組織図ってなんのためにあるの?作成に使えるツールも紹介!

組織図ってなんのためにあるの?作成に使えるツールも紹介!

記事更新日: 2022/02/28

執筆: 河野亜希

組織図は社内の組織設計を形にしたものです。

組織設計を行う際にはその構造を示すために組織図が作成されます。

組織図は社内で機能している組織をデザインした結果であることを認識する必要があります。

この記事では組織図をどう活用すべきか、組織図を作成するメリットや組織構造の種類のほか、組織図を作成するためのツールについて紹介します。

組織図は必要なのか

組織図とは

企業の組織は目標を達成するために、全体で分業と統制を行いながら機能しています。

組織を構成するそれぞれの部門がどんな機能を担い、誰によって統制されているのかを示したものが「組織図」です。

一般的に、組織図は各部門の階層構造と位置関係を示した機構図の形で示されます。

場合によっては部門ごとの構成メンバーの基本情報を記載した組織表や、レポートラインを図式化した指揮命令系統図が作成されます。

組織の形を可視化する際に記載すべき情報は、誰が何のために運用するものかによって異なります。

組織図は必ずしも必要ではない?

組織図は定款や就業規則のような法律にもとづく作成義務はありません

そのため、社内の分業体制や指揮命令系統が明確になっていない創業間もない会社や中小企業では、組織図自体を作成していないことや実態を反映していないこともあります。

しかし、組織が成長していくに伴い、どのような形で統制を図っていくか?という問題が必ず表面化してきます。

なかには、問題を認識せずに組織運営が続けられているケースも少なくありません。

既に組織体制が確立されている場合でも、新規事業や事業環境の変化によって組織体制の見直しをする場合には、新たな組織設計を行うために組織の構造を把握する必要があります。

