DOCUMENT MARK

記事更新日: 2019/10/11

執筆: 編集部

編集部コメント

大量の書類スキャンに時間を取られていた会社にはもってこいのサービスです。スキャンをする時間を短縮できるだけでなく、様々な機能によりスキャンしたデータの使いやすさも格段に上がります。

1. 取り込みが簡単

大量の資料も属性に合ったQRコードと共に読み込むだけで自動でファイルを作成してくれる。

2. スキャンデータの管理が高速検索により効率化

見やすい管理画面で高速検索にも対応。欲しいデータをすぐに探すことが可能。

3. メモ機能など豊富な機能

ファイルの管理だけでなく、メモ機能などを搭載。フォルダ毎の細かい権限設定も可能。

良い点

属性情報を登録したQRコードとスキャンするだけでファイルを作成してくれるので、リネームの作業もゼロで誰でも同じようにスキャンデータをまとまることができます。

悪い点

クラウドで保管を行うためネットワークやシステムがダウンしてしまった場合、ファイルの読み出しが不可能な状態になってしまいます。

費用対効果:

データ管理に必要な人員を削減し、データ郵送などの時間を減らせると考えると費用対効果は高いです。

UIと操作性:

データ管理画面は見やすく使い方も簡単です。またスキャンデータに直接注記を入れることも可能なのでパソコンに不慣れな方でも比較的操作しやすいです。

セキュリティ:

ファルダ毎に権限管理が細かく設定できるため、セキュリティ面も使い勝手がいいです。また、データへのメモ書きも公開・非公開の設定が可能です。

DOCUMENT MARKの3つの特徴

1. データ管理が簡単

「DOCUMENT MARK」の最大の特徴、それはデータ管理が簡単という点。

「DOCUMENT MARK」は属性情報を登録したQRコードと一緒にスキャンするだけで自動でファイルを作成することが可能。

ファイル名のリネームなどの手間も省けるのでデータ入力が簡単になります。

さらに、高速検索機能もあるので、探したいデータがすぐに見つけられ作業が効率化できます。

管理画面も見やすく作成されており、パソコンに不慣れな人でも簡単に使えるのもポイントです。


取り込みの手順例

2. 様々な機能が使えて便利

次に紹介する「DOCUMENT MARK」の特徴、それは使える機能が豊富だということです。

まずパソコンでのスキャンで一番ネックを感じるであろう書類に手書きで注記を入れられないという点を改善。

「DOCUMENT MARK」なら資料に直接サインしたり、捺印することが可能です。

さらに、資料に書き込むことができない状況であればメモ機能もついているので安心です。

データを読み込んでCSV出力することも可能なので、データ入力の人員を削減できます。

タブレットでの表示にも対応しているので、ポータブルでもデータを共有できます。


利用可能な機能例

3. 「e-文書法」や「電子帳簿保存法」などの法律にも対応可能

「DOCUMENT MARK」の特徴3つ目は、「e-文書法」や「電子帳簿保存法」などの法律にも対応できる点です。

「e-文書法」や「電子帳簿保存法」など電子的な書類に関する法律もタイムスタンプ機能を使うことで対応可能。

タイムスタンプ機能とはデータの改ざんや複製を防ぐために電子資料につけられる目印のようなものです。

このタイムスタンプ機能で文書の正当性を認められます。

そのため、法人税などの税金関係書類としての提出も可能です。

このタイムスタンプは自動付与機能も搭載しているため、人員を増やすことなく法律対策もできます。


タイムスタンプの特徴

 

料金プラン


上記の通り、初期費用が350,000円以上かかります。

必須オプションの追加だけでなくタイムスタンプ機能に関しても追加のオプションとなるので、注意が必要です。

まとめ

紙媒体のデータ管理に悩んでいる会社にはピッタリのサービスです。

紙媒体の場合、資料の破損や紛失などのリスクもありますが、「DOCUMENT MARK」ならその心配もいりません。

簡単な操作性で誰でも迅速にデータ管理を行うことができ、人員の削減や作業の効率化にも繋がるのでおすすめです。

一度、「DOCUMENT MARK」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

画像出典元:「DOCUMENT MARK」公式HP

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