【例文アリ】部署異動のメール・スピーチを作成するポイントを簡単に紹介！

【例文アリ】部署異動のメール・スピーチを作成するポイントを簡単に紹介！

記事更新日: 2024/02/22

執筆: 木下千恵

部署移動の際は、お世話になった部署と移動する部署に対して挨拶やスピーチを行う必要があります。最初と最後にマナーを意識した挨拶・スピーチを実施することで、周りに良い印象を与えられます。

しかし、部署移動の際はどのような内容を話せば良いのか、どのような内容がマナーとして正しいのかなど、重要な場面だからこそどのような挨拶をするべきなのかわからないことが多いですよね。

本記事では、部署異動の挨拶メール・スピーチ例文や知っておくべきマナーについて解説します。

このページの目次

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【挨拶メール】部署異動の例文を簡単に紹介

続いては、現部署・異動先・社外（取引先等）の例文を3つに分けて解説します。

なお、どのケースでも、一斉送信を避けるべき場合と一斉送信でも問題ない場合があります。詳しくは後述の「挨拶のマナー」をご覧ください。

現部署

部署異動が決定したことを現部署に伝える場合、異動の事実と感謝・業務を引き継ぐ人物を伝えましょう。

個人的にメールを送付する場合、仲の良さや役職に合わせて作成しましょう。

【件名：異動のご挨拶】

【本文】

〇〇部の皆様

お疲れ様です。〇〇です。

この度、私事ですが〇月〇日付で〇〇部へ異動することになりましたので、ご連絡いたします。

皆様と共に勤務し、ご指導をいただいたからこそ今の自分がいます。

ここで学んだ経験を生かし、△△部でもお役に立てるよう精進します。

異動後の業務は、後任の▲▲（氏名）へ引き継ぎます。

今後の連絡は▲▲までいただければ幸いです。

（000-000-000 〇〇〇〇@〇〇.com）

本来は直接ご挨拶に伺うところ、メールでのご連絡になり恐れ入ります。

引き続き何卒よろしくお願いします。

 

異動先

異動先に対して部署異動の挨拶メールを作成する際は、いつから異動するのかとこれからお世話になる旨を記載しましょう。

【件名：異動のご挨拶】

【本文】

△△部の皆様

お疲れ様です。この度、異動により、〇月〇日付けで〇〇部に着任いたします、（氏名）です。

前部署で培った経験を活かし、〇〇部での仕事に早く慣れるよう邁進してまいりますので、ご指導、ご鞭撻のほどよろしくお願いします。

緊急の連絡先は以下のようになりますので、着任前にご用件などございましたら、以下までご連絡ください。

（000-000-000 〇〇〇〇@〇〇.com）

 

社外（取引先等）

社外に対して部署異動のメールを送付する際は、今までお世話になったことや直接連絡できないこと、これからの業務を誰に引き継ぐのかを伝えましょう。

【件名：異動のご挨拶】

【本文】

△△株式会社　△△様

お世話になります。〇〇株式会社の〇〇です。

突然ではございますが、この度〇月〇日付で△△部へ異動することとなりました。

本来は直接ご挨拶に伺うところ、メールでのご報告となることをお詫びいたします。

△△様には着任以降、様々なことを勉強させていただきました。

後任は、同部署の〇〇（名前）が担当させていただきます。

十分に引き継ぎをいたしますので、何卒よろしくお願いいたします。

（000-000-000 〇〇〇〇@〇〇.com）

今後も変わらず、ご愛顧いただけますと幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。


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【挨拶スピーチ】部署異動の例文を簡単に紹介

続いては、部署異動の挨拶スピーチ例文を現部署と異動先の2つ紹介します。

現部署

部署移動の際に現部署へ挨拶スピーチを実施する場合、今までお世話になった感謝とこれまでの簡単な思い出を話しましょう。

【挨拶スピーチ内容】


本日はこのような場を設けていただき、有難うございます。

この度、〇月〇日付で、〇〇部署に異動することになりました。

この部署で、皆様と一緒に働けた様々な経験は、私にとって大きな糧となりました。

（部署でのエピソード）

これまでの経験を活かし、新天地でも精進していきます。

今後とも関わりがあるかと存じますが、またご指導のほどお願いいたします。

 

異動先

異動先でスピーチを行う際は、簡単な自己紹介と意気込みを話しましょう。

スピーチを話す際はできるだけ元気にすることで、明るい印象を持ってもらえます。

【挨拶スピーチ内容】


本日付けで配属になりました、〇〇と申します。

私は〇年に入社し、〇〇部署では〇〇を担当していました。この部署では〇〇を担当させていただく予定です。

出身地は〇〇で〜（簡単な自己紹介を行う）

これまでの経験を活かしつつ、できる限り早く戦力になれるよう精進いたします。

皆様どうぞ、ご指導・ご鞭撻のほど、何卒よろしくお願いいたします。

 

おさえておくべき！異動挨拶の作成ポイント

異動挨拶を作成する際は、重要なポイントを抑えておく必要があります。作成時のポイントは以下の3つです。

  • 確実に辞令が決定したタイミングで伝える
  • 既存の部署、異動先、取引先に向けて作成する
  • 異動の事実と感謝を伝える

 

