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記事更新日: 2024/11/26
オンライン採用を検討しているけれど、どこから手をつければよいかわからない方も多いのではないでしょうか。
オンライン採用を効果的に行うためには、対面での面接とは異なる戦略が必要です。
この記事では、オンライン採用を成功させるための具体的なノウハウや、導入時の注意点について詳しく解説します。
オンライン採用に欠かせない採用管理システムの比較検討はこちら
このページの目次
オンライン採用とは、会社説明会や面接などの採用活動を対面ではなくオンラインで行うことを意味します。
従来の対面式と比べ、場所や時間の制約を受けにくく、効率的な採用活動が可能です。
オンライン採用であっても、応募者一人ひとりの個性や能力を見極め、企業とマッチする人材を見つけるという採用における本質的な部分は対面式と変わりません。
しかし、オンラインによる非対面コミュニケーションでは、相手の表情やジェスチャーなどの非言語情報が制限されるため、面接の工夫や面接官のスキルアップ、適切なツールの活用が求められます。
オンライン採用を導入するまえに不安になるのは「画面越しで判断できるのか」という点です。
オンラインも対面面接も、自社の価値観や傾向に合っているかを見る事には変わりません。
「慣れる」「新しい方法を試してみる」「適応力」は、会社としても求められている企業姿勢です。
コロナ禍において、多くの企業が採用活動のオンライン化を進めましたが、応募者からは、「オンライン面接では自分の魅力を十分に伝えられない」「企業の雰囲気を感じにくい」といった声が多く聞かれました。
一方、株式会社i-plugが2025年卒業予定学生を対象に実施した「就職活動の選考過程に関する調査」では、最終面接のみ対面で実施する企業が多いという結果が出ています。
企業側も、対面で応募者のポテンシャルを深く見極めたい、企業の雰囲気を肌で感じてもらいたいという考えがあるからです。
採用活動は、オンラインの効率性と対面の臨場感、双方のメリットを組み合わせた「ハイブリッド型」で対応している企業が増えています。
まずはオンライン採用導入のメリットから紹介します。
オンライン採用では、会社説明会や面談をオンラインで行うため、場所や時間にしばられることなく採用対象を広げることが可能です。
オンライン採用を導入すれば、応募者が「面接会場まで遠い」「面接日の日程が合わない」といった理由で選考を辞退するケースが軽減します。
また、会社説明会や面接のために会場まで来るのが難しかった地方在住者や他の仕事などで忙しい人も応募しやすくなります。
オンライン採用を導入すれば、面接会場の賃借料やセッティングの時間、面接官や採用担当者の異動のための交通費、宿泊費、移動時間が削減できます。
応募者も、「面接会場に行くための費用が負担となる」という理由で選考を辞退する応募者がいなくなります。
オンライン採用なら、応募者と面接官のスケジュール調整が対面よりも簡単に行えます。
面接スケジュールの調整がスムーズに行えれば、選考期間の短縮につながり、辞退率を下げる効果も期待できます。
面接だけでなく、筆記試験や適性検査などもオンライン化すると、採点や評価も速やかに行えます。
オンライン採用では、面接を録画して振り返ることが可能です。
面接の振り返りは、応募者の正確な評価に役立つだけでなく、面接官のコミュニケーション能力、質問力、観察力などを向上させる教材にできます。
次に、オンライン採用を導入する際に生じるデメリットについて取り上げます。
オンライン採用に切り替える場合、これまでの採用フローを見直す必要があります。
オンライン採用を導入する場合、会社説明や仕事説明などの部分は動画で応募者に配信する、適性検査はWebで行うなどの変更が必要になります。
オンライン採用に切り替えることで、工程の簡素化やコスト削減が期待できます。
選考フローの見直しは、採用活動の効率化にもつながりますので、大きなデメリットではありません。
表情の変化や、微妙なしぐさなどは、相手の感情や真意を理解するうえで重要な手がかりとなります。
しかし、オンライン面接では、スクリーン越しに相手の表情や、声のトーンなどを細かく観察することが難しく、応募者の本質的な部分やポテンシャルを正確に把握しにくくなります。
複数の面接官で、応募者をそれぞれ異なる視点から評価すると、より客観的な評価が可能になります。
考え方や価値観を深掘りするような質問を用意して、応募者の理解を深める工夫も大切です。
また、録画機能を活用して面接の様子を録画すれば、後からじっくりと見返すことができ、より正確な評価につながります。
オンライン採用では、オフィス環境や社員が働いている様子など、社風を理解するための手がかりとなる情報が不足しがちです。
実際の仕事内容や職場環境が、応募者のイメージしていたものと大きく異なると、入社後に大きなストレスを感じてしまい、早期離職につながる可能性があります。
SNSを活用して、オフィス環境や社員の様子を動画で紹介し、企業の雰囲気をリアルに伝えましょう。
また、オンライン上で、社員とのカジュアルな交流会やQ&Aセッションを開催すると、応募者の企業への理解が深まります。
双方のミスマッチを防ぐためには、「最終面接だけは対面にする」など、選考の過程に応じた使い分けも重要です。
Web面接のメリット・デメリットも確認しておきましょう！
オンライン採用を成功させるには、まず環境を整備しましょう。
4つのポイントを紹介します。
どの選考の過程をオンライン化するか前もって決めておきましょう。
すべてをオンライン化するか、説明会や面接を部分的にオンライン化するかで、準備や選考のスピードが異なってきます。
