定型業務をサクッと自動化!RPAツール導入のメリットと注意点

定型業務をサクッと自動化!RPAツール導入のメリットと注意点

記事更新日: 2023/05/10

執筆: 桐野ひさや

毎月の請求処理やデータ入力など、企業が事業を行う上でなくてはならない定型業務は、単純作業でありつつも大変な工数がかかります。

そこでおすすめしたいのが、RPAツールを活用して定型業務を自動的に処理する方法です。

本記事では、定型業務を効率化させたい方に向けて、自動化しやすい主な定型業務について詳しく解説しています。

RPAを活用してできる業務や導入のメリット、注意点についてもご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

定型業務とは

企業には業務フローが決まっている「定型業務」と、臨機応変な対応が必要な「非定型業務」の2つの業務が存在します。

ここではそれぞれの違いについて、解説していきます。

定型業務とは

定型業務とは「業務フローが明確化されている決まった業務」のことです

注文書や請求書の発行、データ入力、データ収集など、決まったフローで行えて、誰でも取り組みやすい単純作業であることが多いです。

近頃は働き方改革や業務効率化のために、IT技術を駆使して定型業務の自動化を目指す企業が増えてきました。

非定型業務とは

非定型業務とは、「ルールや手順が決まっておらず、都度人の判断が必要になる業務」のことです

顧客からの問い合わせ対応や、事業・経営の意思決定、育成、トラブル対応など、突発的かつ専門性の高い業務がこれに当たります。

決まったタイミング・ルールで行う定型業務と、その都度ルールが変わる非定型業務では業務の進め方そのものが違います。

定型業務を効率化する方法

定型業務を効率化させるには、3つの方法があります。

  1. 自動化ツールの活用
  2. ペーパーレス化
  3. 業務の見える化

1. 自動化ツールの活用

まず1つ目の方法は、さまざまなIT技術を活用して社内の定型業務を自動化する方法です。

Excelのマクロを活用してデータ収集したり、RPAツールを活用して請求書を発行したり、一度ルールを設定すれば簡単に自動化することができます

とくにRPAツールは、働き方改革の推進に伴って多くの企業で導入が進んでいます。

2. ペーパーレス化の推進

定型業務の中でもとくに手間がかかるのが、資料のファイリングや請求書の送付などといった、紙媒体の扱いです。

ペーパーレス化は業務効率化の中でも、簡単に着手しやすく、コスト削減にも役立ちます

例えば、OCR機能を活用して資料の内容をデジタル化する、請求書の発行を紙からPDFに変更してメールで送信するなど、さまざまな方法があります。

3. 業務の見える化

見える化とは、業務の工数を表やチャートに起こし、誰でも認識できるようにすることです。

見える化することで、無駄な作業の棚卸しができる、作業工程の中のどの部分を自動化できるのかを判断しやすくなる、などのメリットがあります。

業務の見える化を行う際は、マニュアルだけを参考にするのではなく、現場の意見も確認しておくと属人化していた業務も認識しやすくなります

定型業務を自動化するメリット

定型業務を自動化することで得られる大きなメリットを3つご紹介します。

メリット1. 作業時間を短縮できる

定型業務の自動化で一番のメリットは作業時間が短縮できることです。

ロボットが定型業務を代行している間に、社員は本来のコア業務に集中できるため、生産性の向上も期待できます

一度設定した業務内容は、変更しない限り継続して行われるため、24時間365日稼働させることも可能です。

メリット2. コストの削減につながる

自動化ツールは一度導入してしまえば、運用コストとツールの運用・保守を行う最低限の人員のみで稼働できます。

そのため、社員の残業代を抑えることができ、定型業務を行うための人材を採用する必要もなくなるため、採用コストの削減にもつながります

メリット3. ヒューマンエラーを防止できる

人による手作業では、入力ミスや見落としなどのヒューマンエラーがつきものですが、自動化ツールであればミスなく業務が進められます

事前にルールを決めておけば、自動で業務が進むため、チェックにかかる手間も軽減できます。

人手不足や繁忙期による業務圧迫などで、業務が停滞する心配がないこともメリットのひとつでしょう。

自動化しやすい主な定型業務

定型業務には自動化しやすいものと、そうでないものがあります。

自動化しやすい定型業務 自動化しにくい定型業務
  • データ入力・転記
  • 請求書作成
  • アンケート集計
  • メール対応
  • レポート作成
  • 複雑な処理が求められる業務
  • 複雑な画像処理業務
  • 判断の必要がある業務


ここでは自動化しやすい3つの定型業務について解説していきます。

データ入力や転記などの単純作業

自動化におすすめの定型業務として、データ入力や転記などの単純作業が挙げられます。

たとえば、生産日報や受発注処理など、単純なデータ入力は積極的に自動化を進めるといいでしょう。

RPAを導入すれば、受発注業務も顧客データと照らし合わせて正確に行われるため、請求処理も簡単になります

請求書作成などの経理業務

毎月決まった時期に行う経理業務は、自動化する定型業務に向いています。

経理業務の1つに「入金消込」と呼ばれる仕分け業務がありますが、データの照合確認ができるRPAであれば、入金消込作業も素早くかつ正確に処理できます

また、RPAと売上管理システムを連携すれば請求書や発注書、見積書なども自動で発行・送付が可能です。

サンクスメールなどのメール対応業務

アンケートへのサンクスメールやイベント告知、面談日程のリマインドなど、定型文のメール対応も自動化におすすめです。

メール文を作成しておいて、イベント開催前にリマインドメールを送信するように設定しておけば、リストに登録されている顧客に向けて自動でメールが送信されます。

夜間や休日にきたメールについても、返信内容を設定しておけば自動送信できるため、顧客満足度の向上にもつながるでしょう

定型業務を自動化するRPAとは?