確実に辞令が決定したタイミングで伝える

部署異動の挨拶は、確実に辞令が決定したタイミングで伝えましょう。

正式に発表されていない状態で作成・伝えてしまった場合、引き継ぎ作業のタイミングがずれてしまうため、社内で不要な混乱を発生させる可能性があります。

正式な辞令が出てない場合、異動先の部署が変更になるケースや異動自体がなくなることもあります。

内示のタイミングで周りに伝えてしまうことはマナー違反となるため、必ず正式な辞令が出た後に内容の作成・伝えるようにしましょう。

異動の事実と感謝を伝える

正式に部署異動が決まった際は、周りやお世話になった人に対して異動の事実と感謝を伝えましょう。

異動のあいさつには、具体的な異動日・異動先の部署名・業務を引き継ぐ人物を伝える内容も含まれるため、事前に確認が必要です。

業務的な内容以外にも、今までお世話になった感謝や新たな部署での決意を伝えることで、周りに良い印象を与えられます。

また、感謝を伝える際は謙虚で素直に話すことで、異動後も良好な関係を築けるでしょう。

既存の部署、異動先、取引先に向けて作成する

部署異動が決まった際は、既存の部署だけではなく異動先や取引先にも内容を伝えましょう。

移動先の部署では、初配属日のスピーチを考えておきましょう。

また、自社だけではなく、取引先に対しても異動の挨拶は必要です。

社内と同じくクライアントは異動先の部署でも関わりがある可能性が高いです。

そのため、必ず異動前にメールや電話・対面などで、挨拶を済ませておきましょう。

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知っておくべき！異動挨拶の際の大人のマナー

異動挨拶にもマナーが存在するため、メールや対面で行う前に把握しておくことが重要です。

大人として知っておくべき、異動挨拶のマナーは以下の通りです。

  • 挨拶の目的と対象をはっきりさせる
  • メールの一斉送信は避ける
  • ネガティブな内容は伝えない
  • 挨拶の時間は短くする
  • お礼と後任の紹介は必ず行う

 

挨拶の目的と対象をはっきりさせる

異動の挨拶を行う際は「なぜ挨拶するのか」と「誰に挨拶するのか」をはっきりさせておきましょう。

基本的に異動の挨拶は、今までいた部署・取引先・新しい配属先の3つです。

既存の部署と取引先に対しては、これまでお世話になったお礼と印象に残っているエピソードを伝えることで、具体的に感謝の思いを伝えられます。

また、新しい配属先の挨拶に関しては、部署の従業員に自分はどういう人間なのか、前部署では何をしていたのかなど、自己紹介中心に伝えましょう。

自己紹介に加えて、自身のパーソナルな部分やこれからの意気込みを伝えることで、良い印象を与えて打ち解けやすくなります。

メールの一斉送信は避ける

メールにて異動の挨拶を実施する場合、一斉送信はできるだけ避けましょう。

一斉送信を行う場合、個人に対して具体的な内容を記載することができず、ありきたりな内容となってしまいます。

お世話になった人物や都合によりメールでの挨拶になってしまった場合、過去のエピソードを交えて個人宛に送付することで感謝の思いが伝わります。

また、都合によりメールでしか異動の挨拶ができない場合は「本来であれば直接会ってご挨拶するべきところ」などのクッション言葉を添えることで、謙虚な内容を作成可能です。

今まで直接会ったことのない人物、関わりの少ない方にメールを送付する際は一斉送信でも問題ありません。

しかし、CCに入れてしまうとアドレスが見えるだけではなく、相手に不快な思いを与える可能性があるため、Bccを利用しましょう。

ネガティブな内容は伝えない

メールや対面で異動の挨拶を実施する場合、ネガティブな内容は伝えないことが重要です。部署異動に対して不満がある場合でも、相手にその旨を伝えてしまうと不愉快な気持ちにさせてしまう可能性が高いです。

また、ネガティブな内容を話していたことが社内に広まると、異動先の従業員や上司の耳に入ることがあります。

基本的に異動の挨拶は、事実と詳細・感謝を伝えることがメインとなるため、ネガティブな内容は伝えないようにしましょう。

挨拶の時間は短くする

退職の挨拶を行う際は、1〜3分程度の短い時間を目安にしましょう。これまでの思い出や感謝の気持ちがあり、挨拶の時間が長くなってしまいがちです。

挨拶の時間が長くなると周りにだらけた印象を与えてしまう可能性があるため、伝える内容は簡潔にまとめて、長くならないよう意識しましょう。

また、スピーチの内容を考える際は、絶対に伝えたいことを1〜2つに絞ることで、すっきとり好印象を与えられます。

お礼と後任の紹介は必ず行う

部署異動の挨拶は、必ずお世話になった人に対してのお礼と後任の紹介を実施しましょう。

いつ・どこの部署へ異動するのかも重要なポイントですが、感謝の言葉が抜けていては悪い印象を与えてしまいます。

また、自身が対応していた業務を誰に引き継いだのかを伝えることで、異動した後も良好な関係を築けます。

前部署や取引先とは、今後仕事をともにする可能性があるため、必ずお礼と後任の紹介は行いましょう。

まとめ

部署異動の挨拶は、何を・誰に伝えればいいのかわからなくなってしまいがちです。

マナーを知らずに移動の準備を進めてしまうと、前部署や取引に対して不快な思いをさせてしまいます。

そのため、本記事を参考に、大人のマナーを守った挨拶を行い、スムーズに部署移動を進めましょう。

画像出典元：pixabay、グレープストーン公式サイト

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