boxは、全米上位500社の67%に利用されているオンラインプラットフォームで、高いセキュリティ対策、簡単な操作性などが強みのツールです。
実際に、編集部が日本のユーザーに行った取材でも、多くのユーザーが「セキュリティへの安心感」を評価していました。
反対に不便と感じる点には、他システムとの連携がスムーズにいかないことがある点、一般的なストレージサービスと差別化できる特徴がないなどを挙げるユーザーがいました。
boxは、全米上位500社の67%に利用されているオンラインプラットフォームで、高いセキュリティ対策、簡単な操作性などが強みのツールです。
実際に、編集部が日本のユーザーに行った取材でも、多くのユーザーが「セキュリティへの安心感」を評価していました。
反対に不便と感じる点には、他システムとの連携がスムーズにいかないことがある点、一般的なストレージサービスと差別化できる特徴がないなどを挙げるユーザーがいました。
2021年7月～2023年1月現在も利用中
・クラウドサービスなので仕方ないことだが、ファイルのサイズが大きいとダウンロードやアップロードに時間がかかる。
・上記については回線速度に依存するところがあり、急遽現地作業でファイルを共有しようとした際に、現地ではWi-fi環境がなくスマートフォンをテザリングしてファイルをダウンロードしたが、かなり時間がかかってしまった。
・他社と共有する際のセキュリティについて社内で会議があったが、認証などが不十分と感じその点はオンプレミスの自社ファイルサーバのほうが良いと感じた。
アカウントを発行しURLにアクセスするだけですぐ使用できるところはいい点だが、クラウドサービスのセキュリティや認証システムについては、官公庁などが嫌う部分があると思う。
不明
センシティブ情報を扱うことが多い仕事なので、セキュリティのしっかりしたオンラインストレージを会社として導入したと聞いている。
2018年4月～2022年12月現在も利用中
・同時編集機能がついているところが非常に評価できる。社内で複数人がかかわるプロジェクトを立ち上げたときなど、保存したデータを複数人が同時に編集し保存でき、進捗状況をリアルタイムに把握できるところが非常に魅力的だった。
・コロナ禍で在宅勤務が週2～3日になることがあり、そのような場合は同じ組織のメンバーと顔を合わすことなく仕事をすることになるのだが、ひとつのデータを複数人で同時に作業できた。とても効率よくできたと思う。また、外部業者の方にもそのデータで作業してもらうことができた。
セールスフォースと統合できるので、データ移行をしなくてよいところがとても助かっている。
法人向け企業におすすめ。
特に大規模な法人で個人情報（特にセンシティブ情報を扱う法人）を大量に扱う法人には、うってつけのオンラインストレージだと思う。
不明
2018年4月～2022年12月現在も利用中
・結構使い勝手のよいオンラインストレージだが、最小ユーザー数が3人からというところが不便だった。2人で作業するという場面では利用できず、そういった場合には不向きなオンラインストレージだと思う。
・上記のため、以前自分と後輩で会議資料の作成を上司から依頼されたが、期限がタイトであったにもかかわらず、2人とも在宅勤務の時は非常に困ってしまった。結局、出社勤務時に残業して会議資料をまとめることになってしまった。
不明
当社が抱えるデータ量が多く、容量が多いサーバーへの移行を検討したため。
2021年7月～2023年1月現在も利用中
・データの保存やデータごとの権限の付与、共同編集がしやすい。
・複数の部署や複数社員にファイルやデータを連携する際に、格納先の共有などが非常にしやすくなった。
・共同編集が可能になるので、会議中に議論をしながら関連する項目の共同作業ができるなど、効率的な仕事ができるようになった。
・入力作業を行っている際にも、誰がどこの部分を入力しているかなどが一目瞭然になるため、入力不備や入力内容のブッキングなどが生じなくなった。
・導入時にしっかりとした案内があったため、使用初期からでも簡単に使用できた。
外部ツールとしてoutlookやTeamsを使用しているが、リンク先の添付も容なのため外部ツールとの連携は非常にしやすい。
