boxは、全米上位500社の67%に利用されているオンラインプラットフォームで、高いセキュリティ対策、簡単な操作性などが強みのツールです。
実際に、編集部が日本のユーザーに行った取材でも、多くのユーザーが「セキュリティへの安心感」を評価していました。
反対に不便と感じる点には、他システムとの連携がスムーズにいかないことがある点、一般的なストレージサービスと差別化できる特徴がないなどを挙げるユーザーがいました。
boxは、全米上位500社の67%に利用されているオンラインプラットフォームで、高いセキュリティ対策、簡単な操作性などが強みのツールです。
実際に、編集部が日本のユーザーに行った取材でも、多くのユーザーが「セキュリティへの安心感」を評価していました。
反対に不便と感じる点には、他システムとの連携がスムーズにいかないことがある点、一般的なストレージサービスと差別化できる特徴がないなどを挙げるユーザーがいました。
社内外で大量の情報共有が必要となるプロジェクトがあり、メールや既存のクラウドサービスでは管理が難しいため、簡単にクラウド上で情報共有ができるboxの導入が決まったと聞いている。
2021年4月～2024年5月現在も利用中
・他のクラウドストレージサービスと比べると費用面で安かった。
・情報共有に必要最低限な機能が揃っていた。
・ファイルのアップロードやダウンロードが簡単にできた。
・ヘルプページなどが充実していて、操作に迷ってもほとんどの場合自力で解決できた。
・オペレーターのサポートサービスは英語のみの対応で、少し不便。
・時折、動きが重いタイミングがあり、ファイルのアップロードやダウンロードに時間がかかる。
・各ユーザーごとの閲覧やダウンロードの状況などを、細かくトラッキングすることはできない。
ユーザー数がそこまで多くならないであろう中小企業にて、大量のファイル共有などが必要なプロジェクトなどが発生する場合は、使用をおすすめする。他にもクラウドサービスはあるが、最もシンプルでUIも使いやすいと思う。
2022年1月～2024年3月現在も利用中
・容量制限がないため、利用容量を気にする必要がない。
・ブラウザで使用できるが、boxtoolsをインストールすることでエクスプローラーで使用できる。
・ユーザーの登録・削除やアクセス権限の管理が容易（GUI操作が簡単）。
・フォルダ階層やファイル格納先を展開する際、boxの使用で共有リンクがＵRL形式でしか取得できなかった。boxtoolsをインストールしても取得できるのはURLリンクのみ。
・ファイルサーバ更新に合わせて、box上に保管したファイルを操作するbatファイルやexcelマクロの改修に時間を要した。
容量の制限がなく、ブラウザとエクスプローラーどちらでも使用できて使いやすいため、おすすめできる。他のファイル共有サービスに比べて、利用ユーザーから問い合わせなどもなく導入できたと感じている。
2022年10月〜2024年4月現在も利用中
・ドラッグ&ドロップの簡単な操作でファイルをアップロードできる。
・ファイルにパスワードをかけて、アクセスできるユーザーを制限することができる。
・ブラウザ版のboxからWord、Excel、PowerPointなどをオンライン上で編集できる。ネットに繋がる環境であれば保存も随時自動で行われるので、一度アップロードしたファイルを更新する時は非常に便利。
・月に1回程度サーバー側でエラーが発生し、boxのサイト上に全く繋がらなくなる時がある。
・マクロが入っているExcelファイルはオンライン上で開けないため、都度ダウンロードする必要があるのが面倒。
・Office365によるオンライン編集は便利だが、同時に複数ユーザーが編集するとファイルが分裂する場合がある。
直観的な操作でファイルのアップロードやダウンロードができるので、おすすめする。ただし、Office365と連携して使う場合には、ファイルの分裂を防いだ使い方ができる、ある程度ネットリテラシーに精通した社員が揃っている会社でないと使い勝手が悪いかもしれない。
料金プラン名：Business Plus
ストレージ容量無制限、ファイルのアップロード容量上限: 15 GB
主要取引先が使用していたため、情報共有のため他のツールの選択肢はなく導入した。
2018年4月〜2024年4月現在も利用中
・DropBoxや他のサービスは大体容量で料金が決定されるが、容量が無制限。
・管理者が使用する管理コンソールはそれほど複雑ではなく、フォルダ構造の作成や権限設定等の操作が非常に簡単。
・ブラウザでのファイル操作が可能で、マニュアル等で操作方法を調べなくても基本的にはすぐに利用可能。
・オンラインでないと使用できない。
・WEBの操作は簡単で非常に快適でだが、エクスプローラインタフェースで使用したい場合もあり不便さを感じることがある。
社員全員にアカウントを作成せず、業務単位にアカウントを作成し共有することで、月額のコストを下げている。
大容量のファイルを取扱う会社におすすめする。
2022年4月～2024年3月現在も利用中
・OutlookやExcelなどのデスクトップアプリやOffice onlineなどOffice365との連携機能がある。
・Outlookでファイル添付が簡単にできたり、Excelなどでアプリケーションから直接上書きや保存ができたりする。
・社外の人や他部署などにファイルを共有する際、閲覧制限が予め設定されているためコンフィデンシャルな内容のファイルでも安心。
・以前使用していたDropboxに比べ、エラーにほとんど遭遇しないと感じる。そのためRPAとの相性も良いように思う。
・サポートや問い合わせをしたい時の窓口が不明。
・容量の大きいファイルは、ブラウザでプレビューが表示されないことがある。
・boxリンクを開けないときに、閲覧制限によるものなのかファイル自体が移動や削除されたことによるものなのかが不明瞭。
特に複数人でオンライン共同作業が必要な状況に最適と思うので、おすすめする。
BOX Business 月額1,800円程度
2020年8月～2024年3月現在も利用中
