在も利用中
・サーバーの負荷がかかっている際は動作が遅くなり、必要なデータまでたどり着くのが遅くなった。また、ファイルのダウンロードに時間がかかる。
・ファイルのダウンロードに複数の工程がいり、時間がかかる。
・ネットワークの不具合により、急にboxにアクセスできなくなる時があった。そのため、急遽必要なファイルを取り出すことができず、誰かに代わりにファイルを取り出してもらうなど、非効率な業務をすることがあった。
当時使用していたストレージが、オンプレミスサーバーの環境でどこからでもアクセスできるわけではなかった。
働き方を変えるのと同時にクラウドサーバーに切り替えた。
2015年4月〜2023年1月現在も利用中
・PCでのフォルダ操作と同じように操作ができてわかりやすい。
・新入社員が入っても、基本的なパソコン操作を習得していれば同じような操作で対応できるため、新たに特別な操作説明をしなくともすぐ運用が可能になった。
・外部にも利用ユーザーが多く情報がインターネットにもたくさん載っているため、活用方法や不明点など個人ごとに簡単に理解することができている。
・セキュリティの安全性が担保されている。
・外部とのファイルのやり取りも容易である。
・フォルダやファイルごとにアクセス権限やリンクの有効期限など、活用シーンに応じた運用ができる。
outlookなどと連携しており、脱PPAT対策として活用ができている。
ファイルのアクセスが会社のサーバーからしかできず、そのために会社に行かなければならないことによって業務効率が下がっている企業や、ファイル共有でセキュリティ対策をしっかりしたいが、何からしていいかわからず常に対策をする人的リソースが確保できない企業に向いていると思う。
2015年4月〜2023年1月現在も利用中
・オンラインでないと使用できない。
・ネットの通信トラブルなどにより、アクセスできないことがある。
・利用者によって運用がバラバラになることで、フォルダ名やファイル名の統一がされない。キーワードやフォルダ階層での検索もしづらいため、全社でナレッジを共有するなどには不向きである。
・営業ナレッジの共有として、boxに各営業の提案書などを格納して誰でもアクセス可能な状態を作ろうとしたが、操作が簡単なあまり運用ルールもしっかり守られなかった。結果的にただフォルダに雑多に提案書が格納されるだけとなってしまい、全社共有はうまくいかなかった。
この記事では編集部おすすめの法人向けオンラインストレージ（ファイル共有サービス）の中からおすすめの16選をご紹介します！それぞれの特徴やメリット・デメリット、選ぶ際のポイントなどをまとめたので、比較検討する際のご参考にしていただければと思います。
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