RPAとは?RPA導入によりできることや導入メリットを徹底解説!

RPAとは?RPA導入によりできることや導入メリットを徹底解説!

記事更新日: 2019/11/13

執筆: 編集部

労働時間の短縮は「働き方改革」における課題のひとつです。その課題を解決する方法のひとつとして注目されているのが「RPA」です。

この記事ではRPAという言葉の意味を説明し、RPA導入でできること、導入のメリット、RPAの導入事例などを紹介します。

この記事をRPAを自社に導入するきっかけのひとつにしてください。

RPAとは?

「RPA」は英語の「Robotic Process Automation」の頭文字を取ったものです。

意味は、これまで人が定型作業として行ってきたパソコン操作をソフトウェア型のロボットが自動化もしくは代行するという概念です。

定型業務の自動化を実現させるツールが「RPAツール」です。こうしたツールのことを指して「RPA」と呼ぶ場合もあります。

デジタルレイバーとは?

RPAツール導入により定型業務などのオフィスワークがソフトウェア型ロボットにより自動化されれば、それが人と同じように業務を遂行するので、ソフトウェア型ロボットのことをデジタルレイバー(Digital Labor)「仮想知的労働者」と呼びます。

”2025年までには全世界で1億人以上の知的労働者、もしくは1/3の仕事がRPAに置き換わると言われています。”

(引用:一般社団法人日本RPA協会ホームページ http://rpa-japan.com/)

RPAツールの仕組み

RPAツールに代行してもらいたい作業をパソコン画面で実践すると、RPAツールがシナリオと呼ばれる動作ルールに置き換えて記憶します。

次からはRPAツールがその作業を新しく作ったシナリオに従って作業を代行するというのが仕組みになっています。

RPAツールでのシナリオ作成には、プログラミングの高度な知識はいりません。ブラウザ上で作成・編集でき作業手順もワークフローのように可視化されてます。ですから誰でもシナリオを作成できます。専門的な知識がなくても運用が可能なため、RPAは導入しやすいものだと言えます。

RPA導入によりできること

PRAはこれまで手作業で行ってきた定型作業を、品質を維持しながら短時間で行なうことができます。

RPAの持つ機能・具体的に適用できるオフィスでの作業を次に紹介します。

RPAの持つ機能

RPAの持つ機能の代表例として以下のものがあります。

  • キーボードやマウスなどパソコン画面の自動化
  • ディスプレイ上に表示される文字・色・図形の判別
  • IDやパスワードの自動入力
  • スケジュール設定とその自動実行
  • 別システムのアプリケーションとの間でのデータ受け渡し
  • 社内システムと業務アプリケーションとのデータ連携
  • プログラミングを必要としない業務手順の設定
  • 条件分岐設定やAI(人工知能)などを用いた自動応答やエラー処理

 

RPAにより自動化できるオフィス業務の例

RPAの機能により以下のような業務が自動化できます。

業務 具体例
経理

・会計システムへの売上伝票・領収書・請求書データの作成
・経費チェック(交通費の経路と請求金額のチェックなど)

人事

・長時間残業への警告の自動実行
・賞与考課表への転記

顧客対応

・顧客データの管理
・受付処理の自動応答と自動処理

データ分析

・蓄積データの分析と予想による受注・発注業務
・アンケートデータの入力と集計作業

営業

・名刺スキャンと連携システムへの登録
・ダイレクトメールの発送
・競合他社のWebサイト巡回と情報収集によるマーケティング

これらはいくつかの例に過ぎません。RPA導入で情報収集・入力作業・チェック作業など様々な定型作業を自動化できます。RPAとAIを組み合わせることで非定型型の作業の自動化も可能です。

RPA導入のメリット5つ

RPA導入により企業は次の5つのメリットを得ることができます。

1. 業務の自動化・効率化

RPAツールによりプログラミングの知識がなくても、RPAツールでシナリオを作成し定型業務の効率化・自動化が実現できます。

2. 業務内容の改善

RPAに定型業務の自動化により、従業員はより重要な他の業務に時間を割けるようになります。

RPAによる定型業務の自動化は業務内容の改善にもつながります。

3. 正確な作業

人間の集中力には限界があり、定型作業を長時間または繰り返し行なうなら入力ミスや計算ミスが起こることがあります。ミスが起こった場合、その原因を探ったり修正したリする必要もあります。

RPAは、人間のように集中力が途切れることがなく正確な作業ができます。人的ミスによる時間のロスや損害がなく、質の高い業務品質を維持できます。

4. コスト削減

複数の従業員が行っていた作業、長時間行なわれていた作業が、RPA導入により人数や時間をかけることなく行えるようになれます。これにより残業や休日出勤して作業する必要もなくなります。結果として人件費の削減ができます。

5. 人材不足の解消

先ほど述べたようにRPA導入により定型作業に人数や時間をかける必要がなくなります。

それでRPAは少子高齢化に伴う労働人口の不足という問題を解消する方法のひとつとして期待されています。

RPAとアウトソーシングの違い

人材不足の解消や労働時間短縮のためにRPAではなくBPO(Business Process Outsourcing)つまり業務プロセスアウトソーシングを選ぶという方法もあります。

