boxは、全米上位500社の67%に利用されているオンラインプラットフォームで、高いセキュリティ対策、簡単な操作性などが強みのツールです。
実際に、編集部が日本のユーザーに行った取材でも、多くのユーザーが「セキュリティへの安心感」を評価していました。
反対に不便と感じる点には、他システムとの連携がスムーズにいかないことがある点、一般的なストレージサービスと差別化できる特徴がないなどを挙げるユーザーがいました。
boxは、全米上位500社の67%に利用されているオンラインプラットフォームで、高いセキュリティ対策、簡単な操作性などが強みのツールです。
実際に、編集部が日本のユーザーに行った取材でも、多くのユーザーが「セキュリティへの安心感」を評価していました。
反対に不便と感じる点には、他システムとの連携がスムーズにいかないことがある点、一般的なストレージサービスと差別化できる特徴がないなどを挙げるユーザーがいました。
データ容量の大きいファイルを、社内保管用と、外部送付用とわけるために使用していた。
2017年1月～2022年6月頃まで
導入を決定したシステム部門の担当者が移動になったため。再契約手続きの対応が社内で中に浮いた形になってしまったため。
・Webブラウザーで直観的に使用できるシンプルなUIのため、マニュアル無しで利用の開始ができる。
・簡単に親フォルダの中に下層フォルダが発行できて、データの管理がしやすい。
・ファイルごとアップロードできるので、フォルダに含まれているファイル名を確認できる。
・有料ツールのため、契約期間終了の社内手続き対応が大きい会社の場合不便。
・管理者を立てる必要があるため、ツールの選定・契約・管理を行う部門と実務で利用する部門が異なると、容量のアップ等の要望を理解してもらうのに時間がかった。
・ブラウザーで使用できるのは便利だが、複数階層の場合、どこの階層にアクセスしているか迷うUIであった。
フォルダごとにアクセス権限を設定できたので、社内のみで使用するフォルダと外部協力会社へアクセスを許可することで、データの送受信がスムーズ行えた。
外部ツールとは連携していなかったが、データアップロードの連絡はBacklogにて連絡することで、アップロードの日時の管理を行っていた。
ITリテラシーが低いスタッフがデータをやり取りする場合は、PCのローカルファイルのようにフォルダごとアップロードできるので、直観的で使いやすいと思う。
アクセスするIDやフォルダのアクセス権限を管理者がしっかりと管理する必要があるため、管理体制がしっかりしていないと使いにくいツールとなる。
不明
本部間を横断したデータのやりとりに、特別サーバーを立てることなく利用できることを期待して導入した模様。
2022年10月～2023年4月現在も利用中
・各ユーザーに対するアクセス権の設定が簡単。必要となった場合に、すぐ設定ができる。
・box for driveとプログラミングの相性が良く、重宝している。
・文字列の検索性に優れている。ファイルの中まで探し、候補を表示してくれる。
・ブラウザでアクセスした際に、並べ替えのデフォルトの設定が更新順なのがナンセンス。
・使い始めた時に、アクセス権がなくなることが何度かあった。
・box for drive がcドライブを圧迫しているように見えて、混乱する人が多かった。
Pythonのようなプログラミング言語でデータにアクセスする際に、ローカルストレージのように扱える点は素晴らしい。
多数の人とデータをやりとりする際に、必要なユーザーにのみアクセス権を付与可能で、その操作が簡単なので、使い勝手がいいと思う。
また、大量のデータを用いてプログラミングを行うような部署も、コードとの親和性が高いと思うのでおすすめしたい。
不明
環境への配慮という観点から、紙媒体からインターネット媒体への移行が社内で進んでいたことが、導入に至った決め手かなと思う。
2020年4月〜2023年4月現在も利用中
・かなりメジャーで使いやすいシステムであったため、講習をほとんど行うことなく社内へ導入ができた。
・他の企業でも使っていることが多いので、企業間でやり取りがしやすい。
・中途入社の社員は既に使い方を知っていたり、学生時代に使っていたりする社員も多くいた。
・他の共有サービスと比べて安かった。
・共有するデータ数やデータの量が多くなってくると、読み込みにかなり時間がかかってしまう。
・共有時にURL共有を行うと、頻繁にエラーが発生する。
Microsoft365の連携がうまく取れている。
共有するデータ数やデータの量が多くなって来ると、読み込みにかなり時間がかかってしまうことから、取り扱うデータ数があまり多くない場合は、かなりお勧めできる。
不明
１人あたり月額料金が3,000円のプラン
コロナ禍で在宅ワークが増えたので、在宅でも効率的に業務を進めることができるように導入した。
