時間泥棒から距離を置く!仕事の時間泥棒の特徴と対処法を紹介

時間泥棒から距離を置く!仕事の時間泥棒の特徴と対処法を紹介

記事更新日: 2021/03/11

執筆: 編集部

この記事では「仕事の時間泥棒との距離の置き方」を具体的に説明しています。

仕事の時間泥棒とは、生産性のない業務やコミュニケーションをして時間を無駄に奪われる事を指します。

時間泥棒な人と仕事にはいくつか特徴があります。

時間泥棒の特徴から自分が誰かの時間泥棒になっていないかを確認しましょう。

時間泥棒とは

時間泥棒とは、「人の時間を浪費させていく人やモノ」全般を指す言葉です。

「時間泥棒」はドイツの児童文学作家、ミヒャル・エンデの作品『モモ』に登場する「灰色の男たち」が語源になっていると言われています。

仕事をする上で「時間」は重要です。

リモートでも出社・対面でも、人の仕事時間を盗んでいく人とモノの正体は変わりません。

これから説明するのは「仕事の時間泥棒」です。

プライベートは、個人の意志によって時間泥棒への対応が変わります。

時間泥棒とは「距離を置く」

結論から言うと、時間泥棒とは「距離を置く」「回避する」以外の対処法はありません

自分で「時間を守る」が最優先事項です。

自分の時間の主導権を渡さないと同時に、相手の時間への配慮も考えます。

そのために「時間泥棒とは距離置く」ことが必要です

「なぜこの人・業務は時間を無駄に使うのか」について考えることで新しい視点を得られ、解決の糸口を掴めるようになります。

時間泥棒な人とは

時間泥棒な人は時間と同時に、仕事へのモチベーション泥棒にもなります

時間泥棒によって、長時間の仕事になったり、締め切りを守れない事はストレスになり、モチベーションの低下を招きます。

まずは下記に当てはまる人がいたら「距離を置く事」を意識します。

仕事である以上、過剰な「無視」はしてはいけません

必要な仕事・時間・接点か総合的な判断をします。

話・メール文が長い人

時間泥棒の特徴は、メールや話が長いです。

「伝えたい事・重要点がわかっていない」「過剰な丁寧さ」「遠回しな表現」が原因です。

このタイプの時間泥棒には、自分から要約して「こういう意味ですか?」と対応します。

自分からの返信も簡潔な文章を心がけます

相手にシンプルなやり取りで十分意思疎通が出来る事を分かってもらいます。

対面・電話をしたがる人

上記の「話とメールが長い」時間泥棒は、重要ではない事も対面・電話をしたがる傾向があります。

現在のビジネスにおいて「電話」は、時間泥棒の代表です。

メールやビジネスチャットを活用して、双方の時間を尊重するようにします。

それでも必要と感じたら電話という最終選択肢を選びます。

また「手短にお願いします」と一言断りを入れます

何でも聞いてくる人

「調べる前に聞いてくる人」も時間泥棒な人の特徴です。

「電話をすぐしたがる人」と「何でも聞いてくる人」は、受け身・他人事タイプの時間泥棒です。

「(ネットなどで)調べましたか?」と確認して、調べてから質問する流れを促します

当日・直前が当たり前の人

時間泥棒な人は「準備のできない人」「時間管理が苦手な人」です。

当日や直前の予定を入れる・キャンセルする事が日常的になってきたら注意が必要です。

日付だけ決めて明確な時間を提示してこない人も無自覚な時間泥棒の傾向があります。

「日常的に」が時間泥棒の特徴です。

突発的な予定に対応してくれる事に慣れて、時間泥棒になっている事に気付いていません。

このタイプの時間泥棒には徐々に「予定調整が難しい」と伝える回数を増やし、予定管理を促します。

時間泥棒な人の共通項とは

時間泥棒な人の共通項は、無自覚に時間泥棒になっている事です。

自分都合・自分の時間軸に合わせてくれる人達に囲まれていたので「悪気」はないのです。

コミュニケーションと勘違いしている場合もあります。

上記の特徴がある人と仕事をする場合は「距離を置く」が対処法です。

時間泥棒と向き合う事も時間泥棒になるので、「距離を置く」が最善策と言えます。

距離感を見極める必要性

ただし、相手も本当に急ぎや突発的な仕事の場合もあります。