次にRPAとアウトソーシングを比較した違いについて解説します。

アウトソーシングとは

BPOとは企業がコアビジネス以外の業務プロセスの一部を外部の専門業者に委託することです。アウトソーシングにより人材不足や自社の従業員の労働時間の短縮が可能になります。

しかし、業務委託のために事前に業務内容を指導する、また委託作業をチェックする人材と時間が必要になります。

また委託先から来ている担当者が退職すると業務内容を指導する工程をまた繰り返さなければなりません。

RPAとアウトソーシングの比較

RPAツールの利用には初期投資や、ツールによっては年間利用料のコストがかかります。

しかしRPAは、曜日や時間の制限を受けずに仕事できます。作業も正確で、人件費もかかりません。

そうしたRPAとアウトソーシングの特徴を比較した時、RPAの方がメリットが大きいと捉えることができます。

RPAの3つの自動化レベル

RPAは3段階の自動化レベルがあります。

定型業務の自動化というレベルのRPAは「クラス1」該当します。

AIと連携して非定型業務までを自動化するレベルのRPAは「クラス2」になります。

「クラス3」になると認識技術や自然言語解析技術、学習機能を駆使し、AIが不足している情報や曖昧な情報を補いながら作業するようになります。単に与えられた業務をこなすだけでなく意思決定なども行なえるようにもなります。

RPAの3つのクラス

RPAの3つのクラスを表にすると次のようになります。

クラス 名称 主な業務範囲

利用されている技術
具体的な作業範囲

クラス1

RPA
(Robotic Process Automation)

定型業務の自動化 ・入力作業・情報取得・検証作業などの定型業務
クラス2

EPA
(Enhanced Process Automation)

定型業務以外の
例外業務の自動化

・RPAとAIを組み合わせた技術
・情報の読み取り
・問い合わせへの回答
・蓄積データからのルールの作成など

クラス3

CA
(Cognitive Automation)

高度な自律化

・高度なAIにより業務の自動化だけでなく、プロセスの分析・改善・意思決定まで自動化
・複雑な処理
・課題の発見
・意思決定など

クラス1に関してはすでに普及が進んでいます。クラス2は先進企業ですでに取り組み中であり、クラス3は将来こうしたデジタルレイバー(仮想知的労働者)の登場を期待しているという段階です。

導入コストは1から3へとクラスが上がるごとに高くなります。

RPAの導入事例

最後に実際の企業でのRPA導入事例とその結果を2例紹介します。

大手食品メーカー

事例となる大手食品メーカーには、これまで約100社の卸会社から販売報告書がExcelで送られてきていました。それを手作業で自社のExcelのフォーマットに転記していました。

卸会社と自社の中でフォーマットを統一したリ、入力ルールを厳密化しても、卸会社がルールを守らない、転記後も入力データを確認しないと入力エラーが生じるという問題が起こっていました。

RPA導入後の変化

RPA導入により転記入力にかかっていた時間を大幅に削減できました。

また、卸会社から送られてくる販売報告書の入力項目がずれていても、RPAが入力項目と入力内容を特定し正確に転記してくれるので、修正作業もほぼ必要なくなりました。

まとまったExcelファイルを他のアプリケーションでも使えるようにCSVファイルに変換しシステムに自動登録するところまでRPAが作業してくれます。

RPA導入により5営業日かけて4人で行なっていた作業が自動化されたそうです。

大手リース会社

この会社の融資を扱う部門では、基幹システムへ各案件情報ごとに、10ステップある入力情報をひとつひとつ手作業で入力していました。

入力項目が多い、入力情報の中には決算情報や債権情報など調査が必要なものがある、入力時期が月末に集中する、各ステップごとに上長の承認が必要といった理由で、この業務は社員の負担となっていました。

RPA導入後の変化

RPA導入により基幹システムへの入力の8割をRPAが行なうようにし、残りの2割を担当者が入力するようにしました。

結果として社員の入ロ作業にかかる負担が減り、月末でも案件獲得など売上につながる重要度の高い業務に時間を割けるようになりました。

RPAツールを提供するサービス会社が増えてきたので、中小企業でもコストを抑えてRPAを導入することが可能です。

RPA導入や運用にコストがかかっても、定型作業をRPAに任せられるので、人件費などのコストをカットできます。

導入価格や月額利用料、サポート体制、使いやすさなどを比較して自社のニーズにあったRPAツールを選べるでしょう。

まとめ

RPAとは、ソフトウェア型ロボットにより情報収集や入力作業などの定型業務を自動化することでした。

RPAにより業務の効率化や自動化・労働時間の削減・人材不足の解消・コストの削減・業務品質の維持などが可能になります。

定型業務の自動化を可能にするRPAツールを提供するサービス会社もたくさんあるので、この機会に積極的に導入を検討されるのはいかがでしょうか。

画像出典元:pixabay

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