記事更新日: 2023/09/02
社長・代表取締役の交代は組織において、最大の人事異動だといえます。当然それ相応の必要な手続き・やるべきことがあります。
本記事では、社長交代において必要不可欠な社内外の手続きの流れを順を追って、丁寧に解説します。
このページの目次
社長・代表取締役の交代において必要不可欠な手続きの流れは以下の通りです。一つずつ説明していきます。
なお、合同会社の代表社員交代の場合は以下の記事を参考にしてください。
取締役会設置会社という前提で話を進めます。
まず取締役会で、代表取締役選定の決議をします。なお、定款に定めることにより株主総会の決議によって、代表取締役を定めることも可能です。
ちなみに、代表取締役は取締役の中から選ばれます。従業員から代表取締役となるケースの場合、事前に取締役就任を承諾していることが必要となります。
またこの際、社長職務代行順位を決定します。社長に事故が起こり、職務の遂行が不可能となった場合に、誰が代行をするかを取締役会で決議します。
取締役会の決議方法については、以下の記事を参考にしてください。
代表取締役選定の決議が終わったら、その議事録をもって登記変更の手続きを行います。
期限は決議から2週間以内ですが、登記簿が発行できないとその後の手続きが進まないので、できるだけ早めに行いましょう。
登記変更には以下の書類が必要です。
なお、会社の条件によって必要書類は変わってきますので、あくまで参考としてください。
変更登記申請書については、新旧の代表取締役の氏名・住所の記入が必要です。
また登録免許税として、資本金の額が1億円以下の会社については1万円、それを超える資本金の会社は3万円の費用がかかります。
印鑑（改印）届書は、代表の変更に伴って会社の実印となる代表印を変更する場合に必要です。
なお、登記変更については以下の記事も参考にしてください。
商業・法人登記変更手続きは、変更が生じたときから2週間以内にしなければならないと定められています。
これを過ぎてしまうと、登記懈怠(とうきけたい)と呼ばれ、代表者個人に罰則が発生する可能性もあります。
そのため登記変更はスピーディに行う必要があります。
登記変更は煩雑で時間のかかる手続きであるため、専門家に依頼する方法がもっとも簡単です。
しかし「外注できる知り合いにいない」「今は余裕がない」など外注が難しい場合もあると思います。
そのような方におすすめしたいのが、オンライン登記書類作成サービスです。
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登記手続きをしてから1~2週間後に、登記簿が発行できるようになります。登記簿は税務署・県税事務所・市町村役場への代表者変更届の際に必要になります。
登記簿の取り方には、
の3パターンがあります。
それぞれの具体的なやり方は以下の記事で解説しています。
税務署（国税）、県税事務所（県民税）、市町村役場（市町村税）の3ヶ所に代表者変更届を提出する必要があります。
税務署の窓口に行けば、3ヶ所分の3枚複写の用紙をもらえるので、税務署まで用紙をとりにいくと良いです。
健康保険・年金について代表者変更届の提出が必要です。協会けんぽ・年金事務所に提出します。
登記簿などの添付書類は不要です。新旧社長名・住所を記入するくらいの簡単な手続きです。
なお、労働保険・雇用保険については代表者変更の手続きは不要です。ハローワーク・労基署には何も提出する必要がありません。
社長・代表取締役交代時のその他の手続きとしては以下が挙げられます。
社長が交代することを社内で通知します。
社員より先に、社外の人間が社長交代を知っている状態は滑稽です。内部統率ができていないと思われてしまいますので、社内通知を徹底しましょう。
社長の交代が決まったら、社外の関係者に挨拶状を出しましょう。社長交代した当日の日付で発送するのがベストです。
社長交代の挨拶が遅れれば、取引先からの印象が悪くなる恐れもありますので、欠かさず行うようにします。
また特に重要な取引先には、直接会いに行くのが望ましいです。
社長交代の挨拶をメールで行うのはあまりおすすめできません。人によっては、マナー違反と感じる場合もあります。よほどの理由がない限りは、手紙で挨拶を行うべきです。
社長交代の挨拶状は業者に丸投げできます。挨拶状の出し方については以下の記事で解説しているので、参考にしてください。
社長の変更に伴い、定款や就業規則の変更が必要な場合があります。前社長の名前が入っている箇所はないでしょうか？
定款や就業規則をあらためて確認しておきましょう。
報告書や掲示物などの書類を整理します。社長交代で変わってくるものもあります。フォーマットに前社長の名前がある場合などはよくあるケースです。
資料としてわかりやすく保管し、必要なときに閲覧できる状態にしておくのが望ましいです。また、社長交代のタイミングで掲示物も一新すると良いでしょう。
社長が変われば、ホームページに記載している代表取締役の名前を変える必要があります。また社長挨拶がある場合は、そのページも差し替えなければなりません。
代表の名刺を作り直す必要があります。社長交代後にすぐ必要になるので、早めに準備しておきましょう。
銀行口座の名義変更も必要です。
この手続きはそれほど難しいものではありません。銀行の案内にしたがって進めましょう。
基本的に、代表者の交代によって契約書の内容が無効になるケースは少ないですが、社長交代時の再締結を求める特別な取り決めがある可能性もあります。
契約書の再締結が必要でないか見直すことをおすすめします。
資格、許認可の届け出が必要な場合もあります。
今回は、社長・代表取締役の交代において不可欠な手続きの流れを解説してきました。
事務手続きが大半となるので面倒ではありますが、これらをしっかりと行わないと企業としての信頼を損なってしまいます。そのようなことにならないためにも、前もって準備し、抜けのないように進めていってください。
特に挨拶状は意外と手間取るうえに、出すのが遅れると取引先との信頼関係にも影響します。早めに着手して、余裕をもって進めましょう。
画像出典元：Pixabay
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