記事更新日: 2023/05/19
「面倒な事務作業を自動化したい」というのはビジネスパーソンなら一度は考えたことがあるはず。
実際に、事務作業にあてている時間を別の作業に使えれば、仕事の効率や生産性が大きくアップします。
では、いったいどのような方法で事務作業の自動化を実現できるのでしょうか？
この記事では、事務作業自動化を実現する3つの方法、RPAを用いた自動化の具体例の紹介、さらには不要論がささやかれる事務職の将来についても解説します。
このページの目次
事務作業を自動化する方法は、大きく分けて3種類あります。
真っ先に思い浮かぶのがこの方法。
オフィスソフトで利用できる「VBA」と呼ばれるプログラミング言語で「マクロ」を組めば、エクセル上の処理を自動化することができます。
エクセル業務が多い場合は、検討してみても良いでしょう。
ただし、VBAを利用しているため、オフィスソフト外の業務を自動化することができない、プログラミングのハードルが高いといったデメリットがあります。
VBAでマクロを組むよりも扱いやすく、拡張性も高いのがPythonでのプログラミングです。
シンプルなコードで記述が可能で、ライブラリ（汎用的なコードをまとめたプログラム）も多いため、プログラミングがしやすいのが特徴です。
また、自動化することができる操作も、オフィスソフトはもちろん、ブラウザやファイル操作まで幅広いため、さまざまな用途で利用可能です。
デメリットとしては、書きやすいとは言え、やはりプログラミングの知識がないと扱えないという点でしょう。
もっとも手軽で、多くの人におすすめできるのが、RPAツールの導入です。
事前に設定したルールに基づいてロボットが自動操作を行うツールで、基本的にはプログラミングなしで運用できるのが大きなメリット。
自動化可能な領域も幅広いため、多くのビジネス、企業で役に立つのも特徴です。
一方で、他の選択肢と異なり、費用がかかるのはデメリットではあります。
ここからは、事務作業自動化の選択肢としてもっともポピュラーなRPAについて解説していきます。
RPAは他の選択肢と比べてどんなメリットがあるのでしょうか。
RPAは、プログラミングに関する知識がないユーザーでも使用できるように設計されているのが最大の特徴です。
直感的なインタフェース、ドラッグ＆ドロップの機能を使って自動化のルールや手順を作成することができるため、誰でも扱うことができます。
また、提供元によって常に最新の状態にアップデートされるため、自社でメンテナンスする必要もありません。
RPAツールは、複数のアプリケーションやシステムとの統合が可能であり、さまざまな業務プロセスを自動化することができるのもメリットです。
オフィスソフトでの処理はもちろん、スクレイピング（WEBサイトからのデータ取り込み）、ブラウザ操作、アプリケーション操作などが可能です。
ツールによっても得意分野が異なるため、自動化したい事務作業の内容に合わせて最適なものを選ぶことができます。
ツールにもよりますが、RPAツールの多くは自動化による業務効率化に特化して作られているため、処理性能が高いのも特徴です。
ある程度性能の高いRPAツールであれば、数百件のデータの入出力をわずか数分と短時間で処理することができます。
大量のデータを扱う企業ほど、メリットとして魅力的に感じるでしょう。
実際にRPAを用いて事務作業を自動化する場合、どんな業務に活用できるのでしょうか。
具体例とともに見ていきましょう。
RPAは、データをシステムやWEBブラウザから取得して、それを別の場所に転記する作業が得意です。
など、受発注や会計周りのデータ処理や書類の発行などには特に役立ちます。
なお、OCRなどの読み取り技術と組み合わせれば、紙の書類からデータを取得するといった発展的な活用も可能です。
RPAは、簡単な内容であれば資料作成も可能です。
例えば、売上データを基幹システムから取得・集計し、グラフや表にまとめるといった処理が考えられます。
特に数字周りの集計は人間が実施するとミスが発生しやすいため、RPAに任せることで正確性が上がるというメリットもあります。
工夫すれば、月次報告用の資料や顧客へのプレゼン資料なども一部自動化することができるでしょう。
顧客からの問い合わせに対して自動対応をするシステムをRPAで構築することもできます。
例えば、問い合わせへの回答パターンをいくつか用意しておき、RPAが顧客の文面や選択した情報に合わせてそれを返信するという使い方が考えられます。
また、複雑な対応が必要な場合は担当者にエスカレーションするように設定しておけば、顧客対応の品質を損なうことなく効率化することもできるでしょう。
扱いやすく、事務作業の自動化に役立つRPAですが、うまく活用するためには、いくつか知っておくべき点もあります。