本当に時間泥棒なのかは、相手の話を聞いてから判断する経験を積みましょう

過不足ないコミュニケーションを取ることが「信頼」「適切な距離感」になります。

また、その2つが「いい仕事」「モチベーション」「結果」に繋がります。

双方が良い結論を出せるように自分で対等な環境・尊重し合える関係を作れるようにします。

時間泥棒な仕事とは

業務や社風によって「接待・飲み会」「上司が残っているから帰れないルール」など色々あります。

今回はこの2つの時間泥棒な仕事の特徴を解説します。

曖昧な目的の会議・ミーティング・朝礼

会議やミーティング・朝礼は、利益を生まない時間泥棒な仕事です。

ただ、仕事は一人で完結するものではありません。

会議自体は一定の必要性はあります。

会議の目的
  • 情報収集・共有の会議
  • アイデア出しの会議
  • 意思決定の会議


時間泥棒な会議とは、会議の目的が不明で、課題の範囲が曖昧な場合です。

時間泥棒な会議の特徴

1、目的のない会議 「議題」「議論範囲」「目的」参加者には明確にする
2、結論を持ち越す 仮でも結論を出す、持ち越しは会議を無意味化する
3、会議の時間を守らない スタートと終了時間を平気でずらす会議は危険兆候
4、資料が多い 資料を初見で読みながら会議するのは時間泥棒


上記4点が当てはまる会議は、距離を置く方法を検討します。

報告や読み上げるだけのミーティングは時間泥棒です。

情報収集・共有の会議は情報共有ツール・ビジネスチャットの活用を強化します。

参加者が多い場合も、時間泥棒の可能性があります。

自分の参加が本当に必要かを会議ホストに聞いてみます。

会議ホストは「意見が欲しい、本当に必要な参加者」を見極め、時間泥棒な会議にさせないようにしましょう

長距離通勤・移動時間

長距離通勤と移動時間は、時間と体力を奪う時間泥棒です。

長距離通勤は、仕事の生産性を下げる時間泥棒と言えます。

営業などの移動時間も、時間と体力を奪う時間泥棒です。

営業の場合は、訪問回数よりもオンライン商談などを活用します。

先方にもオンライン商談に慣れてもらい、オンライン上でも信頼関係を築ける事が今後は重要です。

長時間労働(残業)

長時間労働(残業)は、本人の体力とモティベーションを奪っていく時間泥棒です。

長時間労働の原因が「時間泥棒な人」「時間泥棒な仕事」にあるなら、この2つから距離を置きます

味の素 「残業ゼロ」改革 【石塚 由紀夫(著)】

2019年5月26日に日本経済新聞に掲載された「会議と移動は時間泥棒」の記事を書籍化した本です。

 

自分が時間泥棒にならない

時間泥棒の特徴を見てきました。

相手の時間に配慮出来ないのは、自分の行動(時間)を把握できていないからです。

逆算思考と行動管理を意識する

自分が時間泥棒と気付いたら「行動管理」を意識します。

人が管理できるのは、時間ではなく「行動」です。

一つの仕事の工程を「分割」して考えます。

分割工程が「一つどのくらいの時間がかかるのか」を考えます。

目的(ゴール)から行動を逆算する思考を持ちましょう

相手への配慮を考える

時間泥棒にならない為には「相手への時間の配慮が出来るか」が重要です。

自分の時間を守るために、相手の仕事の時間泥棒になるのは本末転倒です。

互いに仕事がスムーズに進むように「ツールの活用」や「適度な回避」をして相手に配慮しましょう。

Web会議システム・目標管理ツール・ビジネスチャット

Web会議システム「Calling」



画像引用元:「Calling」公式HP
 

特徴

Callingの最大の特徴は、Web会議をスムーズに進めるための機能が満載であること。

画面共有やホワイトボード機能はもちろん、資料共有やトークスクリプト機能も備わっています。

会議中のメモや共有した資料を集約して、簡単に議事録として保存できます。

また、会議の主催者は会議終了後に参加者にアンケートを実施可能。参加者の疑問点や考えを個別に確認でき、フィードバックとしても活用できます。

Callingの資料を無料ダウンロード

*引用元:「Calling」公式HP参照

 

