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記事更新日: 2024/05/17
テレワークの普及を背景に、オンライン採用を導入する企業が増えています。
オンライン採用とは、会社説明会や面接などの採用活動の一部、またはすべてをオンラインで行うことです。
この記事では、採用担当者にむけて、オンライン採用のメリットやデメリット、採用を成功させるポイントを「準備」と「面接」に分けて解説します。
オンライン採用に役立つツールも紹介しますので、ぜひ導入の参考にしてください。
オンライン採用に欠かせない採用管理システムの比較検討はこちら
オンライン採用とは採用活動に関係する以下のような業務を対面ではなくオンラインで行うことを意味します。
これまでこうした採用に関係する業務は対面で行うのが一般的でした。
しかし、コロナ禍の影響により感染症対策の一環としてオンライン採用を導入する企業が増えています。
従来の採用工程をオンライン上へ移行したのが「オンライン採用」です。
オンライン採用を導入するまえに不安になるのは「画面越しで判断できるのか」という点です。
オンラインも対面面接も、自社の価値観や傾向に合っているかを見る事には変わりません。
「慣れる」「新しい方法を試してみる」「適応力」は、会社としても求められている企業姿勢です。
まずはオンライン採用導入のメリットから紹介します。
オンライン採用では会社説明会や面談をオンラインで行うので、場所や時間にしばられることなく採用対象を広げることができます。
これにより人材確保の機会が拡大します。
オンライン採用を導入すれば、応募者が「面接会場まで遠い」「面接日の日程が合わない」といった理由で選考を辞退するケースが軽減します。
会社説明会や面接のために会場まで来るのが難しかった地方在住者や他の仕事などで忙しい人も応募しやすくなります。
オンライン採用により採用活動のために費やしていた時間やコストが削減可能です。
たとえば、オンライン面接にすれば面接会場の賃借料やセッティングの時間、面接官や採用担当者の異動のための交通費、宿泊費、移動時間が削減できます。
応募者も会社説明会や面接のための交通費、宿泊費、移動時間をカットできます。
「面接会場に行くための費用が負担となる」という理由で選考を辞退する応募者がいなくなります。
これまでは、求人情報を掲載するまでに広告会社との打ち合わせや原稿作成、原稿チェックなどある程度の時間が必要でした。
オンライン採用システムを活用すれば自社で求人情報を作成し、それを提携している求人情報サイトなどに掲載することが可能です。
オンライン採用システムで採用の工程が簡素化されスピーディーに求人情報を掲載できます。
急いで人手が欲しい場合などにはとても便利な機能です。
オンライン採用ツールには面接の「録音・録画機能」を搭載しているものがあります。
録画内容は、面接の振り返り、面接官のコミュニケーション能力、質問力、観察力などを向上させる教材にできます。
次にオンライン採用を導入する際に生じるデメリットについて取り上げます。
オンライン採用に切り替える場合、これまでの採用フローを見直す必要があります。
これまでは大きな会場に応募者を集めて説明会を開催し、会社説明、仕事説明、社員登壇、適性検査などを行うのが一般的でした。
オンライン採用を導入する場合、会社説明や仕事説明などの部分は動画で応募者に配信する、適性検査はWebで行うなどの変更が必要になります。
一方で、オンライン採用に切り替える事で工程の簡素化やコスト削減が出来ます。
採用管理業務自体の見直しにもなりますので、一度見直してしまえば大きなデメリットではありません。
Web会議ツールや動画を用いて行う会社説明や面談ではどうしても会社の雰囲気、仕事の内容が応募者に伝わりにくいという弱点があります。
応募者側もスクリーン越しではその会社に就職したいという熱量を伝えずらいです。
それにより、会社と応募者それぞれが仕事を始めてから面接時に抱いていたイメージとは違うと感じることがあります。
オンライン採用は会社の雰囲気が伝わりにくいのでミスマッチが生まれる可能性が高くなります。
オンラインであっても会社説明会や面接のときに、会社の雰囲気や仕事の内容が応募者にきちんと伝わるような工夫が必要です。
最終面接だけ「対面」にするなど対応策を考えましょう。
オンライン採用は、企業側も求職側も慣れていない事が多いのが現状です。
使っていくうちに「慣れていく」と「自社に合った使い方」が見つかるはずです。
これまでの採用フローでは広告会社に依頼し、そこからの取材を受けて求人情報を作成してもらいそれを求人サイトなどのメディアに掲載するというのが主流でした。
しかし、オンライン採用ツールを利用する場合、自社で求人情報を作成する必要があります。
広告会社に依頼した場合は求人効果の期待できるある程度の質が担保されています。
自社で求人情報を作成する場合は、求人効果の期待できる募集広告を作るのが課題となります。
自社のホームページからの採用だけで人が集まらなかった場合は、従来の採用サイトと併用すれば問題ありません。
採用ページのデザインなどは、採用管理システムがあればサポートしてくれます。
Web面接のメリット・デメリットも確認しておきましょう！
オンライン採用を成功させるには、まず環境を整備しましょう。
4つのポイントを紹介します。
どの選考の過程をオンライン化するか前もって決めておきましょう。
すべてをオンライン化するか、説明会や面接を部分的にオンライン化するかで、準備や選考のスピードが異なってきます。
オンライン採用のメリットとデメリットを理解したうえで、自社に適したバランスを見つけましょう。