2020年4月～2023年4月現在も利用中
・ランニング／イニシャルコストが、他社製品に比べて1割ほど安かった。ストレージあたりの料金も他社に比べて安い。
・サイバー攻撃関連やアクセス権など、セキュリティ面が他社製品に比べて強かった。
・BoxDriveと併用することで、操作性が抜群に上がった。具体的には、BoxDriveを使えば、エクスプローラファイルに、ドラッグやコピペでファイルのアップロード、ダウンロードができ、時間短縮になる。
・BoxDriveというアプリを使用しないと、操作性が格段に悪くなる。BoxDriveを利用できないならば正直契約はしなかったと思う。
・BoxDriveを利用しないと、1つのエクセルデータをアップロード／ダウンロードするだけでも、30秒ほどかかる。Boxのようなクラウドサービスを利用する目的の一つに、会社以外の場所にいながら、会社さながらの作業ができる点があると思うが、これだけ時間がかかるとイライラする。
・ネット規制を引いている国や僻地地域では、急に使用できなくなることもある。
・一度誤って削除したデータの復元が、ユーザーだけでは難しい。サポートチームに頼めば可能。
リモートワークを推奨している会社にお薦めしたい。
特に従業員が多く、複数人で同時にタスクを仕上げるグループは、Boxがあったほうが作業は捗る。
逆に、出社前提の会社は、積極的に利用する必要はないと思う。
今後コロナや災害があったときに備え、契約はしておいても良いかもしれないが、例えば管理職限定で使用させるなどして、コストダウンを検討した方が良い。
１人あたり月額料金が3,000円のプラン
社内での共有ネットワークの構築のため。
部署の垣根を超えたファイルの共有が可能になり、便利なため。
2023年1月〜2023年3月現在も利用中
・ローカルからツールサービスへのデータの移動が、スムーズ。
・権限の付与が細かく決められて、設定の方法も分かりやすい
・上記について、グループごとや個人ごとに、閲覧範囲の指定ができる。そのため、正社員以外に、アルバイトや派遣社員等多種多様なスタッフがいるが、セキュリティ面も安心してデータを預けることができた。
・共有リンクの期限が決められる為、データのセキュリティも安心。
・シンプルなUIで、初心者や派遣社員等でも操作しやすい。
・社内で膨大なデータを他部署に提出する必要があるんだが、その際にboxツールを使えば、すぐに共有リンクが作れる。
・webでBoxを開かなくても、エクスプローラー上からデータの移動やコピー・変更等の操作が可能なのだが、VPNの接続等が影響しているのか、エクスプローラー上からBoxを開こうとする際に、エラーが頻発する。
・パソコンのセキュリティ更新等が、社内で不定期に一括で行われている。その為、更新後にパソコンを起動すると、いくつかのアプリはその更新に順応せず、ショートカットから開けない事象が起こる。Boxは、よくそのアプリに該当する。
・上記の事象が不定期で発生する為、いちいち再起動をしたり、アプリの更新・再インストールをする必要が出て来る。
下記のような会社で使用するには、かなり使えるツール。
社員数が多い、営業〜分析〜実行チームなど部署が多い会社。
また、正社員や請負業者、コンサル業者の介入がある、派遣社員がいる等、スタッフ層が幅広い会社。
実際、7000人規模の会社で使われているので、間違いない。
不明
お得意さんと共有しても問題ないアプリだった。
2018年4月～2023年4月現在も利用中
・ストレージ容量が無制限。ネット環境さえあれば、デバイスの容量を気にしなくて済むので大変便利。
・契約外への招待が簡潔にできて、ある程度の機能も利用してもらえる。
・大量にアップロードする時に上手くいかない時がある。GigaFile便を使っていたが、便利さが圧倒的に異なる。出来ることも全く違うので、そもそも比較対象するべきではないのかもしれないが…。
多くのデータを扱う会社におすすめできる。
社員や外部の企業との共有が多い企業にも、向いている。
不明
それまで使用していたストレージがすぐに圧迫されるようになってしまったので、それへの対処と、管理の手間を省くためだったらしい。
2020年頃～2023年4月現在も利用中
・フォルダの作成が簡単なので管理がしやすい。フォルダ管理がしやすいおかげで案件ごとに整理整頓できる。
・社外へのファイル共有やファイルリクエストの操作も簡単なので、ファイル転送ツールなどを利用出来ない企業間でも安心して活用できる。
・UIもとても親切な設計に感じる。
特にない。かなりの頻度で使用していいて、重いデータのアップロード時でもに重くなることがない。
One Noteで重たいデータを貼り付けたい時に、BoxのURLを貼り付けて使用している。
