インターネットFAXのデメリット6つ!メリットや自社に合う選び方も

インターネットFAXのデメリット6つ!メリットや自社に合う選び方も

記事更新日: 2022/09/07

執筆: 桜木恵理子

インターネットFAXは、電話回線を使わずにFAXが利用できる便利なツールです。

従来のFAXにある「紙の管理が面倒」などネックとなる部分を解消しています

さらに、ペーパーレス化や業務効率化、コストダウンも進めることができ、メリットの方が多いと言われていますが、デメリットもあることをご存知ですか?

今回の記事では、インターネットFAXのデメリットや費用相場、番号をそのまま使う方法などを詳しく解説します。

インターネットFAXって何?

「インターネットFAX」とは、インターネット回線を活用しWEB上でFAXを送受信できるシステムを指します。

インターネット回線さえつながれば、従来のFAXに必要だった専用機器は必要ありません

そのため、インターネットFAXのサービスを申し込めばすぐに利用開始することができます。

インターネット回線を使うため、電子データに変換してパソコンやスマートフォンにも送信可能です。

使い方

インターネットFAXの使い方は非常にシンプルです。

インターネットFAXサービス会社で取得した専用のメールアドレスやFAX番号を打ち込めば、問題なく相手に送信できます。

「インターネットFAXのドメイン名」と「相手のFAX番号」を組み合わせて送信するケースが多いです

送受信の仕組み

インターネットFAXでは、PDF・テキスト・画像などあらゆる電子データを、サーバー内で自動的にFAX対応データに変換して送信します

インターネット回線さえあれば、特別な機器は必要はありません。

受信データはメールに添付されて届くため、パソコンやスマホなどどこからでも確認することができます。

また、PDF形式でのダウンロードや印刷も可能です。

コストはツールによって様々

インターネットFAXを使う場合は、企業が提供するサービスを導入するのが基本です。

サービスによって費用も異なるため、自社の予算に合った製品を選びましょう

ちなみに、インターネットFAX利用に必要な費用相場は以下の通りです。

  • 初期費用:1,000円程度
  • 月額費用:500〜2,000円程度
  • 送信費用:10円程度/枚(規定の枚数までは無料のケースもあり)
  • 受信費用:10円程度/枚(規定の枚数までは無料のケースもあり)

インターネットFAXのデメリット6つ

従来のFAXよりも手軽に使えますが、大きく以下6つのデメリットがあるので気をつけましょう。

  • 1. インターネット環境が必須となる
  • 2. 手書き文書の送信は面倒になる
  • 3. 受信料金が発生するケースもある
  • 4. データの受信に気づけない可能性もある
  • 5. 製品によっては取り扱っていない市外局番もある
    6. 現在のFAX番号から変更になる可能性が高い