オンライン採用では、社内の雰囲気が伝わりにくいデメリットがあります。
完全リモートワークの会社でないかぎり、1回は対面での採用面接を行いましょう。
最終面接を対面にすれば、お互いの熱量が伝わり、面接の成功率もアップします。
機材やツールを活用して会社の魅力をしっかり伝えられると、応募者の満足度アップにつながります。
ノートパソコンの内蔵カメラは、高い位置にあって面接官の目線が落ちて印象が悪くなる恐れがあるため、角度を自由に変えられる外付けタイプのWebカメラを使うとよいでしょう。
また、ヘッドセットを使えば音声を聞き取りやすく、相手にも声を届けやすくなります。
オンラインでの面接に欠かせないZoom、Microsoft Teams、Google MeetなどのWeb会議ツールは、どれも基本の機能は同じですが、料金や機能面で自社が使いやすいツールを選びましょう。
オンライン採用に役立つツールについては、さいごの章で紹介していますのでご覧ください。
オンライン採用では、映像や音声の乱れ、ネット回線の不具合などのトラブルに備えましょう。
以下の対策をしておくと安心です。
トラブルは途中辞退につながる可能性もあるので、しっかり対策しましょう。
オンライン採用では、質問の仕方や伝え方に工夫が必要です。
4つのポイントを紹介します。
オンラインの面接はモニター越しのため、相手との距離を感じやすくなります。
まずは、応募者が実力を発揮できるようにアイスブレイクで緊張をほぐしましょう。
アイスブレイクの話題例は、次のとおりです。
間を埋めるためだけの会話では、候補者の緊張はほぐせません。
親近感を抱いてもらうためにも、自身が話しやすく、場が盛り上がる質問をいくつか用意しておくとよいでしょう。
オンラインの面接では、音が聞き取りづらく、対面のときよりも質問の内容を理解しにくいときがあります。
質問するときは、簡潔に、ゆっくり、はっきり話すことを心がけるとよいでしょう。
応募者も何を聞かれているのかがはっきりし、コミュニケーションの行き違いを減らせます。
音声やカメラなどの通信環境に問題がないか確かめるだけでなく、「聞き取れなかったときは遠慮なく教えてください」と伝えるのがポイントです。
オンラインの面接に慣れていない候補者も安心して面接に臨めるでしょう。
オンラインの面接では、対面よりも相手の反応がわかりにくくなります。
面接者はしっかりうなずき、声を出して反応するなど、「ちゃんと聞いていますよ」とリアクションすることがポイントです。
明るい表情を意識して、いつもの倍くらいオーバーアクションのほうが応募者に好印象を与えられるでしょう。
ここではオンライン採用に役立つ2つのツールを紹介します。
面接も応募者管理も強化・効率化をはかり、オンライン採用を成功させましょう。
Web面接システムは、Web上で応募者と面接ができる採用に特化したWeb面接ツールです。
ZoomやSkypeなどの無料のWeb会議ツールでもオンラインの面接は可能ですが、Web面接システムには、採用の強化や効率化につながるさまざまな機能があります。
Web面接システムに搭載されているおもな機能は以下のとおりです。
| 機能 | おもな内容 |
| 応募者の情報管理 | 各応募者の情報や進捗状況、合否判定を一括管理できる |
| 面接の録画 | 面接中の音声・映像を記録し、あとで見直せる |
| 資料の共有・閲覧 | 履歴書やエントリーシートを共有できる |
| スケジュール管理 | ダブルブッキングの防止・リマインド機能 |
| チャット機能 | 応募者と手軽にコミュニケーションを取れる |
また、自社に適したWeb面接システムを選ぶには、以下の6つのポイントを比較するとよいでしょう。
なかには、採用管理ツールと連携し、採用管理業務をワンストップで行えるものもあります。
Web面接システムは、面接者だけでなく応募者にも操作してもらうため、使いやすさやサポート体制を確認しておくことが大切です。
Web面接システムについて詳しく知りたい方はこちら
採用管理システムでは、応募者の受付から採用が決定するまでの業務を、ひとつのシステム上で一元管理できます。
おもな採用管理システムの機能は以下の4つです。
| 機能 | おもな内容 |
| 求人案件の管理 | 複数の求人サイトでの情報を一元管理できる |
| 職者情報の管理 | どの応募ルートでも一括でやりとりができる |
| 選考状況の管理 | 応募者に関する情報を一括表示や分析できる |
| 内定者の管理 | 内定者の評価を共有できる・フォロー機能がある |
また、自社に適した採用管理システムを選ぶには、以下の5つのポイントを比較するとよいでしょう。
採用管理システムは、それぞれ機能や得意とする分野が異なるため、自社のニーズや課題とする点と照らし合わせてシステムを選ぶことが大切です。
採用管理システムについて詳しく知りたい方はこちら
オンライン採用のメリット・デメリット、オンライン採用に欠かせない採用管理システムを選ぶ際のポイントを紹介しました。
オンライン採用では、時間や場所に縛られず会社説明の動画を見たり面接をWeb会議システムなどで実施できるので、企業側・応募者側それぞれにメリットがありました。
一方でスクリーン越しでは会社の雰囲気や仕事内容が理解しにくい、応募者側の熱意が伝わりにくいなどの弱点があるので、その部分を改善するための施策も必要でした。
今後オンライン採用はニューノーマルとなるでしょう。
時代の流れに乗るためにこの機会にオンライン採用のプラットフォームを整備してください。
画像出典元：Pexels
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