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記事更新日: 2021/10/13
会計業務は未だに手書きでの帳簿管理をしている企業も多いかと思います。
過去数年前からのデータを保存しておく必要があり、見積書や請求書などは企業独自のフォーマットで管理されているため、これまでは汎用のデジタル管理には乗り換えできないと思われていました。
しかし一方で、紙での帳簿管理には限界を感じている企業も多いのではないでしょうか。
もっと簡単に、これまでの情報を引き継ぎ管理する方法は無いか？もっと手間なく、会計業務を進められる手段は無いか？
こんなときに是非ご検討頂きたいのが、電子帳票システムです！
今回は世間に数多く展開されている電子帳票システムの中から、おすすめの10選をご紹介します！それぞれの特徴をまとめたので、比較検討する際のご参考にしていただければと思います。
このページの目次
電子帳票システムとは、商品の売買や在庫管理情報など、会計業務に使用する帳簿をデジタル化し、クラウド管理するためのシステムです。
電子帳票システムの導入によって、以下が期待できます。
毎回帳簿から請求書などを紙に出力して管理する手間が省けることにより、効率的に会計業務を進められるようになります。
画像出典元：「DOCUMENT MARK（ドキュメントマーク）」公式HP
「DOCUMENT MARK」は、PDFを活用したペーパーレス化を実現したデジタル文書管理ツールです。
QRコードでの管理やPDFへのタイムスタンプ付与などの機能を使って、文書の自動検索や自動分類なども簡単に行えるなど、デジタル管理した文書の取り扱いを楽にしてくれる機能が揃っています。直観的なUIで誰もが操作し易い画面になっている点も魅力です。
月額費用と初期費用が350,000円以上かかります。詳しいお見積りは、問合せの必要があります。
※本サービスは2020年6月30日にサービス終了しています。
「FIBRIDGEII」は、電子帳票システム12年連続シェアNO.1を誇る数多くの導入実績を持つシステムです。
金融・製造・流通・サービス・公共など業種を問わず対応しており、高速処理による帳票の即時閲覧や、高い拡張性を活かした全社帳票の集中管理を実現できます。
帳票ごとの参照権や機能制限など、きめ細かい権限設定も可能となっており、複数サーバーを使用したとしても内部統制が乱れる心配はありません。
画像出典元：「OCRデザイナー（オーシーアールデザイナー）」公式HP
「OCRデザイナー」は紙媒体をスキャンすることで情報の取り込みを簡単に行え、編集可能なテキストデータ（CSV）に変換することでデジタル管理を実現しているシステムです。
膨大な過去データをキーボードで打ち込みする必要がありません。複数ページや両面印刷の読取にも対応しており、過去データも全てデジタル化したい場合には特におすすめできるシステムです。
「FNX e-帳票FAXサービス」は、取引先への発注書・納期回答書・支払通知書などの帳票を手作業でFAXしていた会社にはもってこいのサービスです。紙の使用量が削減されるだけでなく、人的ミスでFAXが送られていなかったなどの心配もなくなります。
基本使用料が月額10,000円~です。FAXのボリュームによっては金額が変わることもありますが基本使用料は安く設定されています。
FAX送信の際に使用するテキストファイルのタイプを選ぶと別途帳票フォーマット作成料金80,000円/枚が発生するため、注意が必要です。
コストを削減したい、帳票類を効率よく管理したい会社にはうってつけです。
帳簿を電子化することで、印刷コストをカットできます。また、契約書・納品書・請求書などのあらゆる帳票を一元管理することで、業務効率の大幅アップが見込まれます。
ペーパーレス化によるインク代やコピー機の維持費などコスト削減を考えている会社におすすめの電子帳票システムです。
「File Volante」は帳票データを一括で管理し、帳票を探したり編集することが直感的に行えます。
帳票を電子化することで、コスト削減はもちろん大幅な業務量削減が見込めるでしょう。
「PandoraClimber」は電子帳簿保存法及びe-文書法に対応しており、国税関連帳簿や書類の長期保存にも安心して利用できる電子帳票保存ソリューションです。
その他、オフィス文書や画像・動画の保存も可能。「PandoraClimber」内に保存したデータ全てを検索対象にできるため、企業の書類管理業務がスマートに行えます。
導入環境や利用規模により利用料金が異なります。詳しくは問合せの必要があります。
「EdiGate／POST」は、ブラウザベースの電子帳票システムです。仕入先とのEDIを低コスト、短納期で実現したい企業にはうってつけです。
「FILIST SYSTEM」は、社内のPDFファイルを一元管理できるシステムで、他社ソリューションとの連携が可能です。
「FILIST SYSTEM」内でPDFファイルを振り分け指定したフォルダに格納できる機能により、業務の効率化を実現できます。
「AUTO帳票EX」は、帳簿類を取引先ごとに自動でFAX送信を行ってくれるサービスです。
テキストファイルをFTPなどを経由してアップロードするだけで自動配信するので、業務を大幅にカットできたり、わざわざFAX機器を導入する必要もありません。簡単・安全・確実にFAXを送信できます。