1. インターネット環境が必須となる

インターネットFAXを使うには、従来と異なりインターネット回線に接続する必要があります。

ビジネス上で日常的に送受信できる状態を維持するには、常にインターネット回線につながなければなりません

通常のFAXは電話回線を使うため、仮に通信障害などが発生しても問題なく使えました。

しかしインターネットFAXでは、万が一通信障害などが起きると、トラブル中の送受信ができないため要注意です。

2. 手書き文書の送信は面倒になる

従来のFAXは、手書きなどに関わらず紙であればすぐに送信できました。

しかし、インターネットFAXは電子データを送信するため、手書き文書を一度デジタル化しなければなりません

デジタル化するには「スキャナで取り込む」「スマホで撮影する」など、ひと手間が必要です。

送信データに何かを記入する必要性がある場合、受信側も「一度印刷して書き込んでから再度PDF化」という手間がかかります。

3. 受信料金が発生するケースもある

従来のFAXと異なり、インターネットFAXは受信時に料金が発生する可能性もあります。

サービスによっても異なりますが、受信料金はおよそ「3〜10円/枚」となるケースが多いです。

従来のFAXとは異なり紙代やインク代を節約できますが、受信枚数が多い企業では損する可能性もあるため注意しましょう

受信料金が発生しないサービスもあるため、自社の受信頻度に応じて適切な製品を選ぶことが重要です。

4. データの受信に気づけない可能性もある

従来のFAXは、受信すると紙が電話機から出てくるため、早い段階で存在に気づけました。

しかしインターネットFAXの場合はメールと同じ形式で受信するため、こまめにチェックしないと見逃す可能性があります。

メールをチェックする習慣がないと大事な文書を見落とすリスクもあるため要注意です

5. 製品によっては取り扱っていない市外局番もある

インターネットFAXは、どのような番号でも利用できるわけではありません。

製品によっては特定の市外局番しか使えないケースもあるので注意しましょう

例えば「東京03・大阪06・横浜045・050のみ取り扱い」「050のみ取り扱い」などのケースです。

市外局番が指定できないと不便なため、全国の番号に対応しているサービスを選ぶとよいでしょう。

6. 現在のFAX番号から変更になる可能性が高い

サービスによっては、今使っているFAX番号からインターネットFAX専用の番号へと変更する必要があります。

ビジネス上の取引でFAXを使用している場合は、相手先への新番号の通知や番号誤り時の対応などが発生してしまうでしょう。

できれば、FAX番号の変更は避けたいものです。

番号変更を回避したい場合は、変更しなくても使用できる方法を利用前にチェックしましょう。

次章で今使っているFAX番号をそのまま使う方法を詳しく解説します。

既存のFAX番号をそのまま使う2つの方法

既存のFAXからインターネットFAXへ変更する場合、基本的には専用の番号に変更する必要があります。

とはいえ、既存の番号を変更して不具合が発生することを避けたい人もいるでしょう。

そこで、既存のFAX番号をそのまま使う方法を2つご紹介します

  • 1. ナンバーポータビリティー対応のツールを使う
  • 2. 転送電話サービスを使う

1. ナンバーポータビリティー対応のツールを使う

「ナンバーポータビリティー」とは、既存のFAX番号を別の事業者でも移転して使う方法です。

携帯電話のキャリア変更の際にナンバーポータビリティーを活用した経験を持つ人がいるかもしれません。

インターネットFAXでもナンバーポータビリティーを活用することで、既存のFAX番号を引き継げます

ただし、ナンバーポータビリティーに対応しているインターネットFAXの提供事業者は限られるため、事前確認が必要です。

2. 転送電話サービスを使う

電話契約に付随される転送電話サービスを使うのもひとつの手です。

インターネットFAXの番号を転送先として設定しておけば、既存のFAX番号に送信されたデータをすべて転送できます

新しいインターネットFAX番号を相手に知らせる必要がないため、コミュニケーションミスが発生しません。

ただし、転送電話サービスに契約するとオプションおよび通話料金が発生するため要注意です。

インターネットFAXのメリット5つ

もちろんインターネットFAXには、従来と異なる仕組みだからこそのメリットもあります。

デメリットと合わせて、自社に合う手段を選択することが重要です。

  • 1. 外出先でも使える
  • 2. FAX機など専用機種の設置が不要となる
  • 3. 安全に管理できる
  • 4. FAXのデータ管理がしやすくなる
  • 5. 迷惑FAXに対してコストを割かなくて済む

