boxは、全米上位500社の67%に利用されているオンラインプラットフォームで、高いセキュリティ対策、簡単な操作性などが強みのツールです。
実際に、編集部が日本のユーザーに行った取材でも、多くのユーザーが「セキュリティへの安心感」を評価していました。
反対に不便と感じる点には、他システムとの連携がスムーズにいかないことがある点、一般的なストレージサービスと差別化できる特徴がないなどを挙げるユーザーがいました。
boxは、全米上位500社の67%に利用されているオンラインプラットフォームで、高いセキュリティ対策、簡単な操作性などが強みのツールです。
実際に、編集部が日本のユーザーに行った取材でも、多くのユーザーが「セキュリティへの安心感」を評価していました。
反対に不便と感じる点には、他システムとの連携がスムーズにいかないことがある点、一般的なストレージサービスと差別化できる特徴がないなどを挙げるユーザーがいました。
Business Plus
ペーパーレス化の促進と、学内外での情報の共有化の効率化のため。
2016年4月～2022年12月現在も利用中。
・部内外において、「情報を参照のみ可能」であったり、「編集も可能」であったりと、機能を使い分けて共有することができた。
・バックアップ機能も付いているため、紙媒体をPDF化して保存していくことで、ペーパーレス化に寄与した。
・MP4やMP3、Microsoftファイル全般等、幅広い種類のファイルに対応していたので、保存に困らなかった。
・外部業者とやり取りする際、従来はUSBで渡したり、圧縮ファイルでデータのやり取りをしていた。それが、フォルダを共有し、その中でデータのやり取りをするようになり、手間がかからなくなり、効率がよくなった。
・社内でも、ファイルを他部署と共有したり、共同編集が出来たりして、情報共有が早くなった。
・一括ダウンロードした際に、ファイルの文字化けや、設定に不具合があってフォルダが開けない、ということが最初にあった。
・複数部署のフォルダを共有された際、煩雑になった。
・一人が開いていたファイルを別の人が開いて保存した際に、(2)と付いた別ファイルで保存されて、どちらが最新か分からなくなる時があった。
・上記に関して、ファイルをロックしたり、共同編集で開いていなかったことで、頻繁に開くファイルで(2)と付いた別ファイルができてしまった。
・フォルダごとに、アカウントの参照や編集の権限設定をした方が、ファイルごとで設定するよりも手間にならない。
MicrosoftのOfficeソフトは全て保存でき、バックアップも取れるので、連携しやすいと感じた。
下記を検討している会社には、おすすめする。
社内の紙媒体の資料を削減し、ペーパーレス化を進めたい場合。
社内外での情報共有やデータのやり取りを、効率化したい場合。
ファイルのバックアップや、セキュリティ面の強化を図りたい場合。
プラン名Business Plus
当社は、写真や図面などの容量が大きいデータの共有や、多人数での共有をするので、こちらのツールを利用する事にした。
2022年5月～2022年12月現在も利用中
・データ容量の大きい図面データや写真を共有しやすく、共有人数も無制限なので、気にする事なく利用できることが使いやすかった。
・導入前は、データを小分けにしてやり取りしたり、データディスクでやり取りしたりと、面倒で労務経費のかかった方法を取っていたが、利用開始後は、やり取りにストレスを感じず、経費削減にもなった。
・無料トライアルができ、利用しやすいかどうかの確認ができた。いざ導入にあたった時にも、すぐに利用できるようになるので、会社経費削減になった。
・セキュリティ対策も十分で、安心して利用できた。
・マニュアルの説明がいまいち分かりにくく、親切ではないので、最初にマスターするまで時間がかかった。
・写真のアップロードをする際に、ボタンの押し間違いをしてしまい、ストレスを感じている。
・OutlookやWord、Excel等のOfficeとの相性が悪い感じで、けっこう不便。
多くの共有者数が必要、かつ大きな容量のデータを、頻繁にやり取りする業務を行う会社におすすめ。
共有者人数に制限がないので、気にする事なく利用ができて、おすすめできる。
BusinessPlusプラン
PCのローカルに保存すると容量が足りなくなり、さらに資料の共有手段が限られてしまうから。
2022年4月〜2022年12月現在も利用中
・ファイルやフォルダの共有が簡単に行える。手順書や企画書の進捗状況について説明する際、URLを共有することで、現物を共有できて便利だった。
・PC用のアプリをダウンロードすることで、PCのエクスプローラから使用可能。
・上記の補足として、インターネット接続がない場所でも、エクスプローラから資料を閲覧できるので、ネット環境がないカフェや電車内などの場所でも仕事が進んだ。
・スマートフォンアプリをダウンロードすることで、パソコンを操作できないような混雑した電車内や出先でも、スマートフォンからの資料が確認できた。
・スマートフォンアプリは、閲覧はできるが、単体では編集できない。ExcelアプリやWordアプリ、PowerPointアプリなどと連携しないと、編集ができない。
・2人以上で同時編集をしていると、一方のユーザーの画面が他方のユーザーの画面にも適用されるので、別々の作業をするには不向きである。
・上記について、同時編集をすると、例えばExcelだと、一方の人がフィルターを使用した際に、他方の人が同じデータを開いていると、その人のデータにもフィルタがかかってしまい、各自の作業が進まない。
・私物のスマートフォンからでも業務資料の閲覧ができるので、情報漏洩の危険性がある。
スマートフォンのExcelアプリ、Wordアプリ、PowerPointアプリとの連携はしやすい。
自分以外の従業員と資料の共有を行う機会がある場合や、一つのファイルを複数人で記入する業務がある企業にとっては、簡単に資料共有ができるので、大変便利。
容量の制限がないプランを使用すれば、PCの容量を圧迫することがないので、PCの動きが悪くなる要因を除くことができる。