組織図は作らなければいけないものではありませんが、組織運営を円滑に続けていくために必要不可欠なものといえます。

組織図を作るメリット

社内にも社外にも組織構造が伝わりやすい

社外に示す企業情報やマニュアルレポートといった、Web情報や配布物などに組織図が掲載されることは多々あります。

株主を始めとする利害関係者が多い上場企業や、社会的責任の大きい大企業などでは多くが会社情報のなかに組織図を記載しています。

それらの組織図は、企業が組織運営の現状を社外に向けて伝えるための情報開示の一環という意味合いで作られます。

社内向けに組織図を示すことは、従業員が自社の組織を理解して、それぞれの立ち位置を把握することにつながります。

指揮命令系統を明確に把握できる

組織図は、それぞれの部門の上下関係や統制の範囲を図式化しています。

指揮命令系統が明確になるので、それぞれの部門がどのような形で統制されているかを把握することができます。

経営戦略の基盤となる

経営学では、チャンドラーの「組織は戦略に従う」とアンゾフの「戦略は組織に従う」という2つの命題がよく知られています。

組織と戦略は相互に関係するものであり、組織の形は一定に留まるものではありません。

「組織は戦略に従う」というのは、変化する環境に適応するために組織を最適化すべきという考え方です。

一方「戦略は組織に従う」という考え方は、組織の持っている強みを活かすためには組織のあり方に沿った戦略を作るべきというものです。

いずれの考え方にしても、経営戦略や事業計画に沿って組織体制が変更される場合や現状の組織体制の強みを活かした経営戦略を策定することが行われます。

その際に組織の構成を形にした組織図は、戦略策定の基盤となるものです。

組織図(組織構造)の種類

組織を新たに作る場合、あるいは、組織の構造を把握する場合に、組織構造には種類があることを知っておく必要があります。

組織のサイズや成り立ちによって特徴が異なるため、それに合わせた組織図を作成します。

フラット型

中間管理層を廃し、重層的な管理階層をもたないのがフラット型組織です。

階層構造を持つピラミッド型組織に対して、責任と権限の所在が明確であり、意思決定の伝達スピードが速く機動的な組織運営ができます。

一方で、管理スパン(管理できる人数)の限界があるため、大規模な組織には取り入れにくい組織構造です。

さらに、組織のメンバーには自律性が求められること、連携や協力して行う組織全体としてのパフォーマンスを発揮しにくいといったデメリットがあげられます。

階層型

中間管理層を重層的に配置し、トップダウンの指揮命令系統を持つ組織構造です。

ピラミッド型組織、官僚型組織ともいわれます。

階層分業と機能分業を明確にした合理性に基づく組織構造です。

フラット型組織と反対に、意思決定が遅くなる点や組織が肥大化・官僚化しやすいことなどがデメリットといわれます。

部門別型

商品カテゴリー、販売地域、顧客などを単位とする部門に分割された組織構造です。

さらに分権管理を進めたものは事業部制組織と呼ばれます。

それぞれの部門、事業部ごとに自律性の高い事業展開が可能になります。

反面、組織としての横のつながりを持ちにくい、重複する経営資源が無駄になるといった点がデメリットです。

マトリックス型

2ボスシステムともいわれるマトリックス型組織は、階層型と同じ垂直方向と製品別・地域別など横方向から2重の指揮命令系統で管理統制を行う組織構造です。

多くの製品分野と販売地域を持つグローバル企業などで多く採用されています。

高度な経営管理が求められる一方、不確実性の高いビジネス環境のなかで強みを発揮する組織構造といわれています。

組織図の作成方法

組織図を作成するシチュエーションはさまざまなケースが考えられます。

ここでは、組織体制が確立されていない会社が組織図を作成する場合の手順について解説します。

小規模な組織を対象とします。

自社で作る場合

自社で組織図を作る場合には、以下のステップを踏んで作業を行います。

STEP 1. 仕事の棚卸しと見える化

既存の職務と個人の業務をリスト化し整理するとともに、ワークフローと業務に関わる承認手続き等を洗い出します。

STEP 2. 管理ポジションと管理対象の明確化

部門全体の職務、個人の業務の管理ポジションと管理対象を切り分けて、職務・業務の責任と権限の所在を明確にします。

STEP 3. 組織図の作成と職務設計の見直し

上記1と2を踏まえ、管理階層と部門間の関連性をもとに組織図を作成します。

その際に既存のレポートラインや職務設計に問題・課題があれば見直しを行います。

外注する場合

組織図を作るにあたって、組織体制の見直しを図る必要がある場合には「自社で作る場合」にあげた作業を組織人事系のコンサルタントに外注することも選択肢の1つです。

数多くの企業を見てきた実績のあるコンサルタントは、上手く機能する組織や組織が抱えやすい課題の事例を多く知っています。

第三者的な立場から自社の組織を見直してみることで、より良い組織にすることができます。

分かりやすい組織図を書く4つのポイント

継続的に運用される組織図は、組織の実態に即した分かりやすいものにすることが重要です。

活用される組織図を作成するための4つのポイントをご紹介します。

主に、

1. 色を使う時は出来るだけ少ない色数で書く

2. 太字や細字で差別化する

3. 階層構造を明確にする

4. 必要な情報を記載する


があげられます。

詳しくみていきましょう。

1. 色を使う時は出来るだけ少ない色数で書く

カラフルな組織図はあまり見かけませんが、最近ではWebサイトに掲載される組織図に、枠や背景に色を使うものも見られるようになってきています。

本来、決まりがあるものではないため色使い等は自由ですが、情報としての意味と見やすさを意識して色分けすることが重要です。

2. 太字や細字で差別化する

色使いと同様、階層の上下関係や部門の並列関係を示す際に、文字の大きさを変えることで表現する方法もあります。

3. 階層構造を明確にする

組織図は階層構造をもとにツリー状の図として描かれます。

権限のレベルや部門の位置づけなど、部門や機関をどの階層に配置することが適しているかを吟味する必要があります。

4. 必要な情報を記載する

一般的に、組織図は機関と部門の名称で構成されますが、運用の目的によってはレポートラインや担当者名など必要な情報を記載します。

情報が多すぎるとわかりにくいものとなるため、目的に応じた情報を加えて運用しましょう。

組織図作成におすすめなツール3選

組織図を作成するためのツールやアプリについて、無料で利用できるものを3つ紹介します。

エクセル

マイクロソフトの表計算ソフト。

メニューのなかの「SmartArtグラフィック」に組織図のテンプレートがあり、簡易な組織図を簡単に作成することができる。

メリット

  • 専用ソフトやアプリ等を新たに導入する必要がない
  • エクセルが使えれば簡単に組織図を作成することができる

 

デメリット

  • エクセル操作にある程度慣れていることが必要
  • 細かく作り込もうとすると手作業の要素が多くなる

 

Googleスプレッドシート

ブラウザから操作できる無料のGoogleの表計算ソフト。

グラフ機能のなかに組織図の作成メニューがある。

メリット

  • 専用ソフトやアプリ等を新たに導入する必要がない
  • 共有可能

 

デメリット

  • Googleのアカウントが必要
  • グループごとに色分けや線の色を指定できない

 

Canva

画像出典元:「canva」公式HP

ブラウザから利用可能なグラフィックデザインプラットフォーム。

豊富なグラフィックのテンプレートがあり組織図のパターンも充実している。

メリット

  • 専用ソフトやアプリ等を新たに導入する必要がない
  • 直感的な操作が可能

 

デメリット

  • 無料アカウントを作る必要がある
  • 無料版ではテンプレートの数が限られる

 

まとめ

企業情報として公開されている組織図は、外部に向けた情報発信の1つです。

組織図は組織体制を表すものであり、新たに組織づくりを行う場合や組織体制を見直す際に作成されます

組織図を作成することで、組織の実態を把握し、課題の発見や企業の成長にもつなげていきましょう。

画像出典元:pixabay

最新の記事

起業LOG運営のプロトスター社では一緒に働く仲間を募集しております

ページトップへ