1. 外出先でも使える

従来のFAXは室内の電話機から送受信するため、利用する際の時間や場所に制限がありました。

インターネットFAXはスマホやパソコンを使って送受信できるため、外出先でも問題なく利用できます。

「FAXを送受信するために出社する」という非効率な働き方をする必要もありません

2. FAX機など専用機種の設置が不要となる

インターネットFAXは、インターネット回線とスマホ(パソコン)があれば利用できます。

従来のような、出入力に必要な専用機器が不要なため、手軽に導入可能です。

機器を設置しないことで物理的な回線が不要になるため、導入時の初期工事も必要ありません

初期コストを抑えて導入できる点がインターネットFAXの魅力です。

3. 安全に管理できる

紙のFAXでは、文書を安全に管理できるかは、ほぼ人力に頼らざるを得ませんでした。

人力に頼るため、もし紙の管理が雑な人がいると、紛失のリスクが発生するでしょう。

インターネットFAXでは、サーバーや電子データなどについてはサービス提供者側が管理してくれます。

「管理画面のSSL化」「送信先の制限設定」など、さまざまな手段でセキュリティシステムを構築しているため安心です

4. FAXのデータ管理がしやすくなる

紙のFAXでは、届くたびに自社で振り分ける必要があるため、数が膨大になるほど管理が手間でした。

紙で保管すると場所も取るため、効率的な管理は難しいでしょう。

インターネットFAXは、データをネット上に保管できるため書類の割り振りや検索などが非常に楽です

「FAXのファイリング」など大きな負担になる作業をなくせるため、業務効率化にも役立ちます。

5. 迷惑FAXに対してコストを割かなくて済む

企業によっては、無差別にFAXを送信して営業を実施するケースがあります。

受信側からすると、求めていないサービスの文章を見るためにFAXを印刷するのは非常にもったいないです。

インターネットFAXの場合は、受信データの中から必要なものだけを印刷できるため、紙代やインク代が無駄になりません

自社に合うインターネットFAXサービスの選び方

これまでみてきたように、インターネットFAXにはさまざまなメリット・デメリットがあります。

実際に導入する際は、以下の基準をもとに自分に合うサービスを選定することが重要です。

  • 1. 使いたい市外局番や番号を使えるか
  • 2. どんな機能が搭載されているか
  • 3. 費用はどのくらい発生するか

1. 使いたい市外局番や番号を使えるか

インターネットFAXのサービスによっては、希望の市外局番や番号を使えない場合があります。

もし自分で番号を指定できない場合は、取引先に番号変更を通知する必要があるため手間です。

変更の通知忘れがあると、相手企業との連絡に不具合が生じるかもしれません。

取引先とのコミュニケーションミスを防ぐためにも、可能な限り使う番号を指定できる事業者を選びましょう

2. どんな機能が搭載されているか

インターネットFAXの機能はサービスによってさまざまです。

例えば以下のような点が挙げられます。

  • 送受信機能(片方のみの場合あり)
  • ナンバーポータビリティー機能
  • 外部システムとの連携機能
  • 予約配信機能
  • スマホへの対応可否
  • データ管理機能

インターネットFAXを最大限活用するには、自社の目的に合わせた機能を選ぶことが重要です

3. 費用はどのくらい発生するか

インターネットFAXの利用料金の内訳は、大きく分けると以下の通りです。

  • 初期費用
  • 月額料金
  • 送受信の枚数による料金
  • オプションサービスの料金

初期費用については無料のサービスもあります。

枚数ごとの料金や月額費用についても「毎月◯枚までは無料」「30日間無料」など、パターンはさまざまです。

自社での送受信枚数などを考慮し、一番お得に使えるサービスを選ぶとよいでしょう

 

 

無料でインターネットFAXを使う2つの方法

インターネットFAXを使う場合はサービスとの契約が必要なため、原則として費用が発生します。

ただし、以下2つの方法であれば無料で利用することも可能です。

  • 1. 無料ツールを使う
  • 2. 無料トライアルで試す

1. 無料ツールを使う

インターネットFAXサービスにおいて「すべてを完全無料で利用できる」というサービスは基本的にありません。

電話番号の取得や通信料などが発生するため、仕組みとして完全に無料で利用するのは難しいのです。

しかし「◯枚までは無料」「送信だけ無料」というサービスもあるため、活用してみるとよいでしょう。

日常的にインターネットFAXを利用する人でなければ、無料範囲だけでも対応できるかもしれません

ただし、無料であるためセキュリティ面まで保証されているとは限らないため注意しましょう。

2. 無料トライアルで試す

上記とは別で「無料トライアル」という形でお試し利用できるインターネットFAXもあります。

導入を迷っている場合は、一度無料トライアルで試し「自社ではどれくらい送受信するのか?」を検証するのもよいでしょう

ただし無料トライアルとはいえ、継続利用前提のためクレジットカード情報の登録が必要な場合もあります。

利用開始までに若干の手間が発生するため、各サービスの無料トライアル利用条件をしっかりチェックしましょう。

パソコンで送受信する他の方法

インターネットFAX以外に、パソコンでFAXを送受信する方法としては以下が挙げられます。

  • 1. パソコンと複合機をつなげる
  • 2. FAXソフトを利用する

1. パソコンと複合機をつなげる

今使っているFAX複合機の種類によっては、パソコンとつないでFAXを送受信できる機能がついているものがあります。

この機能は「PC-FAX」等と呼ばれています。

現在使用しているFAX複合機と電話回線はそのままに、パソコンと複合機を連携させることで、受信したデータをパソコン上で確認することが可能です

送信時もパソコン上のイメージデータをそのままFAXとして相手に届けられます。

オフィスにあるFAX複合機に「PC-FAX」機能がついているか確認してみましょう。

しかし、複合機とパソコンのOSの組み合わせによっては、使用できない場合もあるため注意しましょう。

2. FAXソフトを利用する

FAXソフトと外部接続できるモデムを利用し、パソコンを電話回線につなぐことでパソコン自体をFAXとして利用することができます

利用には専用のFAXソフトのインストールが必要ですが、インターネットFAXと同じくFAX機自体が不要なため場所を取りません。

FAXソフトには有料サービスもありますが、OSの標準機能として搭載されているケースもあるため利用しやすいでしょう。

しかし、FAXを送受信するためには、常時パソコンを起動し回線に繋いでおく必要があるため注意が必要です。

まとめ

インターネットFAXは、大きな機器を使わずにFAXを送受信できる便利な仕組みです。

従来のように紙を使用しないため、データ管理も手間がかかりません。

サービスを選択する際は、メリットだけでなくデメリットや費用、セキュリティ面、機能などを比較し、自社に合った製品を利用しましょう

画像出典元:pixabay unsplash

 

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