記事更新日: 2024/01/17
新しい職場で働くことが決定した際に送る必要のある「着任挨拶のメール」。
ただ、「実際にどんなことを書けばいいんだろう？」と疑問に感じている方も多いのではないでしょうか。
今回は、着任挨拶メールを書くときに気を付けることや正しい書き方について解説します。
編集部
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このページの目次
まずは、着任挨拶メールを書くときのポイントをしっかり押さえておきましょう。
メール内で伝えるべきことや、メールを送る時期についても解説します。
着任挨拶メールで最低限伝えることは、主に以下の3つです。
基本的に相手はあなたについて詳しく知らないので、まずは挨拶と名前を明記しましょう。
加えて、以前はどんな仕事をしていたのかを簡単に記載すれば、「私はこんな人です」と相手に伝えることができます。
メールの文末は、「お役に立てるように尽力させていただきます」など、着任後の意気込みを記載して締めてみてください。
着任挨拶メールは、転任地で良い印象を持ってもらうことが目的なので、仕事に対してやる気があることを伝えれば、きっとすぐに受け入れてもらえます。
ただ、着任後の熱意を伝えたいからと長々と文章を綴るのはNG。
簡潔ながら相手の心に響くような文章を心がけましょう。
前職でどんなに様々な仕事をこなしてきたからといって、横柄なメールを送るのはおすすめできません。
着任挨拶は信頼関係を築くチャンスであると同時に、第一印象が決まる瞬間でもあります。
もし、「この人は高飛車だな」「いい加減な人だな」と思われてしまえば、今後仕事を行う中でも、最初のイメージが先行してしまい馴染むまでに時間がかかってしまうかもしれません。
望まない着任であったとしても、「新しい場所で心機一転して頑張ります！」というような気持ちが、謙虚に伝わるメールを送信しましょう。
あなたが部下を持つ立場なら、今後どのような信念で職場を動かしていきたいのか等、相手に心を開いてもらえるような文章を意識しながら作成してみてください。
部下がいない立場の場合は、仲間として受け入れてもらえるように思いやりの心が伝わるようなメールを記載してみましょう。
メールで「この人は丁寧な人だな」と好印象を持ってもらえば、今後のやり取りもスムーズに運ぶはずです。
着任挨拶のメールを送るベストタイミングは以下の通りです。
【前の職場】
上司などの社内宛：着任日当日中
取引先などの社外宛：着任後、できるだけ早いタイミング
【新しい職場】
上司などの社内宛：人事異動の辞令が出された日
取引先などの社外宛：着任後、できるだけ早いタイミング
「着任挨拶のメールを送るのは必ず辞令が発表されてから」ということを押さえておきましょう。
まだ公表されていない段階でメールを送ってしまうと、社内で騒ぎが起こる可能性があるので注意が必要です。
着任の前後は新しい職場への準備でバタバタしがちですが、必ず着任後すぐにメールを送りましょう。
一方で、直属の上司などお世話になった人には、実際に会って感謝の言葉を告げるのもおすすめです。
どうしても時間が合わない場合は、電話や個別のメールを送り、今までのお礼をしっかりと伝えましょう。
新しい職場へ着任の挨拶を行う場合の例文を、メールと対面の2パターンに分けて解説します。
【上司宛】
件名：着任のご挨拶
〇〇支店 販売促進部 課長 〇〇様
この度、〇月〇日付で〇〇支店に着任させていただく△△と申します。
前部署では、3年間営業として新規顧客の開拓に努めておりました。
〇〇支店では、〇〇様をはじめとした皆様の力になれるように精進いたします。
ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。
メールにて恐縮ですが、取り急ぎ着任のご挨拶を申し上げます。
署名
【同僚宛】
件名：着任のご挨拶
〇〇支店 販売促進部 各位
この度、〇月〇日付で〇〇支店に着任させていただく△△と申します。
異動前は、営業部にて新規顧客の開拓に励んでおりました。
何かとご迷惑をおかけするかと思いますが、一層業務に努めていく所存です。
メールにて恐縮ですが、取り急ぎ着任のご挨拶を申し上げます。
署名
【部下宛】
件名：着任のご挨拶
〇〇支店 販売促進部 〇〇さん
この度、〇月〇日付で〇〇支店に着任させていただく△△と申します。
以前は、営業部にて業務の構築及びマネジメントに7年間従事しておりました。
着任後は、〇〇さんをはじめとする皆さんに業務の内容や意見を伺いながら、仕事に注力できる環境作りに努めていきます。
メールにて恐縮ですが、取り急ぎ着任のご挨拶を申し上げます。
署名
ここでのポイント！
▶︎一目見て分かるように、メールのタイトルは分かりやすいものにしましょう！
▶︎誰に宛てた内容であっても、正しい言葉遣いと丁寧な表現を心がけましょう！
本日よりこちらでお世話になる△△と申します。
これまでは、〇〇支店にて3年間、主に〇〇の業務を担当しておりました。
新しい環境で皆さんのお力になれるよう、精一杯尽力させていただく所存です。
趣味はカフェ巡りで、休日はお気に入りのお店で至極の一杯を楽しんでいます。
慣れるまでご迷惑をおかけいたしますが、少しでも早くお役に立てるように頑張りますので、よろしくお願いいたします。
ここでのポイント！
▶︎ダラダラとしたスピーチは聞き手側に苦痛を与えるため、30秒～1分にまとめるのがベスト！
▶︎新しい部署の人はあなたのことを知らないので、自己紹介と抱負を必ず話しましょう！
▶︎趣味や家族のことなどの個人情報は、相手に親近感を与え、会話のきっかけになります！
編集部
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社外・取引先にて着任挨拶を行う場合は、失礼のないように丁寧な文章を心がけましょう。