多くのデータやファイルを有し、かつ多数の部署や人員がいる会社には活用できると考える。
サーバー上でデータやファイルの保管等ができることに加えて共同編集なども可能であるため、ファイルやデータに触れる部署や人の数が増えれば増えるほど、活用度合いが高くなると感じる。
不明
2021年7月頃～2023年1月現在も利用中
・サーバーの負荷がかかっている際は動作が遅くなり、必要なデータまでたどり着くのが遅くなった。また、ファイルのダウンロードに時間がかかる。
・ファイルのダウンロードに複数の工程がいり、時間がかかる。
・ネットワークの不具合により、急にboxにアクセスできなくなる時があった。そのため、急遽必要なファイルを取り出すことができず、誰かに代わりにファイルを取り出してもらうなど、非効率な業務をすることがあった。
不明
当時使用していたストレージが、オンプレミスサーバーの環境でどこからでもアクセスできるわけではなかった。
働き方を変えるのと同時にクラウドサーバーに切り替えた。
2015年4月〜2023年1月現在も利用中
・PCでのフォルダ操作と同じように操作ができてわかりやすい。
・新入社員が入っても、基本的なパソコン操作を習得していれば同じような操作で対応できるため、新たに特別な操作説明をしなくともすぐ運用が可能になった。
・外部にも利用ユーザーが多く情報がインターネットにもたくさん載っているため、活用方法や不明点など個人ごとに簡単に理解することができている。
・セキュリティの安全性が担保されている。
・外部とのファイルのやり取りも容易である。
・フォルダやファイルごとにアクセス権限やリンクの有効期限など、活用シーンに応じた運用ができる。
outlookなどと連携しており、脱PPAT対策として活用ができている。
ファイルのアクセスが会社のサーバーからしかできず、そのために会社に行かなければならないことによって業務効率が下がっている企業や、ファイル共有でセキュリティ対策をしっかりしたいが、何からしていいかわからず常に対策をする人的リソースが確保できない企業に向いていると思う。
不明
2015年4月〜2023年1月現在も利用中
・オンラインでないと使用できない。
・ネットの通信トラブルなどにより、アクセスできないことがある。
・利用者によって運用がバラバラになることで、フォルダ名やファイル名の統一がされない。キーワードやフォルダ階層での検索もしづらいため、全社でナレッジを共有するなどには不向きである。
・営業ナレッジの共有として、boxに各営業の提案書などを格納して誰でもアクセス可能な状態を作ろうとしたが、操作が簡単なあまり運用ルールもしっかり守られなかった。結果的にただフォルダに雑多に提案書が格納されるだけとなってしまい、全社共有はうまくいかなかった。
不明
Business Plus
ペーパーレス化の促進と、学内外での情報の共有化の効率化のため。
2016年4月～2022年12月現在も利用中。
・部内外において、「情報を参照のみ可能」であったり、「編集も可能」であったりと、機能を使い分けて共有することができた。
・バックアップ機能も付いているため、紙媒体をPDF化して保存していくことで、ペーパーレス化に寄与した。
・MP4やMP3、Microsoftファイル全般等、幅広い種類のファイルに対応していたので、保存に困らなかった。
・外部業者とやり取りする際、従来はUSBで渡したり、圧縮ファイルでデータのやり取りをしていた。それが、フォルダを共有し、その中でデータのやり取りをするようになり、手間がかからなくなり、効率がよくなった。
・社内でも、ファイルを他部署と共有したり、共同編集が出来たりして、情報共有が早くなった。
・一括ダウンロードした際に、ファイルの文字化けや、設定に不具合があってフォルダが開けない、ということが最初にあった。
・複数部署のフォルダを共有された際、煩雑になった。
・一人が開いていたファイルを別の人が開いて保存した際に、(2)と付いた別ファイルで保存されて、どちらが最新か分からなくなる時があった。
・上記に関して、ファイルをロックしたり、共同編集で開いていなかったことで、頻繁に開くファイルで(2)と付いた別ファイルができてしまった。
