boxは、全米上位500社の67%に利用されているオンラインプラットフォームで、高いセキュリティ対策、簡単な操作性などが強みのツールです。
実際に、編集部が日本のユーザーに行った取材でも、多くのユーザーが「セキュリティへの安心感」を評価していました。
反対に不便と感じる点には、他システムとの連携がスムーズにいかないことがある点、一般的なストレージサービスと差別化できる特徴がないなどを挙げるユーザーがいました。
boxは、全米上位500社の67%に利用されているオンラインプラットフォームで、高いセキュリティ対策、簡単な操作性などが強みのツールです。
実際に、編集部が日本のユーザーに行った取材でも、多くのユーザーが「セキュリティへの安心感」を評価していました。
反対に不便と感じる点には、他システムとの連携がスムーズにいかないことがある点、一般的なストレージサービスと差別化できる特徴がないなどを挙げるユーザーがいました。
社内での共有ネットワークの構築のため。
部署の垣根を超えたファイルの共有が可能になり、便利なため。
2023年1月〜2023年3月現在も利用中
・ローカルからツールサービスへのデータの移動が、スムーズ。
・権限の付与が細かく決められて、設定の方法も分かりやすい
・上記について、グループごとや個人ごとに、閲覧範囲の指定ができる。そのため、正社員以外に、アルバイトや派遣社員等多種多様なスタッフがいるが、セキュリティ面も安心してデータを預けることができた。
・共有リンクの期限が決められる為、データのセキュリティも安心。
・シンプルなUIで、初心者や派遣社員等でも操作しやすい。
・社内で膨大なデータを他部署に提出する必要があるんだが、その際にboxツールを使えば、すぐに共有リンクが作れる。
・webでBoxを開かなくても、エクスプローラー上からデータの移動やコピー・変更等の操作が可能なのだが、VPNの接続等が影響しているのか、エクスプローラー上からBoxを開こうとする際に、エラーが頻発する。
・パソコンのセキュリティ更新等が、社内で不定期に一括で行われている。その為、更新後にパソコンを起動すると、いくつかのアプリはその更新に順応せず、ショートカットから開けない事象が起こる。Boxは、よくそのアプリに該当する。
・上記の事象が不定期で発生する為、いちいち再起動をしたり、アプリの更新・再インストールをする必要が出て来る。
下記のような会社で使用するには、かなり使えるツール。
社員数が多い、営業〜分析〜実行チームなど部署が多い会社。
また、正社員や請負業者、コンサル業者の介入がある、派遣社員がいる等、スタッフ層が幅広い会社。
実際、7000人規模の会社で使われているので、間違いない。
お得意さんと共有しても問題ないアプリだった。
2018年4月～2023年4月現在も利用中
・ストレージ容量が無制限。ネット環境さえあれば、デバイスの容量を気にしなくて済むので大変便利。
・契約外への招待が簡潔にできて、ある程度の機能も利用してもらえる。
・大量にアップロードする時に上手くいかない時がある。GigaFile便を使っていたが、便利さが圧倒的に異なる。出来ることも全く違うので、そもそも比較対象するべきではないのかもしれないが…。
多くのデータを扱う会社におすすめできる。
社員や外部の企業との共有が多い企業にも、向いている。
それまで使用していたストレージがすぐに圧迫されるようになってしまったので、それへの対処と、管理の手間を省くためだったらしい。
2020年頃～2023年4月現在も利用中
・フォルダの作成が簡単なので管理がしやすい。フォルダ管理がしやすいおかげで案件ごとに整理整頓できる。
・社外へのファイル共有やファイルリクエストの操作も簡単なので、ファイル転送ツールなどを利用出来ない企業間でも安心して活用できる。
・UIもとても親切な設計に感じる。
特にない。かなりの頻度で使用していいて、重いデータのアップロード時でもに重くなることがない。
One Noteで重たいデータを貼り付けたい時に、BoxのURLを貼り付けて使用している。
制作物を管理するライブラリとしてもとても優秀なツールなので、制作物が多い企業さんにおすすめしたい。特にオフラインで管理してデータの圧迫に悩んでいるところは導入してほしい。
「Enterprise」というプランで月額4,620円
cadデータなどをdvdなどで手渡していたが、セキュリティの観点からクラウドを導入した。
2017年4月～2023年3月現在も利用中
・boxドライブに招待されるだけで、データ閲覧や作成、保存などのデータ間やりとりができる。
・招待するユーザーを任意で選べるので、プロジェクト参加者だけ招待などしやすい。
・ユーザー権限を選べて、編集者とビューアーで分けられる。
・利用最少ユーザー数が3人以上からと決まっている。
・セキュリティの種類や範囲などが、購入プランによって大きく変わる。
cadデータなど容量の大きいデータをやり取りする会社に、お勧めする。
メールのように何通かに分けて送付する必要がなく1回でやり取りでき、セキュリティ面でもメールより優れていると思うので。
リモートワークをする際、共有するツールとして導入。
2022年10月〜2023年3月現在も利用中
・アップロードしやすい
・ほぼ動きが悪くなる事はない。
・説明書は特に読まなかったが、触ったり使っていくうちに慣れた。
・複数人で作業する際は、オンライン機能を使うとリアルタイムでデータを共有でき、自動的に最新化される。
・上記の場合、誰がどこを作業中なのかも分かる為、他の人が何をやっているか作業も把握しやすく、指示もしやすい。
・共有したくない時は、自分の分だけダウンロードして使える。
不便だと感じた点を教えてください。
・データが重すぎると、画面が固まることがある。
・バージョンが100以上になると自動更新されない。バージョン100になったかどうかは目視するしかないので、作業の際にお知らせしてくれるとありがたい。