2022年8月～2022年12月現在も利用中
・細かくフォルダの階層を作成できる。
・ユーザーごとに、細かく「閲覧」「編集」「期間」の権限などを設定できる。
・Outlookとの連携で、添付ファイルを自動的にBox格納にして、リンクを付与してくれる。手間がかからず便利。
・Boxを利用していないお客様やお取引先にも、自動的にBoxのリンクが送られて、宛名の人だけがブラウザから確認できるのは、便利でよい。
・専用アプリケーションが不要で、ブラウザからの操作が容易。
Outlookとの連携はしやすい。
ファイル共有システムが必要で、細やかな権限設定を必要とする組織にはいいかもしれない。
2022年11月～2022年12月現在も利用中
・コピー機とパソコンを連携して、Boxをインストールするだけで、スキャンデータが入る場所が分かりやすくなって良かった。以前までは、フォルダ内から、スキャンデータが入るファイルを探し出さないといけないのが、大変だった。
・全員が同じデータを簡単に見られるので、情報の共有がしやすくなった。
・メールアドレスとパスワードの提示を求められて、一度ログインしたはずなのに、その後にまた同じ手順を求められたことがあった。
2022年夏頃～2022年11月現在も利用中
・権限設定が細かすぎて、かえって煩雑。同じ権限をグループ単位で付与したいのに、ひとりひとり全部細かく、対象フォルダなど設定していくのが煩わしい。
・上記に関して、チーム20人ほどに同一の権限を設定しようとした時、フォルダへの権限設定を20回やらなければならなかった。社内共有フォルダを作成するときは、閲覧・編集権限を付与していかなければならないが、毎回新規でフォルダを作るのが煩わしい。
・インターフェイスが独特で、感覚的に使うことができない。マニュアルを見ながら覚えていかなければならないのが、面倒。
新規でフォルダを作ることが少ない、ルーティン作業を主に行う部署でのファイル共有には向いていると思う。
メールの添付ではどうしても容量が大きいファイルを共有することが難しかった。
そのため、大容量ファイルを簡単に共有できる仕組みを検討した。
利用開始時期不明～2022年12月現在も利用中
・UIが誰でもわかりやすく、導入に際して特別なマニュアル作成は不要だった。
・アカウントの新規作成が容易で、既存の社員番号に紐づいたアカウント作成を簡単に作成することができる。
・例えば中途入社した社員に対してBOXカウントの発行を行おうとしたが、マニュアルも特に不要で社員番号に紐づけたアカウントの発行を各部門で実施することができた。通常この手のアカウント発行はIT部門への申請が必要であり、承認されるまで1週間は必要であるが、時間短縮ができた。
・ファイル共有回数に依存しない定額制の料金プランであった。
特に社外とのファイル共有を行うケースは有効に利用できると思う。
メール添付では、ファイルの容量であったりセキュリティー面で不安があると思うので、そんなときにはファイル共有システムを使用して安全に業務することができるのでおすすめ。
開始時期不明～2022年12月現在も利用中
・パスワード付きZIPなど共有できないファイルがあり、不便に感じた。
・ファイルのアップロード・ダウンロードなど、ファイル共有の速度が遅くストレスを感じる。
・出先ですぐにでもファイルのダウンロードが必要であったが、ダウンロード速度が遅く商談に間に合わないこともあった。
・ファイルの利用期限が設定できず、常時ファイルがサーバーに残ってしまう。
ネット回線の問題かもしれないが、アップロード・ダウンロードの速度改善についてはぜひともお願いしたいと思う。
2020年5月～2022年11月現在も利用中
・フォルダ単位で権限設定が可能。
・社外ユーザーと同じプロジェクトでも利用しやすい。
・Windowsエクスプローラーと統合されている。
・エクスプローラー上から直接編集でき、更新版としてリビジョン管理される。
・ファイルロック機能があり、他ユーザーの更新とかぶらない。
・BOXDriveというツールをWindowsPCに導入することで利便性が飛躍的に向上する。
・たいていのオンラインストレージではブラウザから認証してログインが必要であるが、BOXDriveで一度認証してしまえば都度の認証が不になる。PCを立ち上げるとすぐにエクスプローラーから利用できる点がすばらしい。
・MicrosoftのSharePointと比較すると使いやすさが格段に良い。
BOXDriveをWindowsPCにインストールすると、Windowsエクスプローラーとして利用できる。
テレワークを実践している業種または会社全般におすすめできる。
会社に行って社内のファイルサーバーに資料を保管する時代は終わったと思う。
会社にいようが自宅にいようが、セキュリティ的に変わりなく利用できる場所として最適。
弊社は元々NECグループの会社であり、親会社の日本電気より使用するように指示があったため。
2021年４月～2022年12月現在も利用中
・ファイル容量にかかわらず資料を保管できる。
・ストレージ上での情報共有が便利。
・他の人が作った資料もBOX上から編集できる。また最終編集者も表示されるので、更新されたか確認がしやすい。
・PCにスマートフォンで撮った写真を移したい際に、スマートフォンにBOXのアプリを入れておけば、写真撮影⇒アプリからBOXにアップロード⇒PCからBOXにアクセス⇒写真取り出し、ができるので資料作成の際などとても便利。
・その写真もBOXに残るので、PC上で後から見返すことも可能でとてもよい。
容量が大きい資料を扱い、且つその情報を共有する必要がある会社におすすめ。社外の方との情報共有も可能になる。
この記事では編集部おすすめの法人向けオンラインストレージ（ファイル共有サービス）の中からおすすめの16選をご紹介します！それぞれの特徴やメリット・デメリット、選ぶ際のポイントなどをまとめたので、比較検討する際のご参考にしていただければと思います。
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