「ご担当者様」の正しい使い方！封筒やメールの例文・3つの英語表現

「ご担当者様」の正しい使い方！封筒やメールの例文・3つの英語表現

記事更新日: 2024/02/01

執筆: 桜木恵理子

本記事では、「ご担当者様」の使用場面、使い方、注意点、英語での表現方法などを解説します。

ビジネスシーンでよく目にする「ご担当者様」という表現ですが、使い方を誤ると二重敬語になってしまうことがあります。

このように正しい使い方を知らないことで、メールなどで伝わる印象も変わってきます。

編集部

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「ご担当者様」を使うシーンとは？

「ご担当者様」という表現は、ビジネスシーンで多く使用されます。

具体的には、書面やメール、電話や訪問先などで目にすることが多いでしょう。

ここでは代表的な3つのシーンを解説します。

1.封筒や書面

封筒や文面を送る際、原則として宛先の名前を記載する必要があります。

しかし、初めての連絡で担当者の名前が不明な場合や、漢字に確証が持てない場合などは、「ご担当者様」という書き方を用いることができます。

2.メール

書面を送るときと同様で、メールでも原則宛先を明記する必要があります。

メールを送信する際、担当者名が不明な場合は「ご担当者様」を使いましょう。

3.電話や訪問先

はじめて電話や訪問をするとき、担当者がわからない場合があります。

いずれの場合でも、まずは自分の名前を名乗ってから、「〇〇社の〇〇と申します。恐れ入りますが、〇〇（用件）のご担当者様はご在席でしょうか？」などと伝えましょう。

「ご担当者様」の正しい使い方・例文

ここからは、「ご担当者様」の正しい使い方・例文を解説します。

1.封筒・書面やメールの場合

業務を進めるうえで、取引先とメールや書面でやりとりしなければならない機会があるでしょう。

とはいえ、はじめて書面やメールを送るときには、担当者の名前がわからないこともあります。

そのようなときに、以下のように「ご担当者様」を使います。

【例文】

  • 株式会社◎◎　総務部　ご担当者様
  • ◆◆株式会社　経理部　▲▲ご担当者様
  • ◇◇に関するご担当者様にご連絡いたしました

 

2.電話や訪問先の場合

ビジネスシーンにおいては、電話をかけたり直接訪問したりする機会があります。

しかし、どの方が担当者なのかわからないケースもあるでしょう。

そのようなときに、以下の例文のように「ご担当者様」を使用します。

【例文】

  • 採用のご担当者様は、本日ご在席でしょうか
  • ご担当者様のお名前を伺ってもよろしいでしょうか
  • ◆◆（自社名あるいは自分の名前）から電話があったことをご担当者様にお伝えいただけますでしょうか

 

3.社内の他部署の場合

ときには、社内の他部署における担当者を確認しなければならないこともあるでしょう。

もし担当者が1人だとわかっている場合は、「総務部　ご担当者様」という書き方を使うことができます。

しかし、担当者が複数いる場合は「各位」という表現を用いる必要があります。

ただし、企業によって社内メールの書き方は統一されているはずですので、他部署から来たメールなどを参考にして、その書式にならうようにしましょう。

「ご担当者様」は二重敬語？4つの注意点

ここからは「ご担当者様」を使うときの注意点を解説します。

二重敬語にならないようにする

「ご担当者様」という表現には、「二重敬語と捉える説」と「二重敬語とは捉えない説」の2説があります。

いずれの場合であっても、一般的に「ご担当者様」という表現は普及しているため、ビジネスシーンで使用しても問題ありません。

ただし、「ご担当者様」は相手が1人の時にのみ使用可能な表現。

相手が複数だからといって「ご担当者様各位」などと、敬称を重ねることは二重敬語となります。

担当部署は正式名称を使う

担当者の名前がわからない場合でも、部署の正式名称は記載しておくのがベターです。

企業にはさまざまな部署があるため、「株式会社▼▼　ご担当者様」という表記や、受付での「ご担当者様をお願いいたします」だけの情報では、どの部署の誰宛なのかわからないからです。