Web会議システム「Lite FreshVoice」


画像引用元:「Lite FreshVoice」公式HP

特徴

Lite FreshVoiceは、これといったデメリットが見当たらない優等生です。web会議を考えているなら絶対に検討して欲しいツールです。

会議を実施するにあたってアカウントやアプリは一切不要。この手軽さが圧倒的に支持されています。

スマホやパソコン、タブレット等どんな端末でもOK。URLを共有するだけですぐに最大5拠点でのweb会議をスタートできます。

また、日本で初めて1,000万円までのセキュリティ保証つき。安心して利用できます。

Lite FreshVoiceの資料を無料ダウンロード


*引用元:「Lite FreshVoice」公式HP参照

 

目標管理ツール『HRBrain』

画像出典元:「HRBrain」公式HP

 

特徴

人事評価から人材データ活用・タレントマネジメントまで、人材に関わる一連の業務を効率化できるシステムです。

人事評価だけでなく、総合的に業務改善したい企業に向いています。

シンプルなUIで誰にでも使いやすく、人事のスペシャリストの専任サポートが無料で利用できる点も魅力です。

目標管理システムをはじめて導入する企業や、エクセル管理からの移行を検討している会社などに特におすすめです。

 

目標管理ツール『あしたのクラウド™️』

画像出典元:「あしたのクラウド™️」公式HP
 
 

特徴

あしたのクラウド™️は中小企業やベンチャー企業を中心に圧倒的な支持を得る人事評価システムです。大手企業での導入事例も多く、3,000社を超える企業に活用されています。

その豊富な実績から得たノウハウをシステムに反映しているので、人事評価そのものの精度を格段に高められます。

最適な評価方法に悩んでいる企業におすすめです。

 

目標管理ツール『Goalous』

画像出典元:「Goalous」公式HP
 

特徴

Goalous(ゴーラス)は、各メンバーの目標と進捗をチーム全体で共有できるようになる社内SNS型目標管理ツールです。

写真つきの楽しい投稿で、目標達成のための行動を自発的にシェアしやすくなり、メンバー内のコラボレーションが活発になります。

導入により、目標達成までの活動が明確になるため、プロセス評価としても活用可能。

チームのコミュニケーション環境を整えたい企業におすすめです。

Goalousの資料をダウンロードする

 

目標管理ツール『sai*reco』

画像出典元:「サイレコ」公式HP

特徴

従業員管理から人事評価、給与明細のデータ管理・帳票作成まで、人事業務を効率化できるシステムです。

評価精度を高めることよりも、評価に関わる業務の効率化を優先する企業に向いています。

ワークフロー機能が充実していて、社内申請の電子化・人事情報更新の自動化・評価運用の効率化・面談や研修などの履歴管理が叶います。

クラウド型給与計算システム、給与奉行クラウドと連携できる点も大きなメリットです。

sai*recoの資料をダウンロードする

ビジネスチャットの定番「チャットワーク」

■特徴

チャットワーク(Chatwork)は導入企業数が30万社を超える、最も知名度が高い国産のビジネスチャットツールです。

タスク管理機能があり、社外の人ともツール上で簡単につながれるため、営業ツールとして活用している人も増えています

料金は同じ機能が使えるプラン同士で比較すると、最も低価格のためコスパに優れたツールといえます。

■もっと詳しく!便利なサポート機能
タスク管理機能 チャット上のメッセージを範囲選択しタスクに追加することができるので、使いやすいです。タスク設定時、完了時に通知あり。
チャットワークID 個人のアカウントにチャットワークIDが付与されるので、名刺に記載しておけば、社外の人からも検索・コンタクト追加が可能。

 

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まとめ

時間泥棒な人と仕事についてまとめました。

仕事における時間泥棒とは、距離置くことが対処法です。

この記事を通じて「自分が時間泥棒かもしれない」と気が付いたら、時間ではなく行動の管理を意識します。

時間泥棒対策として、ビジネスチャットやWeb会議などのツールを活用する事も有効な手段です。

時間泥棒から距離を置いて、自分の大事な時間を生産性のある仕事時間にする事が大事です。

画像出典元:O-DAN

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