業務自動化|RPAとは?気になるコストやメリット・デメリットを解説

業務自動化|RPAとは?気になるコストやメリット・デメリットを解説

記事更新日: 2020/08/20

執筆: 編集部

この記事は、業務自動化(RPA)かどんなものか、どういった場面で活用されているか、導入をする前に押さえておくべきポイントを解説しています。

業務自動化(RPA)を聞いたことや、興味があるけれど、詳しい内容までは分からないから知っておきたいといった方は少なくありません。

そこで、本記事では「業務自動化(RPA)をする前に知っておくべきこと」である、次の4点について詳しく解説しています。

  • 業務自動化(RPA)について
  • RPAが活用されている場面
  • RPAのコスト
  • RPAのメリット、デメリット

以上の情報を事前に知っておくことで、あなたの事業での業務自動化は最適なものとなるでしょう。

あなたが業務自動化を真剣に考えているのなら、本記事をしっかりと読み込み、自社にとって最適なRPAがどんなものなのかをイメージできるようになります。

業務自動化(RPA)とは

業務自動化(RPA)とはソフトウェアに組み込まれたロボット(システム)が、人間の代わりとなって業務を行うことをいいます。

RPAは「デジタルレイバー(仮想知的労働者)」とも呼ばれ、ホワイトカラー業務(頭脳労働や事務職などの白いワイシャツにスーツで仕事をしている人)をRPAで代替することにより、時間短縮を含む様々な業務の効率化を実現することが可能です。

また、RPAの業務内容は3段階に分類でき「RPA」「EPA」「CA」とそれぞれ呼ばれています。

3つの違いを理解することで、業務自動化(RPA)の導入に向けてのイメージがより明確となるため、しっかりと確認しておきましょう。

単純作業の効率化ができるRPA (Robotic Process Automation)

RPAは「ロボットによる業務自動化全体」を指す意味のほかに、「業務自動化の中で難易度が最も低いもの」を指す狭義の意味もあります。

業務自動化の中で最も難易度が低いというのは、決められたルールにしたがって処理をしていくだけのような、単純な反復作業のみの業務を自動化できるということです。

したがって、決められたルール以外のことはできません。

しかし、人がおこなっていれば、体調不良や勘違いなどのミスが起こり得ます。

RPAではルール内であればミスなく業務を行うことが可能ですので、人為的なミスの防止ができるのです。

そのような特徴からRPAは、事務や管理、経費処理などの単純作業の繰り返し業務がある業種で利用されています。

大量のデータ処理と分析ができるEPA (Enhanced Process Automation)

EPAの「Enhanced」は「強化された」という意味です。

何が強化をされたのかといえば、処理のできるデータ量です。

人では処理しきれないような膨大なデータの対応が可能となります。

さらに、RPAではできなかった、決められたルール以外への対応も可能とし、データの分析も行うことができます。

以上の特徴から、EPAは問い合わせへの自動回答やデータ分析、売上予測、画像データのカテゴリ分けを必要とする業務で導入されています。

したがって、RPAとは、大量のデータの処理や分析といった点で区別されています。

最も人間に近い判断のできるCA (Cognitive Automation)

CAの「Cognitive」は「認知」という意味で、データの処理と分析を行った結果から「提案」といった、より人間に近い業務を遂行することができます。

なぜなら、CAにはAIが搭載され、処理・分析した膨大なデータから、多くの選択肢や新たな提案を可能としているからです。

CAでは、処理・分析した結果から、経営に直結する提案や、顧客への対応、グラフの自動作成など、活躍の機会は様々です。

また、開発途上にあるCAですので、今後のさらなる活躍に期待がされています。

業務自動が(RPA)が実際に使われている業種

業務自動化(RPA)が実際に利用されている業種は、バックオフィス業務(事務や総務、経理)が中心となっています。

RPAの特徴から、単純なデータ処理業務の多いホワイトカラー業務との相性がよいためです。

銀行などの金融会社や管理業務が膨大な大企業、自治体などの大量なデータ処理を必要とする業種ですでに利用されています。

また、セルフレジなどもRPAに含まれ、入力やチェック業務などの単純作業でデータ管理できる業種での利用事例も。

今後はバックオフィス業務に限らず、RPAのできる業務はさらに増えると予測されています。

業務自動化(RPA)のできるもの

業務自動化(RPA)のできるものは、情報収集や管理などのデータ管理のできる業務はもちろん、データ登録・移行・セットアップ、書類作成、お問い合わせへの自動回答などです。

例えば、口コミの自動収集や経費精算、データのダウンロードと転記作業、稟議書の作成などが含まれます。

ですが、業務自動化のできるものは年々増加しています。

今までEPAや狭義の意味でのRPAでできることは、バックオフィス業務が中心でした。

しかし、AIの開発の進む現在ではCAでできることも同様に開発が進み、セルフレジやチャットボットなどのバックオフィス業務以外の業務の自動化も進んでいます。

業務自動化(RPA)のコストについて

  コスト/年間 規模 特徴
デスクトップ型 無料~100万円前後 小規模

・パソコンにインストール
・機能が特化しているため、異なる業務では別に専用のRDAとパソコンが必要

サーバー型

約50万円~
1,300万円以上

中~大規模

・サーバーにインストール
・異なる業務も同時進行が可能
・契約内容によっては同じ契約会社でも価格に大きく差がある

RPAの導入コストは、無料~1,300万円以上と大きな幅があります。

その理由は、導入形態や性能によって価格が異なるためです。

RPAはデスクトップ型とサーバー型に分けることができ、さらに、サーバー型でも契約内容によって大きく価格は異なります。

デスクトップ型はRDAと呼ばれ、パソコンにインストールをする必要があるため、ロボット1台につきパソコンが1台必要となります。

また、機能が限定的でパソコン間での連携を取ることもできません。

一方サーバー型はRPAとよばれ、サーバーにロボットをインストールするためパソコン間の連携はもちろん、デスクトップ型にはないような複数の業務を同時進行するなどの、高性能な業務遂行能力があるタイプもあります。