・上記のケースで更新する場合は、一度ダウンロードしてアップロードする必要がある。しかし、誰か1人でも開いていると更新出来ないので、都度閉じるように呼びかけなければいけない事が難点。
ショートカットを使うと、データが重複せずにすむ。
リモートワークをしている会社は、データ共有をするのに使いやすいツールだと思う。
また、使用の際は都度ログインをする必要がある為、セキュリティに厳しい会社に対しても良いと思う。
従来は、Lotus Notesにて作成するDBを、情報共有の仕組みとして利用していた。
しかし、検索性に乏しく、同時並行で作業をすることが出来ない、という仕様の制限があり、作業効率化には不十分だった。
そのため、オンライン上で利用可能なboxを利用開始したと、理解している。
2017年1月～2023年1月
SharePointに置き換わったため
・検索性に優れている。
・box上でメモを作成することが出来る。
・ファイルのコピーや移動がしやすい
・提案活動で必要な情報を格納するフォルダ構成を、予めテンプレートとして準備しておいた。必要になった場合に、そのフォルダをコピー＆ペーストすることで、提案活動用のフォルダをすぐに準備ができた。
・前述のテンプレート準備＆コピペにより、提案活動にかかる下準備が効率化した。
・PCのフォルダのような階層構造を作成できる。
・PCと同期するツールを追加導入することで、PCでファイルを新規作成や更新すると、自動でオンライン上で保管してもらえる。
・フォルダの所有者が退社してしまうと、フォルダそのものが消えてしまう。
・実際に、ある社員のみが所有者として登録されていたフォルダが、その社員の退職により突如消えてしまい、あたふたすることがあった。
・ヘルプデスクに問い合わせをする必要があるものの、その問い合わせ先が不明なために、業務が停止したことがしばしばある。
・オンライン利用前提であるため、飛行機等の移動環境からアクセスをしても、十分に利用出来ない。
・オンライン上で表示されるMicrosoftOfficeは、利用できる機能が制限される。
外部の会社とフォルダを共有することで、ファイル等をメールで添付送信することが不要になる。
複数メンバーでファイルを共有するような仕事が多い企業様には、持って来いのツール。
社内だけでなく、社外ともファイル共有をなされるならば、セキュリティ面で安心感がある。
個人のPCの中身をboxに保管できることから、PCの重要データのバックアップ先としても利用可能。
1アカウント月額3,000円
制作物のデータやり取りがとにかく多い職種だったため。
機密保持も多く、Gigafile便を使うのは危険があったため、boxの導入に至った。
2019年6月～2023年2月現在も利用中
・不具合が出て困った時に、サポートが日本語対応可能だったため、安心して問い合わせができた。
・UIが直観的で分かりやすく、初めて利用する外注さんでも、特にサポートなしで気軽に扱ってもらえる。
・URLでの共有からファイル自体の共有まで、共有方法を選べる。こちらがフォルダを用意して、お互いのファイル共有にも使える。
・今後付き合いがあるか分からない企業相手の場合には、URL共有で一時的な共有をする。長い付き合いの企業相手にはフォルダ共有をして、権限を変更するなど柔軟に使えた。
・クラウドサービスのため、Wi-Fi経由だとどうしても遅くなる。ダウンロード、アップロードどちらも遅くなってしまう。
・上記に関しては、クラウドサービスなのである程度仕方ないものの、GoogleDriveのように、チラッと見たいだけの時は不便だった。
・慣れていないと、ゲストやメンバーの権限で何ができるのか分かりづらく、調べたり実際にテストしたりの手間がある。
・URL共有についても、慣れていないと分かりづらい部分がある。
軽めのデータのやりとりを、主に行う企業にはおすすめ。
基本的には早いし、PCでの作業に慣れていれば、特に説明不要で共有できる。
～30GB程度までのやりとりであれば十分ではないか。
機密もGigafile便を使うよりは保持できると思う。
ただし、1TB規模のデータになってくると、やはりオンラインという手前、ダウンロードしても破損していることがあるなど、不具合は多少あった。
大きいデータやり取りをする会社には向かないかもしれない。
2016年8月〜2020年4月
退職したため。
・使用可能なストレージ容量が無制限となっている。
・共有権限設定が可能である。
・PCだけではなく、モバイル端末でも利用できる。
・アップロードするファイルサイズに制限があり、他社と比較してサイズが小さかった。
・オフラインでの使用が出来ない。
・OCR機能が日本語非対応だった。
2018年４月頃〜2023年2月現在も利用中
・Google Driveと比べて、セキュリティ面が充実している。
・UI・UXの面で非常にシンプルで分かりやすい。
・フォルダのアイコンの色で、共有範囲がわかりやすい（社内、社外など）。
・ローカル管理ができるSyncを利用するときは、同時保存にバグが出る時もある。
・BOX内検索はやや使いづらく、タイトル検索やファイル内検索など指定ができない。
管理するファイルが多くファイル保管方法を簡潔に一本化したかったり、社内外でのやり取りが多く発生する上にセキュリティ面でも詳細な設定をしたい企業には、便利だと思うのでおすすめする。
PCのセキュリティ強化、データのバックアップを目的に導入された。
2016年から2023年1月現在も利用中
・通常のファイル保存と同様のプロセスで簡単に使用可能なので、特別なスキルは必要ない。
・スマートフォンからの閲覧も可能で、PCを使用できない環境の際に便利。
・データバックアップが容易で、セキュリティ面でメリットがある。
・検索機能の精度が良い。
PCデータのバックアップとセキュリティの点で非常に有用なので、導入をおすすめする。
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