オンライン採用のメリットとデメリットを理解したうえで、自社に適したバランスを見つけましょう。
オンライン採用では、社内の雰囲気が伝わりにくいデメリットがあります。
完全リモートワークの会社でないかぎり、1回は対面での採用面接を行いましょう。
最終面接を対面にすれば、お互いの熱量が伝わり、面接の成功率もアップします。
機材やツールを活用して会社の魅力をしっかり伝えられると、応募者の満足度アップにつながります。
ノートパソコンの内蔵カメラは、高い位置にあって面接官の目線が落ちて印象が悪くなる恐れがあるため、角度を自由に変えられる外付けタイプのWebカメラを使うとよいでしょう。
また、ヘッドセットを使えば音声を聞き取りやすく、相手にも声を届けやすくなります。
オンラインでの面接に欠かせないZoom、Microsoft Teams、Google MeetなどのWeb会議ツールは、どれも基本の機能は同じですが、料金や機能面で自社が使いやすいツールを選びましょう。
オンライン採用に役立つツールについては、さいごの章で紹介していますのでご覧ください。
オンライン採用では、映像や音声の乱れ、ネット回線の不具合などのトラブルに備えましょう。
以下の対策をしておくと安心です。
トラブルは途中辞退につながる可能性もあるので、しっかり対策しましょう。
オンライン採用では、質問の仕方や伝え方に工夫が必要です。
4つのポイントを紹介します。
オンラインの面接はモニター越しのため、相手との距離を感じやすくなります。
まずは、応募者が実力を発揮できるようにアイスブレイクで緊張をほぐしましょう。
アイスブレイクの話題例は、次のとおりです。
間を埋めるためだけの会話では、候補者の緊張はほぐせません。
親近感を抱いてもらうためにも、自身が話しやすく、場が盛り上がる質問をいくつか用意しておくとよいでしょう。
オンラインの面接では、音が聞き取りづらく、対面のときよりも質問の内容を理解しにくいときがあります。
質問するときは、簡潔に、ゆっくり、はっきり話すことを心がけるとよいでしょう。
応募者も何を聞かれているのかがはっきりし、コミュニケーションの行き違いを減らせます。
音声やカメラなどの通信環境に問題がないか確かめるだけでなく、「聞き取れなかったときは遠慮なく教えてください」と伝えるのがポイントです。
オンラインの面接に慣れていない候補者も安心して面接に臨めるでしょう。
オンラインの面接では、対面よりも相手の反応がわかりにくくなります。
面接者はしっかりうなずき、声を出して反応するなど、「ちゃんと聞いていますよ」とリアクションすることがポイントです。
明るい表情を意識して、いつもの倍くらいオーバーアクションのほうが応募者に好印象を与えられるでしょう。
ここではオンライン採用に役立つ2つのツールを紹介します。
面接も応募者管理も強化・効率化をはかり、オンライン採用を成功させましょう。
Web面接システムは、Web上で応募者と面接ができる採用に特化したWeb面接ツールです。
ZoomやSkypeなどの無料のWeb会議ツールでもオンラインの面接は可能ですが、Web面接システムには、採用の強化や効率化につながるさまざまな機能があります。
Web面接システムに搭載されているおもな機能は以下のとおりです。
| 機能 | おもな内容 |
| 応募者の情報管理 | 各応募者の情報や進捗状況、合否判定を一括管理できる |
| 面接の録画 | 面接中の音声・映像を記録し、あとで見直せる |
| 資料の共有・閲覧 | 履歴書やエントリーシートを共有できる |
| スケジュール管理 | ダブルブッキングの防止・リマインド機能 |
| チャット機能 | 応募者と手軽にコミュニケーションを取れる |
また、自社に適したWeb面接システムを選ぶには、以下の6つのポイントを比較するとよいでしょう。
なかには、採用管理ツールと連携し、採用管理業務をワンストップで行えるものもあります。
Web面接システムは、面接者だけでなく応募者にも操作してもらうため、使いやすさやサポート体制を確認しておくことが大切です。
Web面接システムについて詳しく知りたい方はこちら
採用管理システムでは、応募者の受付から採用が決定するまでの業務を、ひとつのシステム上で一元管理できます。
おもな採用管理システムの機能は以下の4つです。
| 機能 | おもな内容 |
| 求人案件の管理 | 複数の求人サイトでの情報を一元管理できる |
| 職者情報の管理 | どの応募ルートでも一括でやりとりができる |
| 選考状況の管理 | 応募者に関する情報を一括表示や分析できる |
| 内定者の管理 | 内定者の評価を共有できる・フォロー機能がある |
また、自社に適した採用管理システムを選ぶには、以下の5つのポイントを比較するとよいでしょう。
採用管理システムは、それぞれ機能や得意とする分野が異なるため、自社のニーズや課題とする点と照らし合わせてシステムを選ぶことが大切です。
採用管理システムについて詳しく知りたい方はこちら
オンライン採用は、対面式に比べて、時間や場所の制約が少ないといったメリットがあります。
一方で、スクリーン越しでは職場の雰囲気や仕事内容が伝わりにくい、応募者の熱意が判断しにくいなどのデメリットも存在します。
これらの課題を克服し、オンライン面接を成功させるためには、面接官のスキルアップや、適切なツールの活用、応募者への丁寧な対応が不可欠です。
本記事で紹介したオンライン採用におけるポイントを参考に、貴社のオンライン採用を成功させてください。
画像出典元：Pexels
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