社長交代の挨拶状はどう出す？出し方・出すタイミング・文例を紹介

社長交代における挨拶状のマナー

社長交代や代表者変更の際に挨拶状を出すとき、誰の名前で出すのか、いつの日付で出せばいいのかなど、メールとは違った不明点が出てきます。

挨拶状には、社長交代を知らせるという役目とともに、会社の在り方に変化がないことを伝える役割もあります。

マナーを欠いた挨拶状では、相手からの印象を悪くしてしまいかねませんので、次のポイントに注意して挨拶状を用意しましょう。

1. 差出人は新社長の名前にする

挨拶状は、新社長が就任したことを伝えるものですから、差出人は新社長の名前で出します。

旧社長については挨拶文のなかで退任したことを伝え、差出人に名を連ねる必要はありません。

2. メールではなく書面で出す

儀礼的におこなわれる挨拶状は、メールだと受け取る相手によっては無礼だと思われてしまうこともあります。

日々の簡略的なやり取りでは便利なメールですが、相手に敬意を伝えるものとしては、いまだ書状のほうが好まれているからです。

このことからも、社長交代は会社の顔が変わることを意味しており、さらには変わらぬ取引を願うといった意味合いも込められていることから、挨拶状は書面で出すものとされているのです。

3. 一般的な形式を守る

挨拶状における書式は、一般的に使われている形式を守るようにしましょう。

独自性を出したいからと奇抜なものにするのは、相手によっては非常識と思われてしまったり、失礼だと感じたりする人もいますのでおすすめできません。

それよりも、誰もが常識的だと感じる形式であるほうが、違和感なく受け入れられやすいといえます。

4. 本文に記載する日付は社長就任日にする

挨拶状に記す日付は、就任日を記載します。

また、署名に記す日付は、年月のみの記載となり、こちらは発送する時期に合わせた日付を記載します。

たとえば、就任日が2月27日で、発送が3月1日になる場合は、書状本文に記す日付は「2月27日」となり、署名で記す日付は「3月」もしくは「3月吉日」とするのが通例です。

5. 取引先やお世話になった相手すべてに出す

取引状況や相手によって、挨拶状を出す・出さないを決めるべきではありません。挨拶状は、会社の代表が変わることを伝えるものです。取引先は、当然その情報を知っておくべき間柄にあります。

また、会社がお世話になっている相手であれば、何も知らないうちに代表が変わっていることは心象が良くありません。

これらのことを踏まえて、社長交代時には満遍なく挨拶状を出すのが礼儀となります。

社長交代で送付する挨拶状のタイミング

社長交代が決定したら、早めに挨拶状を出したほうがいいことは予想できます。

挨拶状は、社長交代後1週間以内に送付するのがベストです。

なぜなら、挨拶状を送る前に万が一取引先やお世話になった人たちの耳に、社長交代の知らせが届いてしまうと相手にとって心象が悪いものとなってしまいます。

挨拶状が遅くなったことで、相手に変な勘繰りをされてしまったり、意図せず良からぬ噂が流れてしまったりすることもあります。

また、相手によっては挨拶がないと勘違いされ、関係に影響が出てしまうかもしれません。

社長交代が決まったら速やかに挨拶状の手配を開始しましょう。

挨拶状の発送までの流れ

挨拶状を送るタイミングに間に合わせるには、どのような流れで挨拶状を用意すればいいのか。また、どのような手順であれば、無駄なく挨拶状を準備できるのか。ここでは、準備から発送まで一連の流れを解説します。

1. テンプレを利用して文面を用意する

新社長が就任することが確定したら、諸手続きと並行して挨拶状を用意しましょう。

一般的に挨拶状は、社長交代によるものでも特別な文言を記載する必要はなく、テンプレートを利用して文面を作成して問題ありません。

また、印刷業者を使う場合は、基本的にテンプレートが用意されており、それを選ぶことがほとんどです。

文例テンプレート

※1：『▲▲の候』には、時期に合わせた時候の挨拶を入れます。
※2：『●●●●』には、前社長の名前を入れます。
※3：『■■■■』には、新社長の名前を入れます。

2. 送付先をリストアップ

取引先やお世話になった相手など、会社や新社長と関係のある相手先をすべてリストアップします。

3. 印刷業者に依頼する

送付先が決まったら、業者に挨拶状の印刷を手配します。コストを考えると、1ヶ所だけに見積もりを依頼するよりも、複数の業者に見積もりを依頼した方が相場もわかります。

4. 封入する

挨拶状が出来上がったら、封筒に入れて送付します。

このとき、挨拶状の表と封筒の宛名側を同じ方向にするのがいいとされる考えと、取り出した時に文面がすぐに見えるようにするのがよいとされる2通りの考え方があるようです。

古くからのマナーを重んじれば前者となりますが、相手のことを考えるのであれば後者の方が親切です。

どちらで封入しても今は特に問題視されることはないようですが、取引先に年配者が多いのであれば、前者のほうが無難です。

社長交代の挨拶状をもらったら

反対に、取引先などから社長交代や代表者変更の挨拶状をもらったらどう対応したらよいでしょうか。

この場合も挨拶状同様、受領後速やかに返信のお便りを作成し、相手方に送付しましょう。

新社長の就任をお祝いする言葉、旧社長に対する長年の感謝の言葉など文面に盛り込みましょう。

おすすめの印刷業者3選

挨拶状の印刷を業者に依頼する際、選ぶポイントはコストと納期です。業者ごとに印刷枚数によって必要な費用が異なります。

また、文面をまるごと依頼するのか、ある程度文面を決めた状態で依頼するのかによって、納品までにかかる日数も違います。

文章のプロが監修「挨拶状ドットコム」

画像引用元：挨拶状ドットコム

特急仕上げを選べば、最短当日で出荷してくれます。急ぎで挨拶状を用意したいときに便利です。

また、封入投函まで依頼すれば、発送まで対応してくれるので挨拶状の封入や発送といった煩わしい作業をすべて丸投げが可能です。

 

老舗印刷会社「挨拶状の達人」

画像引用元：挨拶状の達人

納品にかかる送料以外にも、投函代行費用や校正費用（4回まで）が無料でコスパの良さが魅力です。

納品までは校正を承認してから最短3営業日。投函代行の場合は最短5営業日での投函です。スピードに拘らなければ、こちらがおすすめです。

宛名筆耕も依頼できる「ビジネス挨拶状印刷.com」

画像引用元：ビジネス挨拶状印刷.com

宛名は印刷ではなく手書きで出したいという要望に応えてくれるのがこちら。

筆耕士による宛名書きを1枚当たり143円で請け負ってくれます。すべて印刷だけで済ませてしまう時代での手書きは、心象の良いものになります。

まとめ

社長交代で発送する挨拶状は、普段書くものでもないため、不明なことや疑問も多いものです。

どのような手順で、何に注意すればいいのかがわかれば、いざというときに困りません。ぜひ参考にしてください。

また印刷業者については「挨拶状ドットコム」がおすすめです。

社長交代は手続きが多いにもかかわらず、挨拶状は交代後なるべく早く出す必要があるので、どうしてもスケジュールがタイトになります。

そのような場合でも「挨拶状ドットコム」だと最短当日に発送できるので対応をとりやすいです。

画像出典元：PEXELS