記事更新日: 2019/02/19
社長の交代を社外に知らせる挨拶状。現在はITの発達によって、他社とのやりとりでもメールを使うことがほとんどです。しかし、社長交代においてメールでの連絡は礼を欠くことになりますので、手書きの挨拶状が必須です。
手書きの書状に書き慣れていないことに加えて、滅多に機会のない挨拶状は、いつどんなタイミングでどのように出すのがベストなのかなど、わからないことばかり。
そこで今回は、社長交代での挨拶状の出し方や出すタイミングと、文例について解説します。
このページの目次
挨拶状を出すとき、誰の名前で出すのか、いつの日付で出せばいいのかなど、メールとは違った不明点が出てきます。
挨拶状には、社長交代を知らせるという役目とともに、会社の在り方に変化がないことを伝える役割もあります。
マナーを欠いた挨拶状では、相手からの印象を悪くしてしまいかねませんので、次のポイントに注意して挨拶状を用意しましょう。
挨拶状は、新社長が就任したことを伝えるものですから、差出人は新社長の名前で出します。
旧社長については挨拶文のなかで退任したことを伝え、差出人に名を連ねる必要はありません。
儀礼的におこなわれる挨拶状は、メールだと受け取る相手によっては無礼だと思われてしまうこともあります。
日々の簡略的なやり取りでは便利なメールですが、相手に敬意を伝えるものとしては、いまだ書状のほうが好まれているからです。
このことからも、社長交代は会社の顔が変わることを意味しており、さらには変わらぬ取引を願うといった意味合いも込められていることから、挨拶状は書面で出すものとされているのです。
挨拶状における書式は、一般的に使われている形式を守るようにしましょう。
独自性を出したいからと奇抜なものにするのは、相手によっては非常識と思われてしまったり、失礼だと感じる人もいますのでおすすめできません。
それよりも、誰もが常識的だと感じる形式であるほうが、違和感なく受け入れられやすいといえます。
挨拶状に記す日付は、就任日を記載します。
また、署名に記す日付は、年月のみの記載となり、こちらは発送する時期に合わせた日付を記載します。
たとえば、就任日が2月27日で、発送が3月1日になる場合は、書状本文に記す日付は「2月27日」となり、署名で記す日付は「3月」もしくは「3月吉日」とするのが通例です。
取引状況や相手によって、挨拶状を出す・出さないを決めるべきではありません。挨拶状は、会社の代表が変わることを伝えるものです。取引先は、当然その情報を知っておくべき間柄にあります。
また、会社がお世話になっている相手であれば、何も知らないうちに代表が変わっていることは心象が良くありません。
これらのことを踏まえて、社長交代時には満遍なく挨拶状を出すのが礼儀となります。
社長交代が決定したら、早めに挨拶状を出したほうがいいことは予想できます。
挨拶状を送る前に取引先やお世話になった人たちの耳に、先に社長交代の知らせが届いてしまうかもしれません。それでは、相手にとっても心象が悪いものとなってしまいます。
そのようなことを避けるためにも、挨拶状は社長交代後1週間以内に送付するのがベストです。
時間をおいてしまうと、相手に変な勘繰りをされてしまったり、意図せず良からぬ噂が流れてしまったりすることもあります。また、相手によっては挨拶がないと勘違いされ、取引に影響が出てしまうかもしれません。
挨拶状を送るタイミングに間に合わせるには、どのような流れで挨拶状を用意すればいいのか。また、どのような手順であれば、無駄なく挨拶状を準備できるのか。ここでは、準備から発送まで一連の流れを解説します。
新社長が就任することが確定したら、諸手続きと並行して挨拶状を用意することになります。まず、文面を用意するところから始めます。
何を書くかは、テンプレを利用すると便利です。一般的に挨拶状は、社長交代によるものであっても特別な文言を記載することはありません。
また、印刷業者を使う場合は、基本的にテンプレートが用意されており、それを選ぶことがほとんどです。
株式会社〇〇〇〇
代表取締役社長
〇〇〇〇様
拝啓
▲▲の候（※1）、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度、〇〇月〇〇日の株主総会にて、代表取締役社長の●●●●（※2）が〇〇役となり、
私儀■■■■（※3）が代表取締役社長に就任いたしました。ここに謹んでご報告を申し上げます。
微力ながら誠心誠意、業務に邁進する所存でございます。
なにとぞ前社長同様のご指導ならびにご鞭撻を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
略儀ながら書中をもってご挨拶とさせていただきます。
謹言
平成〇〇年〇〇月
〇〇〇〇株式会社
代表取締役社長 ■■■■（※3）
※1：『▲▲の候』には、時期に合わせた時候の挨拶を入れます。
※2：『●●●●』には、前社長の名前を入れます。
※3：『■■■■』には、新社長の名前を入れます。
取引先やお世話になった相手など、会社や新社長と関係のある相手先をすべてリストアップします。
送付先が決まったら、業者に挨拶状の印刷を手配します。コストを考えると、1ヶ所だけに見積もりを依頼するよりも、複数の業者に見積もりを依頼した方が相場もわかります。
挨拶状が出来上がったら、封筒に入れて送付します。
このとき、挨拶状の表と封筒の宛名側を同じ方向にするのがいいとされる考えと、取り出した時に文面がすぐに見えるようにするのがよいとされる2通りの考え方があるようです。
古くからのマナーを重んじれば前者となりますが、相手のことを考えるのであれば後者の方が親切です。
どちらで封入しても今は特に問題視されることはないようですが、取引先に年配者が多いのであれば、前者のほうが無難でしょう。
挨拶状の印刷を業者に依頼する際、選ぶポイントはコストと納期でしょう。業者ごとに印刷枚数によって必要な費用が異なります。
また、文面をまるごと依頼するのか、ある程度文面を決めた状態で依頼するのかによって、納品までにかかる日数も違います。
画像引用元：挨拶状ドットコム
特急仕上げを選べば、最短当日で出荷してくれます。急ぎで挨拶状を用意したいときに便利です。
また、封入投函まで依頼すれば、発送まで対応してくれるので挨拶状の封入や発送といった煩わしい作業をすべて丸投げできます。
画像引用元：挨拶状の達人
納品にかかる送料以外にも、投函代行費用や校正費用（4回まで）が無料でコスパの良さが魅力です。
納品までは校正を承認してから最短3営業日。投函代行の場合は最短5営業日での投函です。スピードに拘らなければ、こちらがおすすめです。
画像引用元：ビジネス挨拶状印刷.com
宛名は印刷ではなく手書きで出したいという要望に応えてくれるのがこちら。
筆耕士による宛名書きを1枚当たり143円で請け負ってくれます。すべて印刷だけで済ませてしまう時代での手書きは、心象の良いものになります。
社長交代で発送する挨拶状は、普段書くものでもないため、不明なことや疑問も多いものです。
どのような手順で、何に注意すればいいのかがわかれば、いざというときに困りません。ぜひ参考にしてください。
また印刷業者については「挨拶状ドットコム」がおすすめです。
社長交代は手続きが多いにもかかわらず、挨拶状は交代後なるべく早く出す必要があるので、どうしてもスケジュールがタイトになります。
そのような場合でも「挨拶状ドットコム」だと最短当日に発送できるので対応をとりやすいです。
なお社長交代時の手続きについては以下の記事で解説しています。
画像出典元：PEXELS