したがって、自動化をしたい業務が限定的であればデスクトップ型、多くの業務を自動化したいのであればサーバー型がよいでしょう。

そして、サーバー型では契約内容によってはかなりの高額となるため、自動化したい業務量によってRPAのコストは比例して高額となります。

業務自動化(RPA)のメリット

業務自動化(RPA)には「人件費」「ミスの防止」「長時間の稼働」「生産性の向上」の大きく4つのメリットがあります。

それぞれのメリットについて詳しく解説していますので、しっかりと確認をしていきましょう。

1. 人件費の削減

RPAを導入することで、人件費の削減に期待ができます。

なぜなら、RPAの補うことのできる業務は、複数人分かつ利用費は一人当たりの人件費よりも安いからです。

実際に、三井住友銀行では、2017年に40万時間の業務の削減を達成しており、2019年度までに1,000億円のコスト削減を見込んでいます。

RPAを導入することで、人件費は10%~30%ほどを削減することが可能です。

一方で、現在の日本では削減できた時間を使って生産性を高める動きが主流となっています。

2. 人為的なミスの防止と業務の品質向上

RPAの大きなメリットの一つといえる「ミスの防止」。

人の手では、その日の体調や勘違いなどのミスが少なからず起こりえます。

RPAではルールに従って正確な作業を行うため、人為的なミスが起こりません。その結果、業務の質を向上させることができます。

3. 24時間の稼働

RPAはソフトウェアロボットですので、労働時間に縛らることなく24時間365日の稼働ができます。

とくに、サーバー型のRPAであれば業務を追加していくことができるため、多くの業務を削減することができます。

4. 作業の代替で生産性を高めることができる

RPAに業務を任せることで、今まで担当していた人員が別の業務に取り掛かることができるため、生産性の向上を図ることができます。

例えば、削減できた時間を営業へ当てる、ミーティングの時間を増やす、社員の残業を減らすことで意欲の向上へつなげるなどです。

業務自動化(RPA)のデメリット

業務自動化(RPA)のデメリットととして挙げられるのは、「業務のブラックボックス化」「業務の停止」の2つです。

それぞれについて解説していますので、詳しく確認していきましょう。

1. RPAに任せている業務が分からなくなる(ブラックボックス化)

RPAで業務を長期間自動化した場合に考えられるデメリットです。

なぜなら、長期間RPAで業務を自動化していると、自動化している業務をアナログでできる人材が徐々に不足してゆくからです。

例えば、RPAの担当者の変更や、自動化している業務に精通している人材の退職など。

アナログでできる人材がいなくなることによって、誰も自動化している業務をできなくなり、RPAに問題が起きたときの業務の対応が難しくなります。

2. パソコンやシステムの不具合時に業務がストップしてしまう

RPAが動作できない環境に陥ってしまう場合に考えられるデメリットです。

RPAが動作できないと、任せている業務がストップして生産性が低下してしまうからです。

パソコンの不具合や、RPAのサーバーでの不具合などで起こりえます。RPAが動作しない環境ではアナログで業務進行する必要があるため、生産性が低下します。

また、業務がブラックボックス化している場合では、業務自体が進行できないことも考えられるでしょう。

RPAが動作しなくなる状況への対策を事前に立てておく必要があります。

業務自動化(RPA)のまとめ

業務自動化(RPA)のポイントは以下のようになります。

・RPAは「狭義のRPA」「EPA」「CA」の3段階に分けることができる

・狭義のRPAでは、決められたルールで多くない情報の処理ができる

・EPAでは「狭義のRPA」よりも多くの情報の処理と分析ができる

・CAではAIを使って、情報の処理・分析に加えて「判断」ができる

・RPAは現在「バックオフィス業務」の代替が主流

・CAが開発途上で、バックオフィス業務以外の業務の増加が予想される

・RPAのコストは価格に大きく差がある

・デスクトップ型は機能が限定的だがコストは低い

・サーバー型は高性能で作業量も多いが高コスト

・RPAには「人件費削減」「ミスの防止」「365日の稼働」「社員の生産性の向上」の4つのメリットがある

業務自動化(RPA)では、RPAに任せる業務が増えれば増えるほど、コストの削減が可能です。

一方で、RPAのできる業務によって価格が大きく異なることから、どのRPAを導入するのか慎重に検討する必要があります。

必要のないRPAを導入してしまうとコストの削減どころか、逆にコストが増えてしまう結果に。

自社の規模や、任せたい業務をしっかりと吟味したうえでRPAを導入することが、もっとも効果的な結果をもたらします。

まず、どの業務が自動化できるかを精査してみましょう。

こちらの記事では、おすすめのRPAツールを比較紹介しています。こちらもぜひ参考にしてください。

画像出典元:Pexels、pixaday、Unsplash、写真AC

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