File Volante

記事更新日: 2019/10/11

執筆: 編集部

編集部コメント

ペーパーレス化によるインク代やコピー機の維持費などコスト削減を考えている会社におすすめの電子帳票システムです。「ファイルボランチ」は帳票データを一括で管理し、帳票を探したり編集することが直感的に行えます。帳票を電子化することで、コスト削減はもちろん大幅な業務量削減が見込めるでしょう。

1. 基本機能を搭載

帳票を探す・検索する・編集する・活用する等ができる。

2. 強固なセキュリティ

会社の重要なデータを守るため、保管データはすべて暗号化。アカウントのアウトロック機能も搭載。

3. 各種設計ツールと連携可能

出力されるデータをPDFファイルとし、さまざまな設計ツールとの連携が可能。

良い点

PDFファイルを独自データベースに変換し、圧縮することが可能です。他のアプリケーションとの連携も行えます。他の電子帳票システムと比べると、かなり効率よく保管できます。

悪い点

PC作業に慣れていない場合、扱いが難しいように思えます。直感的に使えるとありますが、ある程度PC専門用語の知識が必要でしょう。

費用対効果:

UIと操作性:

すべての帳票に参照制限をかけられる他、アカウントごとに利用制限をかけられます。

セキュリティ:

管理データはすべて暗号化されます。ネットワーク経由で配信したい場合も、暗号化されたまま配信されるので安心です。

導入ハードル:

直感的に活用できるとあるが、ある程度PCの扱いに慣れており、専門用語を知っておく必要があります。

サポート体制(運営会社の):

万が一、システム障害があったとしても数分で復旧できる構成になっています。トラブルがあった際のサポート体制も充実しています。

ファイルボランチの3つの特徴

1. 帳票をコンパクトに管理できる

「ファイルボランチ」では、毎日のように作成される帳票を1つの帳票にまとめることが可能です。そのオプション機能に、帳票合成というものがあります。

例えば、1月に作られた帳票はすべて1月31日の帳票が作成された時点で「1月度月次帳票」として管理されます。このように一つのファイルにまとめることにより、検索時の選択漏れや長期保管が必要な帳票などの管理がとても簡単になります。

同種類の帳票を日付でまとめておくことで、誰が見てもどの帳票がまとめられているのか一目瞭然です。


同種類の帳票をひとつにまとめる


すべて「ファイルボランチ」の機能として行ってくれるため、まとめる際の書類漏れやファイルを作成する際の時間もカットできます。

2. 帳票がとても見やすい

「ファイルボランチ」の帳票はとても見やすいです。

紙で作られた帳票をそのままPC内で表示しているようなイメージなので、より使い勝手がいいでしょう。紙の書類をめくるような感覚で帳票を確認でき、メモやマーカー等をつけることも可能です。メモ、マーカー以外にもスタンプが利用でき、複数のユーザーで確認できます。

そのため、社内回覧や承認が必要な書類などもこの機能を使うことで紙を出力したり、承認を貰うためにバインダーに挟んで管理することもなくなります。紙の場合、受け渡しの時間や保管の手間がかかってしまったり、紛失するリスクも高まります。

「ファイルボランチ」ですべて電子化することによって、コスト削減だけでなく社内でのやりとりも効率よくなります。


回覧や承認を効率よく行える

3. ほしい帳票をすぐに探せる

「ファイルボランチ」では、帳票を店舗や適用業務、帳票の種類で分けています。この3つで検索することにより、ほしい帳票を探せるのはもちろん、作成日時でも検索可能です。

参照が許可されている帳票のみが表示されるようになっておりますので、セキュリティ面でも安心です。


検索結果も見やすい


複数の検索条件を組み合わせて検索することも可能で、検索条件は無制限となります。

検索した際にヒットした必要な帳票のみを独自でファイルにまとめられます。もちろん、自分でまとめファイルの中からさらに検索することも可能。

他の電子帳票の中でも「ファイルボランチ」は検索しやすく、編集も行いやすいでしょう。

料金プラン

詳細はお問合せする必要があります。

評判・口コミ

システムの安定性と信頼性が向上
王子エンジニアリング株式会社 様

「ファイルボランチ」でファイル変換を行うことにより、電子保管やメールなどと連携できるようになり、運用がとてもシンプルなものとなりました。 現在は一人で運用や管理業務を行っていますが、トラブルもとても少なく、システムへの安定性と信頼性も向上しました。

3ヶ月で約100万枚の印刷削減に成功
株式会社百五銀行 様

システム導入後、3ヶ月で約100万枚の印刷削減という結果につながりました。 さらに情報漏洩というリスクを減らすことができたと考えています。 出力から発送、受取、保管といった工程の中には情報漏洩のリスクが伴っています。 「ファイルボランチ」を導入し、そういったリスクを軽減することができ、お客様の信頼度も上がったと考えられます。

※「File Volante」公式HP参照

まとめ

帳票の電子化によるコスト削減を考えている会社におすすめです。

印刷などによりこれまでかかっていたコストを大幅に削減できます。郵送することも少なくなるので、郵送料金も大幅に変わるでしょう。また、紙に変えることがないので、情報漏洩のリスクを大幅に抑えます。

セキュリティ対策がされた場所で保管し、紛失する心配もありません。

社内での回覧や承認等も行いやすくなり、より業務を効率化できるでしょう。帳票を効率よく、安全に管理することが可能となり、会社の信頼度もあげることができます。

画像出典元:「File Volante」公式HP

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