メールや封筒を受け取った方が、内容を確認して届け先を探す手間がないように、先方に迷惑をかけないための配慮も重要です。

相手の名前が分かる場合は使わない

名刺交換をしていたり、相手の名前を把握していたりする場合には、「ご担当者様」を使わないようにしましょう。

面識があるにもかかわらず、「ご担当者様」を用いてしまうと、相手から不信感を買うことにつながります。

御担当者様としない

「御担当者様」という表記も可能ですが、あまり一般的ではありません。

基本的には「ご担当者様」という表記を用いるようにしましょう。

「様」「各位」「御中」の使い方

ここからは「様」「各位」「御中」の使い方を解説します。

「様」

「様」は、個人宛に使用される敬称です。

名前がわかっている場合や、特定の人の場合には「様」を用います。

たとえば、以下のとおりです。

  • 新卒採用ご担当者様
  • 株式会社◆◆　広報部　△△様
  • 株式会社△△　総務部　部長　◇◇様

「御中」

「御中」は、宛先が特定の個人以外のときに使用される敬称です。

複数人を対象にした部署や団体宛に送るときには、「御中」を使うと覚えておきましょう。

たとえば、以下のとおりです。

  • 株式会社◇◇　経理部　御中
  • ◆◆株式会社　広報部　パンフレット制作担当御中

以上からわかるように、「ご担当者様御中」という表記は使えませんので注意しましょう。

「各位」

「各位」は、複数人を対象にして、文書の文頭で使用される敬称です。

「各位」は、「皆さま」という表記よりも丁寧な言い方で、意味合いとしてはほとんど同じです。

ビジネスの場面では、「担当者の皆さま」よりも、「担当者各位」のほうが好まれる印象があります。

例文は、以下のとおりです。

  • 役員・部長各位
  • 人事部　担当者各位

ただし「各位」は「御中」とは異なり、宛先に使うことはできませんので注意が必要です。

外国語で「ご担当者様」は？3つの英語表現

まず英語における「ご担当者様」の表現を3つ解説し、最後にフランス語とドイツ語の表現方法も紹介します。

1.To whom it may concern

英語でのビジネスレターでは、受取人がわからない場合やしてしていない場合は、”To whom it may concern”というフレーズが慣例的に使われます。

To whom it may concernという表現には、「ご担当者様」や「関係者各位」という意味があります。

2.Dear someone in charge

To whom it may concern以外にも、Dear someone in chargeという表現も可能です。

in chargeは「〜を担当する」というイディオムです。

たとえばSomeone in charge of Accounting Department「経理部のご担当者様」という使い方ができます。

3.Dear＋担当部署名（あるいは役職）

あとは、単純に届けたい部署や役職を入れて送ることも可能です。

たとえば、以下のとおりです。

  • Dear IT Department
  • Dear Marketing Team
  • Dear HR Manager

部署全体や複数人を対象に使用する「御中」や「各位」も、Dearで表現できます。

4.ドイツ語・フランス語における「ご担当者様」

日本語における「ご担当者様」に近いニュアンスを持つドイツ語やフランス語の表現は、以下のとおりです。

【ドイツ語】
Sehr geehrte Damen und Herren,（受取人の性別が不明、あるいは会社・複数人宛のとき）
An alle, die es angeht,（事務書類を不特定多数の人に出すとき）

【フランス語】
Madame, Monsieur（受取人の性別が不明、あるいは受取人がはっきりしないとき）

まとめ

今回は、「ご担当者様」の使い方や注意点を中心に解説しました。

「ご担当者様」という表現は、担当者の名前がわからないときに宛先として使用できます。

ただし「ご担当者様」と、「各位」や「御中」は併用できないため注意しましょう。

また、企業名や部署名は正式名称で記載するなどの配慮も重要です。

敬称や敬語の正しい使い方も踏まえて、適切な場面で使っていきましょう。

画像出典元：O-DAN

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