・フォルダごとに、アカウントの参照や編集の権限設定をした方が、ファイルごとで設定するよりも手間にならない。
MicrosoftのOfficeソフトは全て保存でき、バックアップも取れるので、連携しやすいと感じた。
下記を検討している会社には、おすすめする。
社内の紙媒体の資料を削減し、ペーパーレス化を進めたい場合。
社内外での情報共有やデータのやり取りを、効率化したい場合。
ファイルのバックアップや、セキュリティ面の強化を図りたい場合。
不明
プラン名Business Plus
当社は、写真や図面などの容量が大きいデータの共有や、多人数での共有をするので、こちらのツールを利用する事にした。
2022年5月～2022年12月現在も利用中
・データ容量の大きい図面データや写真を共有しやすく、共有人数も無制限なので、気にする事なく利用できることが使いやすかった。
・導入前は、データを小分けにしてやり取りしたり、データディスクでやり取りしたりと、面倒で労務経費のかかった方法を取っていたが、利用開始後は、やり取りにストレスを感じず、経費削減にもなった。
・無料トライアルができ、利用しやすいかどうかの確認ができた。いざ導入にあたった時にも、すぐに利用できるようになるので、会社経費削減になった。
・セキュリティ対策も十分で、安心して利用できた。
・マニュアルの説明がいまいち分かりにくく、親切ではないので、最初にマスターするまで時間がかかった。
・写真のアップロードをする際に、ボタンの押し間違いをしてしまい、ストレスを感じている。
・OutlookやWord、Excel等のOfficeとの相性が悪い感じで、けっこう不便。
多くの共有者数が必要、かつ大きな容量のデータを、頻繁にやり取りする業務を行う会社におすすめ。
共有者人数に制限がないので、気にする事なく利用ができて、おすすめできる。
不明
BusinessPlusプラン
PCのローカルに保存すると容量が足りなくなり、さらに資料の共有手段が限られてしまうから。
2022年4月〜2022年12月現在も利用中
・ファイルやフォルダの共有が簡単に行える。手順書や企画書の進捗状況について説明する際、URLを共有することで、現物を共有できて便利だった。
・PC用のアプリをダウンロードすることで、PCのエクスプローラから使用可能。
・上記の補足として、インターネット接続がない場所でも、エクスプローラから資料を閲覧できるので、ネット環境がないカフェや電車内などの場所でも仕事が進んだ。
・スマートフォンアプリをダウンロードすることで、パソコンを操作できないような混雑した電車内や出先でも、スマートフォンからの資料が確認できた。
・スマートフォンアプリは、閲覧はできるが、単体では編集できない。ExcelアプリやWordアプリ、PowerPointアプリなどと連携しないと、編集ができない。
・2人以上で同時編集をしていると、一方のユーザーの画面が他方のユーザーの画面にも適用されるので、別々の作業をするには不向きである。
・上記について、同時編集をすると、例えばExcelだと、一方の人がフィルターを使用した際に、他方の人が同じデータを開いていると、その人のデータにもフィルタがかかってしまい、各自の作業が進まない。
・私物のスマートフォンからでも業務資料の閲覧ができるので、情報漏洩の危険性がある。
スマートフォンのExcelアプリ、Wordアプリ、PowerPointアプリとの連携はしやすい。
自分以外の従業員と資料の共有を行う機会がある場合や、一つのファイルを複数人で記入する業務がある企業にとっては、簡単に資料共有ができるので、大変便利。
容量の制限がないプランを使用すれば、PCの容量を圧迫することがないので、PCの動きが悪くなる要因を除くことができる。
不明
この記事では編集部おすすめの法人向けオンラインストレージ（ファイル共有サービス）の中からおすすめの16選をご紹介します！それぞれの特徴やメリット・デメリット、選ぶ際のポイントなどをまとめたので、比較検討する際のご参考にしていただければと思います。
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