電子帳票システムと一口に言っても、業種によって管理する情報は異なります。
帳簿管理としては全業種共通の処理を行いますが、例えば請求書1つ挙げても企業ごとに異なるフォーマットが使われているものです。
データとしてはデジタル管理なので汎用的な画面や管理で良くても、いざ印刷する場合に企業に合ったフォーマットで印刷できるかを確認しておく必要があります。
また、帳簿データを会計処理だけではなく他部門でも活用できるかを重要視する場合は、必要な情報を顧客先など社外でも利用するシーンに備え、モバイル対応がされているか・セキュリティ対策は万全かなども重要なチェックポイントです。
電子帳票システムを導入する際には、自社に合った帳簿データ管理を行える機能を組み合わせることが大事となります。
電子帳票システムを導入するメリットの1つとして、帳簿データをデジタル化することで長期的に保存活用できる点が挙げられます。導入時に過去の帳簿データをどうするかを検討しておきましょう。
過去の帳簿は紙媒体で歴代管理されているケースが多いです。そして、紙媒体は年数の経過により劣化し、記載されている文字が読みづらくなってしまうのがデメリットです。
せっかく電子帳票システムを導入するのでしたら、これらの紙媒体で管理している過去データも取込み活用したいところです。今回ご紹介したサービスの中には、過去の大量の紙媒体を簡単にデータ化する機能を備えたものがあるので、導入するにあたって過去データの移行が可能かどうか確認をとることが重要です。
電子帳票システムを導入するメリットとして、帳簿データの検索が容易になる点が挙げられます。ただし帳簿データの検索はWeb上でキーワードを指定して検索するのとは異なり、「取引先単位」「日付単位」「商品単位」など、企業によってよく使う検索方法がある程度決まっているものです。
そのため帳簿データを入力した時点で適切に管理できる機能を備えたシステムを導入することが望ましいです。すばやく検索できるだけではなく、検索後に速やかに利用できる機能が欲しいところです。
例を挙げると
など、いつもの会計業務に取り入れやすい機能があるかをチェックすると良いでしょう。
電子帳票システムの導入には大きく3つのメリットがあります。
これまで帳簿データは過去データからの引継ぎが重要なこともあり、紙帳簿での運用や請求書なども紙媒体のまま管理しているケースが多く見受けられます。
これら過去のデータも全てデジタル化することで、紙資料の劣化によりデータの読み取り不能になるリスクを回避することができます。
また全てのデータをクラウドで一元管理することでセキュリティも向上し、参照・編集権限を活用することで適切な管理者により帳簿データを参照・編集することができます。
さらにデジタル化することで検索も容易になり、会計業務全体の効率化も期待できます。
電子帳票システムにて管理を行うと、必要な情報の検索や抜き出しが容易になります。
この機能を利用して、例えば顧客先へ限定してデータを公開し次の取引に繋げるなど、会計業務以外の場面で帳簿データを活用できるようになります。
もちろん情報は限定して権限を付与することができるため、誤って社外秘のデータが顧客に流れる心配もありません。
さらにデータはデジタルのままでも、規定フォーマットに沿った印刷を行うことも可能なため、あらゆるシーンで有効活用できるようになります。
電子帳票システムをクラウドで管理する場合、社外のシステム運営会社が管理するサーバにて帳簿データが管理されます。
もし災害などで自社内のサーバが損傷しても、電子帳簿システムのサーバが無事であれば帳簿データもそのまま守られるメリットがあります。
また、帳簿データは災害発生後でも即使用できる確率が高くなりますので、業務にいち早く復帰することができ、企業としての信用向上につながることも期待できます。
一方で、電子帳票システムを導入するデメリットもいくつかあります。
電子帳票システムはあらゆる業種の帳簿に対応することができますが、逆に企業としてどの機能を使用するべきかを選択する必要があります。ベースとなるシステムにオプションとして各機能を追加するケースが多く、どの機能を利用するかで料金も変わってきます。
またデータ数の違いによって料金が変わってくるため、初期費用も含めた料金は電子帳票システムの運営会社に見積りを出してもらわないとわかりません。
企業ではどんな帳簿体形となっていて、どのような管理を行うことが望ましいかを事前にしっかりと確認しておくことが大事です。
電子帳票システムは確かに便利であり、特に検索機能など魅力的な機能が揃っています。しかし利用料金は他のシステムと比べるとおおむね高額で、初期費用も含め十分な検討が必要です。
もしくは自社PC内でExcelやOCRソフトなどを活用したり、クラウドサーバを契約してデータをバックアップ管理する程度で、データの損失リスクには十分対応できるかもしれません。
現状を十分把握し、自社にとってどこまでの機能が必要なのか検討する必要があるでしょう。
起業ログ編集部おすすめの電子帳票システムを比較紹介しました。
今回ご紹介した電子帳票システムの導入によって、過去の紙媒体管理から帳簿データをデジタル管理できるようになり、セキュリティ対応の強化や帳簿データの取り扱いが容易になることで、会計業務全体の効率化も期待できるようになるでしょう。
一度電子帳票システムを活用してみたいと考えている方は、ぜひ今回紹介したシステムを始めとした電子帳票システムの導入を検討してみることをおすすめします！