・既存のシステムでは支店間を超えたデータの共有をする手段に乏しかったため、導入になり支店と現場でのファイルの共有が容易になり、格段に業務効率が上がった。
・導入から利用までスムーズに進めることができ、簡単に使用できた。
・値段も安価だったため、原価圧縮に貢献できていた。
・ファイルを検索するときに時間がかかり、目当てのファイルにたどり着くことが難しい。
・誰かが誤ってファイルを削除してしまった時に、そのファイルが削除されたことに気づきにくく、復元できる期間も短かい。
拠点を複数持っている会社で、拠点間同士でデータの共有を頻繁に行う企業にお勧めする。
2019年4月～2024年３月現在も利用中
・エクスプローラでローカルフォルダと同様の表示になるため、違和感なくファイルを置いたりフォルダを追加削除ができたりする。
・Microsoft社製品との親和性が高い。
・複数メンバーとの情報共有の設定も容易にできた。
・導入当初はある程度レクチャを受ける必要がある。特に、自身のアカウントを設定は、マニュアルや管理者の説明がないとなかなか完了することができなかった。
基幹業務としてMicrosoftを利用している会社であれば、親和性が高いためおすすめできる。特に、OutLookでメールにファイルを添付する代わりにフォルダー情報をつけるだけで良いので、セキュリティ的にもおすすめ。
IT部門から、以下が導入の動機と聞いている。
・以前は仮想ドライブを使用していたが、ストレージ容量を増やすために追加コストが必要で、維持費がかさんでいた。このためストレージ容量が無制限のBOXに切り替えた。
・情報セキュリティの観点から、どのデータにいつだれがアクセスしたかを管理する必要がある。以前使用して仮想ドライブではアクセスの管理が出来なかったが、BOXでは可能であるため切り替えた。
2023年11月～2024年3月現在も利用中
・ワードやエクセルなどの同時編集が可能。
・BOX driveを使用することで、エクスプローラ感覚で操作できる。ITに疎い年配社員も今までどおりの操作で使用できる。
・IT部門からの説明によると、フォルダのアクセス権の管理が容易。
・社外にメールで添付ファイルを送る際にBOXを経由しているが、添付ファイルを開けなかったり、そもそもメールが届かない会社があったりする。
・Box driveの更新速度が遅い。誰かがアップロードしたファイルが他の人も見られるまで長いと5分ほどかかり、認識の齟齬が発生することがある。
・大量のファイルをアップロードすると、うまくいかない場合がある。
・アップロードに失敗しても、どのファイルが失敗したかが分からなかったり、""アップロード失敗""と表示されなかったりする状況が発生した。
Business 月額費用 1,800円程度
・初期費用がかからず安価に、しかも即時に導入可能だった。
・取引先が情報共有目的で利用しているメインの外部ストレージサービスだった。
2018年4月〜2024年2月現在利用中
・直感的なユーザインターフェースで、ファイルやフォルダの管理が簡単。特にマニュアルで操作方法を学習する必要が全く無く、Windowsインタフェースに慣れた人であれば、誰でもすぐに利用可能。
・外部パートナーとのファイルやフォルダの共有が容易。プロジェクトが開始した後、ファイル共有の設定を行えば即時にファイルやフォルダーの共有が可能。
・モバイルデバイスでも利用可能。専用のモバイルアプリをスマホやタブレットにインストールすれば、ファイルにアクセスしたり、共有したり、編集したりすることができる。移動先でもすぐに共有ファイルの更新結果の確認が可能となり、ビジネスの対応が非常にスピーディになる。
・無料プランは、他の外部ストレージツールと比較して容量が少ない。例えば、Google DriveやDropboxの無料プランはもっと大きな容量を提供している。
・DropBoxの同期機能と比較して、特に大きなファイルを更新した場合に、同期に時間がかかることが多い。
・管理者向けの機能が豊富だが、一部の担当者にとっては複雑と感じる場合がある。特に大きいプロジェクトで担当者が多い場合、ユーザー管理やアクセス制御を行う際に、他のツールと比較して運用時の手間がかかることがある。
・ファイルを共有する際に、共有リンクを活用して外部のユーザーとの共有を行うことで、BOX内のファイルにアクセスするためのユーザーライセンスを削減し、コストを削減できる。
・機能を拡張するために、サードパーティ製のツールやアプリを活用する。ファイルのバックアップやセキュリティ管理を行うツールを導入することで、BOXの使いづらい機能を補完し効率的な使用が可能となる。
システム開発で短期のプロジェクトで外部パートナーとの連携が必須となるような場合に、このような高機能な外部ストレージツールの導入は必須と感じるので、おすすめする。但し、管理機能は若干複雑さを感じるため、IT管理者をサービスの管理者としてアサインすることは必須になると思う。
2021年4月～2024年2月現在も利用中
・迅速に共有できる。
・更新の反映も遅くはない。
・見た目が整然としていて、データ整理しやすい。
・プレビューもあるので、作業しやすい。
・ファイル名の自由度も高い。
・グーグルドライブやドロップボックスに比べて、動作が早いと感じる。
・データ量の上限が近づくと非常に重くなり、保存できない状況が頻発することがあった。
・officeツールとの連携は問題はなかった。
・CADソフトとも相性は悪くない。
各地に多数の現場事務所があり複数の拠点で資料を共有する必要のある建設業のように、データのやりとりが膨大な職種におすすめする。
この記事では編集部おすすめの法人向けオンラインストレージ（ファイル共有サービス）の中からおすすめの16選をご紹介します！それぞれの特徴やメリット・デメリット、選ぶ際のポイントなどをまとめたので、比較検討する際のご参考にしていただければと思います。
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