記事更新日: 2023/08/04
業務効率化や生産性向上を実現するツールとして期待されるRPAですが、「導入したけど使いこなせない」「本当に効果があるの？」という声も耳にします。
実際に、導入に適した業務、製品の選び方、運用の仕方など、きちんと事前に理解を深めておかないと、失敗のリスクがあるのがRPAというツールです。
この記事では、RPAがどんな仕組みか、そして「使えない」と言われる原因とそれを防ぐための対策、さらにマクロとの違いなどを解説します。
このページの目次
そもそもRPAとは、今まで人の手で行っていた定型業務やルーティンワークをAIやロボットで自動化する技術と、そのためのツールです。
うまく使いこなせば業務効率化や生産性向上に効果を発揮するツールで、実際にバックオフィスや営業、人事労務など、様々な分野で成功事例があります。
一方で、誰でも気軽に使えるというわけではなく、いざ導入してみたが効果が出ず「使えない」と感じてしまうケースも多いのが実情。
そこには、RPAに任せる業務の選定や、使い方を間違ってしまっている背景があるといえます。
そのため「使えない」というイメージが一人歩きしてしまっているのです。
では、成功する企業と失敗してしまう企業では何が違うのでしょうか？
RPAを「使えない」と感じてしまう企業の多くでは、導入後に似たような問題が発生し、その結果「あるある」な失敗をしてしまいます。
トップダウンでRPAを導入したは良いものの、実際に現場で働く従業員がツールを使いこなせず、結局効果が出ないというケースは一番の「あるある」です。
特に、導入の目的や効果、具体的な使い方などが十分に理解できていないと、現場目線では、これまでどおり手作業で行った方が楽だと感じてしまいます。
このケースでは、事前のヒアリングや説明会、操作に関するトレーニングなどのコミュニケーションが足りていないことが主な原因です。
RPAは、ローコードとはいえ開発や複雑なワークフロー設定が必要なものが多く、担当者のスキルによってはうまく稼働できないこともあります。
また、一度稼働できても、細かい仕様や設定を変更するたびに操作が途中でストップするようなトラブルが発生してしまうため、結局効率化にはつながりません。
この場合、アサインする運用担当者が間違っているか、そもそもツールとのミスマッチが起きている可能性があります。
ひと口にRPAと言っても、ツールによって機能や対応している業務はさまざまで、成果を出すためには、自社の業務にあったツールを導入することが重要です。
反対に、効率化したい業務に対して誤ったツールを導入してしまうと、想定していたほど自動化が進まず、結果的に効率も上がらないという事態になってしまいます。
導入コストを抑えすぎたり、要件定義をしっかり行わずに見切り発車的に導入すると、こういった問題を抱えることが多くなります。
では、RPA導入で失敗を避けるためには、どんな対策が有効なのでしょうか。
最終的にRPAを運用して業務を効率化するのは現場の従業員なので、彼らの理解を得ることは欠かせません。
トップダウンで導入を決める前に、どの業務に課題を感じているか、どの程度時間を使っているかを現場にヒアリングし、それをもとに対象業務を選定しましょう。
また、導入時には目的や想定している効果を周知し、操作に関する講習の開催、マニュアルの整備なども忘れずに行いましょう。
RPAを導入して成果をあげるためには、大きく以下の2つの役割が必要になります。
それぞれに適したスキル、知識を持った担当者をアサインしましょう。
基本的には、前者をノウハウのある開発部門の人材から、後者を現場から選んで進めるとスムーズに運用が進むはずです。
また、トラブルが発生した際のレポートラインや役割分担の整備も忘れずに行いましょう。
導入するツールとニーズのミスマッチを避けることも重要です。
価格面はもちろん、開発スキルがどの程度必要か、さらに導入形態や処理性能などを基準に比較・検討しましょう。
また、無料トライアルを提供している場合は、実際に対象業務でツールを稼働してみて、うまく自動化できるかを確かめておきたいところです。
RPAを導入する業務を選定するうえでは、そもそもRPAがどんな処理に適しているかを知っておくことも重要です。
基本的にRPAは、定性的な判断を必要とせず、不確定要素が少ない業務に適しています。
つまり複雑な処理や急な変更がある業務、判断が必要な業務には不向きであることを押さえておきましょう。
RPAがもっとも得意とするのが、データを取得してそれを別のシステムに入力する、データをもとに簡単な資料を作成するといった処理です。
例としては、以下のような業務が挙げられます。
特に、大量のデータを扱うような業務の場合、人が行うよりも飛躍的に効率がアップする可能性があります。
システムの起動や毎日行う特定の操作など、ルーティン化された業務もRPAによって代替することができます。
例えば、勤怠管理や日次報告などの業務の一部をRPAで処理することで、拘束時間の短縮や社員の負担減を実現するといった活用例があります。
そのほかにも、ルール化やパターン化ができて、システム上で完結する処理であれば、基本的にはRPAで対応することが可能です。
定型操作を少し発展させて、簡単な連絡業務をRPAで代替することも可能です。
例えば、問い合わせがあった際にパターン分けした文面で返信したり、顧客データに特定のフラグが立った際に担当者にアラートを送ったりすることができます。
このフローをうまく活用できれば、顧客満足度の向上や解約防止アクションの迅速化など、よりクリティカルな分野でも効果を発揮します。
なお、より具体的な導入事例や、自社に合ったツールを比較検討したい方はこちらの記事も参考にしてみてください。
RPAについて検討していると、「マクロでも良いのでは？」という声も聞こえてきます。
実際のところRPAとマクロはどう違い、それぞれどんな業務が得意なのでしょうか。
マクロは、エクセルをはじめとするオフィスソフト上で作成・動作するプログラムで、RPAと同じように特定の処理を自動化することができます。
特徴として、プログラムの作成にVBAというプログラミング言語が必要なこと、オフィスソフトを導入していれば基本的に無料で使えることが挙げられます。
マクロとRPAは一見似ていますが、実は両者には以下のようにいくつかの違いがあります。
| マクロ | RPA | |
| 費用 | 無料（※） | 有料 |
| 拡張性 | オフィスソフト上の処理のみ対応 | PC操作ならほぼ全て対応 |
| 開発ハードル | VBAが必要 | ツールによってはノーコード |
| データ処理能 | 時間がかかる | 高速 |
※オフィスソフトを導入している場合
マクロは費用面でのメリットがある一方で、開発のハードルが高く、拡張性が乏しいのがデメリットです。
この特徴をもとに考えると、マクロとRPAはそれぞれ以下のようなニーズ・環境に適していると言えます。
【マクロに適した業務・環境】
【RPAに適した業務・環境】
複雑な処理を行いたい、幅広い業務を自動化したい場合はRPA一択と考えて良いでしょう。
ただし、マクロの方が導入ハードルが低いため、まずはマクロで自動化を試みて、難しい場合にはRPAを検討するという流れで進めるのもありです。
RPAは業務効率化、生産性向上を期待できるツールですが、うまく成果を出すためにはポイントを押さえる必要があるツールでもあります。
具体的には、自社にあったツール選び、現場への周知の徹底、運用体制の構築といった施策を丁寧に行うことが重要です。
また、そもそもRPAに適していて、現場目線で課題感がある業務を選定するというポイントも見落としてはいけません。
こうしたポイントを押さえることができれば、RPAはきっと「使える」ツールになるでしょう。
画像出典元：Pixabay、Unsplash
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