メールと対面の2パターンに分けて解説します。
【異動前の取引先宛】
件名：〇〇支店着任のご挨拶
株式会社〇〇 販売促進部 〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の△△です。
突然ではございますが、この度〇月〇日付で〇〇支店に着任させていただく運びとなりました。
〇〇様には在任中温かいご指導をいただき、私自身社会人として大きく成長することができました。
心より御礼申し上げます。
〇〇様におかれましてはご多忙かと思いますが、どうかくれぐれもご自愛ください。
署名
【新しい取引先宛】
件名：〇〇支店着任のご挨拶
株式会社〇〇 販売促進部 〇〇様
平素より大変お世話になっております。
株式会社△△の△△と申します。
この度、〇月〇日付で〇〇支店に着任いたしましたので、ご連絡させていただいた次第です。
以前は、営業部にて業務の構築及びマネジメントに7年間従事しておりました。
貴社にお力添えできるよう、誠心誠意努めてまいります。
改めてご挨拶に伺わせていただきますので、その節はよろしくお願いいたします。
メールにて恐縮ですが、取り急ぎ着任のご挨拶を申し上げます。
署名
ここでのポイント！
▶︎異動前の取引先に宛てたメールは、必ず今までお世話になったお礼を伝えましょう！
▶︎社外への着任挨拶は、これまでの経験や実績をしっかりと伝え、「頼りになりそう！」と安心感を持ってもらえるような文章を考えてみましょう！
【新しい取引先向け】
株式会社△△の△△と申します。
本日、弊社〇〇支店へ着任いたしましのでご挨拶に伺いました。
以前は、営業部にて業務の構築及びマネジメントに7年間従事しておりました。
これまでの御社との絆を大切にしながら、さらなる発展に向けて精一杯尽力させていただきます。
何卒よろしくお願いいたします。
ここでのポイント！
▶︎「新天地でも頑張ります！」というやる気を見せられるように、明るくはきはきとした声で話しましょう！
▶︎相手への思いやりや、取引先にどんな貢献ができるのかを加えることで、「この人となら上手くやれるかも」と感じてもらうことが可能！
元部署への着任挨拶は、今までのお礼と着任後も変わらず関係を続けたい旨を話してみましょう。
件名：異動のご挨拶
営業部の皆様
お疲れ様です。△△です。
このたび辞令を受け、〇月〇日付けで〇〇部へ異動し、無事着任いたしました。
在籍中は皆様から温かいご指導をいただき、誠にありがとうございました。
〇月以降は、後任として◇◇さんが業務を担当します。
本来であれば直接ご挨拶にお伺いすべきところですが、メールでのご連絡となりましたことをお許しください。
今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。
署名
件名：異動のご挨拶
営業部の皆様
突然ではございますが、〇月〇日付けで〇〇部へ異動いたしました。
本来ならお伺いをしてご挨拶すべきところを、メールでのご連絡となり誠に申し訳ございません。
後任は△△さんが業務を担当します。
営業部では、皆様と一緒に達成したプロジェクトからたくさんのことを学ばせていただきました。
心より感謝を申し上げますと共に、皆様のますますのご活躍をお祈りしております。
今後とも変わらず、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。
署名
ここでのポイント！
▶︎どこにいつ着任したのかはもちろん、誰に後任を任せているのかもしっかり記載することが大切！
▶︎あまりにも事務的な文章では堅苦しい印象を与えてしまうので、必ず今までのエピソードなども記載しながら、感謝の気持ちを伝えてみましょう！
▶︎今後も頻繁にやり取りをする相手には、電話番号やメールアドレスなども送付するのがおすすめ！
本日は、このような場を設けていただきありがとうございます。
この度、〇月〇日付けで〇〇部へ異動することになった△△です。
皆様と一緒に働けたことで、私自身社会人として大きく成長することができました。
新天地でもお役に立てるように頑張りますので、今後ともよろしくお願いいたします。
ここでのポイント！
▶︎他の人の業務に差支えないように、簡潔に要点をまとめましょう。
▶︎現部署での思い出を話した後、前向きな言葉で締めくくるのがベスト！
着任・異動挨拶メールは一斉送信されることが多いので、返信をするべきか迷う方もいるかもしれません。
しかし、せっかく連絡がきているのですから、返事をするのが礼儀と言えるでしょう。
できるだけ24時間以内にタイトルは変更せず返信してみてください。
返信メールには、以下のような内容を記載しましょう。
受け入れる側はもちろん送り出す側も、異動する人との接点が全くなくなるわけではないので、ぜひ丁寧な対応を心がけてくださいね。
メールだけで引継ぎのご挨拶を済ませるのも良いですが、挨拶の際にギフトを贈ることで、メールだけの挨拶よりもあなたの印象を残せます。
編集部
ギフトひとつで「できるやつだな！」と思ってもらえたら嬉しいですよね。
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着任挨拶のメールは、「自己紹介」「以前の仕事」「今後の意気込み」を伝えてみてください。
丁寧で相手を思いやった文章を作成すれば、きっと新しい部署にもすぐ馴染むことができるでしょう。
今回の例文を参考に、ぜひとびきりの着任挨拶メールを作ってみてはいかがでしょうか。
メールに加え、さらにギフトをお渡しすると、お相手に好印象を持ってもらえますよ！
画像出典元：Pixabay、Unsplash、「グレープストーン」公式サイト
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