RPAは、単純な処理を大量・高速で行うのが得意なツール。
逆に、柔軟な判断が必要な処理や、パターン化できない複雑な処理は苦手で、エラーが起きたり処理が止まってしまう恐れがあります。
あらかじめ導入対象となる事務作業を棚卸して、RPAの対象として適しているか確認しておくと良いでしょう。
RPAは扱いやすいぶん、運用において想定外のエラーが起こるリスクも存在します。
例えば、現場の担当者が勝手にプログラムを設定して運用を行い、誤入力や誤操作が起きる、把握されていない「野良プログラム」が発生するなどが考えられます。
管理者をアサインして、ツールの設定、操作の権限付与や運用のルール整備、定期的なチェックなどを欠かさず行いましょう。
RPAツールは数多く出回っており、処理性能や設定のしやすさ、コストなどそれぞれ特徴が異なるため、自社にあったツールを選ぶことが自動化成功への近道です。
逆に、自社に合っていないツールを選んでしまうと、そもそも稼働できない、現場で使われないなど、意味のない取り組みにもなりかねません。
事務作業に適したツール選びの基準に関しては、次の見出しでさらに詳しく解説していきます。
事務作業を自動化する場合には、RPAツールもその目的にあったものを選ぶのがポイントです。
事務作業にRPAを導入する場合、データを処理したり、入出力するという比較的シンプルな作業を行うため、それほど複雑な機能のツールである必要はありません。
また、実際に操作を行うのは事務員や現場担当者であることが多いことを考えると、UIや設定画面もできるだけ扱いやすいものが適しています。
逆に、事務作業以外の複雑な業務にも活用したい場合、機能の幅広さや拡張性も基準に加える必要があるでしょう。
複雑なツールではなく扱いやすいシンプルなツールを選ぶのなら、やはりコストはリーズナブルに済ませたいところです。
RPAツールの料金相場は月額数千円から数十万円と幅広いですが、事務作業で利用するなら最大数万円までを中心に探すと良いでしょう。
また、機能を絞ったパッケージを選ぶ、無料トライアルを活用してシミュレーションを行うといった工夫をするとよりコストを抑えられます。
ツールによって、導入後に説明会の開催やトレーニングを行っていたり、逆に最低限のマニュアルだけだったりと、サポートの質にはバラつきがあります。
社内にノウハウのある担当者がいる場合は自己解決できますが、はじめてのRPAツール導入であれば、サポートの手厚いツールを選ぶのが無難です。
最後に、自動化ツールが事務職という仕事に与える影響についても考えてみましょう。
RPAをはじめ、自動化ツールが普及することで事務職自体が不要になるという予測もありますが、実際はどうなのでしょうか？
結論からいえば、直近で事務職が不要になるということはないと予測できます。
RPAや自動化ツールは、特定の処理を行うことは得意でも、人間のように複合的な判断やコミュニケーションはできません。
また、最近ではRPAツールとAIを組み合わせたIPAという概念も出てきていますが、そちらもまだ製品レベルでは実用化されていません。
事務作業といえば比較的単純な仕事のように思われますが、今のところ、人間の高度な能力がなければ成り立たないのです。
事務職がすぐに不要になることはないとはいえ、今後数年で何らかの影響が出てくる可能性はあります。
「Chat GPT」をはじめ、人間に近いレベルで思考を行えるAIも登場しているため、システム上での単純な作業の価値は低下していく恐れがあります。
逆に、手や体を動かす業務はまた別のテクノロジーが必要になるため、仕事が奪われるのはさらに先になりそうです。
自分の仕事に影響が出そうだと思った人は、今のうちに対策をしておくことが重要です。
キャリアを守るには、やはりある程度希少性のあるスキル、自動化でカバーできないスキルを身に着けることが必要になってきます。
特に、リーダーシップや組織マネジメントのスキル、コミュニケーションスキル、クリエイティブなスキルなど、人間特有のスキルを磨くのが良いでしょう。
事務作業を自動化する方法は、マクロの活用、Pythonでのプログラミング、RPAツールの利用の3つが選択肢になります。
なかでもRPAは、プログラミング不要で、幅広い用途に使えるため、多くの人におすすめできる方法。
うまく活用すれば、無駄な作業時間を短くし、業務の生産性を大きく向上することが可能になります。
活用にあたっては、業務の棚卸し、運用体制の構築、自社にあったツール選びなどをしっかり行って、成功確率を高めましょう。
画像出典元：Unsplash、Pixabay
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