制作物を管理するライブラリとしてもとても優秀なツールなので、制作物が多い企業さんにおすすめしたい。特にオフラインで管理してデータの圧迫に悩んでいるところは導入してほしい。
不明
「Enterprise」というプランで月額4,620円
cadデータなどをdvdなどで手渡していたが、セキュリティの観点からクラウドを導入した。
2017年4月～2023年3月現在も利用中
・boxドライブに招待されるだけで、データ閲覧や作成、保存などのデータ間やりとりができる。
・招待するユーザーを任意で選べるので、プロジェクト参加者だけ招待などしやすい。
・ユーザー権限を選べて、編集者とビューアーで分けられる。
・利用最少ユーザー数が3人以上からと決まっている。
・セキュリティの種類や範囲などが、購入プランによって大きく変わる。
cadデータなど容量の大きいデータをやり取りする会社に、お勧めする。
メールのように何通かに分けて送付する必要がなく1回でやり取りでき、セキュリティ面でもメールより優れていると思うので。
「Enterprise」というプランで月額4,620円
リモートワークをする際、共有するツールとして導入。
2022年10月〜2023年3月現在も利用中
・アップロードしやすい
・ほぼ動きが悪くなる事はない。
・説明書は特に読まなかったが、触ったり使っていくうちに慣れた。
・複数人で作業する際は、オンライン機能を使うとリアルタイムでデータを共有でき、自動的に最新化される。
・上記の場合、誰がどこを作業中なのかも分かる為、他の人が何をやっているか作業も把握しやすく、指示もしやすい。
・共有したくない時は、自分の分だけダウンロードして使える。
不便だと感じた点を教えてください。
・データが重すぎると、画面が固まることがある。
・バージョンが100以上になると自動更新されない。バージョン100になったかどうかは目視するしかないので、作業の際にお知らせしてくれるとありがたい。
・上記のケースで更新する場合は、一度ダウンロードしてアップロードする必要がある。しかし、誰か1人でも開いていると更新出来ないので、都度閉じるように呼びかけなければいけない事が難点。
ショートカットを使うと、データが重複せずにすむ。
リモートワークをしている会社は、データ共有をするのに使いやすいツールだと思う。
また、使用の際は都度ログインをする必要がある為、セキュリティに厳しい会社に対しても良いと思う。
不明
従来は、Lotus Notesにて作成するDBを、情報共有の仕組みとして利用していた。
しかし、検索性に乏しく、同時並行で作業をすることが出来ない、という仕様の制限があり、作業効率化には不十分だった。
そのため、オンライン上で利用可能なboxを利用開始したと、理解している。
2017年1月～2023年1月
SharePointに置き換わったため
・検索性に優れている。
・box上でメモを作成することが出来る。
・ファイルのコピーや移動がしやすい
・提案活動で必要な情報を格納するフォルダ構成を、予めテンプレートとして準備しておいた。必要になった場合に、そのフォルダをコピー＆ペーストすることで、提案活動用のフォルダをすぐに準備ができた。
・前述のテンプレート準備＆コピペにより、提案活動にかかる下準備が効率化した。
・PCのフォルダのような階層構造を作成できる。
・PCと同期するツールを追加導入することで、PCでファイルを新規作成や更新すると、自動でオンライン上で保管してもらえる。
・フォルダの所有者が退社してしまうと、フォルダそのものが消えてしまう。
・実際に、ある社員のみが所有者として登録されていたフォルダが、その社員の退職により突如消えてしまい、あたふたすることがあった。
・ヘルプデスクに問い合わせをする必要があるものの、その問い合わせ先が不明なために、業務が停止したことがしばしばある。
・オンライン利用前提であるため、飛行機等の移動環境からアクセスをしても、十分に利用出来ない。
・オンライン上で表示されるMicrosoftOfficeは、利用できる機能が制限される。
外部の会社とフォルダを共有することで、ファイル等をメールで添付送信することが不要になる。
複数メンバーでファイルを共有するような仕事が多い企業様には、持って来いのツール。
社内だけでなく、社外ともファイル共有をなされるならば、セキュリティ面で安心感がある。
個人のPCの中身をboxに保管できることから、PCの重要データのバックアップ先としても利用可能。
不明
この記事では編集部おすすめの法人向けオンラインストレージ（ファイル共有サービス）の中からおすすめの16選をご紹介します！それぞれの特徴やメリット・デメリット、選ぶ際のポイントなどをまとめたので、比較検討する際のご参考にしていただければと思います。
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