定型業務を自動化するには、マクロやシステム開発などさまざまな方法がありますが、なかでも総務省が推奨しているのが、RPAと呼ばれるソフトウェアです。

RPAとは

RPAとはRobotic Process Automationの略で、AIや機械学習などを活用してさまざまな単純作業を自動化する仕組みを指します。

これまで人が行っていた業務をロボットに代行させることで、人手不足の解消やヒューマンエラーの防止、生産性の向上などといった効果が期待できます。

RPAについて詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

マクロとの違い

マクロとは単純作業を記録させて、自動化できるプログラムです。

一般的にMicrosoft社のExcelを思い浮かべる方が多いかと思いますが、マクロとはパソコンで行う一連の作業を効率化させることを指します。

RPAとマクロの違いをまとめると以下の表の通りです。

  RPA マクロ
対象範囲 複数アプリケーション 特定アプリケーション
処理スピード 早い 遅い
プログラミング知識 不要 必要
導入コスト 高い 安い


RPAとマクロの明確な違いは自動化できる範囲の違いです

一般的に利用されているExcelのマクロはMicrosoft社製品のOfficeアプリケーション内でしか自動化できませんが、RPAはパソコン上にあるすべてのソフト・システムを自動化できます。

また、パソコン上で動作させているマクロは大量のデータ処理を行うと、処理スピードが遅くなる傾向がありますが、RPAはサーバー上で処理を行うため、パソコンのスペックに左右されることなく高速処理が実現します。

RPA導入でできること

RPAを導入すると、さまざまな定型業務の自動化が可能です。

具体的な業務内容は以下の5つです。

  • データ入力や転記作業
  • 照合作業
  • データ収集・リサーチ作業
  • 通知やファイル送信作業
  • メール対応作業

データ入力や転記作業

まずRPAに任せたいのが、システムへのデータ入力や転記作業です。

発注書や請求書のデータを社内システムから取得することで、Excelに転記・集計もできます

入力ミスや打ち間違いなどの心配がないため、迅速・正確に業務を進めることができます。

照合作業

RPAが、Excelと社内システムのデータを比較し、不一致な点がないかをチェックします。

膨大な時間がかかるチェック作業をRPAに任せられるため、社員の作業負担の軽減につながります

工程完了時の抜けや漏れがないかも細かくチェックできるため、どのような部署でも重宝されるでしょう。

データ収集・リサーチ作業

市場調査などさまざまなデータ収集、リサーチ作業もRPAの得意分野です

競合他社のWebサイトから必要なデータを収集したり、SNSの口コミや評判をリサーチしたり、マーケティングに必要な情報収集に役立ちます。

通知やファイル送信作業

RPAは、提出物の提出期限通知や請求書の自動送付など、決まった通知やファイルの送信作業も行うことができます。

リスト登録しておけば、誤った相手に通知や送信される心配がないため、トラブルにもなりにくいでしょう

メール対応作業

RPAは、定形メールフォーマットを作成しておけば、顧客へのDM配信や採用メール、イベントの開催リマインドなどのメール対応業務も得意です。

24時間365日対応が可能なので、ECサイトで商品が購入された際のサンクスメールなどにも活用できます

定型業務をRPAで自動化する際の注意点

定型業務をRPAで自動化するメリットはたくさんありますが、注意点も忘れてはなりません。

RPAを使いこなすためにも、次の3つの注意点について確認しておきましょう。

イレギュラーな業務には向いていない

RPAは継続性のある定型業務を指示することで、効果を発揮します。

そのため、人の判断が必要になるイレギュラーな業務には向いていません

RPAを導入する前に、対象業務が定型的な作業であるか、自動化してもトラブルにならないか、しっかりと確認しましょう。

業務内容が変化する場合は、それに合わせてRPAもメンテナンスをする必要があります。

RPAにトラブルが発生すると業務が滞る

システムやネットワーク障害、OSのアップデートによるエラーなど、なんらかの要因でRPAにトラブルが発生すると業務が滞ってしまいます。

最悪の場合、自動化したデータが消失し、業務が停止になる危険性もあるため、日々のデータは必ずバックアップをとっておきましょう

RPAの運用ルールとして、トラブル発生時の対応方法をまとめておくと、いざという時も安心です。

マニュアルやトラブル発生時の連絡系統図の作成など、管理体制を整えておきましょう。

セキュリティ対策が必要

RPAを導入する際は、アクセス権限やログ監視などセキュリティ対策が欠かせません。

とくに、現在主流のクラウド型RPAはネットワークに通じているため、情報漏えいのリスクがあります。

オンプレミス型のRPAであっても、導入しているパソコンがネットワークにつながっていれば情報漏えいのリスクは十分にあるため、注意が必要です

具体的なセキュリティ対策として、機密情報へのアクセス権限を最小限に設定する、定期的なログ取得、RPAのセキュリティチームの発足などが挙げられます。

まとめ

定型業務を自動化する際に、RPAツールをおすすめしたい理由は次の3つです。

  • プログラミング知識などがなくても自動化できる
  • コスト削減と生産性の向上が同時に実現できる
  • 一度設定すれば夜間・休日問わず、業務が進められる

今回ご紹介した業務以外にも、採用活動やデジタルマーケティングに必要な情報収集など多くの業務を自動化できるので、ぜひ活用してみましょう。

画像出典元:写真AC

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